Phần mềm giám sát nhân viên tốt nhất và mọi điều bạn cần biết về giám sát nhân viên.

Phần mềm giám sát nhân viên là một hệ thống có thể theo dõi và phân tích hoạt động của nhân viên trên máy tính của họ. Nó đã phát triển mạnh mẽ từ đầu những năm 2000 nhờ sự phát triển của công nghệ máy tính, và đại dịch Covid-19 năm 2020 đã đẩy mức độ phổ biến của nó lên cao. Theo nghiên cứu gần đây của Instant Office, 78% các nhà tuyển dụng hiện nay theo dõi nhân viên của họ bằng nhiều công cụ khác nhau.

Thông thường, phần mềm giám sát nhân viên bao gồm phần mềm mà nhân viên cài đặt trên thiết bị của họ và bảng điều khiển giám sát cho phép người quản lý nhận nhật ký và báo cáo.

Phần mềm giám sát nhân viên hoạt động như một người giám sát vô hình, luôn theo dõi mọi hoạt động. Từ các thao tác gõ phím đến các trang web đã truy cập, nó thu thập thông tin về hầu hết mọi thứ mà một người làm trên máy tính trong giờ làm việc. Các phần mềm giám sát nhân viên tiên tiến hơn còn làm được nhiều hơn thế. Chúng cung cấp các báo cáo sẵn có về năng suất và tính toán lương của từng nhân viên, giúp tiết kiệm thời gian cho người quản lý.

Mục đích rõ ràng nhất của loại phần mềm này là theo dõi năng suất làm việc của nhân viên. Họ dành bao nhiêu thời gian cho dự án, và bao nhiêu thời gian xem video mèo hài hước trên Youtube? Họ có tham gia vào quy trình làm việc hay cứ 10 phút lại đi uống cà phê? Họ có tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc hay vé máy bay giá rẻ đến Las Vegas cho cuối tuần trên Google? Các ứng dụng theo dõi nhân viên được thiết kế để trả lời chính xác những câu hỏi này.

Bên cạnh việc phát hiện những người lười biếng, phần mềm giám sát nhân viên còn phục vụ một số mục đích ít rõ ràng hơn nhưng không kém phần quan trọng. Trước hết, nó có thể giúp phát hiện những nhân viên đang gặp khó khăn. Cho dù họ đang căng thẳng vì khối lượng công việc quá tải hoặc những nhiệm vụ mà họ chưa đủ kinh nghiệm với tư cách là những chuyên viên trẻ, họ có thể ngần ngại nói với người quản lý về những khó khăn đó. Việc phát hiện ra những vấn đề này và cẩn thận tìm cách giải quyết chúng sẽ không chỉ giúp tăng năng suất mà còn cải thiện bầu không khí trong văn phòng và hình ảnh của bạn với tư cách là người quản lý.

Một lý do khác không mấy rõ ràng để thử phần mềm giám sát nhân viên là kiểm soát nguồn lực của công ty. Chi phí giấy in của bạn có tăng lên gần đây không? Bạn có đang lãng phí tiền vào phần mềm mà nhân viên không sử dụng? Hãy tìm hiểu điều đó với sự trợ giúp của các báo cáo. Chúng sẽ cho thấy tần suất nhân viên làm việc trong một chương trình cụ thể hoặc liệu họ có sử dụng máy in văn phòng cho nhu cầu cá nhân hay không.

Phần mềm giám sát nhân viên hàng đầu được trang bị các mô-đun bảo vệ dữ liệu. Chúng ngăn chặn việc truy cập, sao chép hoặc gửi thông tin mật và cảnh báo người quản trị nếu có điều gì đáng ngờ xảy ra. Với người bảo vệ toàn diện này, bạn không cần phải lo lắng về việc rò rỉ dữ liệu hoặc truy cập trái phép vào dữ liệu doanh nghiệp.

Đây chỉ là một vài vấn đề mà các công cụ giám sát nhân viên có thể giải quyết. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này và xem xét các giải pháp hàng đầu trong lĩnh vực này.

Phần mềm giám sát nhân viên được chia thành ba loại: theo dõi thời gian, giám sát hoạt động và ngăn ngừa mất dữ liệu (hay DLP).

Ứng dụng theo dõi thời gian là rất cần thiết nếu bạn muốn tự động hóa các quy trình thường ngày như chấm công, theo dõi thời gian và tính toán lương. Chúng ghi lại thời gian đăng nhập và đăng xuất, khoảng thời gian nhân viên không hoạt động và thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể ước tính nhân viên dành bao nhiêu thời gian cho một dự án và ai đã làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể vào thời điểm nào. Dữ liệu theo dõi chính xác cũng rất quan trọng để lập hóa đơn cho khách hàng nếu bạn làm việc theo hợp đồng hoặc trả lương theo giờ. Điều tuyệt vời nhất là các báo cáo được tạo tự động theo thời gian thực, loại bỏ nguy cơ gian lận hoặc lỗi của con người. Phần mềm theo dõi thời gian còn có những lợi ích khác: chúng giúp cải thiện năng suất, tạo động lực cho nhân viên và cho bạn biết tiền được chi tiêu vào đâu.

Phần mềm giám sát hoạt động tương tự như phần mềm chấm công nhưng mạnh mẽ hơn nhiều. Có thể gọi nó là "anh cả" của việc giám sát nhân viên vì nó có thể ghi lại hầu hết mọi hoạt động của nhân viên trên máy tính văn phòng. Thông thường, các hệ thống này ghi lại các thao tác gõ phím và sao chép dữ liệu, chụp ảnh màn hình, theo dõi hoạt động Internet của người dùng (bao gồm cả truy cập mạng xã hội và trò chuyện) và thời gian hoạt động/nghỉ. Chúng cũng có thể giám sát các thiết bị ngoại vi như máy in và USB. Các chương trình giám sát cao cấp cho phép bạn theo dõi nhân viên trong thời gian thực bằng cách truyền phát video từ màn hình và webcam của họ. Nếu bạn không có thời gian xem các luồng video trong ngày, chương trình sẽ ghi lại video để bạn xem sau. Phần mềm không chỉ thu thập mà còn xử lý dữ liệu thô thành các biểu đồ và đồ thị rõ ràng. Cuối ngày, bạn sẽ nhận được báo cáo hoạt động toàn diện nhất cho từng nhân viên, phòng ban hoặc toàn bộ văn phòng.

The range of application of these reports is immense. They provide valuable insights on the productivity and involvement levels, help to discover ineffective work patterns and underperforming employees, save company recourses and more. If implemented carefully and ethically, activity tracking software can become a reliable partner in growing your business.

Phần mềm ngăn ngừa mất dữ liệu (DLP) là loại phần mềm giám sát nhân viên phức tạp nhất. Nó phát hiện các vi phạm dữ liệu tiềm tàng và các mối đe dọa khác bằng cách giám sát, phát hiện và chặn dữ liệu đang được sử dụng, đang được truyền tải và đang ở trạng thái tĩnh. Nói cách khác, chương trình thực hiện kiểm tra nội dung và phân tích ngữ cảnh dữ liệu được gửi qua email hoặc ứng dụng nhắn tin, dữ liệu được nhân viên sử dụng trên thiết bị của họ hoặc được lưu trữ trên máy chủ của công ty. Phần mềm DLP tích hợp một số kỹ thuật phân tích phức tạp, ví dụ: đối sánh dữ liệu chính xác, đối sánh tệp chính xác hoặc một phần, phân tích dựa trên quy tắc và phân tích theo danh mục. Đối sánh dữ liệu chính xác có nghĩa là chương trình tìm kiếm các kết quả trùng khớp chính xác từ bản sao lưu cơ sở dữ liệu hoặc cơ sở dữ liệu trực tiếp. Trong trường hợp đối sánh tệp, phần mềm so sánh mã băm của các tệp với dấu vân tay chính xác mà không phân tích nội dung của các tệp này. Phân tích dựa trên quy tắc là kỹ thuật phổ biến nhất. Chương trình quét dữ liệu dựa trên các quy tắc được cấu hình sẵn, chẳng hạn như số thẻ hoặc số bảo mật. Phân tích các danh mục được xây dựng sẵn là một phương pháp tương tự: hệ thống DLP tìm kiếm các loại dữ liệu nhạy cảm phổ biến, ví dụ như thông tin ngân hàng, số an sinh xã hội, v.v. Các phương pháp được mô tả ở trên phụ thuộc rất nhiều vào việc phân loại, nhưng nếu hành vi vi phạm không thuộc các danh mục này thì sao? Các hệ thống DLP hiện đại sử dụng các kỹ thuật phức tạp hơn nữa để phát hiện và ngăn chặn các vi phạm như vậy, ví dụ như phân tích từ vựng, học máy và phân tích thống kê.

