CleverControl đã giúp tăng năng suất ở một công ty công nghệ như thế nào

CleverControl đã giúp tăng năng suất ở một công ty công nghệ như thế nào

Trộm cắp thời gian, thiếu trách nhiệm, mô hình làm việc không hiệu quả và việc trả lương cho những đồng nghiệp lười biếng hơn chỉ là một số vấn đề về năng suất đang gây khó khăn cho không gian làm việc hiện đại. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về hoạt động của nhân viên, xác định hoặc thậm chí ngăn chặn kịp thời những vấn đề này và tăng năng suất cho nhóm của bạn? Trong nghiên cứu điển hình CleverControl này, chúng ta sẽ khám phá cách một công ty công nghệ giải quyết những thách thức này và tăng năng suất bằng phần mềm giám sát nhân viên.

Thử thách

Khách hàng của chúng tôi là một công ty phát triển phần mềm cỡ trung đang phát triển nhanh chóng với 47 nhân viên. Công ty chuyên tạo ra các giải pháp phần mềm tùy chỉnh, bao gồm ứng dụng di động, nền tảng nội bộ công ty và hệ thống CRM cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Công ty khởi đầu là một công ty khởi nghiệp nhỏ và ban đầu dựa vào khả năng hiển thị trực tiếp làm phương pháp chính để quản lý hiệu suất và chấm công. Khi số lượng nhân viên tăng lên, người đứng đầu tổ chức không thể trực tiếp kiểm soát tất cả nhân viên và các quy trình.

Công ty phải đối mặt với những thách thức trong việc theo dõi thời gian làm việc, đo lường năng suất và khả năng hiển thị của dự án. Các phương pháp theo dõi thời gian truyền thống không đáng tin cậy. Nhân viên thường quên điền bảng chấm công đúng hạn và kết quả là cung cấp dữ liệu gần đúng, không chính xác. Hơn nữa, người đứng đầu thậm chí còn phát hiện ra nhiều trường hợp trộm cắp thời gian.

Việc quan sát quy trình làm việc thông qua sự giám sát và các cuộc họp nhóm thường xuyên cũng như trực tiếp tốn nhiều thời gian, chủ quan và không chính xác. Việc thiếu dữ liệu đáng tin cậy này đã cản trở việc ước tính dự án chính xác và gây khó khăn cho việc xác định các nhiệm vụ tốn thời gian.

Nhóm đã trễ thời hạn: khoảng 15% dự án vượt quá thời hạn ban đầu, khiến khách hàng không hài lòng và làm tổn hại đến danh tiếng của công ty. Thật khó để xác định lý do thực sự của những thất bại: quản lý kém, quy trình không hiệu quả hoặc năng suất cá nhân kém. Mỗi nhân viên đưa ra một góc nhìn khác nhau về vấn đề này.

Ngoài ra, người đứng đầu không có cách nào để giám sát trực tiếp 12 thành viên trong nhóm từ xa và không thể chỉ dựa vào báo cáo của họ. Anh ấy muốn có thêm khả năng hiển thị theo thời gian thực để xác định vấn đề ngay tại chỗ và đưa ra phản hồi kịp thời.

Cuối cùng, người đứng đầu tìm cách giảm bớt thời gian theo dõi năng suất và nhận được kết quả khách quan hơn.

Giải pháp

Để giải quyết những thách thức này, công ty quyết định dùng thử phần mềm giám sát nhân viên và chọn CleverControl. CleverControl tự động theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, điều này cho phép công ty loại bỏ hoàn toàn bảng chấm công. Các báo cáo giám sát cũng bao gồm các khoảng thời gian hoạt động và không hoạt động trong ngày, điều này có thể tiết lộ những người có thói quen lười biếng.

Tính năng Xem trực tiếp của CleverControl đã cung cấp cho người đứng đầu công ty khả năng hiển thị theo thời gian thực như mong muốn. Người đứng đầu có thể xem màn hình của bất kỳ nhân viên nào và xem công việc đang diễn ra ở giai đoạn nào trong ngày làm việc.

