5 sai lầm hàng đầu các công ty mắc phải khi giám sát nhân viên từ xa

Việc lạm dụng các kỹ thuật giám sát xâm lấn là một trong những sai lầm nghiêm trọng nhất mà các nhà quản lý có thể mắc phải. Thật dễ hiểu khi một công ty biết chính xác những gì nhân viên làm tại nơi làm việc, ứng dụng họ sử dụng, tin nhắn họ nhập trong cuộc trò chuyện thông thường với đồng nghiệp hoặc thậm chí truy cập webcam của họ và xem họ đang làm gì. Các nhà quản lý biện minh cho các biện pháp này bằng những lo ngại về năng suất hoặc an ninh, nhưng trong nhiều trường hợp, sự xem xét kỹ lưỡng như vậy có thể gây phản tác dụng một cách ngoạn mục. Không có gì đáng ngạc nhiên khi nhân viên coi việc giám sát sâu sắc như vậy là sự thiếu tin tưởng và vi phạm quyền riêng tư một cách thô lỗ. 39% nhân viên thừa nhận rằng việc giám sát làm hỏng mối quan hệ của họ với người sử dụng lao động và 43% coi đó là lý do khiến tinh thần công ty sa sút. Giám sát quá mức sẽ gây áp lực tâm lý không cần thiết cho nhân viên, gây ra sự oán giận, tạo ra văn hóa nghi ngờ và quản lý vi mô, có khả năng dẫn đến tỷ lệ thôi việc cao hơn.

Một cách tiếp cận hiệu quả hơn là hạn chế việc giám sát dữ liệu thực sự cần thiết để đánh giá năng suất và duy trì bảo mật. Bên cạnh đó, điều quan trọng là phải cởi mở và minh bạch với nhân viên về các chính sách giám sát.

This mistake evolves from the previous one. Instead of assessing the employee's output and results, the manager might focus solely on tracking and quantifying their daily activity: number of emails sent, time spent on particular apps and sites, or even the frequency of mouse clicks. Needless to say, such metrics provide only a superficial overview of the employee's work and do not reflect their productivity or value to the organization. An employee might appear "active" on their computer for hours without actually completing any meaningful work. Meanwhile, another might achieve significant results in a shorter period through focused work, breaking it with funny cat videos or browsing memes to relax. Tracking activity only does not account for individual work styles and may make employees prioritize "appearing busy" over delivering quality results.

Một cách tiếp cận hiệu quả để quản lý nhân viên từ xa có nghĩa là đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được và tập trung vào các kết quả hữu hình cũng như chất lượng của sản phẩm bàn giao thay vì nhật ký hoạt động tỉ mỉ. Khi bạn tin tưởng nhân viên quản lý thời gian và tập trung vào kết quả, họ sẽ làm việc theo cách phù hợp với thế mạnh của mình và cuối cùng mang lại lợi ích cho công ty.

Tính minh bạch và giao tiếp là nền tảng của bất kỳ hình thức giám sát nhân viên nào, đặc biệt là trong điều kiện làm việc từ xa. Thật không may, nhiều công ty quyết định không thông báo cho nhân viên của mình về việc giám sát. Những người không cung cấp chính sách giám sát rõ ràng trong phần lớn các trường hợp - chỉ một phần ba (32%) nhân viên được Forbes Advisor khảo sát đã nhận được bất kỳ hướng dẫn hoặc chính sách nào liên quan đến giám sát.

Sự sơ suất như vậy không chỉ có thể khiến tinh thần nhân viên bị tổn hại mà còn bị phạt nặng vì không tuân thủ luật và quy định về quyền riêng tư.

Các công ty nên truyền đạt chính sách giám sát của mình, bao gồm lý do giám sát, phạm vi dữ liệu được thu thập, ai có thể truy cập nhật ký và thời gian lưu trữ chúng. Với những cập nhật thường xuyên và cơ hội đối thoại về thực tiễn giám sát, nhân viên sẽ cảm thấy được cung cấp đầy đủ thông tin và được tôn trọng cũng như ít phản đối việc giám sát hơn.

