New Jersey-programvara för övervakning av anställda: Datasäkerhet och efterlevnad

Antalet företag som spårar sina anställda ökade avsevärt i USA på grund av ökningen av distans- och hybridarbete. New Jersey-företag speglar den nationella trenden: de använder spårningsverktyg för att förbättra arbetseffektiviteten och skydda sig mot dataläckor och cyberattacker. Men hur kan New Jersey-företag balansera behovet av övervakning med kraven på datasäkerhet och anställdas integritet?

Den här artikeln undersöker dessa två centrala aspekter och ger insikter för företag i New Jersey som vill implementera eller förfina sina strategier för medarbetarövervakning. Vi ska utforska hur robust cybersäkerhet och skydd av personuppgifter måste utgöra grunden för alla övervakningsprogram, och varför ett holistiskt tillvägagångssätt, som integrerar övervakning med åtkomstkontroll, inte bara är en bra idé – det är en nödvändighet för omfattande säkerhet och efterlevnad.

I grunden är övervakning mer än att bara spåra produktivitet. Denna term omfattar också att skydda företagets tillgångar och minska riskerna för intrång och dataläckor.

Medarbetarövervakning är en viktig komponent i alla säkerhetssystem som skyddar konfidentiell data och immateriell egendom. Det är inte en överraskning, med tanke på att anställdas misstag orsakar eller avsevärt förvärrar 88 % av alla dataintrång. Specialized Data Leakage Prevention (DLP) programvara kan upptäcka obehörig filåtkomst, misstänkta kommunikationsmönster eller ovanligt inloggningsbeteende innan de eskalerar till fullständiga incidenter.

Specialized Data Leakage Prevention (DLP) programvara kan upptäcka obehörig filåtkomst, misstänkta kommunikationsmönster eller ovanligt inloggningsbeteende innan de eskalerar till fullständiga incidenter.

Att kontrollera om din organisation följer reglerna är ett annat område där medarbetarövervakning kan hjälpa. Till exempel måste vårdgivare följa HIPAA och finansiella institutioner med FINRA. Vissa företag i New Jersey kan till och med behöva överväga GDPR om de har anställda i Europa. Övervakning skapar ett revisionsspår och säkerställer ansvarsskyldighet, vilket gör det lättare att visa efterlevnad.

Chefer kan använda övervakningsverktyg för att upptäcka lediga och överbelastade anställda, omfördela arbetsbelastningar, avslöja vägspärrar och överlag förbättra arbetsprocesser. Det handlar inte om mikrohantering – det handlar om att få objektiv information och fatta mer effektiva beslut.

Men med dessa fördelar kommer utmaningar. New Jersey har robusta arbetsskydd; dessutom blir anställda mer och mer medvetna om sina integritetsrättigheter. Dessa faktorer får företag att trampa mer försiktigt på övervakningsplatsen. De måste balansera mängden nödvändig tillsyn och respekt för anställdas integritet och lagliga regler.

Medarbetarövervakning innebär att samla in data, ofta känslig. Även om du bara samlar in den strikt nödvändiga informationen, kan det resulterande digitala fotavtrycket vara enormt: skärmdumpar, e-post- och chattloggar, webbläsarhistorik och mer. Att behålla och säkra dina anställdas personuppgifter är ett oerhört ansvar.

Det första steget till ansvarsfull datahantering är att definiera vilken data din organisation behöver samla in och varför. Detta är principen för dataminimering: samla in endast de data som är absolut nödvändiga för att uppnå dina legitima affärsmål. Behöver du logga varje tangenttryckning, eller räcker det med en sammanfattning av använda appar? Ska du logga webbhistorik om ditt mål är att spåra närvaro? Att ställa dessa frågor i förväg kan rädda ditt företag från problem senare.

När omfattningen av den nödvändiga informationen är definierad och övervakningen startar, blir säkerheten för insamlad information av största vikt. Det bör skyddas inte bara från externa attacker, utan från obehörig åtkomst inifrån företaget också. De viktigaste aspekterna av skydd är:

1. Kryptering: Övervakningsdatan bör krypteras både när den rör sig (med protokoll som TLS/SSL) och när den lagras på servrar (vanligtvis med algoritmer som AES-256). Kontrollera med din leverantör av programvara för övervakning av anställda om de krypterar data i vila och under transport.
2. Åtkomstkontroller: Vem som ser den insamlade informationen är viktig. Ditt övervakningssystem bör ha strikt rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC). Det görs vanligtvis genom att skapa ett administratörskonto och flera underkonton, till exempel så att chefer bara kan se sina teamdata.
3. Säker lagring: Oavsett om du väljer molnbaserade eller lokala lösningar, se till att lagringsmiljön är säker. Detta inkluderar säkra datacenter, regelbundna säkerhetskopior och en väldefinierad plan för katastrofåterställning.
4. Sårbarhetshantering: Ingen programvara är okränkbar. Det är därför du bör genomföra regelbundna säkerhetsrevisioner, penetrationstester och uppdatera ditt övervakningsverktyg i tid. Dessa åtgärder gör det möjligt att korrigera potentiella sårbarheter innan de kan utnyttjas.

New Jersey har, liksom många delstater, sitt eget juridiska landskap när det gäller anställdas integritet. Även om specifik juridisk rådgivning alltid bör komma från kvalificerad advokat, kommer vi i den här artikeln att utforska allmänna principer.

I New Jersey har det huvudsakliga regulatoriska fokus de senaste åren varit på spårning av fordon på arbetsplatsen, elektronisk kommunikation, videoövervakning och den bredare rätten till anställdas integritet.

