Là một nhà tuyển dụng, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn là xây dựng một đội ngũ làm việc hiệu quả và thống nhất với mục tiêu của công ty. Phần lớn nhân viên đều cố gắng hoàn thành nhiệm vụ trong khả năng tốt nhất của mình, nhưng một số người có thể lợi dụng công ty. Hành vi trộm cắp, gian dối và lười biếng có thể gây ra những rủi ro đáng kể cho doanh nghiệp nếu bạn không có các phương pháp và chính sách phù hợp để xử lý.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét ba trường hợp riêng biệt liên quan lần lượt đến hành vi trộm cắp, gian dối và lười biếng. Trước tiên, cần hiểu rõ chính xác ba khái niệm này bao gồm những gì.
Xác định vấn đề: Trộm cắp, gian dối và lười biếng
Trước khi tìm hiểu cách ứng phó, chúng ta cần xác định ba nhóm hành vi sai trái này tại nơi làm việc.
Hành vi trộm cắp của nhân viên là gì?
Trộm cắp của nhân viên là hành vi nhân viên lấy cắp tài sản từ người sử dụng lao động. Hành vi này có nhiều mức độ khác nhau. Tham ô là một trong những hình thức phổ biến nhất, khi nhân viên lạm dụng các nguồn lực của công ty — tiền hoặc tài sản — được giao cho họ quản lý. Một hình thức khác là lấy cắp những vật dụng nhỏ, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng hoặc một lượng nhỏ hàng hóa.
Nhìn chung, hành vi trộm cắp của nhân viên thường được xếp vào nhóm gian lận nghề nghiệp, tức là lợi dụng vị trí công việc để làm giàu cho bản thân thông qua việc sử dụng sai mục đích hoặc chiếm dụng tài sản của công ty.
Gian lận của nhân viên là gì?
Hành vi gian dối của nhân viên, thường thuộc nhóm gian lận của nhân viên, là khi một nhân viên nói dối hoặc hành động không trung thực nhằm nhận được nhiều lợi ích hơn từ người sử dụng lao động. Trộm dữ liệu, vi phạm tính bảo mật, gian lận kế toán, hối lộ và thậm chí một số hình thức trộm cắp đều có thể thuộc nhóm này.
Tình trạng lười biếng kéo dài của nhân viên là gì?
Lười biếng tại nơi làm việc là tình trạng thường xuyên lãng phí thời gian làm việc được trả lương cho những hoạt động không liên quan đến công việc. Đây không phải là một lần nghỉ ngơi thỉnh thoảng, mà là một kiểu hành vi kéo dài gây ảnh hưởng đến năng suất. Nó có thể biểu hiện dưới dạng trì hoãn công việc thường xuyên, dành quá nhiều thời gian cho giao tiếp cá nhân, vắng mặt không rõ lý do trong các cuộc họp hoặc liên tục đưa ra lý do cho việc không hoàn thành đúng hạn. Kết quả là một phần đáng kể của ngày làm việc bị lãng phí khi nhân viên thiếu tập trung và không tạo ra hiệu quả.
Khuôn khổ dành cho nhà quản lý để xử lý hành vi sai trái tại nơi làm việc
Khi bạn nghi ngờ hoặc phát hiện hành vi trộm cắp, gian dối hoặc tình trạng lười biếng kéo dài, phản ứng cảm tính và thiếu suy xét có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, giảm tinh thần của đội ngũ và tạo ra những quyết định không công bằng. Thay vào đó, hãy áp dụng khuôn khổ có cấu trúc và dựa trên bằng chứng này để đảm bảo cách xử lý nhất quán, công bằng và hiệu quả.
Bước 1: Thu thập bằng chứng khách quan
Trước khi tiến hành bất kỳ cuộc trao đổi hoặc cáo buộc nào, hãy chuyển từ nghi ngờ sang sự thật. Sử dụng dữ liệu từ các công cụ giám sát, chẳng hạn như ảnh chụp màn hình hoặc nhật ký hoạt động của CleverControl, hồ sơ truy cập, kiểm toán tài chính hoặc hệ thống quản lý dự án. Những bằng chứng này tạo nền tảng khách quan cho toàn bộ quá trình và giúp loại bỏ thành kiến cá nhân khỏi quyết định ban đầu.
Bước 2: Tiến hành điều tra kỹ lưỡng và khách quan
Trao đổi riêng với nhân viên và cho phép họ giải thích hành động của mình. Mục tiêu là hiểu rõ bối cảnh và ý định. Đây là hành vi cố ý, một sai sót do bất cẩn hay dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn như thiếu đào tạo hoặc kiệt sức? Đồng thời, hãy trao đổi kín đáo với các nhân chứng liên quan để xác minh sự việc.
