Övervakning av anställdas datorer: 5 gratisverktyg för småföretag

Populariteten för programvara för medarbetarövervakning är som störst - 96% av distansföretag använder det, och 85 % av de anställda som arbetar personligen är föremål för någon form av övervakning. 81% av företag som implementerade spårningsprogramvara såg en ökning av medarbetarnas prestationer. Övervakningsprogramvara kan registrera och analysera medarbetarnas aktivitet och hjälpa till att identifiera och åtgärda produktivitetsproblem. Som ett resultat kan arbetsgivare hantera dessa problem tidigt och minska kostnader i samband med förlorad produktivitet, personalomsättning och juridiska ansvar.

Insamlad produktivitetsdata kan avslöja kunskapsluckor, vilket möjliggör skapandet av riktade utbildnings- och utvecklingsprogram.

Slutligen kan övervakning av anställdas datoraktivitet hjälpa till att upptäcka och förebygga säkerhetshot, såsom obehörig åtkomst eller dataintrång.

Fördelarna med att övervaka anställdas datorer är svåra att underskatta: det är avgörande för företag av alla storlekar att ta itu med produktivitets- och säkerhetsproblem. Medan större företag har fler resurser för att välja en lämplig lösning, har småföretag ofta inte råd med programvara för medarbetarövervakning på grund av höga licens- och driftskostnader samt komplex implementering.

Den här artikeln granskar fem gratis eller prisvärda verktyg för att övervaka anställdas aktivitet på datorer, lämpliga för småföretag.

CleverControl är en avancerad lösning för att övervaka anställdas datoranvändning. Dess grundläggande funktioner inkluderar tangentloggning, skärmdumpar, spårning av internetaktivitet och sökfrågor, övervakning av användning av sociala medier, inspelning av urklippshändelser och skrivaruppgifter, webbkamera- och ljudövervakning med mera. Programvaran erbjuder även tidsspårningsfunktioner. Den spårar automatiskt närvaro och registrerar arbetsdagens början och slut, totala arbetstimmar och aktiv/inaktiv tid per anställd, team eller hela företaget.

CleverControl analyserar sedan den insamlade datan och presenterar produktivitetsstatistik: arbetstid, applikationer, användningsdynamik för webb och sociala medier, mest använda webbplatser och appar med mera. Den nyligen tillagda AI-poängfunktionen uppskattar varje anställds prestation och lyfter fram improduktiva mönster med hjälp av artificiell intelligens.

CleverControl låter dig övervaka anställdas skärmar i realtid – du kan titta på strömmar från deras datorer som om du satt framför dem. Programmet kan också strömma video från datorns webbkamera, vilket förvandlar det till ett enkelt men effektivt övervakningssystem.

Avancerade funktioner i CleverControl inkluderar skärminspelning, samtalsinspelning och ansiktsigenkänning.

Du kan få datarapporter på din online-instrumentpanel, som du kan ladda ner för visning offline. Dessutom kan du schemalägga dagliga, veckovisa eller månatliga rapporter via e-post.

CleverControl är perfekt för småföretag eftersom deras enda lösning kombinerar omfattande personalövervakning, tidsspårning och grundläggande dataskyddsfunktioner. Tack vare detta kan företag få en allt-i-ett-spårningslösning, minska kostnaderna för programvara och rikta värdefulla resurser till tillväxt och utveckling.

Lösningen erbjuder en gratis 14-dagars fullständig provperiod, överkomliga priser, från 4,70 USD per dator/månad, och rabatter.

Fördelar

• Heltäckande programvara för detaljerad övervakning av anställdas datoranvändning och närvaro

• Enkel och snabb installation kräver ingen teknisk kunskap

• Användarvänligt gränssnitt och flexibla fjärrinställningar

• Flera administratörsunderkonton med lägre behörighetsnivå

• Självövervakning: anställda kan se sin produktivitetsstatistik och analysera den

• Webbplatsblockerare

• Tillgänglig för Windows och macOS

• Prisvärda priser och rabatter

Nackdelar

• Ingen gratisplan

DeskTime är en tidrapporteringsprogramvara utformad för att öka produktiviteten och förbättra arbetsflödet, lämplig för företag av alla storlekar och individer. Den spårar automatiskt all datoraktivitet, vilket eliminerar behovet av att fylla i tidrapporter och rapporter. Om arbetet hamnar offline – till exempel ett teammöte eller en lunch med en kund – kan medarbetaren lägga till det i rapporten manuellt för att säkerställa att denna tid redovisas. Chefer kan planera medarbetarnas frånvaro, såsom semestrar, lediga dagar, sjukfrånvaro etc., och markera dem i kalendern för en snabb översikt.

