Phần mềm giám sát nhân viên Delaware: Xử lý dữ liệu bí mật trong các công ty tài chính

Các công ty tài chính không chỉ xử lý vốn mà còn xử lý khối lượng lớn dữ liệu nhạy cảm, từ việc thực hiện giao dịch và danh mục khách hàng đến các thông tin liên lạc email bí mật. Việc bảo mật dữ liệu này là một yêu cầu tuân thủ quan trọng và là một yêu cầu bắt buộc trong quản lý rủi ro. Phần mềm giám sát nhân viên là một trong những phương pháp tốt nhất để bảo vệ thông tin bí mật, nhưng làm thế nào để lựa chọn và triển khai nó?

Thành công đòi hỏi một chiến lược cẩn thận gồm hai phần. Thứ nhất, bạn phải chọn phần mềm toàn diện với khả năng bảo mật mạnh mẽ, đạt chuẩn ngân hàng để bảo vệ dữ liệu giám sát. Thứ hai, bạn nên giám sát hoạt động của nhân viên theo luật bảo mật của liên bang và Delaware. Một hệ thống bảo mật dữ liệu hiệu quả sẽ bảo vệ khách hàng, công ty và danh tiếng của bạn; một hệ thống sai lầm có thể dẫn đến hậu quả thảm khốc.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét các yêu cầu kỹ thuật đối với phần mềm giám sát nhân viên trong các công ty tài chính, bối cảnh pháp lý và vạch ra lộ trình triển khai giám sát trong một công ty tài chính.

Việc giám sát nhân viên có thể trở nên khó khăn nếu thực hiện thiếu cẩn thận. Hoạt động giám sát của bạn cần có nền tảng pháp lý vững chắc. Trước khi bắt đầu lựa chọn phần mềm theo dõi và cân nhắc các phương pháp, bạn cần hiểu rõ luật liên bang và luật địa phương Delaware về quản lý hoạt động giám sát.

Các cơ quan liên bang như Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch (SEC) và Cơ quan Quản lý Ngành Tài chính (FINRA) thiết lập các tiêu chuẩn và quy tắc để xử lý dữ liệu khách hàng nhạy cảm trong các công ty tài chính.

Theo Quy tắc 3110 của FINRA (Giám sát), bạn phải triển khai và duy trì các hệ thống để giám sát hoạt động của nhân viên, bao gồm các kênh truyền thông kỹ thuật số hiện đại như Slack, Teams hoặc email.

Bạn không thể đáp ứng yêu cầu này một cách đáng tin cậy nếu không có khả năng giám sát các kênh đó. Trong trường hợp này, phần mềm giám sát là một nhu cầu thiết thực để hoàn thành nhiệm vụ giám sát của bạn. Với phần mềm này, bạn có thể giám sát các hoạt động truyền thông nội bộ và tương tác với khách hàng, đồng thời có được dữ liệu kiểm toán mà các cơ quan quản lý mong đợi. FINRA cũng thực thi việc lưu trữ hồ sơ thông qua Quy tắc 4511

và các yêu cầu về truyền thông công cộng theo Quy tắc 2210, khiến việc giám sát và lưu giữ trở thành những phần không thể tách rời của việc tuân thủ.

Theo Quy tắc 17a-4 của SEC (Lưu trữ hồ sơ) [17 C.F.R. § 240.17a-4], bạn phải ghi lại, lưu giữ và bảo quản các hồ sơ kinh doanh quan trọng, bao gồm cả thông tin liên lạc điện tử, ở định dạng không thể ghi đè hoặc xóa. Điều này thường được gọi là tuân thủ WORM. Các nhà môi giới-đại lý phải có khả năng truy xuất hồ sơ trong vòng 24 giờ và lưu giữ chúng trong ba đến sáu năm, tùy thuộc vào loại hồ sơ.

Các hành động thực thi pháp luật gần đây của SEC đã phạt hàng chục công ty vì không ghi lại đúng cách các thông tin liên lạc điện tử trên thiết bị cá nhân và các ứng dụng ngoài kênh như WhatsApp, iMessage hoặc Signal. Việc làm sai điều này sẽ phải chịu mức phạt rất cao, với hơn 600 triệu đô la tiền phạt trong các vụ việc lưu trữ hồ sơ chỉ riêng trong năm 2024.

Quy tắc Bảo vệ của Đạo luật Gramm-Leach-Bliley (GLBA) [16 C.F.R. Phần 314] bắt buộc bạn phải bảo vệ tính bảo mật và bí mật của thông tin cá nhân không công khai (NPI) của khách hàng. Các bản cập nhật năm 2023 yêu cầu các tổ chức tài chính phải thực hiện giám sát liên tục hoặc kiểm tra xâm nhập hàng năm và đánh giá lỗ hổng hai năm một lần. Phần mềm giám sát nhân viên là một công cụ tuân thủ tuyệt vời, vì nó giúp phát hiện rò rỉ vô tình, hành vi rủi ro, truy cập trái phép và sử dụng sai mục đích dữ liệu khách hàng.

Quy định S-P [17 C.F.R. Phần 248] của SEC đã được sửa đổi vào năm 2024, yêu cầu các công ty tài chính thiết lập các chương trình ứng phó sự cố và quy trình thông báo vi phạm trong vòng 72 giờ đối với hành vi truy cập trái phép vào dữ liệu khách hàng. Lý tưởng nhất là giải pháp giám sát của bạn nên được tích hợp vào các chương trình này để đảm bảo xác định và ngăn chặn kịp thời các vi phạm tiềm ẩn.

Đạo luật Bảo mật Truyền thông Điện tử (ECPA) nói chung cấm việc chặn thông tin liên lạc nhưng có hai ngoại lệ chính: (1) việc giám sát của người sử dụng lao động với sự đồng ý rõ ràng, có thông tin đầy đủ (thường được lấy khi tuyển dụng và được ghi lại trong sổ tay nhân viên), và (2) việc giám sát trong quá trình kinh doanh thông thường cho các mục đích kinh doanh hợp pháp, chẳng hạn như giám sát tuân thủ hoặc an ninh. Quy tắc thông báo của Delaware được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ việc tuân thủ ECPA.

Các quy định liên bang tạo nên nền tảng, nhưng Delaware bổ sung thêm một lớp quan trọng. Theo Mục 19, Chương 7, Mục 705 của Bộ luật Delaware [Del. Code tit. 19, § 705], các chủ lao động tư nhân phải thông báo bằng văn bản hoặc điện tử cho nhân viên trước khi theo dõi hoặc chặn việc sử dụng điện thoại, email hoặc internet. Bạn có thể:

• Phát hành thông báo một lần khi tuyển dụng (bằng văn bản hoặc điện tử), thông báo này phải được nhân viên xác nhận, hoặc
• Cung cấp thông báo hàng ngày mỗi khi nhân viên truy cập email hoặc internet của công ty, mặc dù hầu hết các công ty đều sử dụng hệ thống thông báo và xác nhận ban đầu cố định.

Thông báo phải mô tả các loại hình giám sát được thực hiện và không chỉ đơn thuần là thông lệ tốt nhất - mà là bắt buộc. Luật này không cấm giám sát, cũng không yêu cầu thông báo lặp lại đối với hoạt động giám sát dựa trên chính sách đang diễn ra, nhưng cấm mọi hành vi theo dõi bí mật. Giám sát để bảo trì hệ thống hoặc khối lượng công việc (ví dụ: bảo vệ mạng, không phải giám sát cá nhân) được miễn trừ, nhưng việc xem xét có mục tiêu đối với hoạt động của từng nhân viên luôn cần thông báo.

