Giới hạn đạo đức của việc giám sát nhân viên là gì?

Giám sát nhân viên đã trở thành một hoạt động phổ biến ngày nay. Khi các công ty cân nhắc việc theo dõi nhân viên, họ đánh giá lợi ích, lựa chọn hoạt động giám sát, công cụ triển khai và nghiên cứu luật pháp tiểu bang và địa phương quy định về việc giám sát nhân viên trong khu vực. Điều mà các nhà quản lý thường bỏ qua chính là khía cạnh đạo đức của việc theo dõi. Tuy nhiên, việc bỏ qua này có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến bầu không khí tâm lý trong đội ngũ và văn hóa công ty.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá ranh giới đạo đức của việc giám sát nhân viên: tác động tiêu cực của việc theo dõi quá mức và các nguyên tắc đạo đức của việc giám sát.

Giám sát nhân viên thường là điều cần thiết trong các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ, chẳng hạn như tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe, và mang lại lợi ích to lớn trong các ngành công nghiệp khác. Các công ty sử dụng công nghệ này thường theo đuổi các mục tiêu sau:

• Đánh giá hiệu suất;

• Tìm ra những điểm kém hiệu quả và cải thiện quy trình làm việc

• Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu và tăng cường bảo mật;

• Tuân thủ các quy định cụ thể của ngành;

• Quản lý nhóm từ xa.

Những mục tiêu này là chính đáng, nhưng chúng không phủ nhận nhu cầu sử dụng giám sát một cách có đạo đức.

Cốt lõi của các cuộc tranh luận về đạo đức xoay quanh việc giám sát nhân viên là câu hỏi cuối cùng: mức độ giám sát nào là phù hợp mà không làm suy yếu lòng tin và phẩm giá?

Nhân viên hành động như chính con người chuyên nghiệp của họ tại nơi làm việc, nhưng họ vẫn mong đợi một mức độ riêng tư hợp lý. Việc giám sát liên tục, đặc biệt là khi vô hình hoặc quá mức, có thể khiến mọi người cảm thấy bị nghi ngờ, bị theo dõi, hoặc thậm chí bị coi là phi nhân tính. Kết quả là:

• Nhân viên cảm thấy căng thẳng và lo lắng hơn. Một khảo sát do ExpressVPN thực hiện cho thấy 56% nhân viên bị giám sát cảm thấy căng thẳng và lo lắng do bị giám sát.

  Cuộc khảo sát năm 2023 của Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ xác nhận tác động tiêu cực của việc giám sát nhân viên: 45% số người được giám sát cho biết nơi làm việc của họ có tác động tiêu cực đến sức khỏe tâm thần của họ, so với 29% số nhân viên không được giám sát.

• Nhân viên cảm thấy quyền riêng tư của họ bị xâm phạm. Theo khảo sát của ExpressVPN, 48% nhân viên thậm chí sẵn sàng giảm lương nếu điều đó đồng nghĩa với việc không bị giám sát.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Nhân viên trở nên kém sáng tạo và đổi mới. Văn hóa giám sát liên tục có thể ngăn cản tư duy sáng tạo và dám chấp nhận rủi ro - những phẩm chất thiết yếu cho sự phát triển lâu dài.

• Nhân viên dễ có những hành vi không mong muốn. Nghỉ giải lao không được phép, ăn cắp thiết bị văn phòng và cố tình làm việc chậm chạp trở thành thói quen khi nhân viên mất đi khả năng tự chủ.

Hơn nữa, có nguy cơ thiên vị trong cách diễn giải dữ liệu giám sát. Nếu không có các quy tắc và chính sách phù hợp, những đánh giá chủ quan hoặc dữ liệu không đầy đủ có thể dẫn đến những đánh giá không công bằng hoặc hành vi phân biệt đối xử. Đó là lý do tại sao việc thiết lập các ranh giới đạo đức xung quanh các hoạt động giám sát là rất quan trọng.

Để tránh những tác động tiêu cực của việc giám sát đối với nhân viên, các công ty nên cân nhắc những nguyên tắc sau:

Ngay cả khi các quy định trong lĩnh vực này không yêu cầu cụ thể việc thông báo cho nhân viên về việc giám sát, thì việc làm này vẫn luôn là tốt nhất. Điều này thúc đẩy sự tôn trọng lẫn nhau và cải thiện nhận thức về giám sát. Nhân viên cần biết:

• Dữ liệu nào đang được thu thập (ví dụ: thời gian đăng nhập, mức sử dụng ứng dụng, siêu dữ liệu email).

