Cách ứng phó với hành vi trộm cắp, lừa đảo và lười biếng của nhân viên

Với tư cách là người sử dụng lao động, một trong những nhiệm vụ chính của bạn là thúc đẩy một lực lượng lao động năng suất và gắn kết. Hầu hết nhân viên đều thực hiện công việc của mình một cách tốt nhất có thể, nhưng một số người có thể lợi dụng công ty. Trộm cắp, lừa đảo và lười biếng có thể gây ra những rủi ro đáng kể cho sự phát triển của công ty nếu bạn không có các kỹ thuật và chính sách phù hợp để giải quyết chúng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét ba trường hợp riêng biệt, lần lượt đề cập đến hành vi trộm cắp, lừa đảo và lười biếng. Trước khi làm vậy, điều cần thiết là phải hiểu rõ ba khái niệm này bao gồm những gì.

Trước khi tìm hiểu cách ứng phó, chúng ta cần định nghĩa ba loại hành vi sai trái nơi công sở này.

Trộm cắp của nhân viên là hành vi nhân viên lấy trộm tài sản của chủ doanh nghiệp. Có nhiều mức độ trộm cắp khác nhau. Tham ô là hình thức phổ biến nhất, vì nó đề cập đến việc nhân viên lạm dụng các nguồn lực của công ty - tiền bạc hoặc tài sản - mà họ được quản lý. Cắp vá là một hình thức trộm cắp khác của nhân viên, đề cập đến việc lấy trộm những vật dụng nhỏ, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, hoặc số lượng nhỏ.

Nhìn chung, hành vi trộm cắp của nhân viên thường thuộc dạng gian lận nghề nghiệp, tức là lợi dụng chức vụ để làm giàu cá nhân bằng cách lạm dụng hoặc phân bổ sai nguồn lực của công ty.

Hành vi lừa dối của nhân viên, thường được xếp vào loại gian lận của nhân viên, đề cập đến việc nhân viên nói dối hoặc có hành vi lừa đảo để đạt được lợi ích nhiều hơn từ người sử dụng lao động. Trộm cắp dữ liệu, vi phạm bảo mật, gian lận kế toán, hối lộ, và thậm chí một số loại trộm cắp đều thuộc loại hành vi lừa dối của nhân viên.

Sự lãng phí thời gian làm việc đề cập đến việc liên tục sử dụng thời gian làm việc được trả lương vào các hoạt động không liên quan đến công việc. Đây không phải là những giờ nghỉ giải lao thỉnh thoảng, mà là một thói quen dai dẳng gây hại đến năng suất. Nó biểu hiện dưới dạng trì hoãn mãn tính, giao tiếp cá nhân quá mức, vắng mặt không giải thích được trong các cuộc họp, hoặc thói quen đưa ra lý do bào chữa cho việc trễ hạn. Kết quả là một phần đáng kể thời gian làm việc mà nhân viên không tập trung và không hiệu quả.

Khi bạn nghi ngờ hoặc phát hiện hành vi trộm cắp, lừa đảo hoặc lười biếng kinh niên, phản ứng cảm tính có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, tinh thần đồng đội sa sút và kết quả không công bằng. Thay vào đó, hãy tuân theo khuôn khổ có cấu trúc và dựa trên bằng chứng này để đảm bảo phản ứng của bạn nhất quán, công bằng và hiệu quả.

Bước 1: Thu thập bằng chứng khách quan
Trước bất kỳ cuộc trò chuyện hay cáo buộc nào, hãy chuyển từ nghi ngờ sang sự thật. Sử dụng dữ liệu từ các công cụ giám sát của bạn (như ảnh chụp màn hình CleverControl hoặc nhật ký hoạt động), hồ sơ truy cập, kiểm toán tài chính hoặc hệ thống quản lý dự án. Bằng chứng này tạo thành nền tảng khách quan cho toàn bộ quy trình của bạn và loại bỏ sự thiên vị cá nhân khỏi quyết định ban đầu.

Bước 2: Tiến hành một cuộc điều tra kỹ lưỡng và khách quan
Hãy phỏng vấn nhân viên trong một không gian riêng tư, cho phép họ giải thích hành động của mình. Mục tiêu là để hiểu bối cảnh và ý định. Đây có phải là hành động cố ý, một sai sót do bất cẩn, hay là triệu chứng của một vấn đề lớn hơn như đào tạo kém hoặc kiệt sức? Ngoài ra, hãy nói chuyện kín đáo với bất kỳ nhân chứng liên quan nào để xác nhận sự thật.

