Thế giới kỹ thuật số mang đến rất nhiều thay đổi cho cuộc sống của chúng ta. Không thể phủ nhận rằng sự phát triển của các công nghệ thông tin hiện đại nhất đang thúc đẩy việc giao tiếp giữa con người. Ai cũng nỗ lực để tạo ra, phát triển và thiết kế điều gì đó mới mẻ. Việc giám sát trực tuyến cũng không ngừng phát triển. Các nhà quản lý doanh nghiệp ngày càng trăn trở về việc làm thế nào để nâng cao năng suất của từng nhân viên. Kết quả là, những công nghệ mang tính đổi mới như phần mềm giám sát nhân viên đã ra đời. Bài viết hôm nay sẽ đề cập đến những nội dung cơ bản của một trong các chức năng giám sát nhân viên — đó là việc sử dụng internet.
Giám Sát Trực Tuyến Việc Sử Dụng Internet Của Nhân Viên Là Gì?
Giám sát trực tuyến việc sử dụng internet của nhân viên là một công cụ được sử dụng để theo dõi và ghi lại các hoạt động của nhân viên trong giờ làm việc. Các mục tiêu chính bao gồm:
- đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty
- nâng cao năng suất
- bảo vệ khỏi các rủi ro bảo mật
Việc bảo vệ khỏi các rủi ro bảo mật bao gồm theo dõi các trang web đã truy cập, thời gian dành cho việc trực tuyến và mức sử dụng băng thông.
Theo Cổng Thông tin điện tử của Bộ Khoa học và Công nghệ, 73% nhân viên làm việc từ xa chưa được người sử dụng lao động đào tạo nâng cao nhận thức về bảo mật CNTT, và 11% sự cố an ninh mạng mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong 12 tháng qua có liên quan đến sự bất cẩn của nhân viên. Những con số này lý giải vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tìm đến các phần mềm giám sát việc sử dụng internet, nhằm phát hiện sớm những hành vi tiềm ẩn rủi ro và giảm thiểu nguy cơ xảy ra các sự cố tương tự.
Việc giám sát sử dụng internet của nhân viên chỉ chính đáng trong phạm vi giờ làm việc. Và chừng nào các công ty cũng như đội ngũ quản lý của họ không xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người lao động, thì không có lý do gì để không tận dụng những giải pháp mang tính đổi mới như vậy.
Mục Đích Của Việc Giám Sát Sử Dụng Internet Của Nhân Viên
Tất nhiên có rất nhiều lý do khiến các công ty sử dụng chức năng này. Nhưng chúng tôi đã tổng hợp những lý do quan trọng nhất:
- Năng Suất: tính năng này của phần mềm giúp gần như loại bỏ hoàn toàn các hoạt động không liên quan đến công việc tại văn phòng. Như đã đề cập, một bộ phận không nhỏ nhân viên tại Việt Nam chưa được trang bị đầy đủ kiến thức về bảo mật thông tin. Phần mềm giám sát việc sử dụng internet cho phép kiểm soát quy trình làm việc và nâng cao năng suất tổng thể.
- Bảo Mật: việc kiểm soát sử dụng internet giúp bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty khỏi hành vi đánh cắp dữ liệu trên mạng. Ngoài ra, nó còn ngăn chặn quyền truy cập vào phần mềm độc hại và các trang web nguy hiểm.
- Tối Ưu Hóa Tài Nguyên: bằng cách theo dõi việc sử dụng băng thông, các công ty có thể quản lý tài nguyên mạng của mình hiệu quả hơn. Điều này, đến lượt nó, đảm bảo rằng các quy trình kinh doanh quan trọng có đủ băng thông cần thiết và không bị chậm lại do việc sử dụng không cần thiết.
- Quản Lý Rủi Ro: tùy chọn này giúp giảm thiểu rủi ro bằng cách xác định và xử lý các hành vi không phù hợp hoặc không an toàn, chẳng hạn như truy cập vào nội dung bị cấm. Nếu không ngăn chặn những hành vi như vậy, điều đó có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý hoặc gây tổn hại đến uy tín của công ty.
Giám Sát Hoạt Động Internet Của Nhân Viên Hoạt Động Như Thế Nào?
