Cách bảo vệ thông tin bí mật của nhân viên: Quy tắc và giải pháp

Công ty của bạn thu thập rất nhiều thông tin nhạy cảm của nhân viên, bao gồm số an sinh xã hội, hồ sơ y tế, ngày sinh và hoạt động hàng ngày trên máy tính làm việc. Việc bảo vệ dữ liệu này không chỉ liên quan đến đạo đức và lòng tin; việc vi phạm dữ liệu sẽ dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính đáng kể.

Vậy, làm thế nào để bảo mật thông tin mật của nhân viên? Bạn nên bắt đầu bằng việc xác định phạm vi đầy đủ của dữ liệu nhạy cảm, từ những dữ liệu hiển nhiên như thông tin nhận dạng cá nhân, đến những dữ liệu thường bị bỏ qua như phân tích giám sát nhân viên. Sau đó, bạn xây dựng hệ thống bảo mật. Điều này có nghĩa là thực thi các giới hạn truy cập nghiêm ngặt, mã hóa dữ liệu và chuyển đổi lực lượng lao động của bạn từ một lỗ hổng tiềm ẩn thành tuyến phòng thủ đầu tiên thông qua đào tạo thường xuyên.

Con đường dẫn đến bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ là một quá trình có hệ thống. Hãy cùng khám phá các danh mục thông tin thiết yếu mà bạn chịu trách nhiệm, khuôn khổ pháp lý yêu cầu bảo vệ dữ liệu này và các giải pháp thiết thực, khả thi giúp bạn bảo mật dữ liệu.

Trước khi xây dựng bất kỳ biện pháp phòng thủ nào, trước tiên bạn phải lập bản đồ khu vực. Thông tin bí mật của nhân viên chính xác là gì? Thông thường, chúng ta nghĩ về nó như dữ liệu nhận dạng cá nhân, ví dụ như số An sinh Xã hội hoặc thông tin tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, trên thực tế, thông tin nhạy cảm vượt xa những giới hạn này.

Hãy nghĩ xa hơn hồ sơ nhân sự. Bạn tạo ra dữ liệu nhạy cảm trong suốt quá trình làm việc của một người, từ cuộc gọi tuyển dụng đến buổi phỏng vấn thôi việc cuối cùng. Dữ liệu này có thể được phân loại thành:

Thông tin nhận dạng cá nhân (PII)

Đây là một số dữ liệu nhạy cảm nhất có thể nhận dạng một cá nhân. Nếu bị xâm phạm, nó có thể dẫn đến trộm cắp danh tính và các hậu quả nghiêm trọng khác. Đây là danh sách bắt buộc phải bảo vệ không thể thương lượng:

• Số An sinh Xã hội
• Địa chỉ nhà và thông tin liên lạc cá nhân
• Ngày sinh
• Chi tiết tài khoản ngân hàng để trả lương
• Tình trạng hôn nhân và thông tin người phụ thuộc

Hồ sơ việc làm

Thoạt nhìn, những hồ sơ này có vẻ không quan trọng, nhưng tính bảo mật của chúng là chìa khóa để duy trì sự công bằng và tin cậy. Hồ sơ việc làm bao gồm:

• Đơn xin việc và sơ yếu lý lịch
• Ghi chú phỏng vấn
• Hợp đồng lao động
• Đánh giá hiệu suất, biên bản kỷ luật và cảnh cáo chính thức.
• Hồ sơ chấm dứt hợp đồng và thư từ chức.

Dữ liệu tài chính

Có lẽ đây là chủ đề nhạy cảm nhất đối với hầu hết nhân viên, thông tin này phải được bảo vệ hết sức cẩn thận để tránh xung đột nội bộ và mục tiêu bên ngoài.

