Hướng dẫn từng bước để triển khai hệ thống kiểm soát nhân viên

Việc triển khai một hệ thống giám sát hiệu quả phức tạp hơn việc chỉ mua phần mềm theo dõi mạnh nhất và cài đặt nó trên máy tính văn phòng.

Bước quan trọng đầu tiên là xác định lý do tại sao hệ thống kiểm soát nhân viên lại cần thiết trong tổ chức của bạn. Để xác định rõ hơn sự cần thiết của việc giám sát, hãy tự hỏi:

• Chúng ta đang cố gắng giải quyết vấn đề gì?
• Nhân viên có thường xuyên đáp ứng thời hạn không?
• Chúng ta có lo ngại về sự gắn kết và động lực của nhân viên không?
• Có nguy cơ vi phạm dữ liệu hoặc truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm không?
• Tổ chức của chúng ta có bắt buộc phải giám sát hoạt động của nhân viên để đảm bảo tuân thủ pháp luật hoặc quy định không?
• Chúng ta muốn đạt được điều gì khi giám sát? (ví dụ: cải thiện năng suất, nâng cao sự hài lòng của nhân viên, đảm bảo tuân thủ, v.v.)

Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ xác định những tính năng mà hệ thống điều khiển trong tương lai của bạn nên có.

Bây giờ bạn đã xác định được những gì bạn muốn đạt được khi giám sát, bạn có thể ưu tiên các tính năng quan trọng nhất của hệ thống của mình. Nói chung, hệ thống kiểm soát nhân viên có thể có các nhóm tính năng sau:

• Theo dõi thời gian:bấm giờ vào/ra, bảng chấm công thủ công hoặc tự động, tính toán làm thêm giờ, quản lý và phê duyệt kỳ nghỉ và nghỉ ốm, v.v.
• Lập kế hoạch:quản lý lịch trình của nhân viên, theo dõi tình trạng sẵn sàng của nhân viên, đổi ca/giao dịch cũng như nhắc nhở và thông báo về ca làm việc.
• Theo dõi chấm công:theo dõi sự vắng mặt của nhân viên, yêu cầu và phê duyệt vắng mặt, báo cáo về mô hình đi học và tỷ lệ vắng mặt.
• Activity monitoring on the computer: chụp ảnh màn hình, ghi màn hình, theo dõi lịch sử duyệt web, keylogging, kiểm soát hoạt động của máy in, giám sát các thiết bị lưu trữ bên ngoài, ghi lại thời gian hoạt động/không hoạt động, v.v.
• Quản lý hiệu suất:xác định các hoạt động hiệu quả/không hiệu quả, số liệu thống kê về các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất, tính điểm năng suất của từng cá nhân, v.v.
• Project management: tạo dự án, chia chúng thành các nhiệm vụ và phân công cho nhân viên, theo dõi thời gian dành cho một nhiệm vụ, theo dõi các mốc quan trọng và ngân sách, v.v.

Ngoài ra, một số hệ thống kiểm soát nhân viên có khả năng tích hợp. Chúng có thể tích hợp với hệ thống tính lương, quản lý dự án hoặc thông tin nhân sự (HRIS) hiện tại của bạn. Tích hợp giúp hợp lý hóa việc tính lương, đánh giá hiệu suất và đơn giản hóa các quy trình hành chính.

Các hoạt động của nhân viên mà bạn muốn theo dõi có thể là bất hợp pháp nếu theo dõi theo thẩm quyền của bạn. Đó là lý do tại sao việc nghiên cứu các quy định về quyền riêng tư và lao động hiện hành là điều cần thiết. Chúng tôi khuyên bạn nên tham khảo ý kiến ​​cố vấn pháp lý trước khi triển khai giám sát nhân viên trong tổ chức của mình.

Trong giai đoạn đầu tiên, bạn đã phát triển ý tưởng về những vấn đề mà công cụ giám sát trong tương lai sẽ giải quyết và những tính năng lý tưởng mà nó nên có. Bây giờ, đã đến lúc khám phá thị trường và chọn giải pháp phù hợp nhất với yêu cầu của bạn.

Ngoài các tính năng và khả năng tích hợp, hãy xem xét các yếu tố sau khi chọn công cụ:

• Ngân sách của bạn dành cho phần mềm, phần cứng, triển khai và bảo trì;
• Khả năng mở rộng: giải pháp lý tưởng sẽ có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn;
• Thân thiện với người dùng;
• Hỗ trợ khách hàng;
• Tính năng bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu;
• Tuân thủ các quy định lao động và quyền riêng tư có liên quan.

Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể chọn tùy chọn giám sát phần mềm hoặc phần cứng.

Phần mềm kiểm soát nhân viên khác nhau tùy theo mô hình triển khai: tại chỗ hoặc dựa trên đám mây.

Cloud-based software được nhà phát triển phần mềm lưu trữ trên các máy chủ từ xa và được truy cập qua Internet. Điều này có nghĩa là bạn không phải lo lắng về việc mua và bảo trì máy chủ. Phần mềm dựa trên đám mây thường thân thiện hơn và chỉ cần ba bước để triển khai: thiết lập tài khoản, cài đặt tác nhân giám sát và đăng nhập để theo dõi kết quả. Phần mềm như vậy có liên quan đến chi phí trả trước thấp hơn và tăng khả năng tiếp cận cũng như khả năng mở rộng. Bạn có thể kiểm soát hoạt động của nhân viên ngay cả khi bạn ở ngoài mạng công ty. Phần mềm dựa trên đám mây là sự lựa chọn hoàn hảo cho các công ty có nhân viên ở xa hoặc muốn tăng cường sự thuận tiện.

Phần mềm tại chỗ được cài đặt và vận hành trong địa điểm thực tế của một tổ chức. Loại phần mềm này yêu cầu chi phí trả trước cao hơn (phần cứng, giấy phép phần mềm và cài đặt) cũng như nguồn lực CNTT chuyên dụng để bảo trì và cập nhật. Đổi lại, bạn nhận được toàn quyền kiểm soát hệ thống, dữ liệu được thu thập và cập nhật. Phần mềm tại chỗ có khả năng linh hoạt cao hơn trong việc tùy chỉnh và tăng cường bảo mật. Tuy nhiên, nó có thể không có khả năng mở rộng và truy cập được như phần mềm tại chỗ. Phần mềm tại chỗ hoàn hảo cho các ngành có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt.

Hệ thống kiểm soát nhân viên có thể độc lập hoặc hệ thống HRIS tích hợp.

Phần mềm độc lập tập trung vào một chức năng cụ thể hoặc kết hợp các chức năng: theo dõi thời gian, theo dõi thời gian & đánh giá hiệu suất, quản lý dự án, v.v. HRIS cung cấp một bộ chức năng nhân sự toàn diện, bao gồm chấm công, chấm công, tính lương, phúc lợi, v.v. Các hệ thống độc lập thường có giá cả phải chăng hơn nhưng có thể thiếu khả năng tích hợp của các giải pháp toàn diện hơn.

Cuối cùng, bạn có thể đặt hàng một giải pháp được phát triển tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của tổ chức bạn. Tuy nhiên, các giải pháp như vậy thường đắt hơn và tốn thời gian hơn để phát triển và bảo trì, đó là lý do tại sao chúng ít phổ biến hơn các công cụ làm sẵn.

Kiểm soát thông minh là một người mạnh mẽ phần mềm quản lý nhân viên Nó theo dõi tất cả hoạt động trên máy tính, bao gồm văn bản được đánh máy và sao chép, hoạt động trên trang web và mạng xã hội, thời gian nhàn rỗi, hoạt động của máy in, v.v. Nền tảng này cũng cung cấp các tính năng giám sát trực tiếp: phát trực tuyến màn hình nhân viên theo thời gian thực và webcam trực tiếp. CleverControl ghi lại thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc cũng như thời gian hoạt động/không hoạt động, giúp việc theo dõi thời gian làm việc trở nên tự động và dễ dàng. Tính năng Chấm điểm AI mạnh mẽ cung cấp điểm năng suất cá nhân và nhận xét ngắn gọn về hoạt động của nhân viên, loại bỏ gánh nặng hành chính trong việc đánh giá hiệu suất.

CleverControl sẽ là giải pháp hoàn hảo cho các tổ chức muốn theo dõi quy trình làm việc hàng ngày, theo dõi thời gian làm việc và đảm bảo nhân viên tập trung vào các hoạt động hiệu quả. Tìm hiểu thêm về các tính năng của CleverControl đây.

