Giám sát nhân viên đã trở thành một công cụ thiết yếu trong bộ công cụ của nhiều công ty, và điều đó hoàn toàn có lý do chính đáng. Khi nhân viên của bạn được cho là đang làm việc, bạn không phải lúc nào cũng biết liệu họ có đang tập trung vào công việc hay bị phân tâm bởi những cám dỗ vô tận trên internet. Những sự phân tâm này không chỉ làm giảm hiệu suất công việc; chúng còn có thể dẫn đến những vụ rò rỉ dữ liệu nghiêm trọng, khiến thông tin nhạy cảm của công ty bị lộ ra ngoài trước những tội phạm mạng đang rình rập trên internet. Giám sát nhân viên cho phép các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp có cái nhìn sâu sắc hơn về các hoạt động và mô hình làm việc của đội ngũ, phát hiện tình trạng lãng phí thời gian và kém hiệu quả, đồng thời ngăn ngừa các rủi ro về bảo mật.
Trong bối cảnh hiện nay, khi hình thức làm việc kết hợp và từ xa vẫn tiếp tục tồn tại, các công cụ mang lại khả năng quan sát và bảo mật mà không cần quản lý vi mô là điều thiết yếu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá những yếu tố chính cần cân nhắc khi lựa chọn công cụ theo dõi và giới thiệu 11 lựa chọn phần mềm tốt nhất giúp bạn nắm bắt hoạt động số của nhân viên mình.
Những Yếu Tố Chính Cần Cân Nhắc Trước Khi Lựa Chọn
Với vô số lựa chọn mạnh mẽ hiện có, việc chọn công cụ phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu cụ thể của bạn. Dưới đây là danh sách kiểm tra ngắn gọn giúp bạn đưa ra quyết định tốt nhất:
• Mục tiêu chính của bạn là gì? Bạn muốn đội ngũ của mình làm việc năng suất hơn? Bạn đang tìm cách ngăn chặn rò rỉ dữ liệu? Hay bạn cần một công cụ tự động theo dõi giờ làm việc và tối ưu hóa quy trình trả lương? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn thu hẹp trọng tâm.
• Phần mềm có dễ sử dụng không? Nếu bạn không có đội ngũ IT chuyên trách, một giải pháp dựa trên đám mây với bảng điều khiển đơn giản là điều cần thiết.
• Mức giá có phù hợp với ngân sách của bạn không?
• Phần mềm có cung cấp bản dùng thử miễn phí không? Với bản dùng thử, bạn có thể kiểm tra công cụ mà không gặp rủi ro và xem liệu nó có phù hợp với nhu cầu của bạn hay không.
Bảng So Sánh Nhanh
CleverControl
CleverControl đã được đánh giá cao rộng rãi nhờ phương thức hoạt động hiệu quả trong việc theo dõi các hoạt động trực tuyến của nhân viên làm việc từ xa. Một trong những lý do khiến nó đứng đầu danh sách là bạn không cần phải là chuyên gia IT để cài đặt phần mềm, khiến nó trở thành lựa chọn thuận lợi cho mọi loại hình nhà tuyển dụng. Cho dù bạn cần xem xét hoạt động web liên quan đến công việc, hoạt động tìm kiếm, việc sử dụng ứng dụng, hay hoạt động trên mạng xã hội và tin nhắn trên các thiết bị công ty được giám sát, CleverControl đều cung cấp báo cáo có thể tùy chỉnh dành cho các nhà quản lý được ủy quyền.
Spyrix
Phần mềm giám sát nhân viên Spyrix đã được nhiều người ca ngợi vì loạt tính năng phong phú, đáp ứng gần như mọi nhu cầu giám sát. Tính năng nổi bật nhất giúp nền tảng này thu hút vô số người dùng chính là khả năng giám sát theo thời gian thực, luôn theo dõi sát sao các hoạt động trên máy tính của nhân viên. Việc cài đặt rất đơn giản, và ngay sau khi cài đặt, bạn có thể bắt đầu ghi lại nhật ký gần như ngay lập tức. Dù là theo dõi lịch sử ảnh chụp màn hình của nhân viên, các hoạt động ứng dụng của họ, hay tương tác của họ với các trang mạng xã hội, bao gồm Facebook Messenger, WhatsApp, trong giờ làm việc, mọi thứ đều có thể được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo giảm thiểu sự lơ là và tối đa hóa năng suất.
Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp các tính năng quan trọng như xem màn hình trực tiếp và ghi màn hình. Bạn sẽ là người đầu tiên biết liệu nhân viên của mình có đang làm việc trên dự án mới hay đang giải trí trên internet. Điều tuyệt vời nhất là, mặc dù phần mềm này là loại có phí, bạn vẫn có thể trải nghiệm thử thông qua bản dùng thử miễn phí của họ, giúp bạn tiếp cận toàn bộ các tính năng trong một khoảng thời gian giới hạn.
Hubstaff
Hubstaff khá toàn diện khi nói đến việc giám sát. Nó đặc biệt xuất sắc trong việc theo dõi, cải thiện năng suất của nhân viên, thiết lập các mục tiêu năng suất định kỳ và theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu đó. Lý tưởng cho cả nhà tuyển dụng và nhân viên, phần mềm này còn cung cấp các tính năng như theo dõi GPS thông minh, cho phép bạn quản lý đội ngũ của mình hiệu quả hơn, đặc biệt là những người làm việc từ xa.
Hơn nữa, phần mềm còn có bảng chấm công và chức năng trả lương tự động, có thể thu hút sự quan tâm của một số nhà tuyển dụng. Hubstaff chỉ mất chưa đầy một phút để thiết lập và bắt đầu sử dụng. Phần mềm này cũng rất giỏi trong việc xác định những nhân viên lơ là công việc hoặc gặp khó khăn trong việc đạt được kết quả mong muốn, và hỗ trợ giúp đỡ những nhân viên đó.
SentryPC
SentryPC là một phần mềm toàn diện, đáp ứng gần như mọi nhu cầu của nhà tuyển dụng trong việc theo dõi. Công cụ giám sát máy tính dựa trên đám mây này rất xuất sắc trong việc lọc nội dung. Nhờ đó, quyền truy cập vào một số trang web, trò chơi, ứng dụng và từ khóa nhất định có thể bị chặn hoặc hạn chế, hoàn toàn hoặc trong một khoảng thời gian cụ thể trong ngày. Điều này sẽ đảm bảo nhân viên không bị phân tâm trong khi làm việc, và mức năng suất có thể được cải thiện.
Hơn nữa, các hoạt động của người dùng, chẳng hạn như tương tác với trang web và ứng dụng, có thể được giám sát nhờ tính năng chụp ảnh màn hình mà phần mềm cung cấp. Tính năng phát hiện ổ đĩa USB của SentryPC cũng đã thu hút nhiều khách hàng. Nó hoàn hảo cho những người không muốn chi nhiều tiền cho phần mềm dành cho nhân viên nhưng vẫn muốn tận hưởng những lợi ích chính của công nghệ này.
InterGuard
InterGuard xuất sắc trong việc theo dõi các hoạt động trên máy tính, laptop, máy tính bảng và điện thoại của nhân viên. Những giờ làm việc dài và nhàm chán chắc chắn có thể khiến nhân viên bị phân tâm, nhưng khả năng giám sát hiệu quả của phần mềm này có thể ngăn chặn điều đó bằng cách gửi các báo cáo toàn diện về hoạt động trực tuyến trở lại cho nhà tuyển dụng. Hơn nữa, dữ liệu nhạy cảm của công ty có thể được bảo vệ khỏi việc rơi vào tay kẻ xấu, dù là cố ý hay vô tình.
Việc quản lý hệ thống cũng đáng khen ngợi vì nó cho phép bạn sắp xếp nhân viên vào các nhóm khác nhau để theo dõi liền mạch. Bảng điều khiển cũng cung cấp thông tin về ai là người làm việc năng suất nhất và ai là người ít năng suất nhất. Hơn nữa, dựa trên nhu cầu của công ty bạn, một số cảnh báo tùy chỉnh có thể được thiết kế, dùng để phân loại các mức độ đe dọa và rủi ro khác nhau. Điều này sẽ đảm bảo các rủi ro cấp cao được xử lý trước tiên, và cứ như vậy. Dịch vụ chăm sóc khách hàng của công cụ này cũng rất xuất sắc.
Veriato
Veriato phù hợp hơn với những người quan tâm đến vấn đề rò rỉ dữ liệu. Phần mềm AI tích hợp của nó tuân theo quy trình năm giai đoạn để luôn nắm bắt tình hình: Quan sát, Phân tích, Cảnh báo, Phát hiện và Phản ứng. Quy trình chuẩn này giúp nhà tuyển dụng xác định các yếu tố rủi ro và phản ứng với chúng gần như ngay lập tức trước khi bất kỳ thiệt hại nào xảy ra.
Trong giai đoạn giám sát, hoạt động trực tuyến của nhân viên trên toàn bộ phổ web được xem xét kỹ lưỡng. Sau đó, nó được phân tích để phát hiện bất kỳ mối đe dọa hoặc bất thường nào. Trong trường hợp phát hiện điều gì đó, Cerebral Security sẽ đưa ra cảnh báo, sau đó các biện pháp khắc phục có thể được thực hiện. Để xác minh tính xác thực của dấu hiệu cảnh báo, bản ghi màn hình của người dùng có thể được xem xét kỹ lưỡng. Điều này đảm bảo không có hành vi sai trái nào lọt khỏi sự chú ý của bạn.
Work Examiner
Work Examiner đã phân loại rõ ràng các chức năng của mình thành ba bộ phận: giám sát web, kiểm soát việc sử dụng web và theo dõi thời gian làm việc. Về cơ bản, các chức năng này bao gồm các báo cáo chi tiết về những gì nhân viên xem, thao tác và tương tác. Hơn nữa, nó cũng có thể cung cấp tính năng lọc, trong đó bạn quyết định trang web nào nhân viên của bạn có thể truy cập. Khi bạn đã từ chối quyền truy cập của một nhân viên vào một trang web, bạn sẽ được thông báo nếu họ cố gắng vi phạm các hướng dẫn đã đặt ra, và hành động tiếp theo có thể được thực hiện.
