Phần mềm giám sát nhân viên ở California: Yêu cầu pháp lý và các phương pháp hay nhất

Điều I, Mục 1 của Hiến pháp California tuyên bố quyền riêng tư là quyền không thể thay đổi của tất cả mọi người. Tuy nhiên, quyền riêng tư không được tuyệt đối ở nơi làm việc vì chúng có thể trùng lặp với lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, chẳng hạn như duy trì năng suất và an ninh.

Những xung đột lợi ích này được quy định bởi những điều sau đây:

• Đạo luật xâm phạm quyền riêng tư của California (CIPA). CIPA nghiêm cấm việc nghe lén hoặc ghi âm các cuộc trò chuyện bí mật dưới mọi hình thức mà không có sự đồng ý của tất cả các bên. Những hình thức này bao gồm các cuộc gọi điện thoại, email và tin nhắn tức thời. CIPA cấm các tổ chức bí mật ghi âm ngay cả các cuộc trò chuyện liên quan đến công việc (ví dụ: cuộc gọi điện thoại với khách hàng) mà không có sự đồng ý của nhân viên và khách hàng. Sự đồng ý này phải rõ ràng và được ghi lại. Chỉ nêu rõ trong chính sách chung rằng việc giám sát có thể diễn ra có thể không đủ để thiết lập sự đồng thuận hợp lệ trong mọi tình huống.

• Bộ luật Lao động California Mục 435 cấm nhà tuyển dụng yêu cầu thông tin mạng xã hội của nhân viên hoặc ứng viên.

• Đạo luật về quyền riêng tư của người tiêu dùng California (CCPA) và Đạo luật về quyền riêng tư của California (CPRA) tập trung chủ yếu vào dữ liệu người tiêu dùng nhưng họ mở rộng một số quyền nhất định cho nhân viên với tư cách là cư dân California. Cụ thể, doanh nghiệp phải thông báo cho nhân viên về những thông tin của họ được thu thập, lý do, cách sử dụng thông tin đó và quyền truy cập, xóa và từ chối sử dụng thông tin cá nhân của họ.

• Kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư gợi ý rằng tính hợp pháp của việc giám sát thường phụ thuộc vào việc liệu nhân viên có dự đoán hợp lý quyền riêng tư trong khu vực hay phương thức liên lạc hay không. Một chính sách giám sát được truyền đạt rõ ràng có thể làm giảm nhẹ kỳ vọng này. Tuy nhiên, ngay cả chính sách như vậy cũng không thể cho phép người sử dụng lao động giám sát những khu vực mà nhân viên luôn mong đợi sự riêng tư, chẳng hạn như phòng vệ sinh hoặc phòng nghỉ.

Những kỳ vọng hợp lý về quyền riêng tư có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào thiết bị và khu vực được giám sát. Ví dụ, nhân viên đương nhiên mong đợi ít sự riêng tư hơn ở các khu vực mở chung, chẳng hạn như nơi làm việc hoặc phòng họp, đặc biệt khi người sử dụng lao động đưa ra chính sách giám sát minh bạch. Ngược lại, văn phòng cá nhân, tủ đựng đồ cá nhân và tất nhiên, phòng vệ sinh và phòng thay đồ là những khu vực mà nhân viên mong đợi mức độ riêng tư cao.

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

Tóm lại, các nhà tuyển dụng ở California có thể theo dõi:

• Các thiết bị và nền tảng thuộc sở hữu của công ty cũng như các thông tin liên quan đến công việc trên đó.

• Hiệu suất của nhân viên trong giới hạn hợp lý.

• Vị trí của phương tiện hoặc thiết bị thuộc sở hữu của công ty.

• Tuân thủ các chính sách bảo mật, quy tắc ứng xử của công ty và các quy định pháp luật.

• Sử dụng Internet trên mạng công ty.

• Cảnh quay an ninh trong khuôn viên công ty.

Các tổ chức không nên:

• Theo dõi thông tin liên lạc cá nhân trên thiết bị cá nhân của nhân viên hoặc ngoài giờ làm việc.

• Giám sát các khu vực riêng tư có yêu cầu cao về quyền riêng tư, chẳng hạn như phòng thay đồ hoặc phòng vệ sinh.

• Sử dụng các biện pháp giám sát phân biệt đối xử dựa trên giới tính, khuyết tật, tôn giáo hoặc các đặc điểm được bảo vệ khác.

• Sử dụng biện pháp giám sát ngầm làm suy yếu phẩm giá của nhân viên.

• Sử dụng phương pháp giám sát quấy rối hoặc đe dọa đối với những nhân viên khó chịu.

Để tuân thủ luật pháp và tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên, chúng tôi khuyên các chủ doanh nghiệp ở California nên tuân theo các nguyên tắc sau:

• Luôn thông báo cho nhân viên về bất kỳ hình thức giám sát nào.

• Có được sự đồng ý để giám sát khi cần thiết.

• Có mục đích kinh doanh hợp pháp, chẳng hạn như mối lo ngại về hiệu suất hoặc bảo mật.

• Chỉ giám sát những gì cần thiết để đạt được mục đích kinh doanh đã nêu. Tránh giám sát quá rộng hoặc xâm phạm.

• Hạn chế giám sát các thông tin liên lạc và hoạt động liên quan đến công việc trong giờ làm việc.

• Khi có nghi ngờ, hãy tham khảo ý kiến ​​của luật sư chuyên về luật lao động California để đảm bảo hoạt động giám sát của bạn được tuân thủ.

Triển khai giải pháp giám sát là một quá trình phức tạp hơn việc chọn giải pháp mạnh nhất trên thị trường và đưa nó vào máy tính của nhân viên. Chúng tôi đề xuất một quá trình từng bước cẩn thận bao gồm một số bước.

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng việc xác định các vấn đề kinh doanh cụ thể mà bạn mong muốn giải quyết bằng việc giám sát. Chúng là gì: bảo mật, hiệu suất, tuân thủ hay sự kết hợp của chúng? Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ quyết định những tính năng bạn nên tìm kiếm ở một giải pháp giám sát.

Khi khám phá các công cụ giám sát, bạn nên lưu ý một số yếu tố quan trọng. Đầu tiên là tính năng của phần mềm. Đánh giá các khả năng được cung cấp, chẳng hạn như theo dõi hoạt động, giám sát email, theo dõi truyền tệp, v.v. Hãy chọn những khả năng phù hợp với nhu cầu đã xác định của bạn và được pháp luật cho phép ở California.

Dễ sử dụng và tích hợp là những yếu tố quan trọng như nhau. Sự lựa chọn hoàn hảo là phần mềm thân thiện với người dùng, tích hợp hoàn hảo với hệ thống và cơ sở hạ tầng CNTT hiện có của bạn.

Ngoài ra, bạn có thể muốn tìm kiếm phần mềm có khả năng tùy biến cao. Nó sẽ cho phép bạn thay đổi cài đặt giám sát và áp dụng chúng riêng lẻ cho các vai trò, phòng ban hoặc nhân viên cụ thể. Cách tiếp cận như vậy sẽ giúp bạn có được những hiểu biết có giá trị đồng thời giảm thiểu việc thu thập dữ liệu và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

Một yếu tố quan trọng khác là khả năng mở rộng. Doanh nghiệp của bạn phát triển và giải pháp giám sát của bạn sẽ có thể phát triển cùng với nó.

Cuối cùng là nghiên cứu danh tiếng nhà cung cấp. Vì bạn sẽ thu thập thông tin có thể nhạy cảm nên nhà cung cấp phần mềm của bạn phải có danh tiếng đáng tin cậy, chứng chỉ bảo mật và giao thức bảo vệ dữ liệu mạnh mẽ.

Việc triển khai đột ngột phần mềm giám sát trên toàn công ty có thể tiết lộ những vấn đề không thể đoán trước và những điểm nghẽn khó giải quyết trên quy mô như vậy. Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với một chương trình thí điểm liên quan đến một bộ phận hoặc một nhóm nhân viên. Điều này cho phép bạn kiểm tra phần mềm, đánh giá tính hiệu quả của nó, thu thập phản hồi và phát hiện các sự cố không mong muốn.

Sau khi kết thúc giai đoạn thử nghiệm và thực hiện các điều chỉnh cần thiết cho phần mềm, bạn sẽ triển khai nó cho toàn công ty.

Triển khai hiệu quả phần mềm giám sát nhân viên không chỉ là cài đặt và khắc phục các sự cố kỹ thuật mà còn đào tạo người quản lý và nhân viên về cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Khóa đào tạo này phải dạy cho người quản lý cách sử dụng phần mềm, giải thích các báo cáo của phần mềm, tuân thủ các chính sách giám sát của công ty và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra.

Đối với nhân viên, họ nên hiểu những gì đang được theo dõi, dữ liệu sẽ được sử dụng như thế nào, chính sách giám sát của công ty là gì và trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào mà họ có thể có.

Việc triển khai giải pháp giám sát nhân viên không phải là quá trình một lần. Các quy định về quyền riêng tư thay đổi, phần mềm phát triển các tính năng mới và mục tiêu giám sát của bạn có thể phát triển theo thời gian. Đó là lý do tại sao việc thường xuyên xem xét các chính sách và thực tiễn giám sát của công ty là rất quan trọng để luôn tuân thủ và đảm bảo chúng vẫn phù hợp với mục tiêu của bạn.

Các quy định của California rất nghiêm ngặt về quyền riêng tư cá nhân. Với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý muốn sử dụng giải pháp giám sát nhân viên, bạn nên tìm kiếm sự cân bằng giữa lợi ích hợp pháp của tổ chức và việc tuân thủ luật pháp hiện hành. Sự cân bằng này nằm ở kiến ​​thức vững chắc về các quy định về quyền riêng tư, các biện pháp thực hành minh bạch, chính đáng và phù hợp cũng như lựa chọn cẩn thận phần mềm giám sát.