Các công ty sử dụng hệ thống DLP để ngăn chặn vi phạm dữ liệu, rò rỉ, mất mát, rò rỉ hoặc phá hủy thông tin nhạy cảm. DLP cũng giúp đảm bảo công ty tuân thủ các quy định liên quan và bảo vệ Thông tin Nhận dạng Cá nhân (PII).

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung chủ yếu vào phần mềm theo dõi hoạt động.

Despite the large selection of activity monitoring software on the market, many features are typical for most of them. Let's have a look at the functionality that you can expect from a decent employee monitoring app:

• Ghi nhật ký thao tác bàn phím. Recording keystrokes is one of the most controversial features. Keylogging reports will demonstrate if the employee works on the project, chats with a friend on WhatsApp or - worse - gives away corporate secrets to competitors. On the other hand, the keylogger can accidentally record sensitive information such as passwords, bank details or personal conversations. Flexible monitoring solutions have the option to disable keylogging.

• Ảnh chụp màn hình. The app takes snaps of the computer screen at regular intervals of time or by the trigger. This feature is great if you want to know what your employee does at any given moment or have proof that they are involved in unwanted activity.

• Giám sát hoạt động trên web. It implies tracking visited websites, social networks and search queries and how much time the user spends there. Web activity monitoring comes in handy not only in terms of productivity (visited productive/unproductive sites rate) but in terms of training. If you see that an employee visits a lot of work-related sites on a specific subject/skill, they may need training in that skill or field. In this case, providing training will boost productivity drastically.

• Giám sát ứng dụng. This feature kit will show what apps are installed on the monitored device, which apps are running and how much time the user spends using them. In addition to productivity assessment, tracking applications may serve as a means to analyze if your team is over- or under-licensed. Besides, you will know if the employee installs any unwanted software on the company-owned device.

• Chặn ứng dụng. Like the site blocker, the application blocker eliminates distractions in the workplace. You can block messaging apps, games or other unwanted apps if you feel they affect the team's productivity.

• Theo dõi các thao tác tệp gives you the complete list of operations with files, such as creation, copying, sending via email, printing and deletion. It is an effective way to monitor how sensitive information is processed.

• Theo dõi thiết bị lưu trữ dữ liệu di động. Employees frequently leak information by copying it to a flash drive or sending it out by email outside the corporate network. That is why monitoring external data storage devices is a great way to ensure that important data is not transferred outside the company.

• Giám sát email is another efficient tool to minimize the risk of data leakages. It can also serve for quality assessment, for example, if you monitor support agents or other employees working with customers.

• Điều khiển máy in serves two purposes. First, it helps you calculate and optimize expenses on office supplies and discover employees who may use office equipment for off-work purposes. Second, printing out confidential information is a widespread method of leaking data. With monitoring logs on your hands, you will always know if any leakages happen and who is the culprit.

• Phát trực tiếp màn hình allows you to see the employee's screen as if you sit in front of it. This way, you can check what any worker in your office (or everyone at once) does at the moment. Some apps can boast of screen recording features, so you can go back and re-watch any minute of the work day.

• Giám sát thông qua webcam và micro. If office computers have webcams and microphones, a top-notch employee monitoring app can stream video and sound from them in real-time or make recordings. These features may contribute both to productivity and overall office security, such as preventing inappropriate behaviour, thefts or access to confidential information.

• Báo cáo năng suất. Collecting activity data is only half of the story - you have to analyze it to determine the productivity level and steps to improve it. Luckily, the system will do the calculations for you, and you will have neat charts and graphs by employee, department or the whole team on your hands in a blink of an eye.

• Giám sát và cấu hình từ xa. You do not need to access the employee's computer to get updates on their productivity and actions or adjust monitoring settings. Modern systems can deliver logs in various ways. For example, you can get regular auto-generated reports by email, FTP or file sharing platforms (e.g. Google Drive or Dropbox). These ways have some limitations, though, as they do not allow real-time monitoring of the screen or webcam. Most modern apps deliver data to online dashboards that offer much more than viewing raw data. They generate statistic reports, stream screens or webcams in real-time and allow to adjust settings of the program remotely.

This is an overview of the most popular features you can get in an employee monitoring solution, but the list is not complete. Some apps may have in-built payroll calculators, geolocation tracking, suspicious behaviour analysis modules, hidden mode and more.Feature range may vary from one program to another depending on what purposes it serves. For example, programs focusing on data leakage prevention will include more features for tracking user and file activity and access restrictions. Those for productivity monitoring will offer time tracking and project management functionality. When choosing a solution for your company, we recommend first determining the goal of monitoring and look for a program that has the required features to achieve it.

When you decide to track your staff's performance, you will start with looking for employee monitoring software. A couple of Google searches, and you suddenly find yourself amid an endless sea of offers where it is so easy to get lost. Each solution will try to convince you it is the best, has the richest functionality and boosts your team's productivity by 10000%. So, how do you navigate through this sea and find the most efficient tool for your business?

Below are some points to consider before you commit to one or another employee monitoring solution.

1. Purpose of monitoring

   Ask yourself what you want to achieve by monitoring your employees. Do you want to discover slackers and inefficient work processes? Or perhaps, your goal is to replace an outdated payroll system with a modern automated one? Maybe, you strive to minimize the risks of insider threats and data leakages?

   Each employee monitoring software is designed for a fixed purpose or combines several related ones: data leakage protection, productivity tracking, attendance control, etc. So, when you define a clear goal of monitoring, you will immediately discard solutions that do not match your requirements.

2. Đặc trưng

   The next step is to look closer at the features the tools offer. Some apps will have only a handful of basic options, such as screenshots, keylogging and internet activity monitoring. Other top-notch systems will seem to log every mouse click and every move the employee makes around the computer. It is natural to assume that the more - the better, but do not rush for the most fully-featured app you can find. You may end up overpaying for the functionality you will never use. Instead of wasting money and time, think of what features will bring you the most valuable insight and go for the tool that offers what you need.

3. User-friendly experience and adaptability

   Whether you are running a small startup or a large company, the last thing you want is to waste time on complicated installation process and baffling interfaces. A good employee monitoring system should be easy to roll out across all office computers - even if you are not tech-savvy and do not have a staff IT specialist.

   Additionally, the best monitoring programs have an intuitive interface and clear data visualization, for example, colourful charts and graphs. You should be able to navigate quickly and efficiently without puzzling over what that chart means and where you find a productivity report.

   Finally, employee monitoring should be scalable and adaptable. Adding or removing an employee from the system must not be painstaking and time-consuming. Flexible settings are also a great advantage since you can adjust them individually for each employee, enabling and disabling monitoring features anytime.

   It is hard to understand if the monitoring system is as user-friendly and adaptable as it promises until you try it. Luckily, many services offer free fully functional trials, so you can test how the program works in your environment. In case you do not want to waste time on testing, you can always book a demo. An experienced representative will highlight the main advantages of their solution and let you see how it can benefit your business in practice.

