Trộm cắp của nhân viên: mối đe dọa âm thầm khiến doanh nghiệp thiệt hại hàng tỷ đô la

Hãy tưởng tượng có một tên trộm vô hình đang âm thầm rút hàng triệu đô la khỏi ngân quỹ của công ty bạn. Hành vi trộm cắp của nhân viên — một mối đe dọa phổ biến nhưng thường bị xem nhẹ — chính là như vậy.

Theo Exploding Topics, mỗi năm các doanh nghiệp Mỹ bị chính nhân viên của mình lấy cắp tới 50 tỷ đô la. Các công ty mất khoảng 5% doanh thu do nhân viên lấy tiền, tài sản vật chất hoặc thực hiện gian lận tài chính.

Kết quả là hành vi trộm cắp của nhân viên làm doanh nghiệp thất thoát tới 50 tỷ đô la mỗi năm và được cho là nguyên nhân dẫn đến hơn 30% số vụ phá sản tại Mỹ.

Ngoài tổn thất tài chính, hành vi trộm cắp của nhân viên còn làm xói mòn niềm tin, ảnh hưởng đến tinh thần làm việc và gây nguy hại cho danh tiếng của công ty. Thực tế, trộm cắp tại nơi làm việc không phải là một vấn đề riêng lẻ — đây là mối đe dọa hiện hữu trong mọi ngành nghề và ảnh hưởng đến doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Bài viết này sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn, giúp bạn hiểu những hình thức khác nhau của hành vi trộm cắp của nhân viên, những hậu quả sâu rộng của nó và quan trọng nhất là những bước cụ thể bạn có thể thực hiện để ngăn ngừa và phát hiện tình trạng này trong tổ chức của mình.

Mối đe dọa dưới nhiều hình thức

Trộm cắp của nhân viên không chỉ là một loại hành vi duy nhất; nó có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức gian dối lớn nhỏ khác nhau, tùy thuộc vào ngành nghề và vị trí công việc của nhân viên. Việc lấy một tập giấy ghi chú hoặc một cây bút có thể không có vẻ nghiêm trọng, nhưng về mặt kỹ thuật, ngay cả hành động này cũng là trộm cắp và làm hao hụt nguồn lực của công ty.

Hãy cùng xem những ngành khác nhau thường dễ gặp phải những hình thức trộm cắp nào.

Bán lẻ

Ngành bán lẻ là môi trường thuận lợi cho nhiều hình thức gian lận. Ví dụ, các nhà bán lẻ tại Mỹ có thể mất tới 43% doanh thu bị thất thoát do hành vi trộm cắp của nhân viên.

Các hình thức trộm cắp trong ngành này bao gồm:

• Trộm tiền từ quầy thu ngân: Nhân viên có thể xử lý một lượng tiền mặt lớn mỗi ngày, tạo cơ hội cho các hành vi gian lận. Những hành vi này có thể bao gồm lấy tiền trước khi được ghi nhận vào hệ thống, thực hiện giao dịch giả mạo hoặc bỏ túi các khoản thanh toán bằng tiền mặt.
• Trộm hàng hóa: Đây là hành vi lấy sản phẩm để sử dụng cá nhân hoặc bán lại. Các doanh nghiệp bán lẻ đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi loại trộm cắp này vì nhân viên có nhiều cơ hội lấy các mặt hàng nhỏ, quần áo, thực phẩm và thậm chí cả thiết bị công nghệ.
• Thao túng hàng tồn kho: Bao gồm những hành vi gian dối làm sai lệch hồ sơ tồn kho. Nhân viên có thể làm giả báo cáo hư hỏng để yêu cầu bồi thường cho những sản phẩm không tồn tại nhằm trục lợi cá nhân. Thu ngân cũng có thể hủy các giao dịch bán hàng hợp lệ bằng cách giả vờ rằng khách hàng đã thay đổi quyết định. Sau đó, họ có thể giữ lại tiền mặt hoặc sử dụng hóa đơn đã hủy để xử lý một giao dịch hoàn trả gian lận cho bản thân hoặc đồng phạm. Thủ đoạn tương tự cũng có thể được áp dụng với hàng trả lại — xử lý hoàn trả mà không thực sự nhận lại sản phẩm.