Bước 3: Phân loại mức độ nghiêm trọng và mục đích
Dựa trên bằng chứng và kết quả điều tra, hãy phân loại vụ việc. Điều này sẽ giúp định hướng phản ứng của bạn:

Vô ý/bất cẩn: Nhân viên mắc lỗi do thiếu kiến ​​thức, đào tạo hoặc thiếu chú ý, nhưng không có ý định xấu. (Ví dụ: Vô tình gửi email mật cho người không đúng).

Hành vi sai trái cố ý: Nhân viên cố ý vi phạm chính sách vì lợi ích cá nhân hoặc lợi ích riêng, nhưng không gây ra thiệt hại nghiêm trọng. (Ví dụ: Thường xuyên làm giả bảng chấm công).

Hành vi sai trái nghiêm trọng/ý đồ xấu xa: Nhân viên đã thực hiện hành vi nghiêm trọng, cố ý gây thiệt hại cho công ty, chẳng hạn như trộm cắp, gian lận hoặc phá hoại dữ liệu. Điều này thường dẫn đến hình thức kỷ luật nghiêm khắc nhất.

Bước 4: Xác định phản ứng tỷ lệ thuận
Hãy hành động tương xứng với mức độ nghiêm trọng và mục đích của hành vi sai trái. Mục tiêu có thể là sửa chữa hoặc bảo vệ.

Các biện pháp khắc phục (đối với hành vi sai phạm không cố ý/bất cẩn hoặc cố ý ở mức độ nhẹ):

• Huấn luyện và đào tạo lại: Khắc phục những thiếu sót về kỹ năng hoặc kiến ​​thức.
• Cảnh cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản: Ghi nhận chính thức vấn đề và kỳ vọng về sự cải thiện.
• Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP): Một kế hoạch có cấu trúc với các mục tiêu và thời hạn rõ ràng.

Các biện pháp bảo vệ (đối với hành vi sai phạm nghiêm trọng):

• Đình chỉ công tác: Có thể cần phải tạm đình chỉ công tác có hưởng lương trong thời gian điều tra đầy đủ.
• Chấm dứt hợp đồng: Việc chấm dứt hợp đồng lao động ngay lập tức đối với các hành vi vi phạm nghiêm trọng lòng tin và chính sách của công ty.

Bước 5: Tham khảo ý kiến ​​bộ phận Nhân sự và ghi chép lại mọi thứ.
Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, hãy luôn tham khảo ý kiến ​​bộ phận Nhân sự hoặc cố vấn pháp lý. Họ sẽ đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty và luật lao động địa phương. Trong suốt toàn bộ quá trình, hãy ghi chép tỉ mỉ từng bước: bằng chứng ban đầu, ghi chú phỏng vấn, kết luận và quyết định cuối cùng. Điều này tạo ra một hồ sơ bằng văn bản quan trọng.

Bằng cách tuân thủ khuôn khổ này, bạn chuyển từ vai trò người phán xét sang vai trò điều tra viên và quản lý chuyên nghiệp, bảo vệ công ty đồng thời mang đến cho nhân viên một quy trình công bằng.

Việc rò rỉ thông tin mật cho bên thứ ba không được phép là một trong những vấn đề lớn nhất mà một công ty phải đối mặt. Khi phát hiện ra sự rò rỉ, bạn cần thực hiện một vài bước khác nhau. Những bước này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn điều gì đã xảy ra sai sót, cũng như cung cấp cho bạn những công cụ hiệu quả hơn để khắc phục tình hình.

Thu thập bằng chứng

Trong trường hợp nhân viên của bạn vô tình tiết lộ bí mật kinh doanh cho đối thủ cạnh tranh, điều đầu tiên bạn cần xác định là chính xác sự rò rỉ đó đã xảy ra như thế nào. Thông thường, có hai khả năng trong trường hợp này. Thứ nhất là nhân viên đó đã không tuân thủ các chính sách bảo mật để bảo vệ tài liệu và dữ liệu mà bạn đang lưu trữ. Điều đó dẫn đến việc đối thủ cạnh tranh có quyền truy cập vào dữ liệu của công ty bạn.

Tình huống thứ hai có thể là công ty của bạn thiếu các chính sách xử lý dữ liệu rõ ràng. Nhân viên đã chia sẻ thông tin theo cách có vẻ hợp pháp vì không có chính sách rõ ràng nào ngăn chặn điều đó.

Điều tra và phân loại ý định

Bước này rất quan trọng để quyết định câu trả lời của bạn. Hãy phỏng vấn nhân viên để hiểu lý do của họ.

• Nếu cuộc điều tra xác nhận kịch bản đầu tiên, thì hành vi đó là do sơ suất. Nhân viên biết các quy định nhưng đã không tuân thủ, dẫn đến vi phạm không cố ý.
• Nếu cuộc điều tra xác nhận kịch bản thứ hai, thì lỗi thuộc về công ty chứ không phải nhân viên. Không có ý định xấu và nhân viên cũng không vi phạm quy định nào đã biết.

Xác định phản ứng tương xứng

Hành động của bạn phải tương xứng với kết quả thu được.

Trong trường hợp đầu tiên, mặc dù nhân viên đó vô tình giúp đối thủ của bạn tiếp cận bí mật công ty, nhưng họ đã truy cập dữ liệu và thực hiện các nhiệm vụ mà không tuân thủ các quy trình và chính sách mà công ty bạn đã thiết lập. Do đó, bạn sẽ phải tự quyết định cách xử lý tiếp theo.

Thông thường, việc đào tạo lại là cần thiết trong những trường hợp này. Bên cạnh đó, bạn cần đảm bảo rằng không nhân viên nào của mình sẽ mắc phải những lỗi tương tự. Việc chỉ đơn giản hạn chế quyền truy cập dữ liệu và thông tin của nhân viên không phải lúc nào cũng hiệu quả trong những trường hợp này. Đó là lý do tại sao tốt nhất là nên xem xét những thay đổi cụ thể nào cần thiết đối với cách đào tạo nhân viên để có thể xây dựng được lòng tin lớn hơn trong công ty.

Nếu nguyên nhân rò rỉ dữ liệu không phải do nhân viên vô tình không tuân thủ đúng quy trình, mà là do thiếu các chính sách phù hợp để ngăn chặn tình huống đó xảy ra, thì lỗi không nằm ở nhân viên. Là người sử dụng lao động, bạn cần phải thừa nhận sự sơ suất và bắt đầu xây dựng các chính sách mới để giúp bảo vệ dữ liệu của mình và ngăn chặn sự việc tương tự xảy ra lần nữa.

Nếu việc rò rỉ xảy ra do nhân viên chia sẻ thông tin với người nhận không đúng – ngay cả khi vô tình – thì đây vẫn là hành vi vi phạm bảo mật xuất phát từ sự bất cẩn. Phản ứng cần phải tương xứng với mức độ nghiêm trọng của sự bất cẩn: đó là một sai lầm bất cẩn đơn lẻ hay là một chuỗi hành vi thiếu chú ý? Điều này sẽ quyết định xem tình huống có cần đào tạo thêm hay cần biện pháp kỷ luật nghiêm khắc hơn, bao gồm cả khả năng sa thải.

Bạn sẽ phải tự mình đánh giá mức độ nghiêm trọng của tình huống và những gì đã xảy ra để quyết định xem có nên chấm dứt hợp đồng của nhân viên hay chỉ đơn giản là cung cấp thêm khóa đào tạo cho họ.

Nếu bạn quyết định giữ lại nhân viên đó, bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để đề phòng. Bạn có thể tìm thêm thông tin về các hệ thống giám sát nhân viên và cách chọn hệ thống tốt nhất. đây.

Việc giám sát bằng CleverControl cung cấp cho bạn nhiều thông tin chi tiết về những gì nhân viên đang làm và cách họ sử dụng thời gian làm việc. Nếu phát hiện một nhân viên dành nửa ngày xem YouTube, bạn có thể tự hỏi liệu đây có phải là lý do để sa thải hay không. Tuy nhiên, trước khi quyết định, đây là một vài yếu tố khác nhau mà bạn cần xác định.

Thu thập bằng chứng
Dữ liệu giám sát của bạn là điểm khởi đầu. Hãy sử dụng các báo cáo của CleverControl để xác định:

• Thời điểm cụ thể trong ngày mà hành vi không tập trung này xảy ra.
• Cho dù đó là một thói quen hàng ngày hay gắn liền với những ngày/dự án cụ thể.
• Nếu nhân viên vẫn hoàn thành các nhiệm vụ chính đúng hạn bất chấp những yếu tố gây xao nhãng.

Điều tra và phân loại ý định

This situation is rarely black and white. A discussion with the employee is essential to understand the why behind the behavior. The intent typically falls into one of two categories:

Vô tình / Triệu chứng của một vấn đề lớn hơn: Nhân viên đó có thể đang sử dụng YouTube như một tiếng ồn nền, gặp khó khăn trong việc tập trung do kiệt sức, hoặc có thể đã hoàn thành các nhiệm vụ được giao và không có nhiệm vụ mới. Họ có thể không nhận ra mức độ thời gian đã bỏ ra.