4. High level of security

   Employee monitoring software collect and store large amounts of information, including confidential data. For instance, the keylogger may capture an important password, or a piece of sensitive information may be saved in a screenshot. Before committing to any employee monitoring software, ensure that it makes secure storage of collected data the top priority. You can contact a company representative and inquire if the data is transferred and stored in an encrypted form, who has access to it and other matters you are concerned about.

5. Multi-platform compatibility

   One of your employees works on a Mac, another one - on Windows, and the third one uses their iPhone for work most of the time. Choose an employee monitoring software that supports multiple platforms to save on licenses. Many systems offer multi-platform subscriptions meaning that one subscription is suitable for all supported platforms. Or you can check out bundle offers. They usually come at a lower price than separate licenses for each operating system.

6. Support and assistance

   However reliable, user-friendly and easy-to-use the software you choose, no one is safe from a bump or two along the way. Ensure that the developer company offers technical assistance and support by phone or email. Also, check if license terms include free technical assistance. Otherway, you may have to pay extra if you need help with the program or, in the worst-case scenario, may not get any support at all.

   Việc theo dõi tiến độ và năng suất làm việc của nhân viên là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển của công ty. Một hệ thống giám sát nhân viên được lựa chọn kỹ lưỡng sẽ giúp bạn đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả quy trình này. Chúng tôi hy vọng những lời khuyên trên sẽ giúp bạn chọn được công cụ mang lại lợi ích tối đa cho doanh nghiệp của mình.

Các cấu trúc định giá biến đổi thường phổ biến với mục đích chính là cung cấp các tính năng cao cấp với mức giá thấp hơn. Đối với phần mềm, có rất nhiều mô hình định giá để các công ty lựa chọn. Về cơ bản, giá cả dựa trên một loạt các yếu tố như:

1. Nền tảng: Is the solution web-based, or does it need to be installed on a particular device?

2. Chu kỳ thanh toán: Does the software run on subscriptions, or does the organisation carry out a one-time transaction?

3. Hệ điều hành: Does the solution support both desktop (Windows, MacOS, Linux) and mobile (Android, iOS) operating systems?

4. Đặc trưng: Does the software come with built-in feature sets, or do customers need to purchase extra add-ons/upgrades to expand their monitoring capabilities?

5. Cấp phép người dùng: Does the solution support single or multi-user functionality?

6. Giảm giá: How will the organisation benefit from any existing discounts as part of a package or bundle?

Factors like these typically determine the pricing structure of each software package. Just to put a number to it, the average cost of a robust employee monitoring solution could be somewhere around US$90 a year for a single-user license. But, as we said, this number can be influenced by all sorts of factors.

Ví dụ, một số giải pháp có thể cung cấp bảo mật điểm cuối cùng cùng với giám sát. Những giải pháp khác có thể cung cấp chức năng tương đương trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Về bản chất, tất cả đều hướng đến mục tiêu mà tổ chức muốn đạt được thông qua việc giám sát nhân viên. Một ví dụ điển hình là một tổ chức muốn giám sát hoạt động trên mạng xã hội của nhân viên trên các kênh cụ thể nhằm mục đích ngăn chặn bắt nạt trực tuyến.

Ngược lại, một tổ chức khác có thể cần giám sát hoạt động gửi email của nhân viên trên tất cả các mạng, đặc biệt tập trung vào email công việc. Do đó, mức độ sử dụng và loại hình giám sát cũng sẽ là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến giá cả.

Khả năng giám sát nơi làm việc của CleverControl là vô song. Công cụ này có thể hỗ trợ giám sát thời gian thực thông qua tài khoản web an toàn, kiểm soát việc ghi lại thao tác bàn phím, chụp ảnh màn hình, quản lý hoạt động in ấn, giám sát các hoạt động liên quan đến tin nhắn tức thời, theo dõi việc sử dụng internet và sử dụng điều khiển âm thanh/video để ghi lại cuộc gọi.

What stands out about CleverControl Đó là khả năng ghi lại màn hình máy tính mục tiêu một cách liền mạch. Nhà tuyển dụng có thể dễ dàng ghi lại hoạt động màn hình trực tiếp suốt cả ngày và xem chúng ở bất cứ đâu, bất cứ khi nào và theo bất kỳ cách nào họ muốn. Họ cũng có thể tận dụng webcam để ghi âm/quay video và bảo vệ các khiếu nại của mình dựa trên bằng chứng cụ thể nếu tình huống phát sinh. Bên cạnh đó, nhờ tính chất điện toán đám mây của các dịch vụ này, nhà tuyển dụng có thể nhận được tất cả các lợi ích nêu trên từ xa mà không cần tốn thêm chi phí cho thiết bị.

Giá cả

Dành cho Windows & macOS - Giá từ 4,70 đô la/1 máy tính/tháng

Compatible with both Windows and Mac, Spyrix Đây là một trong những giải pháp giám sát nhân viên dựa trên nền tảng đám mây toàn diện nhất trên thị trường. Công cụ này được trang bị các chức năng quản lý thời gian, ghi âm, vận hành ẩn danh, xác thực và giám sát từ xa. Các doanh nghiệp có thể sử dụng chương trình này để giám sát hoạt động màn hình, thao tác gõ phím, cuộc gọi và trò chuyện trên Skype & Slack, hoạt động trên mạng xã hội, và nhiều hơn nữa.

Besides these, Spyrix helps block and filter URLs notify employers on a specified list of "keywords," and visualize the productivity hours (data) to elucidate the performance better. Indeed, Spyrix offers a wide range of employee monitoring features excellently supporting day-to-day business activities.

Giá cả

Dành cho Windows/macOS - Giá từ 199 đô la cho 5 máy tính/năm

Actual Keylogger là một công cụ tuyệt vời để giám sát thiết bị. Chương trình hoạt động hoàn hảo cho nhiều mục đích khác nhau, từ kiểm soát việc ghi lại thao tác bàn phím đến giám sát hoạt động trên mạng xã hội. Điều này bao gồm giám sát các ứng dụng được mở, các trang web đã truy cập, các thao tác gõ phím và mật khẩu đã nhập, các kết nối internet đã thực hiện, v.v.

Công cụ này được trang bị khóa bảo vệ bằng mật khẩu và giúp thực hiện các hoạt động bí mật nhanh chóng. Các tính năng toàn diện của nó tạo nên... Actual Keylogger Phù hợp hoàn hảo cho các quản trị viên hệ thống, người dùng cá nhân, CEO và thậm chí cả phụ huynh.

Giá cả

Dành cho Windows - Giá từ 69 đô la cho 1 máy tính

Dành cho MacOS - Giá từ 79 đô la cho 1 máy tính

Được quảng bá rộng rãi như một phần mềm giám sát lý tưởng cho cả doanh nghiệp và gia đình, REFOG là một giải pháp thân thiện với người dùng, đáp ứng nhu cầu của 5 triệu người dùng tại 201 quốc gia. Chương trình này phù hợp với các chuyên gia nhân sự, cho phép họ quản lý các phần mềm ghi lại thao tác bàn phím tự động hoặc thủ công, theo dõi một nhân viên cụ thể, quét toàn bộ mạng và giám sát hoạt động của người dùng khác.

Bên cạnh việc hỗ trợ các chức năng giám sát tiêu chuẩn, REFOG còn cung cấp khả năng thực thi các chính sách của công ty và kiểm tra hoạt động internet của nhân viên so với các chính sách đó. Nhờ vậy, nó giúp các quản trị viên nhận biết được các vi phạm an ninh tiềm ẩn.

