Bästa metoder för att spåra surfaktiviteter utan att kompromissa med förtroendet

Att övervaka datoraktivitet har blivit en norm på den moderna arbetsplatsen. Enligt undersökningar övervakar 43 % av företagen sina anställdas onlineaktivitet. Förekomsten av denna praxis är föga förvånande eftersom Internet fortfarande är en av huvudkällorna till distraktioner och säkerhetsrisker för företagsdata. Emellertid är anställda ofta missnöjda med övervakning eftersom de ser det som misstro och kränker deras integritet. Oetisk spårning av surfaktiviteter kan leda till minskad personalmoral och förtroende. I den här artikeln kommer vi att utforska övervakningen av anställdas onlineaktivitet, dess fördelar, utmaningar och laglighet, och hur man implementerar det etiskt.
Vad är spårning av surfaktivitet?
Spårning av surfaktiviteter på arbetsplatsen inkluderar vanligtvis inspelning av besökta webbplatser, sökfrågor, aktivitet på sociala medier och chattar (ibland inklusive meddelandeloggar). Ibland kan arbetsgivaren också spåra filöverföringar och tangenttryckningar (till exempel meddelanden eller sökfrågor).
Organisationer kan använda en av flera metoder för övervakning av internetaktivitet:
- Nätverksövervakning genom routerkonfiguration: ställa in routern för att registrera internettrafik;
- Proxyservrar och brandväggar kan logga internettrafik för administrativ granskning. De kan också blockera åtkomst till olämpliga webbplatser;
- Programvara för övervakning av anställda loggar all anställds datoraktivitet, inklusive surfhistorik och sociala medier, och har funktionalitet för webbplatsblockering.
Är det lagligt att spåra surfaktiviteter på arbetsplatsen?
Lagligheten av att spåra internetaktivitet beror på statliga och lokala lagar i ditt område. Till exempel, enligt amerikansk lag, är övervakning av anställda vanligtvis laglig. Electronic Communication Privacy Act (ECPA) tillåter i allmänhet arbetsgivare att övervaka företagsägda enheter och nätverk om de har legitima affärssyften. Vissa stater uppmanar organisationer att meddela anställda om spårningsaktiviteter; andra stater lämnar underrättelse till arbetsgivarens gottfinnande. Arbetsgivare rekommenderas också att ha en tydlig policy som beskriver övervakningens omfattning och praxis.
Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar spårning av anställdas datoraktivitet i EU. Enligt den måste organisationer begränsa datainsamlingen till strikt nödvändig för legitima affärsändamål, informera personalen om övervakning och ofta skaffa deras samtycke.
Liknande dataskyddsbestämmelser gäller i Australien, Indien, Kanada, Danmark och andra länder.
Andra jurisdiktioner har strängare integritetsskydd. I Grekland, till exempel, är elektronisk övervakning förbjuden om inte arbetsgivaren har laglig auktorisation eller legitima affärssyften. Nederländerna kräver att organisationer har legitima affärsintressen som väger tyngre än anställdas integritetsrättigheter för att implementera personalövervakning. Finland begränsar övervakningen av e-postmeddelanden, samtal och datoranvändning.
I det här avsnittet har vi bara en kort översikt över lagligheten av anställdövervakning under olika jurisdiktioner. Sammantaget, även om övervakning av anställda i allmänhet är lagligt i de flesta länder, läggs allt större vikt vid att balansera arbetsgivarnas intressen med de anställdas integritetsrättigheter. Vi rekommenderar att du konsulterar din juridiska rådgivare innan du implementerar spårningsmetoder i din organisation.
Hur kan övervakning av surfaktivitet gynna ditt företag?
Att spåra surfaktiviteter kan gynna både organisationer och anställda och så här:
- Övervakning förbättrar produktiviteten. Att bekämpa frestelsen att kontrollera inkommande chattmeddelanden eller en shoppingwebbplats kan vara utmanande, och alla kan inte motstå det. Att spåra surfaktiviteter avslöjar anställda som spenderar för mycket tid på icke-arbetsrelaterade aktiviteter, såsom personlig surfning, sociala medier, videoplattformar och andra. Med denna information kan chefer vidta åtgärder för att förbättra fokus och produktivitet, till exempel genom att blockera distraktioner.
- Insamlad data avslöjar kompetensluckor. Om en anställd ofta googlar hur man använder en viss app som krävs för arbetet kan de behöva ytterligare utbildning. Att analysera en anställds webbhistorik kan ge dig en ledtråd om vilka färdigheter och kunskaper de saknar. Därefter kan du planera utbildnings- och utvecklingsprogram därefter.
- Spårning ökar datasäkerheten. En stark DLP-lösning kan upptäcka och förhindra obehörig åtkomst av anställda, delning eller nedladdning av känslig företagsdata.
- Övervakning hjälper till att öka företagets nätverkssäkerhet. Specialiserad programvara kan identifiera försök att komma åt skadliga webbplatser eller ladda ner infekterade filer.

