New Yorks arbetsgivarguide för att implementera programvara för övervakning av anställda

Att studera de juridiska kraven bör vara det första steget för alla New York-arbetsgivare som vill implementera eller för närvarande använder programvara för övervakning av anställda Federala och statliga lagar syftar till att skydda anställdas rättigheter (inklusive rätten till integritet). De kan införa betydande begränsningar för övervakningsmetoder som företagen kan använda.

Federala lagar

På federal nivå är den anmärkningsvärda lagstiftningen Electronic Communications Privacy Act (ECPA) från 1986. Enligt den är avsiktlig avlyssning av tråd, muntlig och elektronisk kommunikation förbjuden. Det finns dock två undantag för arbetsgivare:

• De kan övervaka kommunikation om de har ett legitimt affärsintresse (undantaget för affärsändamål).

• Arbetsgivare tillåts spåra om minst en part i kommunikationen har samtyckt (medgivandeundantaget). Helst bör detta samtycke vara uttryckligt. Även om domstolar ofta tolkar en anställds användning av företagets tillhandahållna enheter efter meddelandet om övervakning som underförstått samtycke, är uttryckligt tillstånd alltid ett säkrare tillvägagångssätt.

Arbetsgivare kan endast spåra företagsägda enheter och system. Om de vill spåra personlig kommunikation eller enheter kan de göra det endast med uttryckligt samtycke eller vid sällsynta undantag.

Lagen om lagrad kommunikation (SCA) är en del av ECPA som reglerar arbetsgivarens tillgång till lagrad elektronisk kommunikation. Exempel på sådan kommunikation är e-postmeddelanden eller arbetsrelaterade samtalsinspelningar sparade på företagets servrar. I allmänhet kan arbetsgivare komma åt lagrad kommunikation på sina system. För att komma åt en anställds personliga konton (som en privat Gmail) krävs dock medarbetarnas samtycke eller en rättslig grund som en order.

New Yorks lagar

New York har flera anmärkningsvärda förordningar som kompletterar den federala lagen. Den första är lagen om elektronisk övervakning (Civil Rights Law Section 52-c), som trädde i kraft den 7 maj 2022. Den gäller alla privata arbetsgivare i området, oavsett storlek, som övervakar anställdas elektroniska kommunikation.

Enligt lagen om elektronisk övervakning måste organisationer lämna skriftligt meddelande till anställda vid anställning och årligen därefter, informera dem om att deras kommunikation kan övervakas. Anställda måste bekräfta mottagandet av detta meddelande skriftligt eller elektroniskt. Dessutom måste arbetsgivare lägga upp dessa meddelanden på iögonfallande platser där de kan ses av alla anställda (fysiska affischer eller elektroniska meddelanden på inloggningsskärmar eller interna nätverk).

Nästa avgörande förordning är New York Employee Privacy Law, som gäller den 12 mars 2024. Enligt den får arbetsgivare inte begära eller kräva att anställda eller arbetssökande avslöjar användarnamn, lösenord eller annan autentiseringsinformation för personliga konton (som sociala medier). Arbetsgivare får inte heller kräva att anställda loggar in på sina konton i arbetsgivarens närvaro.

Utöver dessa redan befintliga bestämmelser kan föreslagen lagstiftning ytterligare ändra övervakningsrutiner. År 2023 föreslog New York State Senaten utkast till lagförslag 7623 som skulle begränsa arbetsgivare från att använda helautomatiska beslutsfattande verktyg. Arbetsgivare skulle inte kunna använda dessa verktyg för att screena kandidater eller fatta andra beslut som påverkar arbetsscheman, ersättningar, disciplinära åtgärder, prestationsutvärderingar och andra anställningsvillkor. I ljuset av den snabba AI-utvecklingen och dess potentiellt snedvridna produktion är sådana regleringar rimliga. Dessutom föreslår senatens lagförslag 7623 ytterligare begränsningar för arbetsplatsövervakning, såsom att använda de minst påträngande metoderna, minimera datainsamling, proportionalitet och detaljerad information om vilken data som samlas in, hur, när och för vilket ändamål.

Att implementera programvara för övervakning av anställda på ett effektivt sätt går utöver att bara följa relevanta integritetsbestämmelser. Arbetsgivare bör också tänka på den etiska sidan av saken och de potentiella effekterna av övervakning på anställdas moral och motivation. Om vi ​​kombinerar juridiska krav och etiska överväganden kan vi lista följande bästa praxis för implementering av övervakningsprogramvara:

• Var transparent: Var uppmärksam med dina anställda om övervakningens existens, karaktär och syfte. Skaffa anställdas samtycke för spårning, särskilt om du spårar deras kommunikation.
• Begränsa övervakningen till legitima affärsändamål: övervaka endast aktiviteter som är direkt relaterade till dina angivna affärsmål, såsom prestationsutvärdering eller skydd av affärshemligheter. Undvik att övervaka anställdas personliga kommunikation eller områden där anställda har rimliga förväntningar på integritet.
• Minimera datainsamlingen: samla in endast den data som behövs för att uppnå ditt övervakningsmål. Ju mindre känslig information du samlar in, desto lägre är risken för missbruk eller dataintrång. Radera data som inte tjänar sitt syfte längre.
• Övervaka aldrig anställdas privata sociala mediekonton eller be dem att ange sina användarnamn eller lösenord till sina privata konton.
• Sök sakkunnig juridisk rådgivning: det juridiska området kan vara knepigt och föränderligt. Den här artikeln är en allmän översikt och kanske inte avslöjar alla krångligheterna i NY-reglerna och unika omständigheter för ditt företag. Vid tveksamhet, rådgör med en advokat som är specialiserad på New Yorks arbetsrätt för att säkerställa att dina övervakningsplaner, policyer och implementeringsmetoder är helt kompatibla.
• Utveckla en omfattande policy för personalövervakning: denna policy bör täcka omfattningen av insamlad data, villkor för lagring och användning samt övervakningsmetoder. Policyn bör vara lättillgänglig för alla anställda.
• Se över och uppdatera policyn regelbundet: Tekniken förändras snabbt, och det kan även lagar och bästa praxis göra. Se regelbundet över din övervakningspolicy och praxis för att säkerställa att de förblir kompatibla med gällande federala lagar och lagar i delstaten New York och fortfarande tjänar sitt avsedda syfte effektivt och etiskt.
• Säkerställ konsekvens och icke-diskriminering.

En tydlig, heltäckande och väl utformad policy för medarbetarövervakning är en nödvändig del av medarbetarövervakning. Det gör spårningsmetoderna tydliga för personalen och arbetsgivaren och minimerar potentiella juridiska och etiska fallgropar. Den bör innehålla följande nyckelkomponenter:

• En tydlig redogörelse för syftet med övervakningen
• Övervakningens omfattning: vilka aktiviteter och kommunikationer som spåras
• Metoder som används för övervakning (videoövervakning, nätverksloggar, övervakningsprogram, etc.)
• Beskrivning av hur den insamlade informationen används, hur länge den lagras och vem som har tillgång till den
• Ett tydligt uttalande om att anställda inte ska förvänta sig integritet när de använder företagsägda enheter, nätverk och system, oavsett om användningen är arbetsrelaterad eller personlig
• Efterlevnad av lag
• Konsekvenser av policyöverträdelsen
• Ett avsnitt där anställda undertecknar eller elektroniskt bekräftar att de har tagit emot, läst och förstått policyn.

När det första utkastet till policyn är färdigt, be en juridisk rådgivare med erfarenhet av New Yorks arbetsrätt att granska den. På så sätt kommer du att vara säker på att den följer gällande statliga och federala bestämmelser.

När policyn är klar, fördela den bland de anställda. Samla in skriftliga eller elektroniska bekräftelser från alla anställda, särskilt nyanställda under onboarding. Håll register över dessa bekräftelser.

Policyn ska alltid vara tillgänglig för alla anställda. Du kan till exempel placera den i personalhandboken, företagets intranät eller det gemensamma området.

Glöm inte att regelbundet granska och uppdatera policyn i enlighet med den utvecklande tekniken och det juridiska landskapet.

Att implementera medarbetarövervakning i New York kräver noggrant övervägande av federala och stränga statliga bestämmelser och skapandet av en omfattande övervakningspolicy. Att prioritera legitima affärsändamål, utöva dataminimering och söka juridisk rådgivning är viktiga steg för att skapa ett kompatibelt och etiskt övervakningsprogram som gynnar arbetsgivaren och arbetskraften. Ansvarsfull implementering är nyckeln till att utnyttja övervakningstekniken effektivt samtidigt som man upprätthåller juridiska skyldigheter och främjar en förtroendefull arbetsmiljö.