Hướng dẫn về phần mềm thiết yếu để quản lý nhân viên

Việc quản lý nhân viên rất phức tạp và tốn thời gian. Tuyển dụng và giới thiệu ứng viên tốt nhất, theo dõi năng suất, đảm bảo đáp ứng mọi thời hạn và lập kế hoạch chiến lược để phát triển và tạo động lực cho nhân viên là những thách thức mà các nhà quản lý và bộ phận nhân sự phải vượt qua. May mắn thay, chúng ta đang sống trong thời đại bùng nổ công nghệ có thể giảm bớt đáng kể những khó khăn hàng ngày của chúng ta. Có một giải pháp kỹ thuật số cho mọi thứ. Trong bài viết này, chúng tôi khám phá các loại phần mềm quản lý nhân viên cũng như lợi ích của chúng và mô tả các giải pháp đáng tin cậy trong từng danh mục.

Các chương trình theo dõi có lẽ là loại phần mềm nổi tiếng nhất để quản lý nhân viên. Các tính năng của chúng thường bao gồm:

1. ảnh chụp màn hình
2. ghi lại tổ hợp phím
3. theo dõi các trang web đã truy cập
4. ghi lại truy vấn tìm kiếm
5. giám sát hoạt động tập tin
6. ghi lại hoạt động của máy in
7. theo dõi thời gian và hơn thế nữa.

Dữ liệu này được tóm tắt thành điểm số và số liệu thống kê về năng suất, giúp đơn giản hóa việc đánh giá hiệu suất.

Những lo ngại về quyền riêng tư nằm ở mặt khác của đồng tiền. Do đặc thù của nó, phần mềm giám sát nhân viên có thể thu thập lượng dữ liệu khổng lồ, bao gồm cả thông tin nhạy cảm. Đó là lý do tại sao việc làm quen với các quy định về quyền riêng tư của địa phương là cần thiết trước khi triển khai các giải pháp đó. Nếu bạn cân bằng giữa nhu cầu giám sát và tôn trọng quyền riêng tư của nhân viên, phần mềm theo dõi nhân viên sẽ trở thành trợ lý đáng tin cậy trong việc nâng cao năng suất của nhóm bạn.

CleverControl là một phần mềm mạnh mẽ để quản lý nhân viên. Nó cung cấp tất cả các tính năng cần thiết để giám sát năng suất suôn sẻ: ảnh chụp màn hình, giám sát clipboard, ghi lại các truy vấn tìm kiếm và lượt truy cập trang web, theo dõi hoạt động trên mạng xã hội và trình nhắn tin, v.v. Nền tảng này phân tích việc sử dụng ứng dụng, trò chuyện và web của nhân viên, bao gồm lượng thời gian nhân viên dành hàng ngày và những xu hướng này thay đổi như thế nào trong khoảng thời gian đã chọn. CleverControl cũng nêu bật các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất. Những số liệu thống kê này cho phép bạn nhanh chóng xem tổng quan về một ngày của từng nhân viên và ngay lập tức phát hiện ra những điều gây xao lãng.

CleverControl cho phép giám sát không chỉ hồi cứu mà còn theo thời gian thực. Nhờ tính năng Xem trực tiếp, bạn có thể xem ngay những gì xảy ra trên màn hình của bất kỳ nhân viên nào.

CleverControl có một bộ tính năng theo dõi thời gian cho phép bạn tự động hóa việc theo dõi điểm danh. Phần mềm ghi lại sự hiện diện của mỗi nhân viên tại nơi làm việc, thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc cũng như thời gian hoạt động/không hoạt động. Bạn có thể xem nhật ký hoạt động chi tiết theo thời gian và số liệu thống kê hoạt động hàng giờ với những giờ hoạt động nhiều nhất được đánh dấu. Tính năng này cho phép bạn hiểu các mô hình công việc riêng lẻ cũng như lên kế hoạch tốt hơn cho các nhiệm vụ và cuộc họp.

