Các doanh nghiệp ở Florida được hưởng lợi như thế nào từ Phần mềm giám sát nhân viên

Giám sát nhân viên là một công cụ có thể mang lại lợi ích đáng kể cho hầu hết mọi ngành, bao gồm HoReCa, bán lẻ và du lịch. Dưới đây là 5 lợi ích hàng đầu bạn có thể nhận được bằng cách sử dụng các công cụ theo dõi.

Nền kinh tế sôi động của Florida thu hút nhiều thách thức, bao gồm nguy cơ trộm cắp nội bộ và vi phạm an ninh. Giám sát nhân viên có thể là một lớp bảo mật bổ sung cho công ty của bạn, giúp phát hiện và ngăn chặn những sự cố như vậy.

Ví dụ: giám sát hệ thống POS và quyền truy cập của nhân viên vào hệ thống kế toán cũng như các hệ thống quan trọng khác có thể ngăn chặn hành vi trộm cắp, phát hiện sự khác biệt và cung cấp bằng chứng trong trường hợp xảy ra sự cố.

Các doanh nghiệp bán lẻ đặc biệt dễ bị thu hẹp. Giám sát tương tác của nhân viên khi thanh toán, theo dõi chuyển động hàng tồn kho và xem lại cảnh quay giám sát cùng với dữ liệu giao dịch giúp giảm đáng kể tổn thất do trộm cắp và sai sót.

HoReCa, bán lẻ và du lịch là những ngành dựa trên kinh nghiệm. Vì vậy, dịch vụ khách hàng đặc biệt là điều bắt buộc đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn giành chiến thắng trong cuộc cạnh tranh giành khách hàng. Với việc giám sát nhân viên, các tổ chức có thể theo dõi sự tương tác giữa nhân viên và khách hàng và phát hiện những điểm yếu cũng như những lĩnh vực cần cải thiện.

Ví dụ: người quản lý có thể giám sát các cuộc gọi điện thoại để đặt chỗ, trò chuyện trực tuyến với khách hàng và thậm chí cả liên lạc trực tiếp (nếu được pháp luật cho phép và có thông báo phù hợp) để hiểu cách nhân viên tuân theo chính sách liên lạc và xử lý các tình huống khó khăn. Những bản ghi này có thể tiết lộ những lĩnh vực mà nhân viên xuất sắc và những lĩnh vực có thể cần đào tạo để cải thiện kỹ năng giao tiếp, kiến ​​thức về sản phẩm và sự hài lòng chung của khách hàng.

Không còn nghi ngờ gì nữa, năng suất và hiệu quả của nhân viên là chìa khóa thành công của bất kỳ tổ chức nào.

Việc theo dõi lịch làm việc và chấm công của nhân viên giúp tối ưu hóa chi phí nhân công, tránh làm việc quá sức, tuân thủ luật lao động và các quy định trong mùa cao điểm.

Trong ngành bán lẻ, việc theo dõi cách nhân viên làm việc tại quầy bán hàng, trong phòng kho hoặc thực hiện các đơn đặt hàng trực tuyến có thể tiết lộ sự thiếu hiệu quả và cơ hội để tối ưu hóa quy trình.

Ngành du lịch liên quan đến hoạt động hậu cần phức tạp, từ đặt chỗ đến quản lý cơ sở vật chất và hỗ trợ khách. Giám sát việc hoàn thành nhiệm vụ, thời gian phản hồi các yêu cầu của khách và tuân thủ lịch trình sẽ đảm bảo trải nghiệm suôn sẻ cho khách và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trong khuôn khổ pháp lý. Đảm bảo tuân thủ các quy định về lao động, quyền riêng tư và các quy định khác dành riêng cho ngành của bạn là nhiệm vụ mà việc giám sát nhân viên có thể giúp bạn giải quyết. Ví dụ: hệ thống HRIS chuyên dụng có thể giúp theo dõi chứng chỉ của nhân viên, tiến hành kiểm tra lý lịch và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của nhân viên một cách an toàn.

