CleverControl dành cho nhân viên làm việc từ xa: Chìa khóa để quản lý nhóm minh bạch

Cách chúng ta làm việc đã thay đổi. Làm việc từ xa, từng là một phần thưởng hấp dẫn mà ít người được hưởng, đã trở thành một phần quan trọng trong cách các công ty hoạt động. Hãy xem xét điều này: 3 trong số 10 nhân viên toàn thời gian hiện làm việc hoàn toàn từ xa và hơn một nửa có các thỏa thuận kết hợp. Chỉ riêng từ năm 2019 đến năm 2021, số lượng người làm việc từ xa đã tăng gấp ba lần, với dự báo cho thấy Hoa Kỳ sẽ có 36,2 triệu nhân viên làm việc từ xa vào năm 2025 — tăng đáng kinh ngạc 417% so với mức trước đại dịch. Đối với những người hiện đại, các thỏa thuận làm việc linh hoạt đã trở nên quan trọng đến mức 23% nhân viên coi đó là lý do để ở lại hoặc nghỉ việc hiện tại. Và 76% thậm chí sẽ cân nhắc nghỉ việc nếu sếp của họ tước đi cơ hội làm việc từ xa. Vì vậy, tính linh hoạt từ xa không còn là một phần thưởng hay một thử nghiệm nữa - đó là hiện thực và các doanh nghiệp phải thích nghi với nó nếu họ muốn giữ chân nhân viên của mình.

Nhưng đây mới là lúc mọi chuyện trở nên khó khăn. Làm thế nào để kiểm tra năng suất khi nhân viên có thể ở một thành phố, quốc gia, hay thậm chí một châu lục khác? Làm thế nào để đảm bảo trách nhiệm của nhóm? Làm thế nào để đảm bảo an toàn cho dữ liệu mật khi nhân viên sử dụng hàng chục mạng lưới và thiết bị cá nhân cho công việc? Làm thế nào để không biến việc kiểm soát thành quản lý vi mô?

CleverControl, một giải pháp giám sát nhân viên mạnh mẽ và toàn diện, được thiết kế để giải quyết những thách thức này và nhiều thách thức khác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá cách CleverControl có thể giúp bạn theo dõi năng suất, duy trì trách nhiệm giải trình và cải thiện bảo mật dữ liệu trong khi vẫn tôn trọng ranh giới cá nhân của nhân viên.

Giám sát thường gắn liền với việc do thám và đo lường số phút nhân viên dành cho giờ nghỉ giải lao. Và nếu rơi vào tay kẻ xấu, điều này có thể đúng. Tuy nhiên, việc giám sát nhân viên được triển khai đúng cách không chỉ đơn thuần là do thám. Nó trở thành một cách để kiểm tra quy trình làm việc, nhận biết các rào cản và rủi ro tiềm ẩn, phát hiện các mô hình hiệu quả và loại bỏ những mô hình kém hiệu quả khi các tương tác văn phòng và kiểm tra thông thường biến mất trong môi trường làm việc từ xa.

Các công cụ giám sát như CleverControl được thiết kế để thu hẹp khoảng cách giữa quản lý và các nhóm làm việc phân tán. Tuy nhiên, cầu nối này chỉ vững chắc nếu được xây dựng trên nền tảng minh bạch và kỳ vọng rõ ràng. Các tổ chức có thể đạt được sự hiểu biết lẫn nhau về chủ đề giám sát gây tranh cãi này nếu họ cởi mở và rõ ràng về việc theo dõi liên tục, mục đích của nó và kết quả họ mong đợi từ nhân viên.

CleverControl cung cấp một bộ tính năng toàn diện, khi được sử dụng một cách khôn ngoan, sẽ cho phép các công ty vượt qua những thách thức khi quản lý các nhóm làm việc phân tán.

Về cơ bản, CleverControl làm rõ cách sử dụng thời gian. Nhóm của bạn có thực sự tập trung vào công việc không?

Đầu tiên, phần mềm theo dõi việc sử dụng ứng dụng và trang web, cung cấp cái nhìn chi tiết về hoạt động của nhân viên. Báo cáo giúp phân biệt hoạt động nào hiệu quả, hoạt động nào có thể gây mất tập trung, và thời gian dành cho từng hoạt động.

Ví dụ, bạn có thể bất ngờ nhận thấy sự giảm tập trung vào một số thời điểm nhất định trong ngày hoặc phát hiện ra các nguồn lực chưa được sử dụng hết. Thông tin chi tiết từ báo cáo hoạt động sẽ cải thiện việc đánh giá năng suất, giúp phản hồi cụ thể và dễ thực hiện hơn, xác định nhu cầu đào tạo và thậm chí dẫn đến việc điều chỉnh khối lượng công việc.

Các tính năng hữu ích tiếp theo là ảnh chụp màn hình và phát trực tiếp màn hình của nhân viên. Một bức ảnh thực sự có thể nói lên rất nhiều điều. Ảnh chụp màn hình cung cấp bối cảnh trực quan cho nhật ký hoạt động, trong khi việc xem trực tiếp màn hình cho phép kiểm tra nhanh công việc đang diễn ra mà không làm phiền nhân viên.