Utmaningar med att övervaka internetaktivitet
Trots alla dess fördelar kan spårning av anställdas surfaktiviteter slå tillbaka om det implementeras oetiskt. Det största problemet här är arbetarnas integritet. Anställda har rätt till integritet, och att använda alltför påträngande övervakningsmetoder kan leda till misstro, en fientlig arbetsmiljö och till och med juridiska konsekvenser. Anställda kan känna sig mikrostyrda och opålitliga, vilket kan minska deras arbetstillfredsställelse och få dem att leta efter bättre villkor i andra företag.
Att spåra internetaktivitet är också förknippat med tekniska utmaningar. Att implementera och underhålla övervakningssystem kan vara komplicerat och dyrt. Dessutom är även de mest tillförlitliga lösningarna benägna att göra fel. De kan flagga legitima aktiviteter som misstänkta, vilket leder till onödig granskning av anställda.
Att implementera medarbetarövervakning kräver ett noggrant tillvägagångssätt för att mildra dessa svårigheter och skörda alla fördelar.
Spåra surfaktiviteter utan att kompromissa med förtroendet
Vi har samlat de bästa metoderna för att implementera spårningsprogramvara.
Choose reliable softwareDagens marknad erbjuder massor av verktyg för övervakning av anställda för att spåra surfaktiviteter. CleverControl är en av de mest avancerade och pålitliga lösningarna inom området. Den spårar varje anställds webbhistorik, sökfrågor, tid på varje webbplats och sociala medier. Den insamlade informationen sammanställs i tydliga statistiska diagram och grafer, vilket möjliggör en snabb analys av individuell produktivitet och gruppomfattande trender. Plattformen erbjuder också flexibla inställningar för webbplatsblockering, så att du kan begränsa distraktioner och hjälpa anställda att fokusera på arbetet.
Följ öppenhetsprincipernaEn chef kommer knappast att förtjäna sitt teams förtroende genom att i hemlighet övervaka deras aktivitet. Ärlighet är alltid den bästa policyn. Vi rekommenderar att du öppet kommunicerar skälen för att implementera spårningsåtgärder till de anställda, även om din jurisdiktion inte kräver det. Var transparent om vilken data som samlas in: besökta webbplatser, tid som spenderas på dessa webbplatser, skärmdumpar, loggar för sociala medier, etc. När det är möjligt, sök anställdas samtycke för övervakning, särskilt för mer påträngande metoder.
Fokusera på aggregerad data när det är möjligtOm det är acceptabelt för dina övervakningsändamål, ta bort personligt identifierbar information från aktivitetsanalysen för att skydda anställdas integritet. Försök att fokusera på att analysera trender snarare än individuell aktivitet. Spåra inte en specifik anställds webbhistorik; leta istället efter mönster som överdriven tid på sociala medier eller besök på riskfyllda webbplatser.
Begränsa övervakningens omfattningDefiniera tydliga övervakningsmål och omfattningen av data du behöver samla in för att uppnå dem. Om målet till exempel är att avslöja distraktioner räcker det för att fånga besökta webbplatser och tid som spenderas på dem. Att spela in inkommande och utgående meddelanden på sociala medier är överdrivet i det här fallet.
Surfaktiviteter bör spåras på företagsägda enheter och endast under arbetstid. Undvik att övervaka anställdas aktivitet utanför arbetstid eller på personliga enheter. Det enda undantaget kan vara när en anställd använder en personlig enhet i arbetet. I det här fallet bör den valda övervakningslösningen ha in- och utklockningsfunktioner så att medarbetaren kan sluta övervaka när arbetsdagen är slut.
Skapa och dela tydliga riktlinjerOrganisationen bör ha en omfattande policy för internetanvändning som definierar acceptabelt och oacceptabelt onlinebeteende. Dessutom bör det finnas en separat policy som beskriver omfattningen av övervakningen, hur den insamlade informationen används, hur länge den behålls och vem som har tillgång till den. Båda policyerna bör vara lättillgängliga för anställda. Teamet måste förstå policyerna och deras konsekvenser och ha en kanal för att uttrycka sina bekymmer.
Se över och justera regelbundetÖvervakningsmetoder bör inte vara huggna i sten. De bör ses över regelbundet för att säkerställa att de fortfarande är nödvändiga och effektiva.
Lyssna aktivt på feedback från anställda och anpassa spårningen efter eventuella integritetsproblem. Dessutom bör du hålla dig uppdaterad med relevant integritets- och arbetslagstiftning och säkerställa efterlevnad av ändringar.
Slutliga tankar
Att spåra de anställdas surfaktiviteter kan avsevärt förbättra de anställdas produktivitet och fokus och stärka företagets säkerhet. Men övervakningsmetoder kräver ett noggrant tillvägagångssätt som gör att du kan undvika deras negativa sidor. Genom att prioritera transparens, fokusera på aggregerad data och respektera de anställdas integritet kan du implementera övervakning av surfaktivitet på ett sätt som upprätthåller förtroendet och främjar en positiv arbetsmiljö.