Sai lầm tiếp theo trong việc giám sát là xu hướng áp dụng một cách tiếp cận cho tất cả nhân viên ở xa, bất kể vai trò, mức độ kinh nghiệm hay thành tích đã được thiết lập của họ. Cách tiếp cận như vậy bỏ qua tính chất đa dạng của các nhóm làm việc từ xa và mức độ tin cậy được thiết lập với từng nhân viên. Việc giám sát một chuyên gia kỳ cựu có năng suất cao với sự giám sát chặt chẽ giống như một người mới được tuyển dụng sẽ khiến chuyên gia đó cảm thấy không được tin tưởng và ngột ngạt. Những nhân viên đáng tin cậy phát triển nhờ tính độc lập sẽ đặc biệt bị mất động lực bởi cách tiếp cận một kích cỡ phù hợp với tất cả.

Ngược lại, việc điều chỉnh các phương pháp giám sát phù hợp với nhu cầu cụ thể của nhóm, mức độ tin cậy và trách nhiệm cá nhân sẽ có lợi hơn cho việc quản lý nhóm từ xa. Nhận thức được rằng các vai trò khác nhau có thể yêu cầu mức độ giám sát khác nhau, cung cấp hỗ trợ cho những người mới tuyển dụng và trao quyền tự do tương đối cho những nhân viên dày dạn kinh nghiệm sẽ là một hệ thống giám sát hiệu quả hơn và ít gây mất tinh thần hơn.

Suy giảm sức khỏe của nhân viên do theo dõi quá mức có lẽ là một trong những sai lầm bị bỏ qua nhiều nhất trong quá trình giám sát. Ngay cả khi các nhà quản lý nhận thấy mức độ căng thẳng, lo lắng và kiệt sức ngày càng tăng, họ hiếm khi gắn chúng vào các phương pháp giám sát của mình. Trong khi đó, việc giám sát liên tục có thể khiến nhân viên tỏ ra bận rộn, bỏ qua những giờ giải lao cần thiết và cản trở khả năng tập trung và làm việc hiệu quả của họ. Các công ty ưu tiên giám sát liên tục mà gây tổn hại đến sức khỏe của nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc độc hại dẫn đến sự cô lập, giảm năng suất, mức độ gắn kết thấp hơn, tỷ lệ vắng mặt và tỷ lệ nghỉ việc cao hơn.

Một môi trường làm việc hỗ trợ và tin cậy là điều cần thiết để đạt được thành công lâu dài, đặc biệt là ở các nhóm làm việc ở xa. Ngoài các chính sách giám sát rõ ràng và tập trung vào kết quả, các tổ chức nên khuyến khích giao tiếp cởi mở về khối lượng công việc và căng thẳng, đồng thời xem xét triển khai các sáng kiến ​​​​về sức khỏe được thiết kế riêng cho nhân viên ở xa.

Quản lý nhân viên từ xa là một nhiệm vụ đầy thách thức và việc theo dõi nhân viên có thể làm hỏng bánh xe hoặc gây ra nhiều rắc rối hơn, tùy thuộc vào cách thực hiện. Giám sát sâu rộng, ưu tiên hoạt động hơn kết quả, thiếu minh bạch, cách tiếp cận giống nhau đối với tất cả nhân viên và bỏ bê phúc lợi của nhân viên là những sai lầm nghiêm trọng trong giám sát. Tạo ra chúng đồng nghĩa với việc làm suy yếu lòng tin và năng suất của nhân viên, đồng thời tạo ra một môi trường căng thẳng, ngột ngạt, nơi không còn chỗ cho động lực và sự sáng tạo. Các tổ chức nên đánh giá lại cách tiếp cận của mình và thực hiện giám sát một cách có đạo đức và minh bạch, tập trung vào kết quả. Bạn muốn biết làm thế nào để làm điều đó? Kiểm tra của chúng tôi hướng dẫn về giám sát nhân viên từ xa. Áp dụng cách tiếp cận cân bằng và có đạo đức để quản lý nhân viên từ xa không chỉ là vấn đề thực tiễn tốt nhất; điều cần thiết là xây dựng lực lượng lao động từ xa phát triển và bền vững về lâu dài.