Ảnh chụp màn hình và phát trực tiếp màn hình không nhằm mục đích bắt quả tang mọi người đang làm những việc không liên quan đến công việc. Chúng chủ yếu nhằm mục đích hiểu rõ tiến độ công việc, hỗ trợ khắc phục sự cố hoặc xác nhận các mốc quan trọng đã đạt được. Tất nhiên, điều quan trọng là phải sử dụng các tính năng này một cách có trách nhiệm: chỉ nên chụp ảnh màn hình trong giờ làm việc để bảo vệ quyền riêng tư.

Cuối cùng, có tính năng theo dõi hoạt động. CleverControl ghi lại các khoảng thời gian hoạt động và không hoạt động, sau đó hiển thị chúng dưới dạng nhật ký hoặc biểu đồ tiện lợi. Dữ liệu này cho phép xác định giờ làm việc năng suất cao nhất và lập kế hoạch công việc phù hợp.

Giao tiếp hiệu quả và mang tính xây dựng là yếu tố thiết yếu cho làm việc nhóm, nhưng trong môi trường làm việc từ xa, điều này còn quan trọng hơn gấp mười lần. Và đừng quên giao tiếp với khách hàng. Nhân viên làm việc trực tiếp với khách hàng chính là bộ mặt của công ty. Cách nhân viên giải quyết yêu cầu, thái độ lịch sự và việc tuân thủ các tiêu chuẩn giao tiếp chính là cách khách hàng nhìn nhận công ty. Đó là nền tảng cho niềm tin của họ.

Các tính năng giám sát của CleverControl giúp đảm bảo giao tiếp luôn hiệu quả và khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất.

Giám sát trò chuyện và email giúp đảm bảo mọi tương tác kỹ thuật số đều được duy trì chuyên nghiệp. Nó cũng có thể giúp phát hiện các vấn đề giao tiếp trong nhóm hoặc ghi lại các mối đe dọa bảo mật tiềm ẩn như tệp đáng ngờ hoặc chia sẻ dữ liệu công ty trái phép.

Tiện ích ghi âm cuộc gọi giúp duy trì tính chuyên nghiệp và năng suất trong các cuộc gọi được thực hiện thông qua các ứng dụng phổ biến như WhatsApp, Zoom, Discord và một số ứng dụng khác.

Việc theo dõi thời gian có thể khó khăn trong môi trường làm việc từ xa, nhưng lại rất quan trọng để đảm bảo tính công bằng, trách nhiệm giải trình, tính toán chính xác cho khách hàng và tính lương chính xác. Nó đảm bảo thời gian của mọi người được ghi lại chính xác, giúp phát hiện những trường hợp vắng mặt, hoặc những người bắt đầu làm việc muộn hoặc kết thúc sớm. Bên cạnh đó, bạn có thể phát hiện những nhân viên làm việc quá sức và có nguy cơ kiệt sức.

Theo dõi thời gian tạo ra một hệ thống công bằng, trong đó mỗi giờ đều có giá trị và được ghi nhận.

CleverControl không chỉ dành cho các nhà quản lý mà còn có thể giúp nhân viên kiểm soát năng suất của mình.

Một tính năng nổi bật của CleverControl là Tự giám sát: một bảng điều khiển được cá nhân hóa dành cho mỗi nhân viên. Bảng điều khiển này cho phép họ xem chính xác dữ liệu nào đang được thu thập và hiệu suất của họ. Nhân viên có thể tìm hiểu về mô hình làm việc của mình, khám phá giờ làm việc hiệu quả nhất và xem xét những điểm cần cải thiện. Tính năng này biến việc giám sát thành một công cụ phát triển cá nhân thay vì chỉ là một yêu cầu quản lý.

Sức mạnh thực sự của CleverControl phụ thuộc vào cách nó được giới thiệu và sử dụng.

Không thể nhấn mạnh đủ về điểm này - sự trung thực có giá trị rất lớn.

1. Thảo luận trước khi triển khai: Đảm bảo mọi người đều biết về phần mềm trước khi bật. Không ai thích sự bất ngờ khi giám sát.
2. Giải thích "Lý do": Hãy thẳng thắn về lý do bạn sử dụng giám sát. Có phải để hiểu rõ hơn về năng suất? Để phân bổ công việc một cách công bằng? Để đảm bảo an toàn? Hãy nhấn mạnh những mục tiêu này và giải thích rằng giám sát không phải là hình phạt.
3. Xác định rõ ràng các chính sách: Giải thích chính xác những gì sẽ được theo dõi, khi nào và cách thức sử dụng dữ liệu. Ai có quyền truy cập? Dữ liệu sẽ được lưu giữ trong bao lâu? Việc mơ hồ ở đây có thể nhanh chóng làm tổn hại đến lòng tin.

Dữ liệu phải hướng dẫn quyết định chứ không phải là nguyên nhân gây ra sự chỉ trích.