Các tính năng nâng cao của CleverControl bao gồm Ghi màn hình, Ghi webcam và Ghi âm cuộc gọi. Sử dụng Ghi màn hình, bạn có thể ghi lại màn hình của nhân viên đã chọn trong suốt cả ngày. Ghi âm webcam biến webcam của máy tính thành một hệ thống giám sát đơn giản hoặc giúp giám sát các tương tác giữa khách hàng và nhân viên. Với Ghi âm cuộc gọi, bạn có thể ghi âm cuộc gọi từ các ứng dụng nhắn tin phổ biến như Zoom, WhatsApp và Discord. Tính năng này sẽ vô cùng hữu ích trong việc đánh giá công việc của nhân viên hỗ trợ khách hàng hoặc tóm tắt thông tin từ một cuộc họp quan trọng.

CleverControl luôn cập nhật những tiến bộ công nghệ mới nhất. Nền tảng này gần đây đã tích hợp chức năng AI. AI kiểm tra hoạt động của nhân viên trong ứng dụng, cuộc trò chuyện và trực tuyến, so sánh nó với các tiêu chuẩn của ngành, tính toán điểm năng suất của từng cá nhân và nhận xét ngắn gọn về những điểm kém hiệu quả được phát hiện.

CleverControl có cài đặt linh hoạt. Hầu hết các tính năng của nó có thể được bật/tắt, cho phép bạn điều chỉnh hoạt động giám sát của mình theo luật và quy định hiện hành về quyền riêng tư. Phần mềm cũng có thể được cài đặt ở chế độ hiển thị, cho phép nhân viên bắt đầu và dừng giám sát hoặc truy cập bảng điều khiển hoạt động cá nhân của họ.

Mặc dù các nhà quản lý muốn ghi nhớ và kiểm soát tất cả thời hạn, nhiệm vụ và chi phí của dự án nhưng rất ít người có thể tự hào về bộ não siêu máy tính. Quản lý dự án là một loại phần mềm quản lý nhân viên được thiết kế để giảm bớt gánh nặng này cho người quản lý. Nó là một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, tổ chức và quản lý dự án một cách hiệu quả. Các tính năng thông thường của nó bao gồm:

1. tạo, phân công và ưu tiên các nhiệm vụ
2. thiết lập thời hạn
3. theo dõi tiến độ nhiệm vụ
4. bình luận, nhắn tin và trò chuyện trong nền tảng
5. chia sẻ tập tin
6. lập bản đồ đường đi và theo dõi cột mốc
7. theo dõi thời gian
8. theo dõi ngân sách, quản lý chi phí, v.v.

Phần mềm quản lý nhân viên như vậy cho phép người quản lý xem toàn bộ dự án, dễ dàng chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ cũng như giao chúng cho nhân viên. Họ có thể nhận được thông tin chi tiết theo thời gian thực về tiến độ, phát hiện các vấn đề tiềm ẩn và phân bổ lại các nguồn lực cần thiết. Khả năng hiển thị nhiệm vụ được cải thiện như vậy làm tăng hiệu quả của nhóm và cải thiện việc ra quyết định và quản lý ngân sách. Phân công nhiệm vụ rõ ràng và theo dõi tiến độ giúp các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về công việc của họ.

Asana là một trong những phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây phổ biến nhất. Giao diện thân thiện và nhiều tính năng đa dạng của nó đã thu hút được hàng nghìn công ty trên toàn cầu. Bạn có thể chia các dự án lớn thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn, xác định các yếu tố phụ thuộc cũng như đặt mức độ ưu tiên và thời hạn. Chế độ xem dự án có thể được tùy chỉnh tùy theo sở thích của bạn. Bạn có thể sắp xếp bài tập dưới dạng danh sách, lịch, dòng thời gian, biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban. Các trường tùy chỉnh có thể được thêm vào tác vụ để sắp xếp, lọc và báo cáo dễ dàng hơn.

Asana có thể theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ để bạn có thể đánh giá chi phí và thời gian cần thiết chính xác hơn.

Nền tảng này có các tính năng giao tiếp tuyệt vời như nhắn tin nhóm, đề cập và chia sẻ tệp. Hộp thư đến thông minh cho phép tùy chỉnh thông báo để lọc các cập nhật quan trọng nhất, tạm dừng thông báo để bảo vệ sự tập trung của bạn và theo dõi các thông báo từ hộp thư đến.

Chức năng tự động hóa mạnh mẽ giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Ví dụ: bạn có thể phân công nhiệm vụ dựa trên quy tắc hoặc kích hoạt thông báo.