• Lương
• Chi tiết tiền lương
• Tiền thưởng
• Tiền thưởng khuyến khích
• Mẫu đơn đăng ký phúc lợi (bảo hiểm y tế, nha khoa, nhân thọ)
• Chi tiết tài khoản kế hoạch hưu trí và đóng góp

Thông tin sức khỏe và y tế

Danh mục này được quản lý bởi một mạng lưới các quy định nghiêm ngặt có thể khác nhau ở các quốc gia khác nhau và bao gồm:

• Giấy chứng nhận nghỉ phép và hồ sơ y tế
• Hồ sơ về các điều chỉnh hợp lý
• Hồ sơ yêu cầu bồi thường của người lao động
• Kết quả xét nghiệm ma túy và báo cáo khám sức khỏe
• Giấy xác nhận của bác sĩ được nộp cho trường hợp vắng mặt

Một biện pháp thực hành tốt nhất, thường được pháp luật yêu cầu, là lưu trữ những hồ sơ này trong một hồ sơ y tế riêng biệt, an toàn, hoàn toàn tách biệt với hồ sơ nhân sự chung.

Hồ sơ điều tra

Các cuộc điều tra về quấy rối, phân biệt đối xử hoặc hành vi sai trái khác tạo ra dữ liệu cực kỳ nhạy cảm. Nếu bị xâm phạm, dữ liệu này không chỉ có thể phá hỏng cuộc điều tra mà còn ảnh hưởng đến văn hóa nơi làm việc và dẫn đến hậu quả pháp lý. Hồ sơ điều tra bao gồm:

• Các tuyên bố khiếu nại bằng văn bản
• Ghi chú và tóm tắt phỏng vấn nhân chứng
• Bằng chứng thu thập được (email, báo cáo)
• Báo cáo điều tra cuối cùng và kết luận

Dữ liệu giám sát nhân viên

Dữ liệu được thu thập bởi phần mềm giám sát là hồ sơ kỹ thuật số chi tiết về nhân viên của bạn. Hãy xử lý dữ liệu này một cách nghiêm túc như bạn xử lý hồ sơ nhân sự.

• Nhật ký phím tắt và lịch sử sử dụng trang web
• Ảnh chụp màn hình và mức độ hoạt động
• Dữ liệu vị trí GPS từ xe hoặc thiết bị của công ty
• Siêu dữ liệu email và truyền thông

Nhiều loại thông tin bí mật của nhân viên nêu trên được bảo vệ theo các luật hoặc quy định cụ thể. Tuy nhiên, phạm vi bảo vệ khác nhau tùy theo khu vực pháp lý và quốc gia. Ví dụ, tại Hoa Kỳ, người sử dụng lao động phải tuân thủ Đạo luật Người Khuyết tật Hoa Kỳ (ADA), quy định thông tin y tế của nhân viên phải được bảo mật và lưu trữ riêng biệt với hồ sơ nhân sự chung.

Những quy định đáng chú ý khác là:

• Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA). Theo đạo luật này, giấy chứng nhận y tế và thông tin chi tiết liên quan đến việc nghỉ phép của nhân viên phải được giữ bí mật.
• Đạo luật Không phân biệt đối xử về thông tin di truyền (GINA). Đạo luật này bảo vệ thông tin di truyền và tiền sử bệnh án gia đình của nhân viên.
• Đạo luật Báo cáo Tín dụng Công bằng (FCRA). Khi người sử dụng lao động tiến hành kiểm tra lý lịch để đưa ra quyết định tuyển dụng, quy định này đặt ra những nghĩa vụ nghiêm ngặt cho họ.

Ngoài ra, một số tiểu bang đã ban hành luật bảo mật toàn diện. Một ví dụ là Đạo luật Quyền riêng tư Người tiêu dùng (CCPA/CPRA) của California, trong đó cấp thêm quyền và biện pháp bảo vệ cho dữ liệu của nhân viên tại các khu vực đó.

Tại Châu Âu, Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR) là quy định chính về quyền riêng tư. Bất kỳ tổ chức nào tại EU xử lý dữ liệu cá nhân (bao gồm dữ liệu bí mật của nhân viên) đều phải tuân thủ một số nguyên tắc chính: cơ sở pháp lý để xử lý, giảm thiểu dữ liệu, bảo vệ dữ liệu và tôn trọng quyền cá nhân.

Nếu lực lượng lao động của bạn hoạt động tại nhiều khu vực pháp lý, bạn phải cân nhắc các quy định về quyền riêng tư tại mỗi khu vực pháp lý đó. Áp dụng một phương pháp chung cho tất cả sẽ dễ dẫn đến thất bại trong việc tuân thủ. Tham khảo ý kiến ​​chuyên gia pháp lý chuyên về luật lao động và quyền riêng tư dữ liệu của mỗi quốc gia nơi bạn hoạt động là một lựa chọn sáng suốt, giúp tránh các rắc rối pháp lý tiềm ẩn.