Bước 3: Phân loại mức độ nghiêm trọng và ý định
Dựa trên bằng chứng và kết quả điều tra, hãy phân loại sự việc. Điều này sẽ giúp định hướng cách xử lý:
Không cố ý/bất cẩn: Nhân viên mắc lỗi do thiếu kiến thức, đào tạo hoặc sự chú ý nhưng không có ý đồ xấu. (Ví dụ: vô tình gửi email bảo mật cho nhầm người).
Hành vi sai trái có chủ ý: Nhân viên biết rõ nhưng vẫn vi phạm chính sách vì lợi ích hoặc sự thuận tiện cá nhân, tuy nhiên chưa gây ra thiệt hại nghiêm trọng. (Ví dụ: thường xuyên làm sai lệch bảng chấm công).
Hành vi sai trái nghiêm trọng/ý đồ xấu: Nhân viên thực hiện một hành động nghiêm trọng và có chủ ý gây hại cho công ty, chẳng hạn như trộm cắp, gian lận hoặc phá hoại dữ liệu. Những trường hợp này thường đòi hỏi biện pháp kỷ luật nghiêm khắc nhất.
Bước 4: Xác định biện pháp xử lý tương xứng
Điều chỉnh biện pháp xử lý phù hợp với mức độ nghiêm trọng và ý định của hành vi sai trái. Mục tiêu có thể là khắc phục hoặc bảo vệ.
Các biện pháp khắc phục (đối với hành vi không cố ý, bất cẩn hoặc vi phạm có chủ ý ở mức nhẹ):
• Hướng dẫn và đào tạo lại: Khắc phục những thiếu sót về kỹ năng hoặc kiến thức.
• Cảnh cáo bằng lời nói hoặc văn bản: Chính thức ghi nhận vấn đề và kỳ vọng về sự cải thiện.
• Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP): Một kế hoạch có cấu trúc với mục tiêu và thời hạn rõ ràng.
Các biện pháp bảo vệ (đối với hành vi sai trái nghiêm trọng):
• Đình chỉ công việc: Có thể cần áp dụng đình chỉ có lương trong thời gian tiến hành điều tra đầy đủ.
• Chấm dứt hợp đồng: Chấm dứt quan hệ lao động ngay lập tức đối với những hành vi làm mất niềm tin nghiêm trọng và vi phạm nền tảng chính sách của công ty.
Bước 5: Tham khảo bộ phận Nhân sự và ghi chép đầy đủ
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy luôn tham khảo bộ phận Nhân sự hoặc cố vấn pháp lý. Họ sẽ giúp đảm bảo các biện pháp của bạn phù hợp với chính sách công ty và luật lao động địa phương. Trong toàn bộ quá trình, hãy ghi chép cẩn thận từng bước: bằng chứng ban đầu, ghi chú phỏng vấn, kết luận và quyết định cuối cùng. Điều này tạo ra một hồ sơ tài liệu quan trọng.
Khi tuân thủ khuôn khổ này, bạn chuyển từ vai trò người phán xét sang một nhà điều tra và quản lý chuyên nghiệp, vừa bảo vệ công ty vừa đảm bảo một quy trình công bằng cho nhân viên.
Nghiên cứu tình huống 1: Một nhân viên tài năng vô tình tiết lộ bí mật thương mại
Rò rỉ thông tin bảo mật cho một bên thứ ba không được phép có thể là một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất mà doanh nghiệp phải đối mặt. Khi phát hiện ra một vụ rò rỉ, bạn cần thực hiện một số bước. Những bước này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn điều gì đã xảy ra và tìm ra những biện pháp hiệu quả hơn để khắc phục tình hình.
Thu thập bằng chứng
Nếu nhân viên vô tình tiết lộ bí mật thương mại cho đối thủ cạnh tranh, việc đầu tiên cần làm là xác định chính xác vụ rò rỉ xảy ra như thế nào. Thông thường có hai khả năng. Thứ nhất, nhân viên không tuân thủ chính sách bảo mật khi xử lý tài liệu và dữ liệu được lưu trữ, từ đó khiến đối thủ cạnh tranh có thể truy cập dữ liệu của công ty.
Khả năng thứ hai là công ty chưa có các chính sách rõ ràng về cách xử lý dữ liệu. Nhân viên đã chia sẻ thông tin theo cách mà họ cho là hợp lệ vì không tồn tại quy định rõ ràng để ngăn chặn hành vi đó.