Giá cả

Dành cho Windows - Giá từ 240 đô la cho 6 máy tính

Có lẽ là một trong những phần mềm giám sát mạnh mẽ nhất hiện có trên thị trường, Teramind hỗ trợ giám sát xuất sắc và được ưa chuộng trong các ngành ngân hàng, công nghệ tài chính, chính phủ, chăm sóc sức khỏe, giáo dục, bán lẻ và tiện ích.

Chương trình giám sát nhân viên của công ty được thiết kế đặc biệt để đảm bảo an ninh và tuân thủ quy định. Ví dụ, chương trình làm phong phú dữ liệu đo lường và cấu hình phát hiện mối đe dọa, chủ động theo dõi mọi thay đổi trên các thiết bị được kết nối. Bên cạnh đó, chương trình giúp hợp nhất các mẫu GDPR, PCI DSS và HIPAA để giám sát việc tuân thủ trên các thiết bị mục tiêu.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 69 đô la cho 5 chỗ ngồi mỗi tháng.

Giao diện trực quan, các tính năng giám sát năng suất và tiện ích đo lường hiệu suất của Hubstaff, cùng nhiều tính năng khác, thực sự là niềm vui của nhà tuyển dụng. Ứng dụng này cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về quy trình làm việc và hiệu suất tổng thể, cho phép các nhà quản lý và bộ phận nhân sự hành động phù hợp.

Điều đáng khen là Hubstaff coi trọng sức khỏe tinh thần và hạnh phúc của nhân viên, đó là lý do tại sao phần mềm được thiết kế sao cho các giải pháp giám sát chỉ được kích hoạt khi nhân viên đang làm việc. Điều này cũng trao quyền kiểm soát dữ liệu cho nhân viên, từ đó giảm bớt gánh nặng cho nhà tuyển dụng và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 5,83 đô la/máy tính/tháng

Đúng như tên gọi, Insightful cung cấp trải nghiệm giám sát liền mạch thông qua theo dõi năng suất, giám sát thời gian thực, chấm công, báo cáo, v.v. Trên thực tế, công cụ này được nhiều doanh nghiệp hàng đầu đánh giá cao, đạt điểm 4.8 trên GetApp và Capterra.

Tương thích với Windows, MacOS và Linux, Insightful có thể được mua dưới dạng giải pháp đám mây hoặc phần mềm cài đặt tại chỗ. Với giải pháp đám mây, các doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ này để giám sát và quản lý từ xa máy tính của nhân viên mà không cần cài đặt bất cứ thứ gì trên thiết bị. Điều này rất lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ không muốn đầu tư vào thiết bị kỹ thuật và cơ sở lưu trữ.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 6,40 đô la/máy tính/tháng

Branded as a "workforce analytics" tool, ActivTrak facilitates a plethora of workplace monitoring solutions. These include, and are not limited to, productivity management, work pattern identification, compliance & risk management, burnout prevention, SaaS management, time tracking, employee web activity tracking and reporting, etc.

Trusted by 9000+ organizations, ActivTrak is one of the most demanded monitoring solutions in the world. Much of that can be attributed to the knowledge base it contributes to by identifying patterns that "fuel success." With this knowledge, it is relatively straightforward for the tool to predict employee behaviour and collaborate with talent management leaders to facilitate interventions.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 10 đô la/máy tính/tháng

CurrentWare, một công cụ tương đối tối giản trong danh sách, đi kèm với bộ công cụ giám sát nhân viên — với mỗi mô-đun đều có một mục tiêu riêng — cho phép nhà tuyển dụng theo dõi hoạt động của nhân viên và hỗ trợ họ trong việc đánh giá hiệu suất.

For instance, the suite constitutes BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol and enPowerManager. BrowseReporter tracks the employee's browsing history and delivers data for a more structured performance review. BrowseControl, on the other hand, provides a centralized access control system that enables administrators to regulate Internet usage. enPowerManager, in particular, is a unique feature which lets system administrators "shut down" or "boot" the targeted device from a remote location.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 6 đô la/máy tính/tháng

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple," reads the Veriato slogan. And that is just what the tool provides — a simple, easy-to-use, and affordable monitoring tool that focuses on assessing social media activity, IM activity, email activity, file downloads and movement, web activity, network connections built, keystrokes typed, applications usage patterns, and more.

Bằng cách báo cáo thời gian ứng dụng được mở, hỗ trợ xem xét màn hình qua video, cho phép cảnh báo từ khóa và sự kiện, và nhiều hơn nữa, Veriato hoạt động như một trung tâm thông tin giúp tổ chức tất cả dữ liệu của người dùng. Đối với nhà tuyển dụng, điều này có nghĩa là giảm bớt lượng giấy tờ và thủ tục kiểm tra ủy quyền tốn thời gian.

Giá cả

Bắt đầu từ 15 đô la mỗi người dùng mỗi tháng

Tương thích với nhiều hệ điều hành (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, v.v.), Interguard là phần mềm giám sát từ xa chuyên về đánh giá năng suất nhân viên, bảo vệ khỏi các mối đe dọa nội bộ, tuân thủ kiểm toán và lọc/chặn web.

Do đó, công cụ này cho phép tạo ra các báo cáo toàn diện trình bày một cách mạch lạc hành vi và hiệu suất trực tuyến của nhân viên. Giống như Teramind, nó cho phép các nhà tuyển dụng tổng hợp các quy định như HIPAA và CIPA và giám sát việc tuân thủ chúng trong thời gian thực. Những ứng dụng đa dạng như vậy khiến công cụ này trở thành người bạn tốt nhất của nhà tuyển dụng và chắc chắn xứng đáng với các giải thưởng mà nó đã nhận được từ các tổ chức như PCMag và Inc.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 9,99 đô la/máy tính/tháng cho phiên bản lưu trữ trên đám mây.

Time Doctor giúp các nhà quản lý, nhân viên và tổ chức tận dụng tối đa các kịch bản làm việc tại nhà và làm việc kết hợp. Nó giúp các nhà quản lý theo dõi và giám sát năng suất của nhân viên làm việc từ xa, cho phép họ thực hiện các biện pháp điều chỉnh dựa trên các mô hình năng suất có thể quan sát được.

Trên thực tế, công cụ này bao gồm các biện pháp phân tích cụ thể cho các kịch bản làm việc từ xa, kết hợp và thuê ngoài. Do đó, nó cực kỳ hữu ích cho việc quản lý dự án trên nhiều cấp bậc và khu vực địa lý khác nhau.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 6,67 đô la/máy tính/tháng

Có lẽ là phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất trong danh sách và trên thị trường, Monday.com cung cấp cho người dùng tất cả các tính năng cần thiết để tổ chức công việc hiệu quả và cộng tác với nhóm xuyên suốt các bộ phận và phòng ban — đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa.

Nó hoạt động như một hệ thống CRM, cho phép người dùng tạo và quản lý dự án, giao nhiệm vụ và bắt đầu các cuộc trò chuyện với các nhóm khác thông qua việc cấu hình các tính năng. Khả năng kiểm soát sự hợp tác này cho phép nhà tuyển dụng duy trì cái nhìn toàn diện về tổ chức của mình, nhận biết các mô hình năng suất, tuyển dụng nhân tài hàng đầu, tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo, và tận dụng tối đa lợi thế của làm việc từ xa.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 9 đô la/máy tính/tháng

StaffCop specializes in user behaviour analytics, courtesy of the emphasis on detecting anomalies in application usage patterns, deviations in communication patterns and changes in computing patterns. With this, business owners can have a bird's-eye view of the user activity and detect any potential risks or threats emanating from "change."

Lately, StaffCop has come up with remote administration that features remote desktop control, software installation reports, and comprehensive network monitoring. These features make it an ideal choice in the "new normal", where hybrid and remote workforces are the norm.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 490 đô la cho 5 chiếc máy tính.

DeskTime là một công cụ theo dõi thời gian toàn diện và bộ ứng dụng năng suất, giúp đảm bảo nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả. Nó giám sát việc sử dụng phần mềm, tiến độ hoàn thành nhiệm vụ và các hoạt động liên quan đến ứng dụng, tiến độ dự án, hoạt động ngoại tuyến và năng suất – sự kết hợp cụ thể của các yếu tố này tạo ra cái nhìn toàn diện về công việc của nhân viên.

DeskTime cực kỳ hiệu quả và dễ sử dụng, bởi vì nó tích hợp tốt với các công cụ tiêu chuẩn như Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira và Zapier. Sự tích hợp đồng bộ này biến DeskTime trở thành công cụ theo dõi thời gian và năng suất mặc định cho mọi tổ chức muốn duy trì lực lượng lao động từ xa.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 6,42 đô la/máy tính/tháng

WebHR là phần mềm quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây, đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật và pháp lý nghiêm ngặt. Cụ thể, phần mềm này phát hiện các mối đe dọa tiềm ẩn bằng cách xác định và xử lý các hành vi bất thường trong mô hình sử dụng CNTT của nhân viên, xác định nguy cơ giảm hiệu suất làm việc của nhân viên và giúp duy trì kiểm soát thông qua các kênh giao tiếp được tối ưu hóa.

Thực tế, WebHR là một chương trình toàn diện bao gồm cả các mô-đun khác như quản lý tiền lương, sinh trắc học, đào tạo, v.v. Điều này cho phép tổ chức tạo ra một hệ thống quản lý nội bộ bài bản, giúp người sử dụng lao động có cái nhìn toàn diện 360 độ về toàn bộ công ty.

Giá cả

Chỉ từ 2 đô la/nhân viên/tháng

Giao diện trực quan cùng các công cụ phân tích của SentryPC giúp ích rất nhiều cho nhà tuyển dụng trong việc phát hiện bất kỳ rủi ro và mối đe dọa tiềm ẩn nào trong hoạt động của nhân viên. Cụ thể, SentryPC cho phép nhà tuyển dụng giám sát các ứng dụng, web đen, trò chơi, email, tìm kiếm, phiên làm việc và hoạt động mạng xã hội.

Thông qua việc giám sát thao tác gõ phím và truy cập trang web, cảnh báo thông báo và hạn chế bảo mật mạng, công cụ này giúp các tổ chức lọc ra mọi rủi ro tiềm ẩn. Điểm nổi bật khác của công cụ này là tính năng khoanh vùng địa lý, cho phép người sử dụng lao động liên tục được cập nhật về vị trí của nhân viên và nhận được cảnh báo về việc họ ra vào khu vực làm việc.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 69,95 USD/máy tính/năm

Giống như WebHR, BambooHR tích hợp nhiều mô-đun quản lý nhân sự bao gồm soạn thảo chính sách, theo dõi thời gian, quản lý lương và các công cụ cộng tác. Về giám sát nhân viên, chương trình có bảng điều khiển dữ liệu và phân tích nhân sự chuyên dụng để theo dõi hồ sơ người dùng, quy trình làm việc và phê duyệt, báo cáo năng suất, phân tích sử dụng, v.v.

Là một chương trình giám sát nhân viên tập trung vào quản lý nhân sự, BambooHR đặc biệt chú trọng đến sự hài lòng của nhân viên và quản lý hiệu suất liền mạch. Trọng tâm chính là duy trì văn hóa tin tưởng và minh bạch, nơi nhân viên biết được công việc của họ được đánh giá như thế nào, họ nhận được phản hồi gì và hiệu suất của họ được đo lường ra sao.

Giá cả

Cần báo giá

Connecteam tích hợp việc giao tiếp, quản lý và đào tạo nhân viên vào một hệ thống duy nhất. Chương trình đặc biệt chú trọng đến việc lập kế hoạch công việc, theo dõi và quản lý thời gian làm việc, quản lý nhân sự và quản lý nhiệm vụ của nhân viên.

Nó được coi là một trong những công cụ tốt nhất cho các mô hình làm việc kết hợp và từ xa, và điều đó hoàn toàn dễ hiểu. Điều phù hợp nhất với nhà tuyển dụng là khả năng cấu hình các tính năng của công cụ dựa trên nhu cầu của họ, xác định quyền truy cập quản trị, tạo báo cáo toàn diện và trực quan hóa các xu hướng, dữ liệu và phân tích.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 29 đô la/tháng/người dùng

Much like Connecteam, Monitask markets itself as an "all-in-one remote employee monitoring" software owing to its full suite of time tracking, activity monitoring, project management, reporting, web filtering, and collaboration features.

Được hàng nghìn người dùng trên toàn cầu tin dùng, Monitask là lựa chọn lý tưởng để giám sát và quản lý lực lượng lao động từ xa. Điều này là nhờ vào khả năng cho phép nhà tuyển dụng tạo báo cáo giám sát tùy chỉnh, cộng tác và cùng quản lý với nhân viên thông qua công cụ cộng tác, theo dõi năng suất làm việc của nhân viên, v.v.

Giá cả

Giá khởi điểm từ 6,49 đô la/máy tính/tháng

Discussing monitoring outside work, we must separate tracking employees outside the office building during work hours (such as field workers) and monitoring them during non-work time. The first one is perfectly acceptable - with some nuances that we will explain in the following parts of this article. The employer can monitor field workers using a variety of methods which include but are not limited to:

• Theo dõi vị trí.

• kiểm soát hoạt động của các thiết bị thuộc sở hữu của công ty

• hệ thống quản lý dự án

• phần mềm theo dõi thời gian

If the employee uses company-owned devices, you are within your right to install any monitoring software you believe necessary. With location tracking, you will always know if the field worker attends the work-related location or goes about his business in another part of the city. You do not even have to sit and watch closely where the employee is at any moment. Many location tracking apps include the geofencing feature, meaning that the app will send you a notification if the person visits an unwanted area.

When an employee works out of the office, it is hard to tell how much time they spend working and how much idling around. Various project management, time tracking and activity monitoring apps will help you see if the employee keeps to their work schedule, how much time they spend on a task and if they are actually working when they are supposed to be.

Monitoring staff outside their working hours is a whole different matter. Privacy laws in most countries restrict employers from intruding into employees' off-job lives. These restrictions cover all aspects - from the worker's political and religious beliefs to their marital status and moonlighting. In other words, it is illegal for the manager to track and take any work-related actions against the employee based on their off-work conduct or personal beliefs.

The problem is that the line between work and private life has become concerningly thin and blurry in recent years. It is not easy to tell when the workday is over because many employees continue working or discussing work issues with colleagues even after leaving the office in the evening. Remote employees, the number of whom has significantly grown over the years of Covid-19, often enjoy the privilege of flextime. Vague work schedules make it nearly impossible for the manager to set strict time frames for monitoring the team's performance without the risk of accidentally spying on their lives.

Another issue is devices. Ideally, employees should use a company-owned computer or phone for work-related activities. Laws in most areas do not restrict employers from monitoring gadgets that belong to the company. So, it would be enough to track these devices to get an idea about the staff productivity or prevent data leakages. Voila, problem solved. In reality, however, employees may take home company-owned devices or use them for personal purposes at work. They may install privately-registered messaging applications like Whatsapp or Facebook and engage in professional and off-work communications on the same account. Besides, bringing own electronic devices to the office and using them to connect to corporate networks, solve work tasks and conduct personal business is becoming increasingly popular.

The matter becomes even more delicate if your employee monitoring software is equipped with webcam video or audio recording features. Or if it can collect other sensitive information like bank details or passwords that might land in the wrong hands and be used for criminal purposes.

So, where to draw the line in monitoring? How to track the staff productivity and attendance without infringing on their private lives? To begin with, you should learn all twists and turns of the laws regulating employee monitoring in your area. Be very clear with your team about what information you collect and for what purposes. You should respect the employees' constitutional, statutory, and contractual rights. Configure your monitoring system in such a way that it gathers only the information that is essential to access the staff.