Mục đích giám sát của bạn có thể yêu cầu sử dụng hệ thống kiểm soát nhân viên phần cứng. Chúng bao gồm máy quét sinh trắc học, đầu đọc thẻ, ứng dụng di động để bấm giờ vào/ra từ xa, hệ thống kiểm soát truy cập, giám sát video, v.v.

bài viết gần đây của chúng tôi

Bắt đầu bằng việc tạo chính sách giám sát chi tiết. Chính sách này cần nêu rõ mục đích giám sát và xác định phạm vi của nó: hoạt động nào sẽ được giám sát, dữ liệu nào sẽ được thu thập và dữ liệu sẽ được sử dụng như thế nào. Nó cũng nên mô tả các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu, đồng thời cho phép nhân viên truy cập vào dữ liệu đã thu thập của họ.

Cho dù khu vực pháp lý của bạn có bắt buộc bạn phải thông báo cho nhân viên về việc giám sát hay không thì sự trung thực luôn là chính sách tốt nhất. Hãy cho nhóm của bạn biết về đợt giám sát sắp tới và truyền đạt chính sách nêu trên tới tất cả nhân viên. Đảm bảo mọi người hiểu rõ quyền và trách nhiệm của mình trong việc giám sát. Bạn cũng có thể cung cấp cho nhân viên một bản sao chính sách để họ lưu vào hồ sơ.

Ở một số khu vực pháp lý, cần có sự cho phép của nhân viên đối với một số loại giám sát nhất định như giám sát thao tác bàn phím hoặc giám sát email. Trong trường hợp này, bạn nên xin phép nhân viên bằng văn bản hoặc điện tử trước khi thực hiện bất kỳ phương pháp giám sát nào.

Sự minh bạch sẽ giúp duy trì niềm tin của nhân viên và giải quyết kịp thời các mối quan ngại và khiếu nại có thể có.

Nhân viên, trưởng nhóm và người quản lý nên biết cách sử dụng hệ thống giám sát nhân viên một cách hiệu quả nhất. Hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn, thuyết trình và đào tạo thực hành toàn diện sẽ giúp nhóm hiểu cách hệ thống hoạt động và nhận được câu trả lời cho các câu hỏi tiềm năng.

Bạn có thể muốn tiến hành một chương trình thí điểm trước khi triển khai hệ thống cho toàn bộ tổ chức. Chọn một nhóm nhỏ nhân viên hoặc một bộ phận cụ thể và cài đặt tác nhân giám sát trên máy tính của họ. Kiểm tra xem hệ thống có hoạt động như dự định và phục vụ các mục tiêu giám sát hay không, đồng thời thu thập phản hồi từ những người tham gia và người quản lý thí điểm. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, việc thực hiện các điều chỉnh cần thiết sẽ dễ dàng hơn đối với một nhóm nhỏ hơn so với toàn bộ tổ chức.

Khi đảm bảo hệ thống kiểm soát nhân viên hoạt động như mong muốn, bạn có thể triển khai dần dần trên các phòng ban hoặc nhóm nhân viên. Chúng tôi khuyên bạn nên giám sát chặt chẽ hệ thống ở giai đoạn này để phát hiện các sự cố kỹ thuật hoặc sự cố không mong muốn.

Nếu muốn hệ thống kiểm soát nhân viên của mình thực sự hiệu quả, bạn không nên dừng lại ở bước thực hiện. Phần mềm giám sát của bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa bổ sung; các quy định về lao động và quyền riêng tư đang thay đổi và các công nghệ giám sát mới xuất hiện. Đó là lý do tại sao việc giám sát và tối ưu hóa liên tục là rất quan trọng để đảm bảo sự thành công lâu dài của hệ thống kiểm soát nhân viên của bạn.

Cùng với việc theo dõi hiệu suất của nhân viên, chúng tôi khuyên bạn nên theo dõi hiệu suất hệ thống để phát hiện các vấn đề kỹ thuật hoặc những cải tiến tiềm năng.

Một phương pháp hiệu quả khác là thu thập phản hồi của nhân viên về trải nghiệm của họ với hệ thống. Nếu có mối lo ngại hoặc khiếu nại, bạn nên giải quyết chúng và điều chỉnh cài đặt hệ thống, quy trình làm việc hoặc đào tạo dựa trên phản hồi của nhân viên.

Luôn cập nhật về các công nghệ mới, các phương pháp hay nhất và những thay đổi về quy định liên quan đến giám sát nhân viên là rất quan trọng. Nếu hoạt động giám sát của bạn mâu thuẫn với những cập nhật mới nhất về pháp luật, bạn nên thay đổi chúng càng sớm càng tốt để tránh hậu quả pháp lý.

Đừng quên cập nhật phần mềm theo dõi thường xuyên để cải thiện hiệu suất, tăng cường bảo mật dữ liệu hoặc thêm các tính năng mới.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.