Việc giám sát về cơ bản liên quan đến những gì nhân viên nhìn thấy trên thiết bị của họ theo thời gian thực. Bên cạnh việc theo dõi các hoạt động web, tương tác trên mạng xã hội của họ cũng có thể được giám sát. Trong khi đó, việc theo dõi thời gian làm việc giúp theo sát các hoạt động liên quan đến công việc của nhân viên bạn. Nó cũng đưa ra cảnh báo khi họ được xác định đang thực hiện một hoạt động không liên quan đến công việc.
Teramind
Teramind là tuyến phòng thủ đầu tiên và cuối cùng chống lại mọi loại mối đe dọa bảo mật. Trong thời đại ngày nay, khi nhiều công ty liên tục báo cáo các vụ rò rỉ dữ liệu, một phần mềm như Teramind là rất cần thiết, nhờ vào gói ngăn ngừa mất dữ liệu được thiết kế riêng để bảo vệ dữ liệu của công ty.
Điều này chủ yếu đạt được bằng cách giám sát hành vi và tương tác trực tuyến của nhân viên trong giờ làm việc. Dù là trang web, ứng dụng, trang mạng xã hội, tệp trực tuyến và ngoại tuyến, tìm kiếm trên web, hay thậm chí là in ấn, hệ thống này có thể theo dõi hoạt động liên quan đến công việc đã được cấu hình, miễn là việc giám sát được công bố đúng cách và tuân thủ luật pháp địa phương. Tính năng ghi hình video cũng có thể hỗ trợ các đánh giá bảo mật và năng suất nội bộ ở những nơi được pháp luật cho phép. Nhìn rộng hơn, hệ thống này phát hiện các mối đe dọa nội bộ đối với công ty và các hành vi lạm dụng trực tuyến. Đây là điều bổ sung ngoài các tính năng mà một ứng dụng theo dõi thông thường cung cấp, bao gồm chấm công, cảnh báo theo thời gian thực và mức năng suất.
ActivTrak
ActivTrak được biết đến với bảng điều khiển liền mạch và dễ sử dụng, đồng thời cung cấp dịch vụ giám sát chất lượng. Phần mềm dựa trên đám mây này được trang bị đầy đủ các tính năng cần thiết để theo dõi hành vi của nhân viên, mức năng suất, mục tiêu và sự cân bằng khối lượng công việc. Hệ thống phân tích toàn diện cung cấp thông tin về từng cá nhân và liên tục giám sát hoạt động của nhân viên.
Từ chuyển động chuột và bàn phím đến việc sử dụng web, phần mềm theo dõi tỉ mỉ cách nhân viên hành xử trước máy tính của họ và liệu họ có đang làm việc hướng tới mục tiêu hàng ngày hay không. Các tính năng độc đáo của phần mềm này bao gồm dấu vết kiểm toán, giám sát hoạt động USB và điểm rủi ro, được sử dụng để xác định những nhân viên có nguy cơ cao làm lộ thông tin bảo mật hoặc gây ra rò rỉ dữ liệu.
BambooHR
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, BambooHR giành chiến thắng. Với hệ thống theo dõi ứng viên liền mạch và quản lý hiệu suất, nó đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của một cơ chế giám sát nhân viên lý tưởng, phục vụ hầu như mọi nhu cầu. Ngoài ra, nó cũng có giá cả phải chăng so với các hệ thống khác cùng phân khúc, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các tổ chức nhỏ.
Nó không chỉ được trang bị các tính năng giám sát nhân viên, mà còn có các chức năng nhân sự, chẳng hạn như tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và nhiều hơn thế nữa. Bạn sẽ không thể sai lầm khi chọn phần mềm này.
Controlio
Controlio nổi bật với các hồ sơ giám sát của mình, cho phép sắp xếp liền mạch hoạt động của nhân viên trong một công ty có hàng trăm nhân viên. Phần mềm cung cấp các tùy chọn khả năng hiển thị và triển khai khác nhau mà các tổ chức nên cấu hình theo chính sách giám sát nội bộ và luật pháp hiện hành của mình.
Hơn nữa, nó có thể hỗ trợ lọc web, cho phép bạn quyết định những gì nhân viên của bạn có thể truy cập và những gì không, cho phép bạn gián tiếp điều chỉnh các hoạt động trực tuyến của họ. Đây là một trong những lý do khiến Controlio lọt vào danh sách này. Nếu có bất kỳ hoạt động độc hại nào, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo đối với thủ phạm, và với tính năng ghi hình màn hình, bằng chứng về hành vi sai trái có thể được trình bày. Điều này giúp việc bảo vệ dữ liệu và mạng trở nên đơn giản hơn.
Tóm lại, có rất nhiều nền tảng giám sát nhân viên để bạn lựa chọn, cung cấp khả năng theo dõi nhân viên và nhiều tính năng khác. Chỉ với một chút nghiên cứu, bạn có thể tìm được một thỏa thuận tuyệt vời cho phần mềm nhân viên tốt nhất, đáp ứng mọi yêu cầu của bạn!