Điều tra và xác định ý định
Bước này rất quan trọng để quyết định cách xử lý. Hãy trao đổi với nhân viên để hiểu lý do của họ.
• Nếu điều tra xác nhận khả năng thứ nhất, đây là hành vi bất cẩn. Nhân viên biết quy định nhưng không tuân thủ, dẫn đến vi phạm không cố ý.
• Nếu điều tra xác nhận khả năng thứ hai, lỗi thuộc về công ty chứ không phải nhân viên. Không có ý đồ xấu và nhân viên không vi phạm một quy định đã biết.
Xác định biện pháp xử lý tương xứng
Hành động của bạn phải tương xứng với kết quả điều tra.
Trong trường hợp thứ nhất, mặc dù nhân viên vô tình giúp đối thủ cạnh tranh tiếp cận bí mật của công ty, họ vẫn đã truy cập dữ liệu và thực hiện công việc mà không tuân thủ các quy trình và chính sách hiện hành. Vì vậy, bạn cần quyết định cách tiếp tục xử lý.
Thông thường, đào tạo lại là cần thiết trong những tình huống như vậy. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo rằng các nhân viên khác không lặp lại cùng một sai lầm. Chỉ đơn giản hạn chế quyền truy cập dữ liệu và thông tin của nhân viên không phải lúc nào cũng hiệu quả. Vì vậy, nên xem xét những thay đổi cụ thể cần thực hiện trong chương trình đào tạo nhân viên để tăng cường mức độ an toàn và tin cậy trong công ty.
Nếu nguyên nhân rò rỉ dữ liệu không phải do nhân viên vô tình không tuân thủ đúng quy trình mà là do công ty chưa có chính sách phù hợp để ngăn chặn tình huống đó, thì lỗi không thuộc về nhân viên. Với tư cách là người sử dụng lao động, bạn cần thừa nhận thiếu sót này và xây dựng các chính sách mới để bảo vệ dữ liệu và ngăn ngừa sự việc tương tự tái diễn.
Nếu vụ rò rỉ xảy ra vì nhân viên gửi thông tin cho nhầm người nhận — dù là vô tình — thì đây vẫn là hành vi vi phạm tính bảo mật do bất cẩn. Biện pháp xử lý nên phù hợp với mức độ bất cẩn: đây là một sai sót đơn lẻ hay một kiểu thiếu chú ý lặp đi lặp lại? Điều này sẽ quyết định liệu đào tạo bổ sung là đủ hay cần áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm khắc hơn, bao gồm khả năng chấm dứt hợp đồng lao động.
Bạn cần đánh giá mức độ nghiêm trọng của tình huống và xác định chính xác điều gì đã xảy ra để quyết định nên chấm dứt hợp đồng hay chỉ cần cung cấp thêm đào tạo cho nhân viên.
Nếu bạn quyết định tiếp tục giữ nhân viên, có thể cân nhắc triển khai phần mềm giám sát nhân viên như một biện pháp phòng ngừa. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các hệ thống giám sát nhân viên và cách lựa chọn giải pháp tốt nhất tại đây.
Nghiên cứu tình huống 2: Một nhân viên dành nửa ngày làm việc trên YouTube
Giám sát bằng CleverControl cung cấp cho bạn nhiều thông tin về những gì nhân viên đang làm và cách họ sử dụng thời gian làm việc. Nếu bạn phát hiện một nhân viên dành nửa ngày trên YouTube, bạn có thể tự hỏi liệu đây có phải là lý do đủ để sa thải hay không. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định, bạn cần xác định một số vấn đề quan trọng.
Thu thập bằng chứng
Dữ liệu giám sát là điểm khởi đầu. Sử dụng báo cáo của CleverControl để xác định:
• Khoảng thời gian cụ thể trong ngày khi hành vi không liên quan đến công việc xảy ra.
• Đây là thói quen hàng ngày hay chỉ liên quan đến một số ngày hoặc dự án nhất định.
• Nhân viên có vẫn đáp ứng các thời hạn chính bất chấp sự xao nhãng hay không.
Điều tra và xác định ý định
Tình huống này hiếm khi hoàn toàn rõ ràng. Một cuộc trao đổi với nhân viên là điều cần thiết để hiểu nguyên nhân phía sau hành vi. Thông thường, ý định thuộc một trong hai nhóm:
Không cố ý / Dấu hiệu của một vấn đề lớn hơn: Nhân viên có thể sử dụng YouTube làm âm thanh nền, gặp khó khăn trong việc tập trung do kiệt sức hoặc đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao nhưng chưa nhận được công việc mới. Họ cũng có thể không nhận ra mình đã dành bao nhiêu thời gian cho hoạt động này.