Báo cáo và số liệu thống kê hoạt động chi tiết trên các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất cho phép phân tích lượng thời gian nhân viên thực sự dành cho các nhiệm vụ công việc và những gì có thể được cải thiện.

kết quả

Kết quả giám sát đầu tiên không có gì đáng ngạc nhiên: hầu hết các thành viên trong nhóm đều thể hiện năng suất và mức độ gắn kết cao. Việc tăng năng suất là do chính việc giám sát. Biết rằng mọi hành động của họ đều được theo dõi, nhân viên ít có khả năng dành thời gian cho các hoạt động không hiệu quả hoặc không liên quan đến công việc.

Khi các nhân viên đã quen với việc giám sát, họ dần dần quay trở lại với mô hình làm việc thông thường của mình. Việc theo dõi các mô hình này cho kết quả thú vị hơn nhiều. Như vậy, với CleverControl, người đứng đầu đã bộc lộ một số điểm kém hiệu quả, ví dụ:

  • Một trong những nhà phát triển phần mềm sẽ dành hàng giờ để ghi chép tỉ mỉ từng nhiệm vụ nhỏ và tạo ra các báo cáo quá mức. Mặc dù việc ghi chép tài liệu rất quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm nhưng nhân viên đó đã tự quản lý vi mô đến mức cản trở tiến độ thực tế.

  • Một trong những người quản lý sẽ lên lịch nhiều cuộc họp về mọi vấn đề nhỏ. Mặc dù mục đích của anh ấy là cập nhật thông tin cho nhóm nhưng hầu hết các cuộc họp thường xuyên này đều không hiệu quả, tốn thời gian và làm hỏng quy trình làm việc trong ngày của các thành viên khác trong nhóm. Các báo cáo cho thấy thời gian không hoạt động, duyệt web cá nhân và các hoạt động kém hiệu quả hơn tăng 15% vào những ngày các thành viên trong nhóm phải tham dự một số cuộc họp như vậy.

Việc giám sát cũng giúp công ty tìm ra nguyên nhân dẫn đến thói quen làm việc kém hiệu quả của một số nhân viên:

  • Một trong những chuyên gia CNTT bị coi là người có thói quen lười biếng cho đến khi người quản lý phân tích báo cáo hoạt động của cô ấy. Hóa ra nhân viên đó đã dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc của mình để giúp đỡ đồng nghiệp hoặc hoàn thành nhiệm vụ mà họ giao cho cô ấy. Đương nhiên, cô ấy đã trễ thời hạn và không thể tập trung đúng mức vào trách nhiệm trực tiếp của mình.

  • Tính năng chấm điểm AI của CleverControl đã phát hiện một số nhân viên từ xa thực hiện rất ít hoạt động liên quan đến công việc và dành nhiều thời gian cho việc duyệt web cá nhân.

  • The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.

Việc xác định những điều này và một số điểm kém hiệu quả khác cho phép công ty nỗ lực loại bỏ chúng và tăng năng suất. Với tính năng theo dõi thời gian chính xác và giám sát theo thời gian thực, người quản lý có thể đánh giá thời hạn dự án chính xác hơn, từ đó có nhiều dự án và nhiệm vụ được giao đúng hạn hơn. Ngoài ra, họ có thể phân bổ lại một số nguồn lực và nhân viên, đảm bảo rằng đúng người đang làm đúng nhiệm vụ vào đúng thời điểm.

Công ty quyết định tận dụng tính năng tự giám sát. Nhân viên có thể truy cập và phân tích các báo cáo hoạt động của họ, điều này làm tăng trách nhiệm giải trình và tăng mức độ tương tác của họ lên 7%.

Theo kết quả giám sát, tỷ lệ bàn giao dự án đúng hạn đạt 96% trong vòng sáu tháng đầu triển khai. Ban quản lý cắt giảm các cuộc họp không cần thiết, chỉ để lại các cuộc họp kiểm tra hàng tuần và hàng tháng.

Nhìn chung, năng suất của công ty đã tăng 11% trong vòng sáu tháng kể từ khi triển khai.

Kết thúc

Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."

Nghiên cứu điển hình CleverControl này chứng minh rằng phần mềm đã giúp công ty cải thiện quy trình làm việc và thúc đẩy văn hóa minh bạch và trách nhiệm giải trình.

Bạn muốn tìm hiểu thêm về CleverControl? Ghé thăm trang sản phẩm hoặc liên hệ với chúng tôi.

Tags:

Here are some other interesting articles: