Övervakning Av Anställdas Datorer: 3 Gratis Verktyg För Småföretag

63 procent av svenska chefer använder i dag någon form av övervakningsprogram för att hålla koll på sina anställda, men bara 40 procent av medarbetarna vet om det. Det visar det pågående forskningsprojektet WATCH vid Linköpings universitet, som bygger på enkätsvar från 1 000 chefer och 2 000 medarbetare. Den vanligaste formen av kontroll är att chefen helt enkelt kollar närvarostatusen i Teams.

Övervakning kan vara till nytta för företag av alla storlekar, men de mest heltäckande lösningarna tenderar att vara dyra och krångliga att sätta upp. Gratisversioner varierar också stort — vissa täcker bara det mest grundläggande, medan de riktigt användbara funktionerna oftast kräver en betald plan.

Den här artikeln går igenom tre gratis eller prisvärda verktyg för att övervaka anställdas datoraktivitet, lämpliga för småföretag.

CleverControl

CleverControl analyserar sedan den insamlade datan och presenterar produktivitetsstatistik: arbetstid, dynamiken i hur appar, internet och sociala medier används, mest använda sajter och appar med mera.

Du kan ta emot datarapporter på din online-instrumentpanel, som du också kan ladda ner för att titta på offline. Dessutom kan du schemalägga dagliga, veckovisa eller månatliga rapporter via e-post.

CleverControl är perfekt för småföretag eftersom denna lösning kombinerar heltäckande övervakning av anställda, tidsregistrering och grundläggande dataskyddsfunktioner. Tack vare detta får företag en allt-i-ett-lösning för övervakning, sänker sina programvarukostnader och kan lägga värdefulla resurser på tillväxt och utveckling.

Lösningen erbjuder en gratis provperiod, prisvärda priser från 6,20 dollar per dator/månad, samt rabatter.

Fördelar

• Tidsregistrering offline
• Stöder Windows, macOS
• Flera administratörskonton med olika behörighetsnivåer

Nackdelar

• Inga integrationer med programvara för projektledning och budgetering

ActivTrak

ActivTrak har flexibla inställningar som gör att du manuellt kan kategorisera aktiviteter som produktiva/oproduktiva, samt sätta produktivitetsmål och scheman för att undvika övervakning utanför arbetstid.

ActivTrak är gratis för upp till tre användare; funktionerna är dock begränsade till övervakning av tid, appar och webbplatsaktivitet. Om du vill följa upp anställdas produktivitet och få fullständiga insikter kan du välja bland flera planer från 10 dollar per användare/månad.

Fördelar

• Djupgående AI-baserad produktivitetsanalys
• Integrationer med externa affärs- och kalenderappar
• Ger en mätbar avkastning på investeringen inom några veckor
• Fokus på anställdas integritet och säkerheten kring insamlad data

Nackdelar

• Gränssnittet och statistiken upplevs som komplicerade och förvirrande av många användare
• Ger inga detaljerade rapporter om användarnas handlingar, vilket lämnar utrymme för anställda att fejka aktivitet

WorkTime

WorkTime är en programvara för att övervaka anställdas datorer, med funktioner för tids- och produktivitetsuppföljning. Den kan registrera in- och utloggningstider, övervaka närvaro uppdelat på distansarbete och kontorsarbete, följa aktiv/inaktiv tid samt övertid, och har till och med en topplista över närvaro! Dessa funktioner hjälper till att identifiera anställda som ofta kommer sent eller går tidigt, upptäcka och förhindra fusk med övertid, samt upprätthålla disciplin på kontoret.

WorkTime har grundläggande funktioner för att övervaka anställdas produktivitet. Den registrerar alla använda appar och besökta webbplatser, kategoriserar dem som produktiva eller oproduktiva, och ger en produktivitetsrapport som uppdateras i realtid. Andra rapporter listar de mest använda sociala nätverken och URL:erna, samt vilka anställda som spenderar mest tid online tillsammans med användningstiden. Rapporter om internetanvändning kan visa statistik per anställd, avdelning eller för hela företaget.

Att övervaka tiden som läggs på онлайн-möten är en intressant funktion som ger insikt i hur mycket arbetstid dessa tar och hur de påverkar produktiviteten. På så sätt kan du optimera dina mötesrutiner genom att ta bort onödiga samtal och göra de nödvändiga mer effektiva.

Den kostnadsfria versionen av WorkTime är tillgänglig för upp till tre anställda. Den här versionen erbjuder begränsade rapporter om app- och webbanvändning, loggar och aktivitetssammanfattningar. Datan sparas i två veckor, och endast en administratör har tillgång till den. Fler funktioner finns tillgängliga i planerna Basic, Premium och Enterprise, från 6,99 dollar per anställd/månad.

Fördelar

• Statistik över tid, produktivitet och närvaro med topplistor
• Blockering av webbplatser
• Upptäcker anställda som besöker jobbsajter
• Distraktionspoäng

Nackdelar

• Gränssnittets design skulle kunna förbättras

Sammanfattning

Att övervaka anställdas datoraktivitet kan inte bara öka produktiviteten, utan även visa var arbetstiden tar vägen. Genom att analysera hur personalen fördelar sin arbetstid och avslöja distraktioner och ineffektiv resursanvändning kan småföretag bygga upp effektiva processer, experimentera med arbetsflöden och välja de bästa arbetssätten.

Övervakning av anställda ger mest värde när den införs öppet och transparent. Teamet bör veta vilken information som samlas in och varför. Produktivitetsrapporter bör användas för att stötta de anställda, uppmärksamma deras svagheter och ge råd om hur de kan förbättras — inte för att straffa dem. Dessa enkla rutiner hjälper till att undvika onödig stress samt problem med förtroende och integritet.