Trường hợp 1

Một số nhân viên có thể cực kỳ sáng tạo trong những kế hoạch như vậy. CleverControl từng làm việc với một nhà bán lẻ nhỏ hoạt động ngoại tuyến và cung cấp chương trình thẻ thưởng cho khách hàng trung thành. Một nhân viên thu ngân thiếu trung thực đã nghĩ ra cách khai thác hệ thống này. Người này âm thầm trừ điểm thưởng trên thẻ của khách hàng để thanh toán một phần hoặc thậm chí toàn bộ giá trị đơn hàng, nhưng vẫn thu của khách toàn bộ số tiền bằng tiền mặt. Bằng cách đó, người này bỏ túi phần chênh lệch giữa giá thực tế và số tiền được thanh toán bằng điểm thưởng.

Trộm cắp của nhân viên chiếm 28% tổn thất hàng tồn kho và 43% doanh thu thất thoát trong ngành bán lẻ, với mỗi nhân viên không trung thực khiến doanh nghiệp thiệt hại trung bình 1.551,66 đô la.

Tài chính

Tài chính là một lĩnh vực khác đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi trộm cắp. Các hình thức gian lận tại đây có thể bao gồm:

• Tham ô: Là việc chiếm dụng các khoản tiền hoặc tài sản được giao quản lý để phục vụ lợi ích cá nhân. Một nhân viên được tin tưởng có thể chuyển tiền của công ty sang sử dụng cho mục đích riêng.
• Gian lận chi phí: Nhân viên nộp các báo cáo chi phí bị thổi phồng hoặc giả mạo để yêu cầu công ty thanh toán những khoản chi tiêu cá nhân như chi phí kinh doanh.
• Thao túng hồ sơ tài chính: Nhân viên có thể sửa đổi hồ sơ tài chính để che giấu hành vi tham ô hoặc các hình thức trộm cắp khác. Những thao túng này có thể khiến hoạt động gian lận khó bị phát hiện và dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Trường hợp 2

Một vụ trộm nội bộ trắng trợn đã bị phát hiện tại một chi nhánh khi một cựu nhân viên liên hệ với văn phòng công ty. Người này thắc mắc vì sao mình vẫn nhận được biểu mẫu thuế W-2 và phải nộp thuế cho khoản lương mà mình chưa bao giờ nhận. Cuộc điều tra cho thấy tổng giám đốc đã gian lận bằng cách thêm cựu nhân viên này vào hệ thống bảng lương trong suốt hai năm. Sau đó, bà ta chiếm đoạt khoản tiền lương được trả dưới tên của nhân viên giả.

Khách sạn và dịch vụ lưu trú

Công việc trong ngành khách sạn và dịch vụ lưu trú thường gắn liền với mức lương thấp, điều kiện làm việc khó khăn, căng thẳng cao và tình trạng kiệt sức do phải giao tiếp với khách hàng. Trong những điều kiện như vậy, nhân viên có thể khó cưỡng lại cám dỗ khi cơ hội xuất hiện, chẳng hạn như một món đồ bị bỏ quên hoặc ngăn kéo tiền mặt đang mở.

Các hình thức trộm cắp phổ biến nhất trong ngành này bao gồm:

• Trộm tiền mặt từ quầy thu ngân: Nhân viên có thể trực tiếp lấy tiền từ quầy thanh toán của nhà hàng hoặc quầy lễ tân khách sạn.
• Bỏ túi tiền boa dành cho đồng nghiệp: Khi tiền boa được gom lại để chia cho nhân viên, một số người có thể lấy phần vốn thuộc về đồng nghiệp. Hành vi này không chỉ gây thiệt hại cho doanh nghiệp mà còn tạo ra căng thẳng và mất lòng tin trong nội bộ.
• Thu phí khách hàng quá mức: Nhân viên có thể thêm các khoản phí không được phép vào hóa đơn hoặc nâng giá để trục lợi cá nhân.

Trường hợp 3

Giống như trong ngành bán lẻ, những người có ý đồ gian lận trong ngành khách sạn cũng có thể xây dựng các kế hoạch phức tạp để kiếm lợi, như trong trường hợp dưới đây.

Tổng giám đốc của một khách sạn nhận được cuộc gọi khiếu nại từ một vị khách về kỳ lưu trú trước đó và yêu cầu hoàn tiền. Sau một cuộc điều tra ngắn, ông phát hiện rằng thông tin về kỳ lưu trú của vị khách không tồn tại trong hệ thống, còn căn phòng liên quan được đánh dấu là không sử dụng do việc vệ sinh thảm trong ngày hôm đó.

Cuộc điều tra sâu hơn cho thấy một sự việc đáng kinh ngạc: nhân viên kiểm toán ca đêm và một nhân viên buồng phòng có quan hệ tình cảm đã thông đồng với nhau để chiếm đoạt tiền của những khách trả bằng tiền mặt và nhận phòng vào ban đêm cho kỳ lưu trú một đêm. Nhân viên kiểm toán ca đêm nhận tiền mặt, làm thủ tục nhận phòng cho khách và đánh dấu phòng là “không hoạt động”. Vào buổi sáng, nhân viên buồng phòng dọn phòng rồi đặt lại trạng thái thành trống/sạch.

Kế hoạch gian lận này kéo dài trong năm năm mà không bị ban quản lý phát hiện và được ước tính gây thiệt hại khoảng 100.000 đô la.

Văn phòng

Trộm cắp trong môi trường văn phòng có thể diễn ra dưới những hình thức khó nhận biết và đôi khi có vẻ không đáng kể, nhưng vẫn có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Những thứ nhân viên văn phòng thường lấy bao gồm:

• Văn phòng phẩm: Mặc dù có vẻ nhỏ nhặt, việc tích lũy những món đồ bị lấy như giấy, bút hoặc hộp mực có thể tạo ra chi phí đáng kể theo thời gian. Đúng vậy, sử dụng máy in văn phòng cho mục đích cá nhân cũng có thể được xem là chiếm dụng tài nguyên công ty.
• Thiết bị: Việc lấy cắp máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc các công cụ chuyên dụng có thể làm gián đoạn hoạt động và dẫn đến sự cố dữ liệu.
• Rò rỉ dữ liệu: Nhân viên có quyền truy cập vào thông tin nhạy cảm có thể lấy cắp dữ liệu khách hàng, bí mật thương mại hoặc tài sản trí tuệ. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng đối với doanh nghiệp trong mọi ngành, đặc biệt là tài chính và công nghệ.

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ tài sản công ty và thông tin nhạy cảm.

Trộm cắp thời gian

Những nhân viên lãng phí thời gian trong giờ làm việc, chẳng hạn như nghỉ quá lâu hoặc giải quyết việc cá nhân, về bản chất đang lấy đi thời gian của người sử dụng lao động. Trộm cắp thời gian có thể trở thành vấn đề trong những môi trường mà giờ làm việc không được giám sát chặt chẽ.

Thoạt nhìn, trộm cắp thời gian có vẻ tinh vi và vô hại, nhưng nó dẫn đến những thiệt hại thực tế khoảng 400 tỷ đô la mỗi năm và ảnh hưởng tới 75% doanh nghiệp. Hơn 40% nhân viên thực hiện một hoặc nhiều hình thức trộm cắp thời gian, từ khai tăng số giờ làm việc đến thường xuyên nghỉ trong khi vẫn được ghi nhận là đang làm việc.