Asana tích hợp với nhiều công cụ khác, bao gồm Google Drive, Slack và Microsoft Teams.

Nền tảng này phù hợp với các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và thuộc nhiều ngành khác nhau nhờ tính thân thiện với người dùng, bộ tính năng mạnh mẽ và khả năng mở rộng.

Phần mềm quản lý nhân sự (HRMS) là một nền tảng toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa và tự động hóa các chức năng nhân sự trong suốt vòng đời của nhân viên. Các tính năng chính của nó là:

1. lưu trữ thông tin nhân viên (chi tiết liên lạc, lịch sử việc làm, hồ sơ hiệu suất, v.v.)
2. Hệ thống theo dõi người nộp đơn (ATS) (quản lý tin tuyển dụng và hồ sơ ứng viên)
3. quy trình làm việc và danh sách kiểm tra tích hợp
4. kiểm tra lý lịch và sàng lọc ma túy
5. xử lý bảng lương và tính thuế
6. quản lý phúc lợi (bảo hiểm y tế, kế hoạch nghỉ hưu, v.v.)
7. theo dõi thời gian và sự tham dự
8. quản lý hiệu suất
9. các sáng kiến ​​phát triển nhân viên, v.v.

Phần mềm quản lý nhân viên như vậy sẽ tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm gánh nặng hành chính cho các chuyên gia nhân sự và giảm thiểu sai sót trong việc nhập dữ liệu và xử lý bảng lương. Nhờ đó, đội ngũ nhân sự có thể tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược nhằm nâng cao sự gắn kết của nhân viên.

Sử dụng HRMS, các tổ chức có thể duy trì hồ sơ chính xác và đảm bảo tuân thủ luật lao động. Ngoài ra, HRMS còn cung cấp dữ liệu có giá trị và thông tin chi tiết giúp đưa ra các quyết định nhân sự sáng suốt.

HRMS cũng cung cấp chức năng cho nhân viên. Các tính năng tự phục vụ của nó cho phép nhân viên quản lý thông tin của họ và truy cập các dịch vụ nhân sự một cách dễ dàng.

Workday là một phần mềm dựa trên đám mây tiên tiến để quản lý nhân viên. Nó hợp nhất tất cả các chức năng nhân sự, chẳng hạn như bảng lương, phúc lợi, quản lý nhân tài và quản lý dữ liệu nhân viên, vào một hệ thống duy nhất.

Nền tảng này cung cấp bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh. Ở đó, bạn có thể hiểu rõ hơn về tỷ lệ thôi việc, xu hướng hiệu suất và nhân khẩu học của lực lượng lao động. Tất cả các thay đổi đều phản ánh ngay lập tức, do đó bạn luôn có quyền truy cập vào thông tin mới nhất và đưa ra quyết định chiến lược.

Workday hỗ trợ toàn bộ vòng đời của nhân viên, từ đăng tuyển đến theo dõi và giới thiệu ứng viên cho đến quản lý hiệu suất và phúc lợi. Nó cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch kế nhiệm vì nó có thể giúp xác định những nhân viên có tiềm năng cao. Sau đó, bạn có thể chuẩn bị cho họ những vai trò lãnh đạo trong tương lai.

Một bộ tính năng thực tế khác tự động hóa quy trình tính lương: tiền lương, thuế, phúc lợi và các khoản khấu trừ. Việc tự động hóa giúp giảm sai sót và tải trọng hành chính, đồng thời đảm bảo thanh toán kịp thời và chính xác.

Ngày làm việc cũng mang lại lợi ích cho nhân viên. Chức năng tự phục vụ mạnh mẽ của nó cho phép họ quản lý thông tin cá nhân của mình, truy cập phiếu lương, yêu cầu thời gian nghỉ và đăng ký các quyền lợi.

Nhìn chung, Workday là một giải pháp hiệu quả giúp cải thiện đáng kể việc quản lý nguồn nhân lực. Nó có thể thích ứng với nhu cầu cụ thể của các tổ chức trong các ngành công nghiệp khác nhau và hỗ trợ cả doanh nghiệp nhỏ và lớn.