If your employees use personal devices for work, you first must obtain permission to install any tracking app. Secondly, be sure to choose monitoring software that allows them to manually start and stop monitoring so they can demark their work and private life. And remember that nothing you might learn through monitoring about your staff's off-work lives can serve as an excuse for you to take any work-related actions against them, except in extreme cases.

A 2021 study establishes how "social distraction" and "task-related distraction" are the two major reasons why people spend so much time on social media channels. The social media algorithms do no good to this, turning otherwise meaningful activities like browsing and even reading into quasi-work distractions. Understandably, this disrupts employees' work efficiency. For that reason, it's vital for businesses to keep an eye on their employees' social media activity and to monitor their presence via other platforms.

Here are the main benefits of monitoring employee social media:

1. Curbing Cyberbullying

   Trước sự gia tăng mạnh mẽ của nạn bắt nạt trực tuyến hiện nay, việc các nhà tuyển dụng giám sát hành vi trực tuyến của nhân viên, đặc biệt là những người thường xuyên làm việc trực tuyến, là vô cùng quan trọng. Bằng cách này, họ có thể được ngăn chặn khỏi việc tham gia vào hành vi bắt nạt trực tuyến hoặc trở thành nạn nhân của bắt nạt trực tuyến.

2. Increasing Performance

   Giám sát thao tác gõ phím, giám sát tin nhắn tức thời, v.v., là những nền tảng của việc giám sát mạng xã hội. Bằng cách giám sát từ xa hoạt động trực tuyến của nhân viên, nhà tuyển dụng có thể theo dõi hiệu suất làm việc và phát hiện những điểm cần cải thiện. Hơn nữa, họ có thể sử dụng cùng dữ liệu đó để đánh giá tốt hơn mức độ gắn kết tổng thể của nhân viên với các mục tiêu của công ty.

3. Maintaining Credibility

   Nhân viên là bộ mặt của công ty. Do đó, họ là những người đại diện cho công ty khi giao tiếp xã hội. Vì vậy, các tổ chức nên đảm bảo rằng những nhân viên này đang xây dựng danh tiếng tích cực ở những nơi khác và không vô tình hoặc cố ý làm tổn hại đến thương hiệu của công ty.

4. Bolstering Security

   Tóm lại, các doanh nghiệp không muốn đối mặt với các mối đe dọa nội bộ. Bằng cách theo dõi sát sao hành vi trực tuyến của nhân viên, nhà tuyển dụng có thể ngăn chặn những mối đe dọa này phát sinh. Do đó, họ nên thường xuyên giám sát tài khoản mạng xã hội của nhân viên để đảm bảo rằng ngay cả khi có vi phạm an ninh, họ cũng được cảnh báo kịp thời.

With the prevailing issue of cyberattacks and the increasing need for workplace accountability, organisations weigh in on the advantages that employee monitoring tools accrue. To that end, here's a profound rundown of the pros and cons of employee monitoring.

Here are the main benefits of monitoring employee social media:

1. Improvement in Productivity

   Giải pháp giám sát nhân viên cho phép các tổ chức thu thập thông tin chi tiết theo thời gian thực về thói quen làm việc của nhân viên. Những thông tin chi tiết này, trên thực tế, là các chỉ số có thể định lượng được, có thể được sử dụng để đo lường năng suất. Nhờ đó, nhà tuyển dụng có thể tạo ra các kênh phản hồi chuyên biệt và đo lường hiệu suất cá nhân và nhóm.

2. Streamlined Workflow

   Thường thì, nhiều quy trình nội bộ bị đình trệ do những nhu cầu phát sinh vào phút chót. Đôi khi, nguồn lực để hoàn thành chúng lại khan hiếm. Điều này phần lớn liên quan đến việc quy trình làm việc hàng ngày của nhân viên bị ảnh hưởng như thế nào. Nếu các nhân viên liên quan được giám sát chặt chẽ, tất cả những điều đó có thể tránh được vì họ sẽ có thể theo dõi sát sao công việc của mình và hoàn thành chúng đúng thời hạn.

3. Cost-Efficiency

   The old adage saying, "Prevention is better than Cure," holds true at all times. When it comes to employee monitoring, the cost of losing a business to a cyber threat is at least ten-fold that of preventing one from happening. Empowering employees with spy software and monitoring devices can prevent any threats from happening in the first place. Plus, these solutions keep tabs on efficient time and resource utilisation, thus, saving an organisation a great deal in the long run.

1. The Distrust Factor

   Đôi khi, các tổ chức có xu hướng áp dụng các biện pháp nghiêm ngặt để buộc nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của mình. Tuy nhiên, những biện pháp này thường vấp phải sự nghi ngờ từ phía người lao động, đặc biệt là trong trường hợp lo ngại về quyền riêng tư. Kết quả là, một số nhân viên có thể từ chối hoặc thách thức việc tuân thủ các chính sách và quy trình đã được ban hành. Điều đó, đến lượt nó, làm giảm năng suất, gây chậm trễ và ảnh hưởng xấu đến danh tiếng của tổ chức.

2. The Legal Factor

   Một số quốc gia và tiểu bang có luật và quy định nghiêm ngặt về việc giám sát nhân viên. Do đó, bất kỳ hành vi giám sát bất hợp pháp nào cũng có thể khiến tổ chức gặp rắc rối. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải luôn cập nhật các quy tắc và quy định mới nhất của quốc gia nơi họ hoạt động và có thể tìm kiếm tư vấn pháp lý.

In the pre-pandemic scene, employee monitoring was largely seen as an intrusive and predominantly unethical practice. But that changed quickly in the new normal as the practice became a necessary and innocuous safety precaution to protect the assets of an organisation. However, as we emerge from this distressing time, the questions remain over how far a business should go in its quest for complete surveillance of its employees and what moral boundaries must be adhered to in the process. Here's a rundown of the same:

1. Adhering to Consensual Monitoring

   Việc giám sát nhân viên một cách kín đáo có thể là một cách hợp lý để không làm gián đoạn nơi làm việc, nhưng nó cũng có thể bị coi là xâm phạm quyền riêng tư của nhân viên một cách nghiêm trọng. Do đó, nếu một công ty muốn theo dõi lực lượng lao động của mình, thì họ phải thể hiện sự quan tâm đến phúc lợi của nhân viên thông qua việc giám sát chặt chẽ hơn những gì họ làm và cách họ làm việc. Nhân viên phải biết rằng máy tính, điện thoại di động và mạng của họ đang được giám sát bằng công cụ giám sát nhân viên.

2. Evaluating Monitoring Motivations

   Ngay cả trước khi triển khai việc giám sát nhân viên, một công ty nên đánh giá lý do và động cơ của việc này. Trọng tâm nên là những lợi ích hữu hình chứ không phải là sự tò mò thái quá. Thông thường, việc giám sát được thực hiện để bắt quả tang những nhân viên cố tình lãng phí thời gian làm việc hoặc phạm tội vi phạm bản quyền hay xem những nội dung không phù hợp.

   Tuy nhiên, gần đây, động cơ giám sát đã vượt ra ngoài phạm vi đó và liên quan đến các vấn đề như bắt nạt trực tuyến, đánh cắp danh tính và thậm chí cả giao dịch nội bộ bất hợp pháp. Do đó, trước khi các doanh nghiệp cam kết sử dụng giải pháp giám sát nhân viên, họ phải vạch ra lý do, cách thức và nội dung của các sáng kiến ​​giám sát của mình. Điều này bao gồm việc đánh giá giới hạn của các phương pháp thu thập dữ liệu, hậu quả có thể xảy ra đối với nhân viên và các mục đích sử dụng dữ liệu được chấp nhận.