Vậy, làm thế nào để bảo vệ dữ liệu bí mật của nhân viên? Chúng tôi gợi ý năm trụ cột để bạn có thể xây dựng một hệ thống bảo vệ dữ liệu vững chắc.

Bảo vệ dữ liệu bắt đầu bằng cam kết. Chính sách bảo mật dữ liệu toàn diện đóng vai trò là hiến pháp của tổ chức bạn trong việc xử lý thông tin.

Cần làm gì:

• Soạn thảo một tài liệu rõ ràng và toàn diện. Tài liệu này phải định nghĩa chính xác thông tin mật, lập biểu đồ quy trình xử lý rõ ràng và nêu rõ hậu quả thực tế của các vi phạm.
• Đảm bảo các thỏa thuận đã ký kết. Điều này sẽ biến chính sách xử lý dữ liệu thành chính sách cá nhân. Việc ký kết chính sách sẽ biến một quy tắc chung thành cam kết cá nhân của mỗi nhân viên, mà họ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện.

Một cơ sở dữ liệu không có kiểm soát truy cập giống như một ngôi nhà với mọi cánh cửa đều mở. Trong một hệ thống bảo vệ dữ liệu vững chắc, không ai được phép truy cập dữ liệu trừ khi công việc của họ yêu cầu.

Cần làm gì:

• Triển khai kiểm soát truy cập dựa trên vai trò. Tạo các tài khoản phụ trong hệ thống nhân sự, phần mềm giám sát nhân viên và các hệ thống lưu trữ dữ liệu khác, để quản lý và nhân viên nhân sự chỉ có thể xem những thông tin họ thực sự cần. Bộ phận tiếp thị không có quyền can thiệp vào hồ sơ lương, cũng như bộ phận kế toán không cần lộ trình phát triển sản phẩm.
• Đừng bỏ bê thế giới vật lý. Với mỗi tệp kỹ thuật số bị khóa, cần có một tủ hồ sơ tương ứng. Hãy kiểm soát các khóa một cách tỉ mỉ. Mã hóa tinh vi nhất cũng vô dụng nếu ai đó có thể dễ dàng mang theo một tập hồ sơ giấy.
• Lưu giữ nhật ký truy cập cho hệ thống lưu trữ dữ liệu. Việc biết ai đã truy cập vào dữ liệu gì và khi nào sẽ tạo ra một dấu vết kiểm tra vô giá.

Bạn phải luôn bảo vệ thông tin mật của nhân viên, bất kể thông tin đó được lưu trữ và sử dụng như thế nào, cho dù thông tin đó nằm trên máy chủ, được gửi qua email hay nằm trong một thư mục trên bàn làm việc của người quản lý.

Cần làm gì:

• Mã hóa mọi dữ liệu nhạy cảm. Coi mã hóa là trạng thái mặc định cho mọi thông tin mật của nhân viên, cả khi lưu trữ trên thiết bị và khi truyền qua mạng.
• Sử dụng xác thực đa yếu tố. Mật khẩu không còn là giải pháp bảo vệ toàn diện nữa. Xác thực đa yếu tố yêu cầu thêm một bằng chứng nhận dạng và bổ sung thêm một lớp bảo mật. Đây là một cách miễn phí và hiệu quả để giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn.
• Áp dụng chính sách bàn làm việc sạch sẽ. Nghe có vẻ ngạc nhiên, nhưng không gian làm việc bừa bộn hoặc máy tính không khóa lại là cơ hội tuyệt vời cho việc vi phạm dữ liệu. Một quy tắc đơn giản - bảo mật tất cả tài liệu và đăng xuất trước khi rời đi - sẽ tạo nên tuyến phòng thủ đầu tiên của bạn và có thể giảm đáng kể các mối đe dọa bảo mật.
• Hãy vạch ra một ranh giới cứng rắn đối với các thiết bị cá nhân. Sự tiện lợi của việc sử dụng điện thoại hoặc máy tính xách tay cá nhân cho công việc là một con ngựa thành Troy. Hãy cấm điều đó. Bạn không thể kiểm soát những ứng dụng tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn mà nhân viên cài đặt trên thiết bị hoặc những người họ cho mượn thiết bị.

