5 dấu hiệu công ty của bạn cần phần mềm giám sát nhân viên

Các chỉ số hiệu suất suy giảm là nguyên nhân đầu tiên và tự nhiên nhất gây lo ngại khi chúng không chỉ giảm đột ngột hoặc theo mùa. Nếu bạn thấy hiệu suất và năng suất tổng thể của công ty mình giảm sút liên tục thì đã đến lúc tìm hiểu sâu hơn về các yếu tố sau.

Hãy nhìn vào những con số chính xác. Điểm chuẩn thông thường của bạn đột nhiên khó đạt được hơn? Doanh số bán hàng có liên tục giảm so với dự kiến ​​không? Số lượng sản phẩm sản xuất mỗi ngày có giảm không? Khi các chỉ số năng suất chính liên tục giảm và các lực lượng thị trường bên ngoài không thể giải thích được điều đó, đó là một dấu hiệu đáng báo động cho thấy có điều gì đó không ổn.

Việc trễ thời hạn có trở thành một chuẩn mực chứ không phải là một ngoại lệ? Các dự án liên tục chậm tiến độ là một vấn đề nghiêm trọng. Thời hạn trễ làm xáo trộn quy trình làm việc hàng ngày, gây tràn ngân sách, làm khách hàng thất vọng, giảm doanh thu và hủy hoại danh tiếng của bạn. Sự chậm trễ thường xuyên có nghĩa là có sự thiếu hiệu quả ở đâu đó trong quy trình của bạn, có khả năng thiếu trách nhiệm hoặc vấn đề của nhân viên trong việc quản lý thời gian. Hiểu lý do tại sao nó xảy ra là bước đầu tiên để cải thiện.

Nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn nhưng đó chỉ là một nửa của thỏa thuận. Vấn đề không chỉ là hoàn thành được bao nhiêu mà còn là tốt như thế nào. Bạn có nhận thấy lượng khiếu nại của khách hàng lên tới đỉnh điểm không? Nhóm của bạn có dành nhiều thời gian hơn cho việc làm lại và sửa lỗi không? Việc kiểm tra đảm bảo chất lượng có bị lỗi thường xuyên hơn không? Điều này có thể có nghĩa là nhóm mất tập trung hoặc thiếu các kỹ năng thiết yếu để hoạt động tốt hơn. Phần mềm giám sát nhân viên có thể giúp bạn phát hiện vấn đề đằng sau việc giảm chất lượng công việc.

Bạn có gặp khó khăn trong việc xác định ai chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ bị bỏ lỡ, một lỗi hoặc sự chậm trễ của dự án không? Khó khăn trong việc xác định trách nhiệm có thể xuất phát từ quy trình làm việc không rõ ràng, vai trò được xác định kém hoặc thiếu trách nhiệm giải trình đối với những đóng góp của cá nhân.

Giám sát nhân viên thu thập dữ liệu phong phú về hoạt động làm việc của nhân viên: thời gian hoạt động và nhàn rỗi, các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất, mô hình hoạt động và những phiền nhiễu tiềm ẩn, chẳng hạn như phương tiện truyền thông xã hội. Phân tích dữ liệu này, bạn có thể tiết lộ lý do tại sao hiệu suất của nhân viên giảm sút và cách cải thiện nó.

Sự cố bảo mật ngày càng gia tăng, chẳng hạn như nhiễm phần mềm độc hại thường xuyên, tấn công lừa đảo thành công, vi phạm dữ liệu hoặc truy cập trái phép vào thông tin nhạy cảm của công ty là những lý do để bắt đầu hành động. Chúng có nghĩa là điểm yếu trong hệ thống phòng thủ an ninh của bạn và thông thường, lỗ hổng này nằm ở những hành động vô tình hoặc thậm chí có chủ ý của nhân viên. Theo các báo cáo gần đây, có tới nhiều 82% vi phạm an ninh là do lỗi của con người. Việc giám sát nhân viên có thể giúp giảm thiểu những rủi ro này và phát hiện sớm sự cố.

Lý do tiếp theo để xem xét việc giám sát nhân viên là các quy định như GDPR, HIPAA, PCI DSS hoặc các tiêu chuẩn tuân thủ dành riêng cho ngành. Việc không đáp ứng chúng có thể bị phạt nặng và thiệt hại về danh tiếng. Sự tuân thủ thường phụ thuộc vào việc nhân viên tuân thủ các quy trình và giao thức cụ thể, đặc biệt là về xử lý và bảo mật dữ liệu. Việc thiếu tầm nhìn về hoạt động hàng ngày của nhân viên làm tăng đáng kể nguy cơ xảy ra sự cố do sơ suất và hành vi sai trái.

Cuối cùng, nếu lợi thế cạnh tranh của công ty bạn nằm ở thông tin độc quyền, sở hữu trí tuệ hoặc bí mật thương mại thì việc bảo vệ những tài sản này là rất quan trọng. Nhân viên có quyền truy cập đặc quyền vào dữ liệu nhạy cảm có thể rò rỉ dữ liệu đó một cách vô ý và cố ý.

Phần mềm giám sát nhân viên cho phép bạn xem hoạt động của nhân viên, nhờ đó bạn có thể đảm bảo họ tuân thủ các chính sách bảo mật và các quy định liên quan.

Phần mềm có chức năng Ngăn chặn mất dữ liệu (DLP) có thể phát hiện hành vi không an toàn hoặc không phù hợp của nhân viên và cảnh báo cho người quản lý hoặc chuyên gia bảo mật. Ngoài ra, dữ liệu được thu thập bởi các chương trình giám sát có thể là bằng chứng trong các cuộc điều tra nội bộ nếu xảy ra sự cố.

Một môi trường làm việc an toàn, thoải mái, thân thiện và tôn trọng là rất quan trọng đối với năng suất của nhân viên. Vi phạm hành vi văn phòng tạo ra bầu không khí thù địch, làm giảm tinh thần và sự gắn kết của nhân viên, đồng thời góp phần tăng doanh thu. Trong những tình huống xấu nhất, hành vi như vậy thậm chí có thể khiến công ty phải chịu trách nhiệm pháp lý đáng kể và thiệt hại về danh tiếng. Bạn có nhận thấy những dấu hiệu đáng lo ngại sau đây không? Một cuộc điều tra có trách nhiệm liên quan đến việc giám sát nhân viên có thể là giải pháp của bạn.

Hồi chuông cảnh báo đầu tiên là các báo cáo về quấy rối và phân biệt đối xử, chính thức hoặc không chính thức. Việc phớt lờ những lời phàn nàn như vậy không chỉ có hại cho nạn nhân của hành vi đó mà còn dẫn đến bầu không khí độc hại trong văn phòng.

Một dấu hiệu đáng lo ngại khác cần chú ý là hành vi vi phạm quy tắc ứng xử hoặc đạo đức của công ty. Chúng có thể bao gồm việc cá nhân sử dụng quá nhiều thời gian của công ty cho các hoạt động không phải công việc, lạm dụng tài nguyên của công ty để thu lợi cá nhân, hành vi trực tuyến không phù hợp bằng cách sử dụng mạng hoặc thiết bị của công ty hoặc vi phạm các thỏa thuận bảo mật.

Cuối cùng, nhân viên có thể sử dụng tài nguyên của công ty để bôi nhọ hoặc bôi nhọ ai đó hoặc nội dung nào đó trực tuyến, truy cập tài nguyên vi phạm bản quyền, do đó vi phạm bản quyền hoặc làm điều gì khác có thể dẫn đến tổn thất tài chính và hậu quả pháp lý. Nếu bạn không kiểm soát những hành động như vậy, chúng có thể dẫn đến các vụ kiện tụng tốn kém, các hình phạt theo quy định và thiệt hại đáng kể về danh tiếng.

Trong trường hợp quấy rối, phân biệt đối xử hoặc bắt nạt, việc giám sát thông tin liên lạc của nhân viên - với cố vấn pháp lý phù hợp và thông báo cho nhân viên - có thể cung cấp bằng chứng cần thiết cho các cuộc điều tra nội bộ.

Phần mềm giám sát có thể tạo nhật ký hoạt động chi tiết của nhân viên, bao gồm việc sử dụng ứng dụng và truy cập tệp. Những nhật ký này có thể cung cấp dấu vết có thể kiểm chứng để hiểu hành động của nhân viên và xác định xem chính sách của công ty có bị vi phạm hay không.

Nếu bạn thường tự hỏi làm thế nào công việc thực sự diễn ra và tại sao tình trạng tắc nghẽn lại xảy ra đột ngột, bạn có thể cần phần mềm giám sát. Hãy tự hỏi:

1. Tôi có đang dựa vào phỏng đoán thay vì dữ liệu cụ thể để hiểu quy trình hoạt động của mình không?
2. Các quy trình cụ thể có thường xuyên chậm, kém hiệu quả và bị cản trở bởi sự chậm trễ không?
3. Có phải một số nhiệm vụ nhất định liên tục trở thành điểm nghẽn trong quy trình làm việc của chúng ta, làm chậm toàn bộ dự án hoặc sản lượng của bộ phận không?
4. Tôi có cần dữ liệu khách quan để hiểu quy trình công việc hiện tại của chúng tôi trước khi thực hiện các thay đổi quy trình không? Làm cách nào để đo lường tác động của những thay đổi đó?

Khi người quản lý thiếu tầm nhìn rõ ràng về quy trình làm việc, họ không thể lập kế hoạch hiệu quả về tiến độ và ngân sách dự án, tối ưu hóa quy trình làm việc và dự đoán những trục trặc tiềm ẩn.

Phần mềm giám sát nhân viên tạo báo cáo chi tiết về việc sử dụng ứng dụng của nhân viên, tiến trình nhiệm vụ và thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ. Các báo cáo này là dữ liệu khách quan, có thể định lượng về quy trình công việc hiện tại. Bằng cách phân tích chúng, các nhà quản lý có thể thấy công việc được thực hiện như thế nào trong thực tế và đánh giá năng suất của cá nhân và nhóm. Họ có thể tiết lộ các lĩnh vực cần cải tiến và tự động hóa, loại bỏ các bước dư thừa và thiết kế lại quy trình công việc để làm cho chúng hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Khi các cải tiến được triển khai, dữ liệu giám sát có thể được sử dụng để đo lường tác động thực tế của những thay đổi này đến hiệu quả của quy trình làm việc. Vòng lặp dựa trên dữ liệu này có thể trở thành nền tảng cho việc cải tiến và sàng lọc liên tục.

Thành công của công ty được thúc đẩy bởi những nhân viên gắn kết và có động lực. Nhưng điều gì xảy ra nếu tia lửa tắt? Bạn có thể quan sát các xu hướng đáng lo ngại như giảm mức độ tương tác, vắng mặt và tỷ lệ thôi việc tăng. Dưới đây là những triệu chứng đáng báo động khác:

1. sự nhiệt tình giảm đáng kể
2. giảm tính chủ động
3. nhân viên dường như ít đầu tư hơn vào công việc của họ và sự thành công của công ty
4. ít tham gia vào các hoạt động và cuộc họp nhóm
5. cảm giác chung của sự thờ ơ hoặc tiêu cực.

Những dấu hiệu này có thể báo hiệu những vấn đề tiềm ẩn sâu xa hơn trong tổ chức của bạn. Bạn nên điều tra sức khỏe của văn hóa nơi làm việc và phúc lợi của nhân viên, đồng thời việc giám sát nhân viên cẩn thận có thể là một công cụ hữu ích trong nghiên cứu của bạn.

Phần mềm giám sát với tính năng theo dõi chấm công tự động có thể phát hiện các dấu hiệu đáng lo ngại nêu trên, thường sớm hơn mức người quản lý có thể và nhắc nhở bạn phải tìm hiểu sâu hơn. Ngoài ra, nó có thể giúp đo lường hiệu quả của những nỗ lực bạn thực hiện nhằm cải thiện sự gắn kết của nhân viên. Tuy nhiên, để gắn kết và động viên nhân viên, bạn sẽ cần các phương pháp khác, chẳng hạn như khen thưởng, cơ hội phát triển và tăng trưởng, v.v.

Việc nhận biết kịp thời năm dấu hiệu cảnh báo - năng suất sụt giảm, an ninh, hành vi phi đạo đức, điểm mù trong hoạt động và giảm sự gắn kết - là rất quan trọng và việc giám sát nhân viên có thể giúp phát hiện chúng và tìm ra nguyên nhân của những vấn đề này. Nếu bạn đang gặp phải những dấu hiệu này, hãy khám phá xem Phần mềm giám sát của CleverControl có thể giúp ích như thế nào. Nhưng hãy nhớ ưu tiên thực hiện có đạo đức và minh bạch.