Ngày nay, các công cụ trí tuệ nhân tạo đang phát triển mạnh mẽ và được tích hợp vào hầu hết mọi lĩnh vực trong cuộc sống của chúng ta, từ dịch vụ phát nhạc trực tuyến đến ngân hàng. Việc AI được ứng dụng vào phân tích lực lượng lao động và giám sát nhân viên chỉ còn là vấn đề thời gian.
Việc theo dõi hiệu suất của nhân viên có thể tốn nhiều công sức và thời gian: theo dõi giờ làm việc, hoạt động hằng ngày, tiến độ hoàn thành nhiệm vụ và các yếu tố có thể gây xao nhãng có thể chiếm một phần đáng kể trong ngày làm việc của nhà quản lý. Ngoài ra, việc đánh giá hiệu suất thủ công có thể mang tính chủ quan, và nhà quản lý đôi khi có thể vô tình đánh giá một số nhân viên theo cách thiên lệch.
Các giải pháp giám sát nhân viên hiện đại có thể giúp giải quyết một phần vấn đề này. Chúng tự động thu thập và sắp xếp dữ liệu hoạt động, sau đó trình bày kết quả dưới dạng các bản tóm tắt rõ ràng về những chỉ số hiệu suất chính. Thông tin này cung cấp cho nhà quản lý cơ sở khách quan hơn để đánh giá năng suất và xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc.
Tuy nhiên, chỉ riêng số liệu thống kê không phải lúc nào cũng cho biết một nhân viên thực sự làm việc hiệu quả đến mức nào. Việc dành hai giờ trên Instagram có thể là dấu hiệu rõ ràng của sự xao nhãng đối với một chuyên gia CNTT, nhưng lại có thể là một phần quan trọng trong công việc của chuyên gia nội dung hoặc mạng xã hội. Vì vậy, khi diễn giải dữ liệu giám sát, cần luôn xem xét vị trí công việc, trách nhiệm của nhân viên, quy trình của công ty và đặc thù của ngành.
Các công nghệ AI hiện đại có thể giúp phân tích lực lượng lao động hiệu quả hơn nữa bằng cách hỗ trợ doanh nghiệp xử lý lượng lớn thông tin, phát hiện các mô hình và làm nổi bật những hoạt động bất thường. Phần mềm giám sát nhân viên như CleverControl cung cấp cho nhà quản lý dữ liệu chi tiết về hoạt động công việc, giúp họ hiểu rõ hơn các mô hình này và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về hiệu suất.
CleverControl hỗ trợ đánh giá hiệu suất như thế nào
Là một giải pháp giám sát nhân viên, CleverControl có thể thu thập thông tin chi tiết về hoạt động công việc của nhân viên. Dữ liệu này giúp nhà quản lý hiểu cách thời gian làm việc được phân bổ, xác định các yếu tố có thể gây xao nhãng và phân tích những thay đổi về hiệu suất.
Một số loại thông tin có thể đặc biệt hữu ích trong quá trình đánh giá hiệu suất:
- Vị trí công việc của nhân viên: Việc biết rõ vai trò của nhân viên giúp nhà quản lý diễn giải hoạt động của họ trong đúng bối cảnh. Cách sử dụng ứng dụng, trang web và mô hình làm việc được kỳ vọng có thể khác nhau đáng kể tùy theo trách nhiệm của từng nhân viên.
- Việc sử dụng trang web và ứng dụng: CleverControl theo dõi việc sử dụng ứng dụng và trang web cũng như thời lượng sử dụng, giúp nhà quản lý hiểu nhân viên phân bổ thời gian làm việc như thế nào và xác định những yếu tố có thể gây xao nhãng.
- Mô hình hoạt động công việc: Giờ làm việc, khoảng thời gian hoạt động và không hoạt động cùng các số liệu khác cung cấp thêm bối cảnh để hiểu năng suất và xác định những vấn đề tiềm ẩn trong quy trình làm việc.