Hành vi sai trái cố ý: The employee is consciously disengaged, understands this violates company policy, and is making a deliberate choice to avoid work.

Determining a proportional response

Your action should be based on the root cause identified in your investigation.

Nếu nguyên nhân là do vô ý (ví dụ: kiệt sức, nhiệm vụ không rõ ràng, thiếu thử thách), cách tốt nhất là nên có một cuộc trò chuyện nghiêm túc với nhân viên để tìm hiểu lý do tại sao họ thiếu nhiệt huyết. Có thể cần phải xem xét lại nhiệm vụ, khối lượng công việc và sự hứng thú của họ đối với công việc. Phản hồi nên mang tính hỗ trợ và điều chỉnh:

• Huấn luyện: Thảo luận về các chiến lược quản lý thời gian và tầm quan trọng của việc tập trung vào công việc.
• Tái cấu trúc khối lượng công việc: Xác định rõ các ưu tiên, giao nhiệm vụ khó khăn hơn hoặc giải quyết các vấn đề về quy trình làm việc.
• Thiết lập kỳ vọng rõ ràng: Nhắc lại chính sách của công ty về việc sử dụng internet cá nhân.

Trong trường hợp cố tình lười biếng, cần có một cuộc nói chuyện nghiêm túc. Một cách làm tốt là cho họ vào diện quản chế trong một thời gian và giám sát hành vi của họ chặt chẽ hơn. Phản ứng sẽ chuyển sang hình thức trang trọng và mang tính kỷ luật hơn:

• Cảnh cáo chính thức: Đưa ra cảnh cáo bằng lời nói hoặc bằng văn bản nêu rõ hành vi vi phạm chính sách đã được ghi nhận.
• Kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP): Triển khai PIP với các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được về năng suất và thời hạn cải thiện nghiêm ngặt.
• Tiếp tục theo dõi: Sử dụng CleverControl để theo dõi tiến độ một cách khách quan so với các mục tiêu của Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất (PIP).

Quyết định sa thải nhân viên vì lý do này không nên chỉ dựa trên hoạt động trên YouTube, mà còn dựa trên phản ứng của họ đối với sự can thiệp của bạn. Nếu sau cuộc thảo luận và thời gian thử việc, họ vẫn tiếp tục thói quen trì hoãn và không đáp ứng được các tiêu chuẩn đã thỏa thuận, việc chấm dứt hợp đồng có thể là bước cần thiết để bảo vệ năng suất chung của nhóm. Nếu họ cho thấy sự cải thiện, bạn đã thành công trong việc giữ lại một nhân viên tiềm năng có giá trị.

Việc giám sát bằng CleverControl có thể phát hiện ra các hoạt động đáng lo ngại khác, chẳng hạn như nhân viên sao chép dữ liệu công việc vào ổ USB và truy cập các trang web tuyển dụng trong giờ làm việc. Hai hành vi này cần được xử lý riêng biệt, vì chúng thể hiện mức độ nghiêm trọng khác nhau.

Thu thập bằng chứng

Dữ liệu giám sát của bạn - việc truy cập các trang web tìm việc như LinkedIn, Indeed, v.v., trong giờ làm việc và việc sử dụng ổ USB di động để sao chép và lưu các tệp công việc - đã là bằng chứng để tiến hành hành động.

Điều tra và phân loại ý định

Điều này đòi hỏi phải điều tra kỹ lưỡng để hiểu rõ động cơ của nhân viên đối với từng hành động.

Nếu nhân viên của bạn dành thời gian làm việc để tìm kiếm công việc khác, điều đó cho thấy họ không gắn bó với công ty hoặc công việc mà bạn đang làm. Bạn nên thảo luận điều này với nhân viên và cố gắng tìm hiểu lý do tại sao họ không hài lòng và đang tìm kiếm một công việc mới. Điều này có thể giúp công ty bạn điều chỉnh chính sách để giữ chân nhân tài hiệu quả hơn.

Mặc dù không chuyên nghiệp, việc tìm kiếm việc làm đơn thuần thường là hành động thể hiện sự không gắn kết, chứ không phải ác ý. Mục đích thường là rời khỏi công ty, chứ không phải gây hại cho công ty.

Tuy nhiên, nếu nhân viên đó cũng lưu trữ dữ liệu công việc của họ trên ổ USB, bạn sẽ phải đối mặt với những vấn đề lớn hơn nhiều so với việc họ đang tìm kiếm một công việc khác. Việc đánh cắp dữ liệu kiểu này thường thuộc phạm vi gián điệp doanh nghiệp hoặc đôi khi có thể được sử dụng như một chiến thuật cạnh tranh không lành mạnh. Thông tin mà nhân viên của bạn lưu trữ trên ổ USB không chỉ không được bảo vệ khi rời khỏi công ty mà còn có thể bị rò rỉ, gây thiệt hại cho công ty bạn.