Đúng như tên gọi, nền tảng trải nghiệm nhân viên (EX) nhằm cải thiện trải nghiệm tổng thể của nhân viên từ khi bắt đầu làm việc cho đến thời điểm rời công ty. Loại phần mềm này bổ sung thêm các chức năng nhân sự truyền thống. Mục đích chính của nó là cải thiện sức khỏe và động lực của nhân viên, tăng năng suất và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và hấp dẫn.

EX thường cung cấp các chức năng sau:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. các công cụ công nhận (ví dụ: hệ thống dựa trên điểm, giải thưởng ngang hàng, v.v.)
3. mạng xã hội nội bộ hoặc diễn đàn
4. trò chuyện và chia sẻ tập tin
5. một trung tâm trung tâm cho tin tức và thông báo của công ty
6. dữ liệu và phân tích về xu hướng gắn kết, tình cảm và hiệu suất của nhân viên
7. truy cập vào tài liệu đào tạo và các khóa học
8. các chương trình phúc lợi, và nhiều hơn nữa.

Nhờ nền tảng trải nghiệm của nhân viên, nhân viên cảm thấy được kết nối và có giá trị hơn. Theo các nghiên cứu, những nhân viên nhận được sự công nhận thường xuyên sẽ có mức độ gắn kết cao hơn 43% và trung thành hơn với tổ chức của họ gấp ba lần. Vì vậy, đầu tư vào EX có nghĩa là đầu tư vào doanh thu thấp hơn và năng suất cao hơn.

EX cung cấp quyền truy cập vào tất cả các tài nguyên cần thiết ở một nơi, từ các thông báo trên toàn công ty đến các chương trình phúc lợi. Nhờ đó, nhân viên tốn ít thời gian hơn trong việc tìm kiếm thông tin và luôn được cập nhật về các cơ hội sẵn có.

Cuối cùng, các chương trình trải nghiệm của nhân viên giúp giảm bớt tình trạng kiệt sức và căng thẳng tại nơi làm việc, điều này một lần nữa giúp cải thiện năng suất và sự gắn kết.

Culture Amp là một trong những nền tảng trải nghiệm nhân viên hàng đầu. Nó cung cấp nhiều mẫu và công cụ khảo sát để thu thập phản hồi của nhân viên về các khía cạnh khác nhau trong trải nghiệm của họ. Ví dụ: bạn có thể tiến hành khảo sát mức độ tương tác, đánh giá tính đa dạng và hòa nhập cũng như phản hồi 360 độ. Bạn có thể thu thập và sắp xếp các kết quả phản hồi một cách thuận tiện trong trung tâm tập trung trong suốt cả năm. Trung tâm dữ liệu này giúp việc chuẩn bị đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Culture Amp được hỗ trợ bởi những phát hiện mới nhất về tâm lý học và khoa học dữ liệu. Nó sẽ giúp bạn không chỉ thu thập phản hồi mà còn chuyển nó thành các kế hoạch cải tiến có thể thực hiện được.

Với Culture Amp, bạn có thể tạo và chia sẻ mô tả vai trò cũng như năng lực cần thiết cho từng vai trò. Thông tin này không chỉ làm rõ trách nhiệm cá nhân mà còn cho phép nhân viên đánh giá các kỹ năng hiện tại của họ và xác định những khoảng trống có thể có. Nền tảng này cũng có thể được sử dụng để tạo các kế hoạch phát triển được cá nhân hóa nhằm tăng hiệu suất và mức độ tương tác.

Culture Amp cung cấp một cộng đồng hỗ trợ với các sự kiện ảo và nhóm Slack. Nó cung cấp cơ hội giáo dục và kết nối liên tục cho các chuyên gia nhân sự.

Tóm lại, việc đánh giá hiệu quả trải nghiệm của nhân viên của Culture Amp kết hợp với những hiểu biết khoa học khiến nó trở thành một công cụ có giá trị cho bất kỳ tổ chức nào muốn tạo ra một không gian làm việc hấp dẫn và hấp dẫn.

Trong thời đại công nghệ, chúng ta thật may mắn khi có một ứng dụng cho mọi công việc thường ngày. Bốn loại phần mềm quản lý nhân viên này sẽ giảm bớt gánh nặng hành chính, tối ưu hóa các nhiệm vụ tốn thời gian phức tạp như đánh giá hiệu suất và khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên, đồng thời cho phép quản lý dự án hiệu quả.