Phần mềm giám sát nhân viên ở Texas: Tuân thủ luật pháp tiểu bang và liên bang

Ở cấp liên bang, luật cơ bản quản lý việc giám sát thông tin liên lạc điện tử là Đạo luật về quyền riêng tư liên lạc điện tử (ECPA) năm 1986. Đạo luật này thường nghiêm cấm việc cố ý chặn các thông tin liên lạc bằng dây, miệng và điện tử. Tuy nhiên, vẫn có những ngoại lệ đối với người sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có quyền tự do theo dõi thông tin liên lạc điện tử trên các thiết bị do công ty sở hữu trong quá trình kinh doanh thông thường hoặc với sự đồng ý của nhân viên. Việc theo dõi các cuộc trò chuyện riêng tư thường bị cấm.

Đối với luật pháp tiểu bang, người sử dụng lao động ở Texas nên xem xét Đạo luật bảo vệ quyền riêng tư của Texas năm 2019. Theo đó, người sử dụng lao động phải thông báo cho nhân viên thời điểm và cách thức giám sát các hoạt động của họ. Nói cách khác, mặc dù được phép giám sát nhưng nhân viên phải được thông báo về bản chất và mức độ của hoạt động giám sát.

Các hoạt động có thể bị coi là xâm phạm, cụ thể là giám sát bằng video và âm thanh, được cho phép nhưng có giới hạn. Mặc dù luật Texas thường cho phép giám sát video tại các khu vực làm việc công cộng mà không cần sự đồng ý của nhân viên, nhưng việc ghi âm cần có sự cho phép của ít nhất một bên (có nghĩa là người ghi âm phải là người tham gia cuộc trò chuyện hoặc có sự đồng ý của một người tham gia). Việc giám sát các khu vực riêng tư hoặc thiết bị/tài khoản cá nhân cần có sự đồng ý rõ ràng của nhân viên.

Texas also recognizes the common law right to privacy and the tort of invasion of privacy, specifically the "intrusion upon seclusion." To claim a violation, an employee must prove an intentional and highly offensive intrusion into private affairs where there is a reasonable expectation of privacy. For example, areas like locker rooms and bathrooms fall under the category of reasonable expectations of privacy. At the same time, personal chats on company-owned devices do not.

Các hoạt động giám sát cụ thể có thể được tóm tắt trong bảng sau:

Xem xét các quy định của tiểu bang và liên bang, các biện pháp thực hành tốt nhất dành cho các tổ chức ở Texas sử dụng phần mềm giám sát nhân viên sẽ là:

• Người sử dụng lao động nên xác định mục tiêu giám sát và phạm vi hoạt động cần giám sát để đạt được mục tiêu này. Việc theo dõi nên được giới hạn ở những hoạt động cụ thể này.
• Người sử dụng lao động nên cân nhắc cẩn thận việc giám sát trong các trường hợp khi ranh giới giữa công việc và cuộc sống riêng tư bị xóa nhòa, chẳng hạn như văn phòng tại nhà hoặc áp dụng chính sách về thiết bị của riêng bạn.
• Các tổ chức nên sử dụng các phương pháp giám sát ít xâm phạm hơn nếu có thể. Ví dụ: người quản lý có thể thiết lập phần mềm giám sát để chặn các trang web và mạng xã hội không mong muốn thay vì theo dõi lịch sử trò chuyện và internet một cách tỉ mỉ.
• Người sử dụng lao động nên tạo ra các chính sách giám sát chi tiết và cung cấp cho tất cả nhân viên bị ảnh hưởng. Những tài liệu này phải mô tả dữ liệu nào được thu thập, điều khoản lưu trữ, mục đích theo dõi và những người có thể truy cập dữ liệu. Các tổ chức nên xem xét các chính sách giám sát thường xuyên, với sự tham vấn của bộ phận nhân sự và các chuyên gia pháp lý, để đảm bảo chúng tuân thủ luật pháp hiện hành.
• Người sử dụng lao động ở Texas nên thông báo cho nhân viên về các hoạt động giám sát và lý tưởng nhất là phải có được sự đồng ý bằng văn bản của họ. Mặc dù không phải lúc nào cũng cần có sự đồng ý nhưng việc có được sự đồng ý sẽ giúp quản lý kỳ vọng của nhân viên và tăng cường khả năng bảo vệ pháp lý của người sử dụng lao động trước các khiếu nại về quyền riêng tư.
• Luật Texas, giống như luật liên bang, công nhận rằng một số khu vực nhất định vốn đã thuộc quyền riêng tư. Những nơi mà nhân viên yêu cầu cao về quyền riêng tư, chẳng hạn như phòng thay đồ hoặc phòng vệ sinh, đều bị coi là bất hợp pháp. Mặc dù người sử dụng lao động có thể được phép giám sát trong phòng nghỉ hoặc khu vực chung sau khi được thông báo nhưng họ phải đảm bảo việc giám sát không mang tính xâm phạm hoặc quấy rối quá mức.
• Nhân viên Texas không được truy cập hoặc theo dõi các thiết bị cá nhân của nhân viên, chẳng hạn như máy tính xách tay hoặc điện thoại mà không có sự đồng ý rõ ràng của chủ sở hữu, ngay cả khi thiết bị đó được sử dụng cho công việc. Tương tự, việc theo dõi email cá nhân hoặc tài khoản mạng xã hội của nhân viên, ngay cả khi nhân viên truy cập chúng trên máy tính của công ty, đều không được phép.
• Người sử dụng lao động có thể giám sát vị trí của các phương tiện và thiết bị thuộc sở hữu của công ty nếu họ thông báo cho nhân viên về việc theo dõi và nhận được sự đồng ý của họ.
• Trước khi triển khai các biểu mẫu giám sát mới, người sử dụng lao động nên đánh giá tác động có thể có của chúng và tham khảo ý kiến ​​của các cơ quan quản lý quyền riêng tư và hội đồng làm việc.

Nếu người sử dụng lao động ở Texas xem xét cẩn thận cả luật liên bang và tiểu bang cũng như thực hiện các chính sách giám sát minh bạch, rõ ràng thì phần mềm giám sát nhân viên sẽ trở thành đồng minh đắc lực của họ trong việc nâng cao năng suất và bảo mật của công ty.