1. Tìm kiếm xu hướng: Sử dụng dữ liệu để tìm ra các mô hình trong toàn bộ nhóm. Có những lúc năng suất giảm sút liên tục không? Một số công cụ dường như giúp tăng hiệu suất? Các xu hướng được phát hiện có thể giúp cải thiện cách thức thực hiện công việc, cung cấp hỗ trợ có mục tiêu hoặc xem xét lại cách thức cấu trúc dự án.
2. Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn: Theo dõi dữ liệu là điểm khởi đầu tuyệt vời cho cuộc trò chuyện hỗ trợ với những nhân viên đang gặp khó khăn.

Quyền riêng tư là tối quan trọng, đặc biệt nếu nhân viên sử dụng thiết bị cá nhân.

1. Chỉ giám sát trong giờ làm việc: CleverControl có nút bắt đầu/dừng hiển thị khi được cài đặt ở chế độ bình thường (không ẩn). Với nút này, nhân viên có thể kiểm soát thời điểm bắt đầu và kết thúc giám sát, dù là lúc bắt đầu ngày làm việc hay trong giờ nghỉ. Tính năng nhỏ này tạo nên sự khác biệt lớn trong việc duy trì sự tin tưởng và tách biệt công việc với cuộc sống cá nhân.
2. Thời gian cá nhân so với thời gian làm việc: Đặt ra kỳ vọng rõ ràng về việc sử dụng thiết bị của công ty cho mục đích cá nhân. Nếu được phép, hãy đảm bảo không theo dõi các hoạt động riêng tư của họ. Cách tiếp cận này củng cố ranh giới giữa công việc và gia đình.

Hãy để dữ liệu hỗ trợ cuộc trò chuyện, chứ không phải chi phối nó.

1. Vòng phản hồi: Sử dụng dữ liệu như một chủ đề thảo luận trong quá trình đánh giá. Hãy trình bày dữ liệu như một cách giúp nhân viên hiểu rõ thói quen làm việc của mình và tìm ra những điểm cần cải thiện.
2. Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến: Hãy để nhân viên tự xem lại dữ liệu của mình. Yêu cầu họ giải thích bất kỳ mô hình bất thường nào hoặc chia sẻ suy nghĩ của họ. Phương pháp hợp tác này xây dựng tinh thần trách nhiệm và tinh thần làm chủ.

Các phương pháp giám sát bạn chọn sử dụng có thể là bất hợp pháp tại khu vực của bạn. Vì vậy, trước khi bắt đầu theo dõi, hãy tìm hiểu kỹ luật về quyền riêng tư và lao động tại quốc gia và tiểu bang của bạn, đồng thời đảm bảo các phương pháp bạn chọn tuân thủ. Tốt hơn nữa, bạn có thể tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý và nhờ họ kiểm tra phương pháp của bạn.

Nhưng yêu cầu pháp lý không phải là tất cả. Đạo đức cũng quan trọng. Hãy đặt ra các tiêu chuẩn nội bộ về việc sử dụng dữ liệu có trách nhiệm và đảm bảo mọi việc bạn làm đều tôn trọng quyền cá nhân và giữ gìn phẩm giá.

Khi thực hiện đúng, CleverControl mang lại một số lợi ích.

Đầu tiên, bạn sẽ có cái nhìn rõ ràng hơn về cách thức hoàn thành công việc và có thể thực hiện các biện pháp để cải thiện quy trình. Bên cạnh đó, dữ liệu được thu thập bởi CleverControl giúp phân bổ nguồn lực tốt hơn, giúp phân bổ khối lượng công việc hiệu quả hơn và đảm bảo không ai cảm thấy quá tải hoặc không có việc gì để làm.

Mặc dù không phải là công cụ ngăn chặn rò rỉ dữ liệu hoàn chỉnh, CleverControl vẫn góp phần bảo mật dữ liệu nhạy cảm tốt hơn.

Tiếp theo, tính năng tự giám sát và kiểm soát thời điểm giám sát của CleverControl cho phép các công ty tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên, đặc biệt là trên các thiết bị cá nhân.

Và trên hết, cách tiếp cận cởi mở và trung thực này giúp xây dựng một nền văn hóa tin cậy mạnh mẽ, nơi kỳ vọng được rõ ràng, đóng góp được nhìn nhận và sự công bằng được ưu tiên hàng đầu.

CleverControl là một công cụ tuyệt vời để quản lý hiệu quả các nhóm làm việc phân tán. Nó cung cấp những thông tin chi tiết cần thiết để tinh chỉnh hoạt động, duy trì trách nhiệm giải trình và bảo vệ tài nguyên của công ty. Với các tính năng minh bạch tích hợp như tự giám sát và cài đặt do người dùng kiểm soát, CleverControl vượt ra ngoài phạm vi giám sát đơn thuần và trở thành một công cụ tôn trọng lẫn nhau và nâng cao hiệu quả. Tuy nhiên, mặc dù công nghệ cung cấp dữ liệu, nhưng thành công của lãnh đạo từ xa phụ thuộc vào giao tiếp tốt, khả năng lãnh đạo mạnh mẽ và cam kết thực sự trong việc xây dựng niềm tin.