Nghiên cứu điển hình: Vai trò của CleverControl trong việc nâng cao hiệu quả cộng tác nhóm từ xa

Các công ty hiện đại phát triển mạnh mẽ nhờ tính linh hoạt, và đối với khách hàng của CleverControl, một công ty phát triển phần mềm nhỏ có trụ sở tại Hoa Kỳ, điều đó đồng nghĩa với việc chuyển đổi sang mô hình làm việc hoàn toàn từ xa. Công ty đã tuyển dụng 32 nhà phát triển, kiểm thử viên và quản lý dự án trải rộng trên nhiều múi giờ khác nhau, nên sự linh hoạt này là một lợi thế. Nhưng trên thực tế, mọi thứ không diễn ra suôn sẻ như vẻ bề ngoài.

Nhóm đã có sẵn các công cụ thông thường: Jira cho các tác vụ, chat nội bộ để nhắn tin, và nhiều công cụ khác. Nhưng vẫn còn thiếu một điều gì đó. Các trưởng dự án chỉ nắm được một cách mơ hồ về quy trình làm việc. Ai đang gặp khó khăn ở khâu nào? Tại sao một số sprint bị chậm tiến độ? Và tại sao một số thành viên trong nhóm dường như bị quá tải trong khi những người khác lại có thời gian chết?

Họ không phải đang đối phó với sự lười biếng - mà là với sự vô hình. Đó là lúc CleverControl phát huy tác dụng. Nó không nhằm mục đích giám sát nhóm của họ, mà là để cuối cùng xem xét công việc được thực hiện như thế nào và cải thiện sự hợp tác của nhóm làm việc từ xa.

Việc triển khai phần mềm giám sát có thể phản tác dụng nhanh chóng nếu nó mang lại cảm giác như đang theo dõi. Vì vậy, thay vì lặng lẽ bật công tắc, ban lãnh đạo công ty đã có một cuộc trò chuyện cởi mở với toàn bộ nhân viên.

"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."

Ban quản lý đã nêu rõ những dữ liệu nào sẽ được thu thập: mức độ sử dụng ứng dụng, thời gian sử dụng công cụ làm việc, ảnh chụp màn hình định kỳ và thời gian hoạt động/nghỉ ngơi. Họ cũng nêu rõ: không ghi lại thao tác bàn phím và không theo dõi ẩn. Và quan trọng hơn, nhân viên cũng có thể xem dữ liệu của chính mình.

Sự minh bạch đó đã thay đổi cuộc chơi. Thay vì bị nghi ngờ, họ đã được chấp nhận.

Khi dữ liệu bắt đầu được truyền đi, không mất nhiều thời gian để phát hiện ra những mô hình trước đây vốn vô hình.

1. Giao tiếp đang đi theo vòng tròn

   Công ty cho rằng hệ thống nhắn tin nội bộ là giải pháp tối ưu cho mọi thứ liên quan đến dự án, nhưng hóa ra rất nhiều cập nhật nhiệm vụ vẫn được thực hiện qua email. Tệ hơn nữa, các quản lý dự án liên tục phải chuyển đổi giữa Jira và email, bỏ lỡ các bản cập nhật và làm việc trùng lặp. Kết quả là, việc cộng tác nhóm từ xa trở nên kém hiệu quả và chậm trễ.

   Giải pháp: Ban quản lý đã đặt ra quy tắc rõ ràng - mọi trao đổi liên quan đến công việc đều được lưu trữ trong Jira. Hệ thống tin nhắn nội bộ dành cho các câu hỏi nhanh và cập nhật thông tin cho nhóm. Đơn giản nhưng hiệu quả, giảm thiểu tiếng ồn và giúp việc bàn giao công việc diễn ra suôn sẻ hơn.

2. Các công cụ đang bị lãng phí (và phân bổ sai)

   Một số nhóm có giấy phép cho các công cụ phát triển đắt tiền mà họ hiếm khi sử dụng, trong khi những nhóm khác phải chờ hàng tuần mới được cấp quyền truy cập. Vai trò của CleverControl là thu thập báo cáo về việc sử dụng ứng dụng và trang web. Vấn đề không phải là ngân sách - mà là khả năng hiển thị.

   Giải pháp: Với báo cáo sử dụng của CleverControl, bộ phận CNTT có thể biết ai thực sự cần gì. Họ phân bổ lại giấy phép dựa trên mức sử dụng thực tế, chứ không phải dựa trên giả định.

3. Các nhà phát triển cấp cao đang làm công việc của cấp dưới

   Dữ liệu cho thấy các nhà phát triển hàng đầu đã dành hàng giờ để trả lời các câu hỏi hỗ trợ thông thường - thời gian mà họ đáng lẽ phải dành cho kiến trúc phức tạp và đánh giá mã.

   Giải pháp: Họ tạo ra một vai trò hỗ trợ luân phiên cho các thành viên nhóm mới. Điều này giúp các nhà phát triển cấp cao rảnh tay hơn và cho các thành viên mới cơ hội trải nghiệm thực tế. Mọi người đều phát triển, sự hợp tác nhóm từ xa được cải thiện và các dự án được triển khai nhanh hơn.

4. Những phương pháp hay nhất đang ẩn mình ngay trước mắt

   Một nhóm luôn hoàn thành công việc trước thời hạn. Khi phân tích dữ liệu, họ phát hiện những nhóm này sử dụng một bộ tài liệu nội bộ và tài nguyên của bên thứ ba cụ thể nhiều hơn những nhóm khác.

   Giải pháp: Họ không giữ bí mật đó cho riêng mình. Họ đã cập nhật wiki nội bộ, tổ chức một vài buổi đào tạo ngắn và chia sẻ cẩm nang với toàn công ty. Đột nhiên, các phương pháp hay nhất trở thành thông lệ chung.

Các dự án bắt đầu tiến triển nhanh hơn, và việc lập kế hoạch nguồn lực cũng hiệu quả hơn. Nhưng những thành công sâu sắc hơn lại đến từ văn hóa:

• Giao tiếp trở nên rõ ràng hơn - ít bỏ lỡ thông tin cập nhật hơn, ít thất vọng hơn.

• Khối lượng công việc được phân bổ công bằng hơn - người quản lý có thể phát hiện ra sự mất cân bằng trước khi kiệt sức.

• Sự hợp tác giữa các nhóm từ xa trở nên có chủ đích hơn - vì họ thấy được tiến độ công việc nên họ có thể định hình được tiến độ đó.

• Tinh thần đồng đội được cải thiện - mọi người cảm thấy được hỗ trợ chứ không phải bị theo dõi.

Vai trò của CleverControl rất quan trọng. Mặc dù không thay thế các công cụ hiện có, nhưng nó đã giúp chúng hoạt động tốt hơn. Nó mang lại cho công ty cái nhìn sâu sắc cần thiết để ngừng phỏng đoán và bắt đầu tối ưu hóa - không phải bằng cách kiểm soát nhân viên, mà bằng cách hiểu rõ quy trình làm việc của họ.

Đối với một phần mềm xây dựng nhóm từ xa dành cho khách hàng trên toàn thế giới, sự rõ ràng đó không chỉ là một lợi thế, mà còn là sự khác biệt giữa việc tồn tại và thực sự phát triển trong môi trường làm việc từ xa.