Meddelande före spårning av fordon (monteringsräkning nr 3950)

Från och med den 18 april 2022 måste arbetsgivare i New Jersey ge anställda skriftligt meddelande innan de använder någon elektronisk eller mekanisk spårningsenhet i ett fordon som används av den anställde. Detta gäller oavsett om fordonet ägs av företaget eller av den anställde.

Elektronisk kommunikation och övervakning

New Jersey Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act förbjuder avlyssning av anställdas telefon eller elektronisk kommunikation om inte minst en part samtycker. Vanligtvis säkerställer arbetsgivare detta samtycke genom anställdas policyer eller handböcker.

Medan anställda har vissa förväntningar på integritet, är övervakning ofta tillåten om anställda har blivit underrättade och övervakningen tjänar ett legitimt affärssyfte.

Videoövervakning

Organisationer kan övervaka anställda i gemensamma utrymmen, som kontor. Men videoövervakning är strängt förbjuden på platser där anställda förväntar sig integritet, såsom toaletter eller omklädningsrum.

Lagen kräver inte alltid att anställda meddelas om videoövervakning. Arbetsgivarna rekommenderas dock fortfarande att göra det.

Övervakning av e-post, Internetanvändning och datoraktivitet

Arbetsgivare har lagligen rätt att övervaka anställdas datoranvändning, inklusive webbsurfning och e-post, om det finns en tydligt kommunicerad policy.

Personliga sociala mediekonton

Vissa arbetsgivare anser att de har rätt att övervaka sina anställdas onlinebeteende utanför arbetstid eller till och med begära tillgång till deras personliga konton. Detta är strängt förbjudet enligt lag i New Jersey.

Som vi ser är nyckeln till att uppfylla de flesta lagkrav öppenhet och en tydlig övervakningspolicy. En välskriven och väl kommunicerad policy kan förhindra missförstånd, hantera förväntningar och till och med ge ett juridiskt försvar om frågor skulle uppstå.

Föreställ dig att dina säkerhetssystem inte är isolerade öar, utan som ett uppkopplat, intelligent nätverk. Detta är kraften i att integrera medarbetarövervakning med dina passersystem. Du kan koppla övervakningsprogramvarurapporterna med data från fysiska åtkomstsystem (som märkesläsare och biometriska skannrar) och logiska åtkomstsystem (såsom nätverksinloggningar och applikationsbehörigheter). Ett sådant tillvägagångssätt skapar ett verkligt enhetligt försvar.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Det enhetliga tillvägagångssättet har betydande fördelar, såsom:

1. Bättre hotdetektering tack vare att data från olika källor korreleras
2. Snabbare identifiering av källan och omfattningen av överträdelsen
3. Automatiserad policytillämpning
4. En enda, konsoliderad bild av medarbetarnas aktivitet för efterlevnad och utredningar
5. Att hantera ett enhetligt system istället för flera frånkopplade system minskar administrativa belastningar avsevärt.

För att uppnå denna sömlösa integration krävs noggrann planering:

1. API:er: Dina valda övervaknings- och åtkomstkontrolllösningar måste ha öppna API:er (Application Programming Interfaces) och följa branschstandarder för att möjliggöra smidigt datautbyte.
2. Datasynkronisering: Data måste flöda mellan systemen i realtid eller nära realtid för att vara effektiv. Förseningar kan skapa säkerhetsluckor.
3. Skalbarhet: Allteftersom ditt företag i New Jersey växer måste din integrerade säkerhetslösning kunna skalas med den och rymma fler anställda, platser och datapunkter utan att prestandaförluster.
4. Integrationer: Prioritera lösningar från leverantörer som aktivt främjar och stödjer integration med andra säkerhetsplattformar.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Var alltid på förhand med dina anställda om övervakning - transparens bör vara din prioritet. Anställda bör vara medvetna om varför de övervakas, vilka aktiviteter programvaran registrerar, vem som kan se deras data och vilka rättigheter de har angående det. Svaren på dessa frågor bör också läggas ner i en tydlig övervakningspolicy. Denna policy måste vara lättillgänglig när som helst.

Övervakningsmetoder kan och bör ändras över tiden. Regelverk och din organisations policyer förändras, och äldre metoder för spårning blir mindre effektiva. Det är därför du måste se över dina övervakningsmetoder regelbundet och kontrollera om de är kompatibla och effektiva. Kom ihåg de ursprungliga målen. Övervakning måste alltid stå i proportion till dina övervakningsmål utan att bli för påträngande.

Slutligen måste anställda utbildas i datasäkerhet i allmänhet. En välinformerad arbetskraft är din första försvarslinje.

Idag är medarbetarövervakning mer än ett resultatstyrningsverktyg. Det är en viktig del av företagets säkerhetssystem och ett efterlevnadsverktyg.

Medarbetarövervakning kan fungera ännu bättre om den är integrerad med passersystem. Men oavsett hur det används ska det användas på ett transparent sätt och den insamlade övervakningsdatan ska vara ordentligt säkrad. Till ledare som vill implementera eller redan använder övervakning: rådgör med juridiska experter och cybersäkerhetsexperter, investera i säkra, skalbara lösningar och kommunicera alltid med tydlighet och empati. Rätt gjort, medarbetarövervakning stärker din organisation, både operativt och kulturellt.

Låt oss gå bortom rädsladriven tillsyn och mot intelligent, integrerad och respektfull övervakning.