Hành vi sai trái có chủ ý: Nhân viên cố tình không tập trung vào công việc, hiểu rằng hành vi này vi phạm chính sách công ty và chủ động lựa chọn né tránh trách nhiệm.
Xác định biện pháp xử lý tương xứng
Biện pháp xử lý nên dựa trên nguyên nhân gốc rễ được xác định trong quá trình điều tra.
Nếu nguyên nhân không phải do cố ý, chẳng hạn như kiệt sức, nhiệm vụ không rõ ràng hoặc công việc thiếu thử thách, bạn nên có một cuộc trao đổi nghiêm túc với nhân viên để tìm hiểu lý do họ thiếu động lực. Có thể cần xem xét lại nhiệm vụ, khối lượng công việc và mức độ hứng thú với công việc. Cách xử lý nên mang tính hỗ trợ và điều chỉnh:
• Hướng dẫn: Thảo luận về các chiến lược quản lý thời gian và tầm quan trọng của việc tập trung làm việc.
• Điều chỉnh khối lượng công việc: Làm rõ các ưu tiên, giao những nhiệm vụ thử thách hơn hoặc giải quyết các vấn đề trong quy trình làm việc.
• Đặt ra kỳ vọng rõ ràng: Nhắc lại chính sách của công ty về việc sử dụng Internet cho mục đích cá nhân.
Trong trường hợp lười biếng có chủ ý, cần có một cuộc trao đổi nghiêm túc. Có thể đặt nhân viên vào một giai đoạn theo dõi và giám sát hoạt động của họ chặt chẽ hơn. Khi đó, biện pháp xử lý sẽ mang tính chính thức và kỷ luật hơn:
• Cảnh cáo chính thức: Đưa ra cảnh cáo bằng lời nói hoặc văn bản, nêu rõ hành vi vi phạm chính sách đã được ghi nhận.
• Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP): Triển khai PIP với các mục tiêu năng suất rõ ràng, có thể đo lường và thời hạn nghiêm ngặt để cải thiện.
• Tiếp tục giám sát: Sử dụng CleverControl để theo dõi khách quan tiến độ so với các mục tiêu PIP.
Quyết định sa thải nhân viên vì lý do này không nên chỉ dựa vào hoạt động trên YouTube mà còn phải dựa vào phản ứng của họ sau khi bạn can thiệp. Nếu sau cuộc trao đổi và giai đoạn theo dõi, họ vẫn tiếp tục trì hoãn và không đáp ứng các tiêu chuẩn đã thống nhất, việc chấm dứt hợp đồng có thể là cần thiết để bảo vệ năng suất chung của đội ngũ. Nếu họ cải thiện, bạn đã thành công trong việc giữ lại một nhân viên có tiềm năng.
Nghiên cứu tình huống 3: Một nhân viên tìm việc mới và lưu dữ liệu công việc vào USB
Giám sát bằng CleverControl cũng có thể phát hiện những hoạt động đáng lo ngại khác, chẳng hạn như nhân viên sao chép dữ liệu công việc vào USB và truy cập các trang tuyển dụng trong giờ làm. Hai hành vi này cần được xử lý riêng biệt vì chúng có mức độ nghiêm trọng khác nhau.
Thu thập bằng chứng
Dữ liệu giám sát — bao gồm việc truy cập các trang tìm việc như LinkedIn, Indeed... trong giờ làm và sử dụng USB rời để sao chép, lưu trữ các tệp công việc — đã là bằng chứng đủ để bắt đầu xem xét hành động.
Điều tra và xác định ý định
Tình huống này cần được điều tra cẩn thận để hiểu động cơ của nhân viên đối với từng hành vi.
Nếu nhân viên dành thời gian làm việc để tìm một công việc khác, điều đó có thể cho thấy họ không còn gắn bó với công ty hoặc với công việc hiện tại. Bạn nên trao đổi với họ và tìm hiểu lý do họ không hài lòng và muốn tìm việc mới. Thông tin này có thể giúp công ty điều chỉnh chính sách để giữ chân nhân tài tốt hơn.