   Ví dụ, họ sẽ không muốn đầu tư vào việc quét các cuộc trò chuyện IM trên mạng xã hội nếu đó không phải là mối quan tâm của ngành công nghiệp của họ. Cuối cùng, những động cơ như vậy cần được trình bày rõ ràng trước mặt nhân viên để thúc đẩy tính minh bạch trong hoạt động.

3. Taking Privacy into Account

   Khi triển khai giám sát nhân viên, các công ty phải lưu ý tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc riêng tư và an toàn cho nhân viên. Ví dụ, việc giám sát ngoài giờ làm việc có thể gây căng thẳng cho một số nhân viên và dẫn đến việc họ nghỉ việc. Ngoài ra, nhân viên cần được làm việc mà không lo sợ quyền riêng tư của họ bị xâm phạm và ban quản lý truy cập trái phép thông tin cá nhân của họ.

4. Opting for the Ideal Tool

   Tất cả những cân nhắc trên đều liên quan đến công cụ lý tưởng để triển khai. Cần phải đảm bảo rằng giải pháp tương thích với mục tiêu của tổ chức và đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật của họ. Đây là lúc lời khuyên của luật sư có thể hữu ích để đảm bảo tuân thủ các luật và quy định cụ thể của từng tiểu bang.

Every country or state has its own laws governing employee monitoring. Some states have taken a strict view on employee monitoring, while others have a more liberal approach. Consider this; the Indian Employment and Labour Laws allow for the notion of surveillance and monitoring of employees at the workplace. Yes, Section 21 emphasizes the right to privacy, but there's no explicit elucidation of the legality/illegality of employee monitoring practices.'s a rundown of the same:

Contrarily, some of the U.S. laws are more concrete. For example, the Electronic Communications Privacy Act of 1986 enables workplace monitoring, considering that businesses have a legitimate reason to do so. Further, every US state has its own share of regulations regarding phone call recording. Then there's the Video Privacy Protection Act and additional regulations around the disclosure of "videotapes" to prevent wrongful disclosure.

As far as the UK is concerned, the Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) is often cited for following consensual surveillance. General Data Protection Regulation (GDPR) also has a say in regulating access to personal data and how that data is being processed. In Australia, the Privacy Act 1988, Workplace Surveillance Act 2005, Surveillance Devices Act 1999, etc., allow for monitoring but in a more constrained form.

All in all, every country and the corresponding states have their own unique laws governing the use of employee surveillance. The overarching notion, though, is that an employer can monitor their employee in the workplace, as long as it's within the confines of their respective state laws.

The General Data Protection Regulation (GDPR) explicitly focuses on data privacy policies for people residing in the European Union (EU). Article 6 of the regulation stresses the lawfulness of processing and, in the same vein, provides a direction for employee monitoring best practices across Europe. For instance, Article 6 outlines that data processing is "lawful":

• Khi nhân viên đã đồng ý cho phép thu thập và xử lý dữ liệu của họ cho một mục đích cụ thể.

• Khi việc xử lý dữ liệu nhằm mục đích tuân thủ pháp luật.

• Khi việc xử lý dữ liệu được thực hiện vì lợi ích công cộng

• Khi việc xử lý dữ liệu được thực hiện vì lợi ích của người lao động.

Along the same lines, GDPR allows the member states within the EU to advance points (2) and (3) based on the Union and the Member State law. Altogether, GDPR acts as a source of confidence for employers across the European Union regarding their employee monitoring policies and practices.

In fact, it provides them with concrete directions to pursue when there's uncertainty about whether the data collected is being put to use for the purpose it was originally intended for. Such uncertainty can arise if there's a risk that the personal data gathered is being misused.

Therefore, GDPR, in effect, helps employers maintain integrity, confidentiality, accountability, accuracy, fairness, and lawfulness throughout their data processing endeavours.

Trong vài năm qua, việc giám sát nhân viên đã phát triển từ việc theo dõi năng suất thành các hệ thống quản lý và bảo mật phức tạp, tinh vi. Những tiến bộ trong công nghệ giám sát đi kèm với sự nhấn mạnh ngày càng tăng vào việc thực hiện có đạo đức và các quy định về quyền riêng tư đang thay đổi. Đến năm 2026, chúng ta sẽ thấy một lộ trình rõ ràng hướng tới các hệ thống thông minh hơn, tích hợp hơn và minh bạch hơn.

Giám sát nhân viên không còn là một hoạt động chuyên biệt mà đã trở thành một công cụ kinh doanh phổ biến. Dữ liệu hiện tại cho thấy khoảng 76% các công ty ở Bắc Mỹ hiện đang sử dụng một số hình thức giám sát nhân viên, tăng đáng kể so với 42% vào năm 2020. Trên toàn cầu, tỷ lệ áp dụng đạt khoảng 64% và dự kiến ​​sẽ đạt 82% trong tương lai gần. Giám sát hiện nay rất phổ biến trong mọi môi trường làm việc, với hơn 73% các nhóm làm việc từ xa/kết hợp và 75% các văn phòng truyền thống sử dụng các công cụ này để duy trì sự gắn kết và bảo mật.

Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học đang được tích cực tích hợp vào việc giám sát nhân viên. Các hệ thống hiện đại không chỉ thu thập dữ liệu thụ động mà còn cung cấp những phân tích dự đoán về mô hình năng suất, các mối đe dọa nội bộ tiềm ẩn và rủi ro tuân thủ.

• Theo dõi hoạt động theo thời gian thực là một yếu tố then chốt, với 86% công cụ hiện nay cung cấp cho người quản lý khả năng theo dõi trực tiếp việc sử dụng ứng dụng, chuyển đổi tác vụ và thời gian nhàn rỗi.

• Phân tích hành vi sử dụng trí tuệ nhân tạo để phát hiện các mô hình trong hoạt động của nhân viên, xác định cả xu hướng hiệu suất và rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

• Các khả năng tự động hóa như chụp ảnh màn hình (78%), giám sát trò chuyện (40%) và truy cập từ xa (28%) hiện đã trở thành tiêu chuẩn, nhưng trọng tâm đã chuyển sang cách AI xử lý dữ liệu này theo ngữ cảnh, biến thông tin thô thành thông tin hữu ích có thể hành động. Ví dụ, nó có thể quét tin nhắn để tìm nội dung bị gắn cờ.

Khi công nghệ ngày càng mạnh mẽ, cuộc thảo luận đã chuyển hướng sang việc ứng dụng công nghệ một cách có đạo đức. Nhận thức của nhân viên về quyền riêng tư đang ở mức cao nhất từ ​​trước đến nay, buộc các công ty phải tăng cường tính minh bạch.

• Việc truyền đạt thông tin minh bạch về những gì đang được giám sát và lý do tại sao lại rất quan trọng để duy trì lòng tin. Hầu hết nhân viên chấp nhận mức độ giám sát hợp lý nếu nó được giải thích rõ ràng và thực hiện một cách công bằng.

• Tác động đến sức khỏe tâm thần đang được xem xét nghiêm túc, với các nghiên cứu chỉ ra rằng việc giám sát quá mức có thể dẫn đến căng thẳng cho nhân viên. Điều này cho thấy ngành công nghiệp đang hướng tới các phương pháp cân bằng hơn, tập trung vào kết quả và phân tích ở cấp độ nhóm thay vì giám sát cá nhân liên tục.

• Việc sử dụng các công cụ giám sát một cách có đạo đức hiện là yếu tố khác biệt quan trọng đối với các nhà tuyển dụng hàng đầu, bao gồm các chính sách rõ ràng, tôn trọng ranh giới và đảm bảo rằng việc giám sát phục vụ mục đích hỗ trợ, chứ không chỉ đơn thuần là soi xét, lực lượng lao động.