• Lý do thu thập thông tin (ví dụ: bảo mật, tuân thủ, hiệu suất).

• Thông tin đó sẽ được lưu giữ trong bao lâu và ai có thể truy cập thông tin đó.

Bạn có thể đưa những thông tin chi tiết này vào hợp đồng nhân viên, sổ tay hướng dẫn, chính sách nội bộ và tài liệu hướng dẫn.

Mọi hoạt động giám sát đều phải phục vụ một mục tiêu chính đáng, được xác định rõ ràng. Tránh tình trạng "giám sát chỉ vì mục đích giám sát". Ví dụ:

• Chỉ sử dụng tính năng ghi lại thao tác phím nếu có rủi ro bảo mật được ghi nhận.

• Theo dõi việc sử dụng trang web để quản lý năng suất - không phải để kiểm tra thời gian nghỉ ngơi cá nhân.

Việc ghi lại các hoạt động hoặc thông tin liên lạc cá nhân bên ngoài công việc vi phạm ranh giới đạo đức của việc giám sát nhân viên.

Chọn phương pháp ít xâm lấn nhất để đạt được mục tiêu của bạn. Ví dụ:

• Thay vì ghi lại màn hình 24/7, hãy cân nhắc tóm tắt hoạt động theo định kỳ.

• Thay thế phương pháp theo dõi xâm lấn bằng các số liệu đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả khi có thể.

Công cụ càng xâm lấn thì lý do biện minh càng phải mạnh mẽ.

Một cách tốt để xác định ranh giới đạo đức là cho phép nhân viên tham gia vào việc thiết kế chính sách và phạm vi giám sát. Tara Behrend nói: "Việc hỏi nhân viên xem họ nghĩ cách nào là có ý nghĩa và công bằng để đo lường hiệu suất làm việc của họ sẽ giúp các số liệu đo lường trở nên hữu ích hơn và được nhân viên chấp nhận khi triển khai."

Xử lý dữ liệu thu thập được như cách bạn xử lý thông tin nhạy cảm của công ty. Dữ liệu phải được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Chỉ những nhân viên được ủy quyền, chẳng hạn như nhân sự, an ninh CNTT hoặc quản lý, mới được phép truy cập dữ liệu giám sát. Những nhân viên này cần nắm rõ các nguyên tắc về xử lý dữ liệu và bảo mật một cách có đạo đức.

Dữ liệu thu thập được phải có thời gian lưu trữ cố định. Lưu trữ dữ liệu càng lâu thì rủi ro về mặt đạo đức và pháp lý càng lớn. Hãy xóa an toàn những thông tin không còn phục vụ mục đích của nó.

Việc giám sát nên được sử dụng để hỗ trợ sự phát triển, chứ không phải để trừng phạt. Hãy sử dụng thông tin chi tiết để:

• Xác định nhu cầu đào tạo.

• Công nhận những người có thành tích cao.

• Huấn luyện nhân viên đối mặt với thử thách.

Không bao giờ đưa ra quyết định chỉ dựa trên dữ liệu giám sát. Luôn đánh giá hiệu suất của nhân viên bằng cách kết hợp nhật ký giám sát, đóng góp của họ cho dự án và giá trị họ tạo ra cho công ty. Các nhà quản lý phân tích dữ liệu giám sát nên được đào tạo để làm việc này một cách khách quan, tránh giả định hoặc thiên vị.

Quyết định triển khai giám sát nhân viên không chỉ là một quyết định công nghệ - đó còn là một lựa chọn mang tính văn hóa và đạo đức. Nếu xử lý không tốt, nó có thể gây tổn hại đến tinh thần, tăng tỷ lệ nghỉ việc và gây tổn hại đến thương hiệu nhà tuyển dụng. Khi được thực hiện một cách cẩn trọng, minh bạch và tôn trọng, nó có thể tăng cường an ninh, cải thiện hiệu suất và củng cố văn hóa trách nhiệm.

Chìa khóa nằm ở việc nhận thức và tôn trọng các ranh giới đạo đức bảo vệ phẩm giá của nhân viên đồng thời hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh. Bằng cách minh bạch, có mục đích và cân đối, các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ giám sát không chỉ như một công cụ kiểm soát, mà còn là yếu tố tạo dựng niềm tin, sự công bằng và thành công bền vững.