Luật của Delaware xếp bang này vào nhóm nhỏ các tiểu bang (cùng với New York và Connecticut) thực thi minh bạch giám sát điện tử. Vi phạm sẽ bị phạt dân sự 100 đô la mỗi vụ, vì vậy việc quản lý chính sách chặt chẽ là rất cần thiết.

Việc tạo ra chính sách giám sát nhân viên tuân thủ cho một công ty tài chính ở Delaware có nghĩa là tích hợp các yêu cầu của liên bang và tiểu bang vào khuôn khổ quản trị nội bộ của bạn.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Chỉ định thiết bị và kênh truyền thông nào được bảo vệ. Thông thường, đó là máy tính, điện thoại và mạng nội bộ của công ty.
• Phác thảo ai có quyền truy cập vào dữ liệu đã thu thập, thời gian lưu trữ (theo thời hạn lưu giữ của SEC) và quy trình xem xét dữ liệu. Quyền truy cập dữ liệu phải tuân thủ nguyên tắc đặc quyền tối thiểu và việc lưu giữ phải tuân thủ tiêu chuẩn tối thiểu hóa trong các quy tắc GLBA và SEC.
• Bao gồm tuyên bố về quyền riêng tư thể hiện sự tuân thủ các yêu cầu về ứng phó sự cố và thông báo vi phạm của Quy định S-P. Việc tuân thủ quy định thông báo bằng văn bản của Delaware, bao gồm bản sao chính sách giám sát và xác nhận của nhân viên trong hồ sơ, là bắt buộc.

Việc xây dựng chính sách này có thể mất thời gian, nhưng đây là điều kiện cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn tuân thủ của liên bang và tiểu bang. Bên cạnh đó, chính sách này còn thúc đẩy tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và văn hóa chú trọng bảo mật, được cả nhân viên và cơ quan quản lý tin tưởng.

Việc giám sát nhân viên tạo ra một nghịch lý. Bạn triển khai phần mềm giám sát để tăng cường bảo mật, nhưng đồng thời, bạn lại tạo ra một luồng dữ liệu mới, tập trung và cực kỳ nhạy cảm. Luồng dữ liệu này không chỉ chứa bằng chứng tiềm ẩn về hành vi sai trái, mà còn thường chứa cả NPI của khách hàng, bí mật thương mại và các kế hoạch chiến lược mà bạn đang cố gắng bảo vệ. Nếu những nhật ký giám sát này bị rò rỉ, thiệt hại có thể thảm khốc như chính việc rò rỉ dữ liệu mật của công ty.

Phần mềm giám sát bạn chọn phải có các công cụ bảo mật tích hợp để bảo vệ dữ liệu được thu thập. Vậy, cần lưu ý điều gì khi chọn một công cụ giám sát?

Dữ liệu dễ bị tấn công khi di chuyển và khi lưu trữ. Một phần mềm theo dõi tốt sẽ xử lý được cả hai trạng thái đó.

Mã hóa trong quá trình truyền tải bảo vệ thông tin khi nó di chuyển từ thiết bị của nhân viên đến máy chủ của công ty hoặc nhà cung cấp phần mềm. Tiêu chuẩn vàng ở đây là TLS 1.2 trở lên. Đây cũng là giao thức bảo mật bảo vệ các phiên giao dịch ngân hàng trực tuyến của bạn. Nếu phần mềm giám sát bạn chọn sử dụng TLS, bạn có thể chắc chắn rằng dữ liệu sẽ được mã hóa trong suốt quá trình truyền tải và không bị tin tặc tấn công.

Khi dữ liệu đến cơ sở dữ liệu, nó cũng phải được bảo vệ. Tiêu chuẩn công nghiệp lý tưởng mà bạn nên tìm kiếm là mã hóa AES-256. Loại mã hóa này được các tổ chức tài chính và chính phủ trên toàn thế giới sử dụng để bảo vệ những thông tin giá trị nhất. Ngay cả khi kẻ gian xâm nhập vào cơ sở dữ liệu lưu trữ hoặc đánh cắp máy chủ, chúng cũng sẽ chỉ nhận được một mớ hỗn độn được mã hóa, không thể đọc được mà không có khóa duy nhất.