Phạm vi giám sát đã được thu hẹp lại xung quanh các hoạt động kỹ thuật số trọng yếu:

• Sử dụng ứng dụng và phần mềm

• Theo dõi thao tác gõ phím và di chuyển chuột (đặc biệt trong các ngành công nghiệp được quản lý chặt chẽ)

• Duyệt web và giám sát URL

• Quét email và tin nhắn, thường sử dụng trí tuệ nhân tạo để gắn cờ nội dung cụ thể.

• Theo dõi vị trí bằng GPS cho các vai trò làm việc ngoài hiện trường

• Ghi hình màn hình và chụp ảnh định kỳ để xác minh hoạt động.

Những xu hướng này phản ánh một ngành công nghiệp đang trưởng thành, học cách cân bằng giữa những hiểu biết chi tiết về hoạt động với kỳ vọng ngày càng cao của nhân viên về quyền riêng tư và tính minh bạch đạo đức. Các nhà tuyển dụng ngày càng áp dụng các giải pháp tiên tiến, được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, không chỉ để giám sát mà còn để thúc đẩy một môi trường làm việc hiệu quả, an toàn và hỗ trợ hơn.

1. How are employers monitoring their employees?

   Hiện nay, các nhà tuyển dụng chủ yếu theo dõi hiệu suất làm việc hoặc sự chuyên cần của nhân viên thông qua phần mềm giám sát nhân viên. Ngày nay, các nhà tuyển dụng ngày càng sử dụng các giải pháp này như một nguồn lực để tạo động lực và khen thưởng nhân viên, tăng năng suất và thúc đẩy việc ra quyết định.

2. What can employee monitoring software do?

   Phần mềm giám sát nhân viên đã phát triển rất nhiều và hiện được sử dụng cho nhiều mục đích hơn là chỉ theo dõi giờ làm việc. Những công cụ này có thể giúp doanh nghiệp theo dõi nhân viên trên mạng xã hội và web, cung cấp báo cáo đánh giá hiệu suất, phát hiện rủi ro và gian lận, v.v., — tất cả đều cho phép giám sát từ xa.

3. Does employee monitoring increase productivity?

   Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về thói quen làm việc và năng suất của nhân viên, phần mềm giám sát nhân viên giúp doanh nghiệp xác định những việc cần làm để tăng năng suất. Phần mềm giám sát nhân viên phù hợp có thể giúp xác định và định lượng các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất của nhân viên, như môi trường làm việc, khối lượng công việc, mức độ gắn kết, v.v.

4. How do employees feel about being monitored?

   Đó là một câu hỏi mang tính chủ quan. Trong khi một số nhân viên có thể không phiền khi bị giám sát, những người khác lại cảm thấy bị gò bó. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, chẳng hạn như mức độ tin tưởng của họ vào người sử dụng lao động và ban quản lý, ngành nghề họ làm việc, v.v. Đó là lý do tại sao các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa cần thiết (sự đồng ý của nhân viên) và đảm bảo rằng họ không vi phạm quyền riêng tư của nhân viên trong khi vẫn đạt được mục tiêu của mình.

5. How much monitoring of employee activities is appropriate at work?

   Không có sự đồng thuận chung về thời điểm và số lượng hoạt động cần được giám sát. Cách thức quản lý phụ thuộc vào văn hóa công ty, ngành nghề kinh doanh và các yếu tố khác. Tuy nhiên, hầu hết các ngành liên quan đến xử lý và phân tích dữ liệu lớn, chẳng hạn như ngân hàng, dịch vụ tài chính và chăm sóc sức khỏe, thường tập trung khá cao vào việc giám sát toàn diện nhân viên.

6. Giám sát nhân viên có hợp pháp không?

   Nhìn chung là có. Tuy nhiên, các tổ chức thuộc khu vực công và dịch vụ xã hội thường có những hạn chế nhất định về việc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên. Bên cạnh đó, mỗi tiểu bang có thể có luật và quy định khác nhau về việc giám sát nhân viên, ví dụ như giám sát video, thu thập dữ liệu, v.v. Do đó, người sử dụng lao động phải thiết lập các biện pháp bảo vệ thích đáng để chống lại các vi phạm dữ liệu tiềm tàng và việc lạm dụng thông tin bằng cách tuân thủ luật bảo mật của tiểu bang mình.

7. Do employers have to notify employees of monitoring?

   Cách tốt nhất là thông báo cho nhân viên ngay khi giải pháp giám sát nhân viên đã được (hoặc sắp được) triển khai. Bằng cách này, nhân viên sẽ biết được người sử dụng lao động đang giám sát những gì và ở mức độ nào. Điều này cũng cho phép họ nêu lên bất kỳ mối lo ngại nào mà họ có.

8. Is it legal to monitor employees without their knowledge?

   Tính hợp pháp của việc này phụ thuộc vào luật bảo mật thông tin của từng tiểu bang. Một số tiểu bang cho phép điều này, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Ngay cả khi đó, nhân viên cũng phải đồng ý cho người sử dụng lao động giám sát hoạt động của họ, và người sử dụng lao động phải nêu rõ trong chính sách bảo mật của mình những gì sẽ được giám sát, cách thức sử dụng, v.v., để ngăn chặn bất kỳ việc lạm dụng dữ liệu nào.

9. Can employee monitoring be done ethically?

   Việc sử dụng phần mềm giám sát nhân viên một cách có đạo đức phụ thuộc vào việc các tài sản kỹ thuật số liên quan được coi là riêng tư và bí mật. Người sử dụng lao động phải tuân thủ luật pháp hiện hành trong trường hợp vi phạm dữ liệu và các hậu quả pháp lý. Điều quan trọng là người sử dụng lao động phải nêu rõ trong chính sách bảo mật những phần nào trong tài sản kỹ thuật số của nhân viên sẽ bị giám sát và cho phép nhân viên đưa ra sự đồng ý trước khi bị giám sát. Để rõ ràng hơn về vấn đề này, người sử dụng lao động nên tham khảo ý kiến ​​luật sư trước khi quyết định sử dụng phần mềm giám sát nhân viên.

10. Is it legal to monitor employee emails?

    Email là một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc hàng ngày và do đó, thường xuyên được giám sát. Nhiều nhà tuyển dụng sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để kiểm tra các tin nhắn vi phạm chính sách của công ty hoặc những tin nhắn quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, điều quan trọng là nhà tuyển dụng phải thực hiện các biện pháp phòng ngừa pháp lý cần thiết và đảm bảo rằng họ có quyền giám sát email của nhân viên, đặc biệt là trong bối cảnh có vô số luật và quy định điều chỉnh quyền riêng tư email hiện nay.

11. Why is employee monitoring important?

    Giám sát nhân viên là điều cần thiết để các doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong thế giới kỹ thuật số ngày nay. Nó giúp cả người sử dụng lao động và nhân viên theo dõi hiệu suất làm việc và cải thiện nó bằng cách xác định các yếu tố góp phần tăng năng suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc và vắng mặt, v.v. Nó cũng cho phép người sử dụng lao động nuôi dưỡng và phát triển doanh nghiệp của mình bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu của nhân viên để giúp họ hiểu rõ hơn nhu cầu của nhân viên và thích ứng với môi trường thay đổi.

12. Why it's important to use monitoring software for the whole office?

    Phần mềm giám sát nhân viên có thể được sử dụng để theo dõi và hiểu các mô hình hành vi của nhân viên, điều rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Những mô hình này có thể cung cấp thông tin cho các chính sách nhân sự trong tương lai, thay đổi giờ làm việc, nhu cầu đào tạo, v.v. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp nhận thấy ngày càng nhiều nhân viên kiểm tra tài khoản email cá nhân hoặc các trang thương mại điện tử trong giờ làm việc và muốn hạn chế việc sử dụng để tăng năng suất, thì các hình ảnh trực quan được hỗ trợ bởi phần mềm giám sát nhân viên có thể chứng tỏ là vô cùng hữu ích.