Sản xuất

Tương tự môi trường bán lẻ và văn phòng, nhân viên trong ngành sản xuất có thể lấy vật liệu, công cụ hoặc thành phẩm để sử dụng cá nhân hoặc bán lại. Những vụ trộm này có thể làm gián đoạn lịch trình sản xuất và gây ra tổn thất tài chính đáng kể.

Tác động của hành vi trộm cắp của nhân viên

Trộm cắp của nhân viên có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp theo nhiều cách, vượt xa những hậu quả tài chính dễ thấy.

Tổn thất tài chính

Một vụ tham ô gây thiệt hại trung bình 357.650 đô la. Con số này không chỉ bao gồm tổn thất trực tiếp từ gian lận mà còn cả những thiệt hại gián tiếp như chi phí sa thải và tuyển dụng nhân viên mới, tăng chi phí kiểm toán và bảo mật cũng như mất khách hàng.

Thiệt hại về danh tiếng

Trộm cắp của nhân viên có thể làm suy giảm niềm tin của khách hàng và gây tổn hại đến danh tiếng công ty. Khi khách hàng biết rằng nhân viên đã trộm cắp, họ có thể bắt đầu lo ngại về mức độ an toàn của thông tin hoặc tính liêm chính chung của doanh nghiệp. Hậu quả đối với danh tiếng cũng có thể bao gồm mất khách hàng, mất niềm tin của cổ đông và giảm lợi nhuận.

Suy giảm tinh thần nhân viên

Trộm cắp nội bộ có thể tạo ra sự nghi ngờ và mất lòng tin giữa các nhân viên. Những nhân viên trung thực phát hiện hành vi trộm cắp có thể cảm thấy thất vọng và đặt câu hỏi về cam kết của công ty đối với sự công bằng. Trộm cắp có thể ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và văn hóa nơi làm việc, làm tăng tỷ lệ nghỉ việc và thậm chí làm tăng chi phí tuyển dụng nhằm bù đắp cho danh tiếng bị tổn hại.

Mối đe dọa âm thầm: ngăn chặn trộm cắp của nhân viên trước khi nó làm tê liệt doanh nghiệp

Theo TechJury, 75% nhân viên đã từng lấy cắp từ người sử dụng lao động ít nhất một lần; hơn 37% đã làm điều đó ít nhất hai lần. Ba trong số mười nhân viên có hành vi trộm cắp đã thực hiện việc này trong nhiều năm.

Mối đe dọa âm thầm: khó phát hiện và tác động lâu dài

Đáng tiếc, chi phí thực sự của hành vi trộm cắp của nhân viên còn vượt xa tổn thất ban đầu. TechJury đưa ra một thống kê đáng lo ngại: ước tính chỉ khoảng 10% các vụ trộm cắp của nhân viên thực sự được phát hiện. Một phần đáng kể các vụ việc không bị phát hiện trong thời gian dài, tạo điều kiện cho người vi phạm gây ra thiệt hại tài chính lớn hơn. Theo ACFE, các kế hoạch gian lận nghề nghiệp thường kéo dài trung vị khoảng hai năm trước khi bị phát hiện. Khoảng thời gian dài này cho thấy tầm quan trọng của việc triển khai các biện pháp chủ động nhằm ngăn ngừa và phát hiện trộm cắp của nhân viên trước khi chúng gây ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp.