Bằng cách xem xét thông tin đã thu thập, nhà quản lý có thể so sánh hoạt động của nhân viên với các mô hình làm việc dự kiến và xác định những hoạt động hiệu quả, các yếu tố có thể gây xao nhãng hoặc những thay đổi bất thường trong hành vi.
Dữ liệu thu thập được cũng có thể được sử dụng cùng với các công cụ phân tích hiện đại và AI để phát hiện xu hướng và tóm tắt lượng lớn thông tin. Tuy nhiên, các kết luận tự động luôn cần được xem xét trong bối cảnh vị trí công việc và trách nhiệm thực tế của nhân viên.
Nhờ đó, nhà quản lý nhận được nhiều hơn những số liệu cơ bản về thời gian làm việc. Họ có được thông tin chi tiết giúp hiểu các mô hình làm việc của nhân viên và tìm ra nguyên nhân của những vấn đề về năng suất.
Cách tiếp cận dựa trên dữ liệu đối với đánh giá hiệu suất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:
- Dữ liệu hoạt động cung cấp cơ sở khách quan hơn để đánh giá hiệu suất của nhân viên.
- Các báo cáo chi tiết giúp nhà quản lý xác định những lĩnh vực mà nhân viên có thể cần thêm sự hỗ trợ hoặc đào tạo.
- Thông tin dựa trên dữ liệu giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt hơn về khen thưởng, thăng chức và kế hoạch cải thiện hiệu suất.
- Dữ liệu giám sát có thể giúp phát hiện những điểm kém hiệu quả và các hoạt động gây lãng phí thời gian, đồng thời hỗ trợ nhân viên cải thiện việc quản lý thời gian và năng suất.
Một trong những lợi ích chính là nhà quản lý không cần có kiến thức kỹ thuật chuyên sâu để tận dụng phân tích hoạt động tại nơi làm việc. CleverControl tự động thu thập và sắp xếp dữ liệu hoạt động của nhân viên rồi trình bày trên bảng điều khiển dễ sử dụng, giúp nhà quản lý tập trung vào việc diễn giải thông tin và đưa ra quyết định.
Các công cụ AI hiện đại có thể hỗ trợ doanh nghiệp hơn nữa trong việc xử lý dữ liệu này, nhận diện các mô hình và tìm ra những thông tin hữu ích. Sự kết hợp giữa dữ liệu giám sát, phân tích thông minh và đánh giá của con người có thể mang lại cái nhìn toàn diện hơn về hiệu suất của nhân viên.
Hãy cùng xem cách tiếp cận này có thể được áp dụng trong thực tế.
Doanh nghiệp sử dụng CleverControl như thế nào: Các trường hợp thực tế
Chúng tôi đã liên hệ với đại diện của ba doanh nghiệp đã sử dụng CleverControl trong vài tháng. Chúng tôi hỏi họ về những khó khăn gặp phải khi theo dõi hiệu suất nhân viên và cách dữ liệu hoạt động công việc giúp họ giải quyết những vấn đề này.
Trường hợp 1: Nâng cao năng suất của đội ngũ bán hàng
Doanh nghiệp đầu tiên là một công ty công nghệ chuyên phát triển phần mềm theo yêu cầu. Công ty muốn tìm hiểu nguyên nhân khiến đội ngũ bán hàng có kết quả chưa đạt kỳ vọng. Mặc dù đội ngũ có nhiều kinh nghiệm và tích cực trong công việc, họ thường xuyên không đạt được mục tiêu doanh số theo quý.
Công ty triển khai CleverControl để có cái nhìn chi tiết hơn về hoạt động của đội ngũ. Ban quản lý ban đầu cho rằng nhân viên chưa đủ tập trung vào công việc và dành một phần thời gian làm việc cho những hoạt động không liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn.
Dữ liệu giám sát không xác nhận giả thuyết này.
Phân tích cho thấy những điểm kém hiệu quả đáng kể trong quy trình bán hàng. Nhiều nhân viên bán hàng dành quá nhiều thời gian cho các công việc hành chính như nhập dữ liệu và chuẩn bị báo cáo thay vì tập trung xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng.
Dựa trên những thông tin này, ban quản lý đã thay đổi một số quy trình vận hành và tự động hóa một số nhiệm vụ để giảm khối lượng công việc hành chính cho đội ngũ bán hàng. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động mang lại giá trị cao như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thuyết trình bán hàng và chốt giao dịch.
Nhờ những cải tiến này, năng suất của đội ngũ bán hàng đã tăng 17%.
Trường hợp 2: Cải thiện dịch vụ hỗ trợ khách hàng
Doanh nghiệp thứ hai mà chúng tôi trao đổi chuyên bán các hệ thống giám sát video cho lĩnh vực vận tải và cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Khách hàng của công ty nằm ở nhiều múi giờ khác nhau, và đội ngũ hỗ trợ từ xa cũng làm việc tại nhiều khu vực khác nhau.
Công ty gặp khó khăn trong việc duy trì chất lượng dịch vụ ổn định. Một số nhân viên hỗ trợ làm việc rất hiệu quả và giải quyết vấn đề nhanh chóng, trong khi những người khác phản hồi chậm hơn và thường để câu hỏi của khách hàng không được trả lời. Sự thiếu nhất quán này dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và làm tăng tỷ lệ khách hàng rời bỏ dịch vụ.
Ban quản lý quyết định phân tích hiệu suất của nhân viên làm việc từ xa bằng phần mềm giám sát nhân viên và lựa chọn CleverControl để có cái nhìn chi tiết hơn về mô hình làm việc của họ.
Dữ liệu hoạt động giúp ban quản lý xác định những nhân viên có hiệu suất cao nhất, những người thường xuyên vượt kỳ vọng về hiệu quả làm việc và mức độ hài lòng của khách hàng.
Đúng như dự kiến, hoạt động của những nhân viên này chủ yếu tập trung vào các ứng dụng nhắn tin và công cụ dùng để giao tiếp với khách hàng, với rất ít hoặc không có yếu tố gây xao nhãng.
Ngược lại, những nhân viên có hiệu suất thấp hơn dành phần lớn thời gian cho các ứng dụng nhắn tin phục vụ giao tiếp nội bộ hoặc sử dụng công cụ tìm kiếm thay vì trực tiếp trao đổi với khách hàng.
Sau khi xem xét chi tiết dữ liệu về thời gian làm việc, ban quản lý kết luận rằng những nhân viên này còn thiếu đáng kể kiến thức kỹ thuật cần thiết để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng hiệu quả.
Công ty đã tổ chức các chương trình đào tạo tập trung để khắc phục những thiếu hụt kiến thức này, từ đó giúp cải thiện hiệu suất. Ban quản lý cũng ghi nhận và khen thưởng những nhân viên có thành tích tốt nhất, qua đó tăng động lực và khuyến khích hiệu suất cao hơn.
Trường hợp 3: Tìm hiểu nguyên nhân năng suất suy giảm
Khách hàng thứ ba của chúng tôi, một công ty marketing có đội ngũ làm việc từ xa, nhận thấy hiệu suất của một số nhân viên đang giảm. Các nhà quản lý lo ngại về tình trạng năng suất suy giảm nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân.
Công ty triển khai CleverControl để phân tích mô hình làm việc của đội ngũ. Các nhà quản lý xem xét cách nhân viên sử dụng công cụ marketing, nền tảng giao tiếp, trang web và các phần mềm khác.
Dữ liệu hoạt động cho thấy một số nhân viên dành phần đáng kể trong ngày làm việc cho mạng xã hội, dịch vụ phát video trực tuyến và các trang web khác không liên quan đến công việc. Những yếu tố gây xao nhãng này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất của họ.
Công ty phải hạn chế quyền truy cập vào các trang web không liên quan đến công việc trong giờ làm việc để tạo ra môi trường tập trung hơn.
Các biện pháp này đã mang lại kết quả và hiệu suất của nhân viên dần được cải thiện.
Vai trò của AI trong giám sát nhân viên
Trí tuệ nhân tạo có tiềm năng lớn trong việc bổ sung cho hoạt động giám sát nhân viên và phân tích lực lượng lao động.
Các tổ chức lớn có thể tạo ra khối lượng dữ liệu khổng lồ về hoạt động công việc. Việc nhà quản lý phải xem xét thủ công từng báo cáo, ứng dụng, trang web hoặc xu hướng hoạt động có thể nhanh chóng trở thành một nhiệm vụ khó khăn.
Công nghệ AI có thể giúp xử lý những thông tin này nhanh hơn bằng cách:
- tóm tắt các tập dữ liệu lớn;
- nhận diện các mô hình hoạt động lặp lại;
- làm nổi bật những thay đổi bất thường;
- so sánh hoạt động trong các khoảng thời gian khác nhau;
- xác định những điểm kém hiệu quả tiềm ẩn trong quy trình làm việc;
- giúp nhà quản lý tập trung vào những thông tin có thể cần được chú ý thêm.
Đồng thời, AI không nên thay thế đánh giá của con người.
Cùng một hoạt động có thể mang ý nghĩa hoàn toàn khác nhau tùy theo vị trí công việc, trách nhiệm của nhân viên, dự án hiện tại hoặc điều kiện làm việc.
Ví dụ, việc thường xuyên sử dụng công cụ tìm kiếm thoạt nhìn có thể bị xem là kém hiệu quả. Tuy nhiên, điều này có thể hoàn toàn bình thường đối với một nhân viên đang nghiên cứu một vấn đề kỹ thuật hoặc thực hiện một nhiệm vụ mà họ chưa quen thuộc.
Vì vậy, dữ liệu giám sát và các thông tin phân tích được tạo ra với sự hỗ trợ của AI nên được sử dụng để hỗ trợ quá trình ra quyết định, chứ không nên là cơ sở duy nhất cho những quyết định quản lý quan trọng.
Kết luận
Đánh giá hiệu suất chính xác đóng vai trò quan trọng đối với sự tăng trưởng và phát triển của mọi doanh nghiệp. Các phương pháp truyền thống thường tốn nhiều thời gian và có thể phụ thuộc đáng kể vào đánh giá chủ quan cũng như lượng thông tin hạn chế.
Phần mềm giám sát nhân viên hiện đại mang đến cách tiếp cận dựa trên dữ liệu nhiều hơn.
Bằng cách thu thập thông tin về giờ làm việc, việc sử dụng ứng dụng và trang web, các mô hình hoạt động và những dữ liệu liên quan đến công việc khác, CleverControl giúp nhà quản lý hiểu rõ hơn cách nhân viên tổ chức ngày làm việc và xác định những điểm kém hiệu quả hoặc lĩnh vực cần cải thiện.
Các công nghệ AI có thể bổ sung cho quá trình này bằng cách giúp doanh nghiệp phân tích lượng dữ liệu lớn hơn về lực lượng lao động một cách hiệu quả hơn, nhận diện các mô hình và phát hiện xu hướng.
Các trường hợp thực tế cho thấy dữ liệu hoạt động công việc có thể giúp doanh nghiệp phát hiện những quy trình kém hiệu quả, nhu cầu đào tạo, nhân viên có thành tích cao và các yếu tố có thể gây xao nhãng. Bằng cách giải quyết những vấn đề này, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất, mức độ hài lòng của khách hàng và hiệu quả vận hành tổng thể.
Cách tiếp cận hiệu quả nhất là kết hợp dữ liệu giám sát khách quan, công nghệ phân tích hiện đại và đánh giá của con người.
Thay vì chỉ dựa vào một điểm số năng suất duy nhất hoặc một kết luận tự động, các tổ chức có thể sử dụng những thông tin này để hiểu rõ hơn cách công việc thực sự được thực hiện và đưa ra quyết định sáng suốt hơn về cách cải thiện hiệu quả làm việc.
