ملازمین کی ای میلز کی نگرانی کیسے کریں - آؤٹ لک اور جی میل کے لیے ایک گائیڈ (سابقہ ​​جی سویٹ)

ای میلز مواصلت اور تعاون کے لیے ایک اہم ٹول ہیں جس میں کمپنی کے خفیہ ڈیٹا کا ذخیرہ ہے۔ کاروباری ترقی میں ای میلز کی مسلسل مقبولیت کے ساتھ ساتھ، حساس ڈیٹا کی حفاظت کا فوری سوال اٹھ گیا ہے۔ اس بڑھتی ہوئی تشویش نے ای میل کے استعمال کو ٹریک کرنے کے مقصد کے ساتھ ملازمین کی نگرانی کے سافٹ ویئر کی تخلیق میں حصہ لیا ہے یا تو آؤٹ لک یا جی میل (سابقہ ​​جی سویٹ)۔ یہ گائیڈ ملازمین کی ای میلز کی نگرانی کرنے کے طریقے کے سلسلے میں حقائق پر مبنی ڈیٹا کا جائزہ لے گا: ٹولز، قانونی تحفظات، آجروں اور ملازمین دونوں کے نقطہ نظر وغیرہ۔

ماحول دوست، آرام دہ اور موثر کاروباری ماحول کو فروغ دینے کے لیے ملازمین کے ای میل کی شفافیت سے نگرانی ضروری ہے۔ جب ملازمین مانیٹرنگ سافٹ ویئر استعمال کرنے کے پیچھے وجوہات کو سمجھتے ہیں، تو وہ قابل احترام محسوس کرتے ہیں، اس کے نتیجے میں، ایگزیکٹو عملے میں اعتماد پیدا ہوتا ہے۔ یہ حکمت عملی نہ صرف ملازمین کے درمیان ملازمت کے اطمینان کی شرح کو بڑھاتی ہے، بلکہ زیادہ پیداواری صلاحیت، بہتر تعاون، حساس ڈیٹا کی حفاظت میں بھی حصہ ڈالتی ہے، جس سے زیادہ منافع بخش کاروبار ہوتا ہے۔

ہم نے آپ کی ٹیم کے ساتھ شفاف تعلقات استوار کرنے کے لیے کچھ تجاویز جمع کی ہیں۔ مقررہ اہداف تک پہنچنے کے لیے اسے بلا جھجھک استعمال کریں:

• واضح پالیسیاں بنائیں
• ملازم کی رضامندی حاصل کریں۔
• نگرانی کے مقصد کی وضاحت کریں۔
• نگرانی کو کام سے متعلقہ مواصلات تک محدود رکھیں
• نگرانی کے آلات کو ذمہ داری سے استعمال کریں۔
• ملازمین کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹ کریں۔
• قانونی تقاضوں کی تعمیل کو یقینی بنائیں
• پالیسی کی تاثیر کی نگرانی اور جائزہ

آؤٹ لک ای میلز کی نگرانی میں مدد کے لیے متنوع اختیارات موجود ہیں۔ سب سے پہلے آؤٹ لک کی بلٹ ان خصوصیات کو استعمال کرنا ہے۔ ای میل کی ترسیل کی نگرانی کے لیے میسج ٹریکنگ کا استعمال کریں، رسیدیں پڑھیں اور بھیجے گئے ای میلز کی حیثیت، جس کے نتیجے میں آنے والی اور جانے والی ای میلز کا ریکارڈ بنتا ہے۔

آنے والے اور جانے والے ای میلز کے ریکارڈ کے ساتھ، ٹول کو میل باکس آڈیٹنگ کے طور پر استعمال کریں۔ اس کا بنیادی کام کاموں کو ٹریک کرنا ہے جیسے ای میل بھیجنا، حذف کرنا، اور دوسروں کے ذریعے رسائی۔ اگر آپ Microsoft Exchange استعمال کر رہے ہیں، تو آپ ایکسچینج ایڈمن سینٹر کے ذریعے میل باکس آڈیٹنگ کو فعال کر سکتے ہیں۔

تاہم، مائیکروسافٹ 365 کمپلائنس سینٹر کا استعمال زیادہ جدید نگرانی کے لیے ڈیزائن کیا گیا ہے۔ ڈیٹا لوس پریونشن (DLP) پالیسیوں جیسی خصوصیات ای میل کے ذریعے حساس معلومات کے اشتراک کی نگرانی اور اسے روکنے میں مدد کرتی ہیں۔

In many cases, built-in tools do not address the inquiries. Employers start searching for extra software to reach the set goals. A long search ago, they managed to find and implement third-party tools - ملازم نگرانی سافٹ ویئر جو آؤٹ لک کے ساتھ مؤثر طریقے سے ضم ہوتا ہے۔ یہ ٹول کلیدی الفاظ کے انتباہات فراہم کر سکتا ہے، منسلکات کو ٹریک کر سکتا ہے، اور ای میل مواصلات کے نمونوں کا تجزیہ کر سکتا ہے۔

ہر ملازم کی پیداواری صلاحیت کو ٹریک کرنے کے لیے استعمال کیے جانے والے متنوع اختیارات کی بدولت ایمپلائی مانیٹرنگ سافٹ ویئر پہلے ہی ایک ٹھوس شہرت حاصل کر چکا ہے۔ دستیاب خصوصیات میں، یہ ہیں: ای میل مانیٹرنگ، ایپ ٹریکنگ، اسکرین شاٹس، ویب سائٹ کی مجموعی سرگرمی وغیرہ۔

تاجر سمجھدار ڈیٹا اور اختراعی کاروباری خیالات کی حفاظت کے لیے کسی بھی دستیاب ذرائع کو استعمال کرنے کے لیے تیار ہیں۔ وہ زیادہ تر کسی بھی دستیاب آپشن کو نافذ کرنے پر غور کرتے ہیں، کبھی کبھی، استعمال کرتے ہوئے ڈیٹا کے نقصان کی روک تھام (DLP) تعینات کریں اوزار اس طرح کے ٹولز حساس ڈیٹا، جیسے مالیاتی معلومات یا دانشورانہ املاک، اور نامناسب ای میلز کو بلاک یا فلیگ کرنے کے لیے خود بخود آؤٹ گوئنگ ای میلز کی نگرانی کرتے ہیں۔

G Suite اب Google Workplace کے نام سے جانا جاتا ہے، خاص طور پر Gmail۔ WifiTalents کے زیر اہتمام سروے ناقابل یقین اعدادوشمار دکھاتا ہے:

• 60% چھوٹے کاروبار Gmail کو اپنے بنیادی ای میل فراہم کنندہ کے طور پر استعمال کرتے ہیں۔
• 70% کاروبار اپنی ای میل سروسز کے لیے Gmail یا G Suite استعمال کرتے ہیں۔

ان متاثر کن اعدادوشمار کو دیکھتے ہوئے، Gmail کی نگرانی کے بارے میں دو اہم سوالات کو حل کرنا ضروری ہے:

1. ای میلز کی نگرانی میں بلٹ ان ٹولز کا استعمال کیسے کریں۔
2. اضافی وسائل کے ساتھ ملازم کے ای میل جی سویٹ کی نگرانی کیسے کریں۔

آئیے ایک ایک کرکے ان کا جواب دیں اور معلوم کریں کہ آیا آپ ای میل کی نگرانی کے لیے Gmail کے بلٹ ان ٹولز کی صلاحیت کو زیادہ سے زیادہ کر رہے ہیں۔

آپ سوالات پوچھنا شروع کر سکتے ہیں جیسے کہ آپ کے انفرادی معاملے میں کون سے بلٹ ان اختیارات قابل استعمال ہیں۔ آئیے جواب تلاش کرتے ہیں۔ گوگل خود گوگل ورک اسپیس ایڈمن کنسول استعمال کرنے کی تجویز کرتا ہے۔ یہ کنسول درج ذیل اختیارات حاصل کرتا ہے:

Google کی سفارشات کو جاری رکھتے ہوئے، Gmail Retention اور eDiscovery کو فعال کریں۔ پہلے تصور کے ساتھ شروع کریں - برقرار رکھنا۔ ای میلز کو برقرار رکھنے، محفوظ کرنے اور ای ڈسکوری کے لیے گوگل والٹ کا استعمال کریں۔ والٹ آپ کو ایک مخصوص مدت کے لیے ای میلز کو برقرار رکھنے کی اجازت دیتا ہے، چاہے وہ صارفین کے ذریعے حذف کر دیے جائیں، جو قانونی تعمیل اور اندرونی تحقیقات کے لیے ضروری ہے۔

برقرار رکھنے کے لیے Google Vault کے ساتھ مل کر، تحقیقات یا آڈٹ کے دوران ای میلز کو تلاش کرنے اور برآمد کرنے کے لیے eDiscovery کو فعال کریں۔ یہ یقینی بناتا ہے کہ آپ کو تمام متعلقہ مواصلات تک رسائی حاصل ہے۔

اگرچہ اندرونی ٹولز فعال ہیں، اہم سوال باقی ہے: کیا وہ جامع ای میل کی نگرانی کے لیے کافی ہیں؟ ایک واحد حل کی حدود کو دیکھتے ہوئے، بیرونی ٹولز مانیٹرنگ کی مختلف ضروریات کو پورا کرنے کے لیے ڈیزائن کردہ خصوصیات کی ایک وسیع صف پیش کرتے ہیں۔

اس کے علاوہ، یہ آپ کے کاروبار کو نگرانی کے بہت سارے حل فراہم کرے گا، جن میں ویب کیم ریکارڈنگ، اسکرین شاٹ ریکارڈنگ، سوشل نیٹ ورکس کی سرگرمیاں، اور چہرے کی شناخت شامل ہیں۔ بہت سے کاروباروں کے لیے سب سے زیادہ دلکش خصوصیات میں سے ایک AI کا انضمام ہے۔ آپ کو ملازمین کی پیداواری صلاحیت کے بارے میں AI سے ریکارڈ شدہ اعدادوشمار ملیں گے۔

سمیٹنے کے بعد، دونوں سوالات کے جوابات اب بھی بات چیت میں حصہ ڈالتے ہیں لیکن یہ واضح ہو جاتا ہے - کوئی واحد حل موجود نہیں ہے۔ اپنی کمپنی، ملازمین کی ساکھ اور پیداواری صلاحیت کے تحفظ کے لیے کوئی بھی آپشن استعمال کریں۔

ملازم کے ای میل کی نگرانی صرف نگرانی کے بارے میں نہیں ہے۔ یہ ایک اسٹریٹجک ٹول ہے جو سیکیورٹی، پیداواری صلاحیت اور تعمیل کو بہتر بناتا ہے۔ اسے نافذ کرنے کی پانچ سب سے زیادہ مؤثر وجوہات یہ ہیں:

حساس معلومات کے لیے ای میل ایک بنیادی چینل ہے۔ نگرانی آپ کو خفیہ ڈیٹا پر مشتمل ای میلز کا پتہ لگانے اور بلاک کرنے کی اجازت دیتی ہے - جیسے کہ مالیاتی رپورٹس، کلائنٹ کی فہرستیں، یا پروڈکٹ - کو غیر مجاز ذاتی یا بیرونی اکاؤنٹس میں بھیجے جانے سے۔ یہ فعال نقطہ نظر جان بوجھ کر اور حادثاتی ڈیٹا کی خلاف ورزیوں کے خلاف آپ کے دفاع کی پہلی لائن ہے۔

چالاکی سے چھپے ہوئے فشنگ ای میل میں ایک کلک کردہ لنک آپ کے پورے نیٹ ورک سے سمجھوتہ کر سکتا ہے۔ مشتبہ بھیجنے والے کے پتوں، لنکس اور منسلکات کی نگرانی کرکے، آپ ممکنہ فشنگ حملوں یا سمجھوتہ کیے گئے اکاؤنٹس کو نقصان پہنچانے سے پہلے ان کی شناخت کر سکتے ہیں، جس سے آپ کی IT ٹیم فوری طور پر رد عمل ظاہر کر سکتی ہے۔

پیشہ ورانہ مہارت اور تعمیل کے اعلیٰ معیارات کو یقینی بناتے ہوئے اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام بیرونی مواصلات مناسب اور آن برانڈ ہیں۔ نگرانی کمپنی کی پالیسی کو نافذ کرنے میں مدد کرتی ہے، جارحانہ یا غیر پیشہ ورانہ مواد بھیجنے سے روکتی ہے، اور ریگولیٹڈ صنعتوں کے لیے ایک آڈٹ ٹریل فراہم کرتی ہے جن کو مواصلات کو آرکائیو اور جائزہ لینا چاہیے۔

