Pennsylvania Employee Monitoring Software: Bästa praxis för reglerade industrier

Du kan driva en bank i Pittsburgh eller leda ett sjukhus i Harrisburg. Eller, kanske, ditt försäkringsbolag i Philadelphia hanterar tusentals känsliga kundregister varje dag. I alla dessa fall har dina anställda tillgång till känsliga uppgifter som, om de hanteras felaktigt medvetet eller oavsiktligt, kan leda till allvarliga juridiska, ekonomiska och anseende konsekvenser.

Över hela Pennsylvania har organisationer inom bank, finans, försäkring och hälsovård stränga säkerhets- och efterlevnadskrav. Programvara för övervakning av anställda är en kritisk komponent för att uppfylla dessa krav, hantera risker och förbättra säkerheten.

Men hur kan det implementeras korrekt i Pennsylvania? Låt oss utforska detta ämne i dagens artikel.

Att förstå de statliga och lokala integritetsbestämmelserna är avgörande för att implementera personalövervakning i alla branscher; i reglerade sfärer är det dock dubbelt så kritiskt. Programvara för övervakning av anställda hjälper till att säkerställa att klient- eller patientdata skyddas och hanteras korrekt. Under processen samlar den in omfattande mängder data om anställdas aktivitet och kan också oavsiktligt fånga känslig klient- eller patientdata. Så när du implementerar spårningsprogramvara i reglerade industrier i Pennsylvania bör du överväga följande:

1. Hur väl hjälper det till att skydda känsliga klientdata?

2. Överensstämmer det med branschspecifika regler?

3. Stöder det anställdas rättigheter angående data som samlas in om dem?

För att svara på dessa frågor är kunskap om Pennsylvanias juridiska landskap nödvändig. Låt oss börja med branschspecifika regleringar.

Inom sjukvården måste arbetsgivare följa HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act). Den kräver det yttersta skyddet för Protected Health Information (PHI), som är individuellt identifierbar hälsoinformation, såsom sjukdomshistoria, testresultat, försäkringsinformation eller all data som relaterar till en persons fysiska eller psykiska hälsa, sjukvård som tillhandahålls eller betalning för sjukvård.

Pennsylvania lag förbjuder också avslöjande av HIV-relaterad information och register över mental hälsa eller missbruksbehandling utan skriftligt medgivande.

Programvara för övervakning av anställda, när den implementeras på rätt sätt, fungerar som en vaksam väktare och hjälper dig att upptäcka och förhindra potentiella intrång i denna känsliga information.

Företag som arbetar inom finans måste följa GLBA (Gramm-Leach-Bliley Act). Det kräver att en konsuments icke-offentliga personliga information (NPI) skyddas. NPI är all information som:

1. Kunden tillhandahåller för att få en finansiell produkt eller tjänst (namn, adress, inkomst etc.)

2. Resultat från alla transaktioner som utförs för en kund (kontonummer, betalning, historik, saldo, etc.)

3. Ett finansiellt företag erhåller om kunden för att tillhandahålla tjänst eller en produkt (domstolsprotokoll, konsumentrapporter, etc.)

Medarbetarövervakning är avgörande för att tidigt identifiera säkerhetshot och åtgärda dem.

Inom försäkringar kräver Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), som träder i kraft i december 2023, robusta skyddsåtgärder för icke-offentlig information, incidentrespons och utbildning av anställda angående cybersäkerhet och övervakning.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Även om avlyssningslagen begränsar ljudinspelning, förbjuder den i allmänhet inte videoövervakning så länge inget ljud spelas in. Videoövervakning är förbjuden i toaletter, omklädningsrum och andra områden där anställda har rimliga förväntningar på integritet.

Federal Electronic Communications Privacy Act (ECPA) liknar Wiretap Act. Det förbjuder arbetsgivare att avlyssna elektronisk kommunikation utan samtycke, men ger undantag vid övervakning av arbetsgivarägda system, särskilt av legitima affärsskäl.

Enligt Pennsylvania lag är arbetsgivare inte skyldiga att informera anställda om övervakning, förutom för att övervaka kommunikation.

Detta var bara en kort översikt av Pennsylvania-reglerna. Vi rekommenderar att du söker råd från en juridisk expert innan du implementerar medarbetarövervakning.

Men varför måste anställda i branscher som finans, försäkring och hälsovård övervakas i första hand?