Mặc dù không chuyên nghiệp, việc tìm việc mới tự nó thường là dấu hiệu của sự thiếu gắn kết hơn là ý đồ xấu. Mục đích của nhân viên thường là rời khỏi công ty chứ không phải gây tổn hại cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, nếu nhân viên đó đồng thời lưu dữ liệu công việc vào USB, vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn nhiều so với việc chỉ tìm một công việc khác. Hành vi trộm dữ liệu như vậy có thể thuộc phạm vi gián điệp doanh nghiệp hoặc được sử dụng như một hình thức cạnh tranh không lành mạnh. Thông tin được lưu trên USB sẽ không còn được bảo vệ khi rời khỏi môi trường công ty và có thể bị rò rỉ, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
Đây là hành vi cố ý vi phạm các quy trình bảo mật dữ liệu. Mục đích có thể là mang thông tin độc quyền sang cho đối thủ cạnh tranh, dùng chúng làm công cụ gây sức ép hoặc sử dụng cho các mục đích trái phép khác. Đây là một hành vi nghiêm trọng và có thể mang ý đồ xấu.
Xác định biện pháp xử lý tương xứng
Hai hành vi này cần được xử lý kết hợp nhưng đồng thời phải được đánh giá riêng biệt.
Đối với việc tìm việc mới, bạn nên trao đổi với nhân viên và thông báo rằng hoạt động này không được phép diễn ra trong giờ làm việc. Việc có sa thải họ hay không phụ thuộc phần lớn vào việc họ có tiếp tục hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn hay không. Nếu nhân viên vẫn làm việc có trách nhiệm và đơn giản chỉ muốn tiếp tục sự nghiệp ở một công ty khác, chưa nhất thiết phải sa thải ngay. Tuy nhiên, hãy đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về công việc của họ trong thời gian còn lại, cũng như việc hỗ trợ tìm kiếm và đào tạo người thay thế kịp thời.
Vi phạm bảo mật dữ liệu là một vấn đề hoàn toàn khác. Đây là hành vi sai trái nghiêm trọng. Nếu phát hiện nhân viên cố ý lưu dữ liệu công việc trên một thiết bị như vậy, bạn cần tiến hành điều tra để xác định lý do, loại dữ liệu đã được lưu và những ai khác có thể đã truy cập vào dữ liệu đó.
Trong hầu hết các trường hợp, đây là cơ sở để chấm dứt hợp đồng lao động, vì nhân viên đã cố ý thực hiện những hành động có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp và khách hàng nếu thông tin nhạy cảm bị rò rỉ. Bảo vệ dữ liệu phải là ưu tiên hàng đầu trong những tình huống như vậy.
Bạn cũng nên xem xét lại các chính sách hiện tại để đảm bảo sự việc tương tự không tái diễn. Các chính sách nghiêm ngặt về bảo mật và bảo vệ thông tin có thể cần thiết để giữ an toàn cho dữ liệu công ty. Thỏa thuận bảo mật cũng như việc theo dõi quá trình chia sẻ và di chuyển thông tin nhạy cảm có thể giúp tăng cường bảo vệ dữ liệu và xác định nguồn gốc của một vụ rò rỉ.
Việc tăng cường giám sát dữ liệu có thể giúp bảo vệ công ty. Tuy nhiên, đây nên là chính sách áp dụng trên toàn doanh nghiệp chứ không phải biện pháp chỉ nhắm vào một nhân viên đã cố ý vi phạm quy định về bảo mật và an ninh. Nhân viên đó rất có thể nên bị chấm dứt hợp đồng vì đã cố gắng đánh cắp dữ liệu.
Kết luận
Xử lý hành vi trộm cắp, gian dối và các vấn đề năng suất kéo dài là một trong những khía cạnh khó khăn nhất của công tác quản lý. Một cách tiếp cận nhất quán, dựa trên bằng chứng và được điều chỉnh cho từng tình huống cụ thể là điều cần thiết và cũng là biện pháp bảo vệ tốt nhất cho công ty. Bằng cách chuyển từ nghi ngờ sang điều tra và điều chỉnh cách xử lý theo ý định cũng như mức độ nghiêm trọng của hành vi sai trái, bạn vừa bảo vệ công ty vừa đảm bảo sự công bằng. Cuối cùng, khuôn khổ có cấu trúc này giúp bạn tự tin hơn khi đưa ra những quyết định khó khăn, dù kết quả là đào tạo khắc phục hay chấm dứt hợp đồng khi cần thiết.
Tuy nhiên, chiến lược hiệu quả nhất vẫn là chủ động phòng ngừa. Các chính sách rõ ràng, đào tạo thường xuyên, văn hóa doanh nghiệp tích cực và việc sử dụng thông minh các công cụ giám sát để nhận diện và hỗ trợ những nhân viên đang gặp khó khăn — thay vì chỉ dùng để xử phạt — sẽ giúp xây dựng một môi trường làm việc an toàn hơn, minh bạch hơn và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.