Thứ nhất — cài đặt agent: trước tiên, agent được cài đặt trên các thiết bị mục tiêu — máy tính, laptop và máy tính bảng. Các chương trình này hoạt động mà không gây quá tải cho hệ thống. Chúng ghi lại hoạt động internet mà không làm gián đoạn việc sử dụng máy tính bình thường. Agent đã cài đặt sẽ thu thập:
- các trang web đã truy cập
- các ứng dụng đã chạy và thời lượng sử dụng
- các tệp đã tải lên hoặc tải xuống
- các phím đã nhấn và văn bản hiển thị trên màn hình
- ảnh chụp màn hình
Thứ hai — thu thập và lưu trữ dữ liệu: theo các khoảng thời gian được thiết lập, phần mềm sẽ gửi dữ liệu nhận được đến kho lưu trữ đám mây đã chọn. Thông tin được truyền từ công cụ giám sát hoạt động internet của nhân viên có thể thuộc hai loại: ẩn danh hoặc gắn với một cá nhân cụ thể. Những dữ liệu này được mã hóa đúng cách và lưu trữ an toàn. Chỉ những quản lý được ủy quyền mới có thể truy cập dữ liệu này.
Thứ ba — báo cáo và phân tích: nhiều phần mềm giám sát nhân viên cung cấp bảng điều khiển theo thời gian thực. Các bảng này hiển thị hoạt động đang diễn ra của nhân viên — những ứng dụng hoặc trang web nào đang được sử dụng — cũng như mức độ năng suất. Bảng điều khiển không phải là cách duy nhất để phân tích dữ liệu nhận được. Dữ liệu được báo cáo bao gồm:
- nhật ký hoạt động
- việc sử dụng ứng dụng
- phân loại trang web
- phần mềm theo dõi thời gian
Ngoài ra còn có các tính năng bổ sung như giám sát theo thời gian thực, thông báo và cảnh báo, chặn người dùng, tối ưu hóa năng suất. Tóm lại, phần mềm cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu cần thiết để góp phần nâng cao năng suất của nhân viên.
Các Doanh Nghiệp Giám Sát Việc Sử Dụng Internet Của Nhân Viên Như Thế Nào?
Có nhiều lựa chọn khác nhau để kiểm soát việc sử dụng internet. Phần mềm giám sát nhân viên mang lại khả năng đó. Ví dụ, chúng ta hãy xem xét CleverControl cùng các sản phẩm phần mềm chính của nó. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về những gì ngành này mang lại.
Phần Mềm Giám Sát Từ Xa
Phần mềm giám sát từ xa được chia thành hai chức năng khác nhau: giám sát từ xa thông qua tài khoản web bảo mật và giám sát trực tiếp theo thời gian thực. Hãy cùng xem xét các tính năng chính.
Vậy, giám sát từ xa thông qua tài khoản web bảo mật cung cấp các tùy chọn sau:
- không gian làm việc của bạn thay đổi như thế nào theo từng phút
- những nhiệm vụ nào đang phát sinh và được ưu tiên
- những ý tưởng độc đáo nào đang được thể hiện và thảo luận
Còn về giám sát trực tiếp theo thời gian thực, điều này có nghĩa là đội ngũ quản trị được phép truy cập vào những nội dung sau đây đã được cài đặt trên máy tính của nhân viên:
- ứng dụng
- trang web
- tệp tin
- tin nhắn
- email.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng mỗi nhân viên đều có quyền hợp pháp được biết liệu mình có đang bị giám sát hay không. Các luật và quy định liên quan đến việc sử dụng này liên tục thay đổi — vì vậy việc cập nhật thông tin là rất quan trọng. Tại Việt Nam, theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải xử lý dữ liệu một cách minh bạch, có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu và áp dụng các biện pháp bảo mật chặt chẽ khi thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân của nhân viên, kể cả thông qua phần mềm giám sát.
CleverControl Và Các Nền Tảng Khác Còn Cung Cấp Thêm Những Gì:
- chụp ảnh màn hình
- giám sát các thiết bị lưu trữ di động (USB, HDD, SD)
- kiểm soát việc in ấn
Mỗi tính năng nêu trên đều hướng đến việc hạn chế sử dụng internet cho các hoạt động không liên quan đến công việc.