اندرونی اور بیرونی مواصلات کے نمونوں کو سمجھنے کے لیے ای میل کے بہاؤ کا تجزیہ کریں۔ کیا گاہک کی استفسارات بہت لمبے عرصے تک جواب نہیں دیتے؟ کیا اندرونی ٹیمیں سست ردعمل کے اوقات کے ساتھ جدوجہد کر رہی ہیں؟ ای میل کی نگرانی ان رکاوٹوں کی نشاندہی کرنے کے لیے ڈیٹا فراہم کرتی ہے، جس سے آپ کو ورک فلو کو بہتر بنانے اور مجموعی آپریشنل کارکردگی کو بہتر بنانے میں مدد ملتی ہے۔

جب اندرونی تنازعات یا HR مسائل پیدا ہوتے ہیں، ای میل واقعات کا ایک معروضی ریکارڈ فراہم کرتا ہے۔ نگرانی (مناسب قانونی رضامندی کے ساتھ) مواصلات کا ایک قابل تصدیق لاگ تخلیق کرتی ہے جو تنازعات، ایذا رسانی کے دعووں، یا پالیسی کی خلاف ورزیوں کی منصفانہ اور درست تحقیقات کرنے کے لیے ضروری ہو سکتی ہے۔

اس طرح کے سافٹ ویئر کو ترتیب دینے سے پہلے، ہر آجر کو مانیٹرنگ پریکٹس کی قانونی حیثیت کے بارے میں مناسب طریقے سے سوچنا چاہیے۔ ہر ملک کے اپنے ضوابط ہیں جو اس مقام پر حکومت کرنے کے لیے متعارف کرائے گئے ہیں۔ بڑے کیسز یہ ظاہر کرتے ہیں کہ بہت سے ممالک مانیٹرنگ سافٹ ویئر کو لاگو کرنے کی اجازت دیتے ہیں لیکن ایک نوٹ کے ساتھ: اس عمل کو جاننے والے ملازمین کو لاگو کیا جاتا ہے۔

ذاتی معلومات کی رازداری کے لیے ملازمین کے حقوق کا احترام کرنا یاد رکھیں۔ ایگزیکٹو عملے کو زندگی کے صرف کام سے متعلقہ پہلوؤں کی نگرانی کرنے کی قانونی اجازت ہے۔ لہذا، کسی کو بھی حدود کو عبور نہیں کرنا چاہئے - اگر کوئی ملازم اس مشق سے واقف ہے، تو وہ زیادہ قابل احترام محسوس کرنے کا امکان رکھتے ہیں، جس سے حوصلہ افزائی اور پیداواری صلاحیت میں اضافہ ہوسکتا ہے۔

ملازمین کی نگرانی کو نافذ کرتے وقت، کام کی جگہ کی ثقافت پر اس کے اثرات پر غور کریں اور ڈیٹا کی حفاظت کو یقینی بناتے ہوئے آپ کی مخصوص ضروریات کے مطابق ٹولز کا انتخاب کریں۔ اعتماد اور حوصلے کو سہارا دینے کے لیے ملازم کی خود مختاری کے ساتھ کنٹرول کو متوازن رکھیں۔ تعمیل اور شفاف رہنے کے لیے اپنے طریقوں کا باقاعدگی سے جائزہ لیں اور اپ ڈیٹ کریں۔ انتظامیہ کے لیے قانونی اور اخلاقی تربیت فراہم کرنا، ملازمین کے ساتھ واضح مواصلت کے ساتھ، ایک باعزت اور نتیجہ خیز کام کے ماحول کو فروغ دینے میں مدد کرے گا۔

آج کے کام کی جگہ پر کمپنی کے ای میل کو محفوظ بنانا ضروری ہے۔ اگرچہ Outlook اور Gmail بنیادی نگرانی پیش کرتے ہیں، CleverControl جیسا سرشار سافٹ ویئر گہری سیکیورٹی، فعال ڈیٹا لیک کی روک تھام، اور قابل قدر پیداواری بصیرت فراہم کرتا ہے۔

کامیابی کے لیے ایک شفاف نقطہ نظر کی ضرورت ہوتی ہے: واضح پالیسیاں بنائیں، ملازمین کی رضامندی حاصل کریں، اور اپنی ٹیم کی مدد کے لیے ڈیٹا کا استعمال کریں، نہ کہ انھیں سزا دیں۔

آج ہی اپنے کاروباری مواصلات کی حفاظت کریں۔ CleverControl مفت میں آزمائیں۔ and experience the benefits yourself.