Đây là hành vi cố ý vi phạm các giao thức bảo mật dữ liệu. Mục đích có thể là lấy thông tin độc quyền chuyển cho đối thủ cạnh tranh, giữ lại làm đòn bẩy, hoặc cho các mục đích trái phép khác. Đây là hành vi nghiêm trọng với tiềm năng mang ý đồ xấu.

Xác định phản ứng tương xứng

Hai hoạt động này đòi hỏi một phản ứng kết hợp nhưng vẫn riêng biệt.

Đối với việc tìm kiếm việc làm, bạn nên thảo luận với nhân viên của mình và thông báo cho họ rằng việc tìm kiếm thông tin trong giờ làm việc là không được phép. Việc có sa thải họ vì những lý do này hay không phần lớn phụ thuộc vào việc họ có hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn hay không. Nếu nhân viên của bạn vẫn làm việc chăm chỉ và chỉ đơn giản là muốn tìm kiếm cơ hội khác tại công ty, thì chưa có lý do gì để bạn sa thải họ. Tuy nhiên, hãy đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì bạn mong đợi ở họ trong thời gian làm việc tại công ty, cũng như về việc tìm kiếm và đào tạo người thay thế họ đúng thời hạn.

Vi phạm an ninh dữ liệu là một vấn đề khác. Đó là hành vi sai phạm nghiêm trọng. Nếu bạn phát hiện một trong những nhân viên của mình cố ý lưu trữ dữ liệu công việc trên thiết bị như vậy, bạn cần tiến hành điều tra để tìm hiểu lý do tại sao họ lại làm như vậy, dữ liệu nào họ đã lưu trữ và ai khác có thể đã truy cập được vào dữ liệu đó.

Trong hầu hết các trường hợp, đây là lý do chính đáng để chấm dứt hợp đồng lao động của nhân viên, vì họ đã cố tình thực hiện các hành động có thể gây tổn hại đến doanh nghiệp và khách hàng của bạn nếu thông tin nhạy cảm đó bị rò rỉ. Bảo mật thông tin phải là ưu tiên hàng đầu của bạn trong những trường hợp này.

Bạn cũng nên xem xét lại các chính sách hiện hành để đảm bảo điều này không xảy ra nữa. Các chính sách bảo mật và bảo vệ thông tin cao cấp là cần thiết nếu bạn muốn bảo vệ dữ liệu của công ty mình. Thỏa thuận bảo mật thông tin và theo dõi việc chia sẻ và di chuyển thông tin nhạy cảm cũng có thể giúp bạn bảo vệ thông tin an toàn hơn, cũng như theo dõi nguồn gốc của vụ rò rỉ dữ liệu.

Việc giám sát dữ liệu chặt chẽ hơn có thể giúp bảo vệ công ty bạn. Tuy nhiên, đây nên là chính sách toàn công ty chứ không phải chỉ nhắm vào một nhân viên đã cố tình vi phạm tính bảo mật và bí mật của công ty. Nhiều khả năng người đó nên bị sa thải vì đã cố gắng đánh cắp dữ liệu.

Giải quyết các vấn đề về trộm cắp, gian lận và năng suất kinh niên là một trong những khía cạnh khó khăn nhất của quản lý. Một phương pháp nhất quán, dựa trên bằng chứng, được điều chỉnh phù hợp với từng tình huống cụ thể là điều cần thiết và là biện pháp phòng vệ tốt nhất của bạn. Bằng cách chuyển từ nghi ngờ sang điều tra, và phản ứng phù hợp với ý định và mức độ nghiêm trọng của hành vi sai trái, bạn bảo vệ công ty mình đồng thời đảm bảo tính công bằng. Cuối cùng, khuôn khổ có cấu trúc này cho phép bạn đưa ra những quyết định khó khăn một cách tự tin, cho dù con đường đó dẫn đến đào tạo khắc phục hay chấm dứt hợp đồng cần thiết.

Tuy nhiên, chiến lược hiệu quả nhất là chủ động. Các chính sách rõ ràng, đào tạo thường xuyên, văn hóa công ty tích cực và việc sử dụng thông minh các công cụ giám sát để xác định và hỗ trợ những nhân viên gặp khó khăn - chứ không chỉ để trừng phạt - sẽ xây dựng một nơi làm việc an toàn, minh bạch và hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.