Việc kiểm soát người có thể truy cập dữ liệu giám sát cũng quan trọng như việc bảo vệ dữ liệu. Dưới đây là những gì phần mềm giám sát của bạn nên có.

Kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Xác thực đa yếu tố (MFA)

Chỉ riêng mật khẩu có thể không đủ để bảo vệ những dữ liệu nhạy cảm như vậy. MFA (Mật khẩu đa yếu tố) là lớp xác minh thứ hai; thường là mã SMS dùng một lần hoặc ứng dụng xác thực. Bất kể tính đơn giản của nó, nó giúp giảm đáng kể nguy cơ bị xâm phạm, ngay cả khi mật khẩu bị lộ. MFA nên là một quy tắc bất di bất dịch cho nền tảng giám sát của bạn.

Hãy cùng đi từ lý thuyết đến thực hành. Bạn nên bắt đầu từ đâu nếu muốn triển khai hệ thống giám sát nhân viên tại công ty tài chính của mình?

Đánh giá rủi ro nội bộ

Hãy suy nghĩ về những điểm yếu lớn nhất của bạn. Đó có phải là rủi ro giao dịch nội gián? Rò rỉ dữ liệu vô tình từ một nhân viên có thiện chí? Hay trộm cắp tài sản trí tuệ? Hãy giải quyết những rủi ro thực tế này cùng với các yêu cầu pháp lý trong hoạt động giám sát tương lai của bạn.

Một chính sách giám sát rõ ràng

Bạn còn nhớ yêu cầu thông báo của Delaware chứ? Hãy xây dựng một chính sách giám sát rõ ràng, toàn diện, bao gồm những nội dung cần giám sát, lý do và cách thức giám sát. Trình bày chính sách này cho nhóm của bạn, coi đó là biện pháp bảo vệ công ty, khách hàng và công việc của họ khỏi các mối đe dọa an ninh và sai sót trong quy định. Nhân viên nên ký vào văn bản này.

Danh sách kiểm tra tuân thủ và bảo mật

Khi bạn bắt đầu nói chuyện với các nhà cung cấp phần mềm, hãy chuẩn bị những câu hỏi trực tiếp không chỉ về các tính năng của sản phẩm mà còn về cam kết của họ đối với các nhu cầu về quy định.

Ví dụ, bạn có thể hỏi:

• Bạn có cung cấp Kiểm soát Truy cập Dựa trên Vai trò không? Chúng là gì?
• Mô tả các tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu của bạn cho cả dữ liệu đang truyền và dữ liệu ở trạng thái tĩnh.
• Bạn có thể cung cấp chứng chỉ bảo mật của mình không?

Một nhà cung cấp có uy tín sẽ có câu trả lời rõ ràng và tự tin cho những câu hỏi này.

An ninh hơn giám sát

Cách nhân viên của bạn nhìn nhận việc giám sát phụ thuộc vào cách bạn định vị nó trong công ty. Mục tiêu là tạo ra một môi trường an toàn, nơi nhân viên có thể làm việc hiệu quả nhất và biết rằng dữ liệu của họ, dữ liệu khách hàng và tài sản của công ty được bảo vệ. Hãy coi phần mềm giám sát là một công cụ cần thiết để đảm bảo tính tuân thủ, tính trung thực và bảo mật trong một ngành công nghiệp có rủi ro cao.

Bằng cách thực hiện những bước minh bạch và thận trọng này, bạn không chỉ đơn thuần cài đặt phần mềm. Bạn đang triển khai một tài sản chiến lược - một tài sản giúp xây dựng một công ty kiên cường, tuân thủ và đáng tin cậy hơn.