Quấy rối và phân biệt đối xử tại nơi làm việc không chỉ vi phạm chính sách và quy định pháp luật của công ty mà còn có khả năng hủy hoại danh tiếng của công ty cả trong mắt nhân viên và khách hàng. Giám sát thông tin liên lạc trong công việc của nhân viên (nếu được pháp luật cho phép) sẽ giúp ngăn ngừa những trường hợp như vậy.

Dữ liệu giám sát nhân viên là nguồn thông tin có giá trị về hiệu suất hiện tại và khoảng cách kỹ năng của nhóm.

Theo dõi cách nhân viên quản lý các yêu cầu của khách hàng, mức độ chính xác của họ xử lý các đơn đặt hàng và tài liệu liên quan đến công việc cũng như đánh giá cách họ thực hiện công việc hàng ngày dễ dàng hơn nhiều với các ứng dụng được thiết kế cụ thể. Phần mềm giám sát nhân viên có thể tự động tính toán điểm hiệu suất của từng cá nhân và giúp dễ dàng phát hiện các kiểu làm việc không hiệu quả đối với những nhân viên làm việc chủ yếu trên máy tính.

Nhân viên làm việc với khách hàng có thể được đánh giá nhanh chóng dựa trên bản ghi lại các tương tác của họ với khách hàng, phản hồi và sự hài lòng của khách hàng.

Dựa trên những khoảng trống về kỹ năng và những điểm yếu được phát hiện trong quá trình đánh giá, các công ty có thể lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo có mục tiêu.

Trước khi thực hiện bất kỳ hoạt động theo dõi nào tại nơi làm việc, các tổ chức nên kiểm tra luật pháp hiện hành của tiểu bang và địa phương quy định về thông tin cá nhân và giám sát của nhân viên.

Ở Florida, việc giám sát nhân viên được quy định bởi các luật và quy định sau:

• Liên bang:

  • Đạo luật về quyền riêng tư trong liên lạc điện tử (ECPA)

  • Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA)

  • Đạo luật Quan hệ Lao động Quốc gia (NLRA)

• Tình trạng:

  • Đạo luật An ninh Truyền thông Florida (FSCA)

  • Đạo luật bảo vệ thông tin Florida (FIPA)

  • Kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư

  • Luật bảo mật truyền thông xã hội

Những quy định này tạo ra ranh giới pháp lý cho việc giám sát nơi làm việc. Các công ty mong muốn thực hiện giám sát có thể:

Đây có lẽ là những phương pháp phổ biến nhất để đảm bảo năng suất và theo dõi tương tác giữa khách hàng và nhân viên. Theo luật Florida, việc giám sát hoạt động email và internet được cho phép nếu người sử dụng lao động thông báo chính xác cho nhân viên và nhận được sự đồng ý giám sát của họ.

Nhà tuyển dụng có thể theo dõi các cuộc gọi điện thoại kinh doanh với thông báo thích hợp của nhân viên. Thông tin liên lạc cá nhân không thể được theo dõi.

Việc giám sát bằng video vì mục đích bảo mật thường không bị cấm ngoại trừ những khu vực mà nhân viên mong muốn có sự riêng tư một cách hợp lý, chẳng hạn như phòng vệ sinh.

FSCA cấm ghi âm các cuộc trò chuyện mà không có sự đồng ý của tất cả các bên. Vì vậy, nếu người sử dụng lao động muốn sử dụng giám sát bằng âm thanh, họ phải thông báo cho những nhân viên bị ảnh hưởng và được sự cho phép của họ.

Các phương tiện hoặc thiết bị thuộc sở hữu của công ty có thể được giám sát. Tuy nhiên, người sử dụng lao động không thể giám sát phương tiện cá nhân hoặc thiết bị di động của nhân viên nếu không có sự cho phép rõ ràng.

Theo dõi màn hình và tổ hợp phím là một phần của giám sát hoạt động của máy tính. Mặc dù được pháp luật cho phép nhưng chúng phải được thực hiện một cách thận trọng. Việc sử dụng quá mức chúng có thể bị coi là xâm phạm và gây lo ngại về quyền riêng tư.

Đây chỉ là cái nhìn tổng quan về khuôn khổ pháp lý của Florida. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn pháp lý của mình trước khi thực hiện giám sát.