Công nghệ có thể làm được nhiều việc, nhưng không thể thay thế được sự phán đoán của con người. Đội ngũ của bạn có thể là lá chắn mạnh nhất hoặc mắt xích yếu nhất. Đào tạo mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt.

Cần làm gì:

• Hãy biến đào tạo thành một bài tường thuật, chứ không phải một bài giảng. Hãy bỏ qua những slide gạch đầu dòng. Hãy sử dụng những câu chuyện thực tế để hướng dẫn nhân viên cách phát hiện email lừa đảo tinh vi hoặc cách phản ứng với một cuộc gọi lừa đảo qua mạng xã hội. Hãy kết nối hành động của họ với sự an toàn của công ty.
• Lặp lại, củng cố, nhắc nhở. Đào tạo về an ninh không nên chỉ diễn ra một lần. Nó nên là một chuỗi các buổi đào tạo thường xuyên (ví dụ, hàng quý hoặc hàng năm). Sự cảnh giác sẽ giảm sút nếu không được củng cố.
• Dân chủ hóa trách nhiệm. Xem bảo vệ dữ liệu là một nhiệm vụ chung, một nghĩa vụ chung, và khi đó bạn sẽ thành công.

Dữ liệu có vòng đời. Việc bỏ qua giai đoạn cuối cùng của nó - xử lý an toàn - cũng giống như cẩn thận khóa một tài liệu trong két sắt rồi ném chìa khóa ra ngoài cửa sổ.

Cần làm gì:

• Tiêu hủy giấy tờ có mục đích. Đừng chỉ vứt tài liệu vào thùng tái chế. Hãy cắt chéo và xé nhỏ chúng. Hãy bố trí thùng tiêu hủy giấy tờ phổ biến như thùng rác ở những khu vực xử lý giấy tờ nhạy cảm.
• Delete data for good. Dragging a file to your computer's trash bin does not erase it. It just hides it. Use digital "shredding" software that overwrites the information, making it truly unrecoverable.
• Hãy thành thạo nghệ thuật biên tập. Nếu tài liệu bạn sắp chia sẻ có chứa thông tin mật của nhân viên mà không được phép công khai, hãy biên tập thông tin này. Đối với bản in, bạn có thể sử dụng bút dạ đen, còn đối với tài liệu điện tử - hãy sử dụng các công cụ biên tập chuyên dụng được hỗ trợ bởi AI.

Các mối đe dọa liên tục biến đổi. Dù bạn đã nỗ lực hết sức, sự cố vẫn có thể xảy ra. Một chiến lược bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ có thể giảm thiểu những sự cố này và đề xuất kế hoạch hành động trong trường hợp bị vi phạm.

Trước tiên, hãy thường xuyên kiểm tra các biện pháp kiểm soát của bạn. Một quy tắc không được thực thi sẽ nhanh chóng trở thành một quy tắc vô nghĩa. Tính nhất quán trong trách nhiệm giải trình chính là yếu tố phân biệt một văn bản chính sách với thực tế vận hành.

Second, create a breach response plan. It is not a matter of if the breach will happen; it is a matter of when. A breach response plan is a clear set of actionable steps that will make employees act in the right moment instead of panicking.

Kế hoạch của bạn phải bao gồm cách hạn chế thiệt hại, đánh giá tác động, thực hiện nghĩa vụ thông báo pháp lý và quan trọng nhất là vá lỗ hổng. Khi từng giây đều quý giá, kế hoạch này chính là kim chỉ nam của bạn.

Bảo vệ thông tin mật của nhân viên là một cam kết liên tục. Nó đòi hỏi việc triển khai các biện pháp bảo mật toàn diện cho tất cả thông tin nhạy cảm, bao gồm cả những thông tin vượt ra ngoài phạm vi dữ liệu nhận dạng cá nhân thông thường, và xây dựng một kế hoạch ứng phó vi phạm chặt chẽ. Khi làm được điều này, bạn không chỉ đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ - mà còn tạo ra một môi trường làm việc an toàn và bảo mật hơn cho tất cả mọi người.