Föreställ dig vilken data de hanterar dagligen. Personnummer, kontosaldon, sjukdomshistoria, personliga identifierare och mycket annan värdefull data. Som vi lärde oss i föregående avsnitt är denna data skyddad av lag, vilket ger skyldigheter för organisationer som hanterar dem. Programvara för övervakning av anställda kan hjälpa:

1. Säkerställa kontinuerlig efterlevnad av regelverk och skapa en revisionsspår.

2. Upptäck obehörig åtkomst till känslig data, ovanliga dataöverföringar eller annan misstänkt aktivitet som kan indikera en potentiell dataläcka.

3. Ta itu med insider- och externa hot.

4. Se till att data behandlas enligt etablerade protokoll.

Att implementera medarbetarövervakning kan vara en komplex och förvirrande process, särskilt i reglerade branscher, där misstag kan bli kostsamma. Här är sju bästa praxis skräddarsydda för företagsledare i Pennsylvania.

Vilken data har din organisation? Vem har tillgång? Var finns de svaga punkterna?

Innan du köper programvara, bedöm dina risker. En bank som hanterar banköverföringar har andra behov än en klinik som hanterar patientintaget.

Alla övervakningsprogram är inte lämpliga för reglerade branscher. Din valda programvara måste tydligt ange att den är kompatibel med HIPAA eller andra tillämpliga bestämmelser i din bransch. Leta efter funktioner som:

1. Krypterade revisionsspår (HIPAA kräver 6-års lagring)

2. Rollbaserad åtkomstloggning

3. Integration med DLP- och SIEM-system

4. Varningar för misstänkt beteende (t.ex. åtkomst efter arbetstid, massnedladdningar)

Överraskningsövervakning kan slå tillbaka. Var öppen istället. Utveckla en tydlig, skriven policy som uttryckligen beskriver vad som ska övervakas, varför det är nödvändigt och hur den insamlade informationen ska användas och säkras. Håll ett kort möte. Förklara att övervakning inte används för att fånga människor, utan för att skydda klienter och uppfylla rättsliga skyldigheter.

Även om du i Pennsylvania i allmänhet inte behöver samtycke för visuell eller datorövervakning på arbetsplatsen, minskar transparens motståndet och främjar samarbete.

Det finns ingen anledning att spela in varje knapptryckning. Definiera tydliga mål för ditt övervakningsprogram. Är det för att förhindra dataexfiltrering? För att säkerställa att specifika säkerhetsprotokoll följs? Begränsa dina övervakningsaktiviteter till vad som är absolut nödvändigt för att uppnå dessa angivna mål.

Fokus på högrisksystem: patientdatabaser, finansiella plattformar, skadehanteringsverktyg. Tillämpa övervakning baserat på roll och datakänslighet. En receptionist behöver inte samma tillsyn som en skadereglerare.

Loggarna du samlar in är känsliga. De kan innehålla dina anställdas personliga information och oavsiktligt fångad kunddata.

Behandla data som samlas in av din övervakningsprogramvara med samma säkerhetsnivå som du tillämpar på dina kunders känsliga information. Om någon hackar ditt övervakningssystem kan de se allt. Så säkra, kryptera och begränsa åtkomsten till det till ett begränsat antal personal, och granska vem som ser loggarna.

Chefer bör förstå vad programvaran gör, företagets övervakningspolicyer, de bredare säkerhetsrutinerna och vikten av regelefterlevnad. Anställda bör känna till sitt ansvar. Och chefer måste modellera etiskt beteende - inga undantag.

Reglerna ändras. Personalomsättning sker. Tekniken utvecklas. Se över din övervakningspolicy minst en gång om året. God praxis är också att köra falska revisioner och testa din incidentresponsplan.

Sammanfattningsvis handlar medarbetarbevakning inom reglerade områden om ansvar.

Om ditt företag är verksamt inom hälso- och sjukvård, försäkring eller finans i Pennsylvania, hanterar det några av de mest känsliga uppgifterna människor har. Dina kunder, patienter och kunder litar på att du skyddar den.

När den implementeras genomtänkt är övervakningsprogramvaran en sköld. Ett sätt att fånga misstag innan de blir intrång. Ett sätt att bevisa efterlevnad när tidpunkten för revisionen kommer.

Det slutliga målet med övervakning är inte att främja ett klimat av misstänksamhet, utan snarare att odla en säker och kompatibel miljö som skyddar din organisation, dina kunder och ditt rykte.