Thực hiện giám sát nhân viên là một quá trình tế nhị và phức tạp bao gồm một số bước.

Bạn đang hướng tới mục tiêu gì khi theo dõi? Nó có cải thiện dịch vụ khách hàng không? Hoặc giảm sự hao hụt trong các cửa hàng? Mục tiêu của bạn sẽ quyết định lựa chọn giải pháp giám sát và các tính năng bạn sẽ sử dụng. Tránh sự cám dỗ để theo dõi mọi thứ bởi vì bạn có thể. Thay vào đó, tốt hơn là bạn nên tập trung vào những lĩnh vực cụ thể mà bạn muốn thấy sự cải thiện.

Không có công cụ giám sát chung cho mọi thứ. Tùy thuộc vào mục tiêu bạn theo đuổi và vị trí của nhân viên, bạn có thể chọn nhiều phương án khác nhau. Ví dụ: để giám sát nhân viên hiện trường như hướng dẫn viên du lịch, bạn có thể xem xét theo dõi GPS để đảm bảo có mặt và tuân thủ lịch trình và lộ trình.

Các tính năng như theo dõi việc sử dụng trang web và ứng dụng có thể giúp hiểu liệu nhân viên bán lẻ có sử dụng thời gian và nguồn lực hiệu quả cho các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho hoặc bán hàng trực tuyến hay không.

Phần mềm có thể giám sát các cuộc trò chuyện và cuộc gọi điện thoại sẽ hoàn hảo cho những nhân viên có công việc bao gồm tương tác hàng ngày với khách hàng.

Chính sách này phải bao gồm các thông tin sau:

• dữ liệu nào được thu thập và cho mục đích gì;

• nó được lưu trữ trong bao lâu;

• ai có quyền truy cập vào nó;

• quyền của nhân viên liên quan đến dữ liệu của họ.

Chính sách này nên được cung cấp cho tất cả nhân viên. Nhấn mạnh rằng mục tiêu của việc giám sát là nâng cao hiệu quả tổng thể và cung cấp cho họ sự hỗ trợ cần thiết để họ thành công.

Khi bạn biết mục tiêu của mình, hãy xác định các KPI cụ thể cho biết tiến độ. Những số liệu nào sẽ cho bạn biết liệu năng suất của bạn có được cải thiện hay không?

Ví dụ: các số liệu này có thể là doanh số trên mỗi nhân viên, giá trị giao dịch trung bình, số lượng khiếu nại của khách hàng, v.v. Hãy định cấu hình phần mềm giám sát của bạn để theo dõi cụ thể các KPI này và tạo báo cáo.

Hầu hết các công cụ giám sát nhân viên đều có chức năng cảnh báo. Phần mềm sẽ gửi thông báo nếu xảy ra một hành động cụ thể hoặc sai lệch so với hành vi dự kiến. Hãy sử dụng tính năng này một cách khôn ngoan. Tập trung vào việc thiết lập cảnh báo cho các sự kiện quan trọng cần được chú ý ngay lập tức, chẳng hạn như vi phạm chính sách, vi phạm bảo mật hoặc năng suất giảm đáng kể trong giờ cao điểm. Điều này cho phép bạn giải quyết vấn đề kịp thời mà không bị sa lầy vào dữ liệu không cần thiết.

Việc giám sát nên được sử dụng như một công cụ để cải tiến chứ không phải để bắt nhân viên làm sai điều gì đó. Chia sẻ thông tin chi tiết với các thành viên trong nhóm của bạn, nêu bật những lĩnh vực họ nổi trội và xác định các cơ hội để cải thiện. Hãy coi những cuộc trò chuyện này là cơ hội để phát triển và phát triển kỹ năng.

Như chúng ta có thể thấy, việc giám sát nhân viên mang lại lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp ở Florida. Tuy nhiên, việc mở khóa những lợi thế này đòi hỏi một cách tiếp cận chu đáo và có chiến lược. Việc tuân thủ khung pháp lý của Florida, cấu hình cẩn thận, tập trung vào các số liệu hiệu suất chính và giao tiếp minh bạch sẽ thúc đẩy năng suất và môi trường làm việc tích cực.