Xây dựng hàng phòng thủ vững chắc: chiến lược phòng ngừa và phát hiện

Đối phó với trộm cắp của nhân viên đòi hỏi một cách tiếp cận toàn diện, kết hợp các biện pháp phòng ngừa với những chiến lược phát hiện hiệu quả. Dưới đây là một số bước quan trọng:

Kiểm soát nội bộ chặt chẽ

• Xây dựng các chính sách công ty rõ ràng và súc tích, nêu cụ thể hành vi nào được chấp nhận và hành vi nào không được chấp nhận. Các chính sách cần đề cập rõ ràng đến hành vi trộm cắp của nhân viên và hậu quả của nó.
• Triển khai cơ chế phân tách nhiệm vụ. Điều này có nghĩa là tách riêng các nhiệm vụ quan trọng như phê duyệt thanh toán, xử lý tiền mặt và đối soát tài khoản để giảm thiểu khả năng một nhân viên có thể vừa thực hiện vừa che giấu hành vi trộm cắp.
• Thực hiện kiểm toán nội bộ định kỳ để phát hiện các điểm bất thường hoặc hoạt động đáng ngờ.
• Triển khai hệ thống kiểm soát truy cập để hạn chế quyền tiếp cận các khu vực và thông tin nhạy cảm dựa trên vai trò và trách nhiệm công việc.

Giải pháp công nghệ

• Sử dụng camera an ninh tại các vị trí chiến lược để ngăn ngừa trộm cắp và giám sát hoạt động của nhân viên.
• Đầu tư vào hệ thống POS hiện đại có khả năng theo dõi giao dịch của từng nhân viên và ngăn chặn các thao tác hủy hoặc giảm giá trái phép.

Phần mềm giám sát nhân viên như CleverControl có thể là một công cụ khác trong chiến lược phòng vệ trước hành vi trộm cắp của nhân viên. Mặc dù không nên là giải pháp duy nhất, phần mềm có thể cung cấp những thông tin hữu ích về hoạt động của nhân viên. Bằng cách theo dõi việc sử dụng máy tính, lịch sử duyệt web, thao tác bàn phím, ảnh chụp màn hình và sử dụng nhận diện khuôn mặt, doanh nghiệp có thể phát hiện những hành vi đáng ngờ cần được điều tra thêm. Ngoài ra, nhận thức rằng hoạt động đang được giám sát có thể giúp ngăn cản những người đang có ý định trộm cắp. Phần mềm theo dõi năng suất nhân viên cũng có thể được sử dụng để chống lại trộm cắp thời gian. Điều quan trọng là phải triển khai chính sách rõ ràng và có được sự đồng ý của nhân viên trước khi sử dụng loại phần mềm này.

Giới hạn mục đích và bảo mật dữ liệu

Xây dựng văn hóa đạo đức

• Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp coi trọng sự trung thực, liêm chính và hành vi đạo đức.
• Lãnh đạo bằng tấm gương — thể hiện hành vi đạo đức từ cấp quản lý xuống toàn bộ tổ chức.
• Thiết lập các kênh báo cáo ẩn danh để khuyến khích nhân viên báo cáo hành vi sai trái đáng ngờ mà không lo bị trả đũa.

Đào tạo nhân viên

• Thông tin cho nhân viên về các hình thức trộm cắp khác nhau và hậu quả của chúng.
• Tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên để nhân viên hiểu rõ chính sách của công ty về trộm cắp và gian lận.
• Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc bảo vệ tài sản công ty và thông tin nhạy cảm.

Bằng cách triển khai các biện pháp phòng ngừa và phát hiện này, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể mức độ dễ bị ảnh hưởng bởi trộm cắp của nhân viên và bảo vệ mình khỏi những hậu quả nghiêm trọng về tài chính và danh tiếng.

Kết luận

Trộm cắp của nhân viên, dù thường diễn ra âm thầm, có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp. Tổn thất tài chính, thiệt hại danh tiếng và sự suy giảm tinh thần nhân viên cho thấy nhu cầu cấp thiết về các biện pháp chủ động. Tin tốt là doanh nghiệp không hoàn toàn bất lực. Bằng cách áp dụng những chiến lược được trình bày trong bài viết này, bạn có thể xây dựng một hệ thống phòng vệ vững chắc hơn trước hành vi trộm cắp của nhân viên.