Các công ty còn sử dụng những gì khác để giám sát hoạt động trực tuyến và việc sử dụng internet của nhân viên? Giám sát âm thanh và video bao gồm ghi âm, nhận diện khuôn mặt, chụp hình từ webcam và ghi âm từ micro. Cấp trên của bạn cũng có thể giám sát mạng xã hội nếu chúng được sử dụng cho mục đích công việc.
Tất cả những khả năng của phần mềm được liệt kê ở trên cho thấy các doanh nghiệp đang nỗ lực hết sức để nâng cao năng suất, trong bối cảnh nhận thức về an toàn thông tin của nhân viên vẫn còn nhiều hạn chế.
Việc Giám Sát Hoạt Động Internet Của Nhân Viên Có Hợp Pháp Không?
Chắc chắn là có! Các luật và quy định phụ thuộc vào quốc gia mà tổ chức đang hoạt động. Hãy cùng xem xét khung pháp lý hiện hành tại Việt Nam.
Tại Việt Nam, việc giám sát dữ liệu của nhân viên được điều chỉnh bởi Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, có hiệu lực từ ngày 1/7/2023. Theo nghị định này, doanh nghiệp với tư cách là bên kiểm soát và xử lý dữ liệu phải đảm bảo tính minh bạch, có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (tức là người lao động), thực hiện đánh giá tác động đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân, và áp dụng các biện pháp bảo mật phù hợp. Trong trường hợp xảy ra vi phạm liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp phải thông báo cho Bộ Công an trong vòng 72 giờ kể từ khi phát hiện vi phạm.
Nếu thông tin được thu thập trong khuôn khổ pháp lý này, thông tin đó có thể được giám sát, ghi lại và phân tích.
Các Câu Hỏi Thường Gặp
Những Thách Thức Khi Giám Sát Việc Sử Dụng Internet Của Nhân Viên Là Gì?
Những thách thức phổ biến bao gồm:
- lo ngại về quyền riêng tư
- tuân thủ pháp lý
- tinh thần làm việc của nhân viên
- triển khai kỹ thuật
- quá tải dữ liệu
- chi phí
Làm Thế Nào Để Giám Sát Việc Sử Dụng Internet Của Nhân Viên Trong Trường Hợp Làm Việc Kết Hợp Hoặc Từ Xa?
Trong trường hợp làm việc theo hình thức kết hợp hoặc từ xa, có thể sử dụng các công cụ phần mềm tương tự như đã đề cập ở trên, thông qua việc truy cập từ xa vào máy tính bằng phần mềm giám sát nhân viên.
Người Sử Dụng Lao Động Có Thể Theo Dõi Việc Sử Dụng WiFi Không?
Có, nhiều công ty thực sự giám sát và ghi lại lưu lượng truy cập đi qua mạng của họ vì lý do pháp lý và bảo mật. Nếu bạn sử dụng WiFi cho mục đích cá nhân, dữ liệu này có khả năng sẽ được ghi lại. Vì dữ liệu được lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định, nên nó cũng có thể được phân tích.
Làm Thế Nào Để Tôi Có Thể Giám Sát Băng Thông Mạng Của Nhân Viên?
Bạn có thể giám sát băng thông mạng của nhân viên bằng cách sử dụng các công cụ giám sát mạng. Những công cụ này theo dõi việc sử dụng băng thông, xác định các nguồn có lưu lượng truy cập cao và phân tích luồng dữ liệu trong mạng của bạn.
Tóm Tắt
Hãy cùng tóm tắt những điểm chính của nội dung trên:
- Trong hầu hết các trường hợp, việc giám sát sử dụng internet là hợp pháp. Tất nhiên, điều này phụ thuộc vào quy định của từng quốc gia, nhưng việc sử dụng phần mềm như vậy vẫn hoàn toàn khả thi.
- Tại nhiều quốc gia, người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên về việc cài đặt phần mềm này.
- Có rất nhiều công cụ, chức năng và tính năng phụ trợ giúp người sử dụng lao động kiểm tra hoạt động của nhân viên mình.
- Việc cài đặt agent trên máy tính mục tiêu hoặc thiết bị khác và nhận được những bản ghi đầu tiên chỉ mất một khoảng thời gian ngắn.
- Mục tiêu chính của việc giám sát này là giảm tỷ lệ các hoạt động không liên quan đến công việc. Nói cách khác, năng suất của nhân viên sẽ được cải thiện đáng kể.