DeskTime låter chefer planera arbetspass och meddela anställda när de ska arbeta och hur många timmar. Anställda kan också skicka in arbetspassförfrågningar med önskade datum och tider.

DeskTimes funktioner är inte begränsade till tidsspårning – programvaran registrerar webbplatser och appar som anställda använder under dagen, med tidsstämplar och användningstid. Varje webbplats eller app markeras som produktiv, neutral eller improduktiv. Baserat på dessa data tillhandahåller programmet individuell prestationsstatistik, såsom den totala mängden produktiv tid samt produktivitets- och effektivitetsnivåer. Dessa rapporter hjälper till att avslöja de som presterar bäst och de som inte gör det.

Dessutom kan DeskTime ta skärmdumpar och namn på dokument, ämnesrader i e-postmeddelanden, namn på Slack-kanaler etc., och spåra exakt hur mycket tid som går åt till varje projekt och uppgift. På så sätt kan du vara säker på att alla är fokuserade på sina uppgifter.

Rapporter uppdateras i realtid och kan laddas ner för arkivering eller vidare analys. Verktyget kan integreras med populära projektlednings- och kalenderappar, som Trello, Jira, Google Kalender med flera.

Gratisversionen av DeskTime är begränsad till tid, appar och URL-insamling. Full funktionalitet kostar från 7 dollar per användare och månad.

Fördelar

• Noggranna automatiska tidrapporter förenklar lönehantering

• Spåra hur mycket tid som läggs ner på en uppgift eller ett projekt

• Integrationer av projektledning och kalenderprogramvara

Nackdelar

• Gratisversionen har begränsade funktioner och kanske inte passar för lag

• Fullversionen kan vara dyr

• Brist på detaljerad spårning av anställdas aktivitet

Traqq är en annan tidsspårningslösning som passar individer och företag av alla storlekar. Dess funktionalitet inkluderar automatisk och manuell tidsspårning, registrering av aktiv och inaktiv tid samt arbetstidsstatistik. Traqq skickar påminnelser till anställda som glömmer att slå på eller av sin timer så att de inte missar fakturerbara timmar.

Traqq analyserar varje anställds aktivitetsnivåer under dagen genom att spåra musrörelser och tangenttryckningar. Den visar den dagliga aktivitetsdatan som ett färgkodat diagram där grönt representerar timmar med hög aktivitet, gult - normal aktivitet och rött - timmar med låg aktivitet. Detta diagram låter dig övervaka medarbetarnas produktivitet med en snabb blick, se toppar och minskningar och analysera orsaker till nedgången.

Traqq varnar anställda när de varit sysslolösa under en längre tid för att hjälpa dem komma tillbaka på rätt spår. Omvänt, om en anställd överarbetar, kommer Traqq att påminna dem om att ta en paus för att undvika utbrändhet.

Programvaran erbjuder grundläggande övervakning av medarbetarnas aktivitet på datorn. Den registrerar alla appar och webbplatser som medarbetaren spenderar över 10 sekunder på och visar de 3 vanligaste apparna och webbplatserna var 15:e minut. All aktivitet visas som ett färgkodat cirkeldiagram och en lista över de 10 vanligaste webbplatserna och apparna.

Traqq gör det möjligt att begränsa övervakningen till specifika dagar och timmar. Den här funktionen fungerar bäst för distansanställda som arbetar på personliga enheter och vill behålla sin integritet. Den förhindrar också obehörig övertid och hjälper till att undvika utbrändhet hos anställda.

Alla tids- och aktivitetsrapporter finns tillgängliga på online-instrumentpanelen, där de kan visas, laddas ner och delas via e-post. Du kan dela informationen med flera chefer eller anställda, vilket hjälper dem att analysera och utvärdera sina prestationer.

Alla Traqqs funktioner är tillgängliga gratis för upp till tre användare. Större team kan få ett Premium-abonnemang för 7 dollar per användare/månad.

Fördelar

• Detaljerade tidrapporter med produktivitetsdynamik

• Tidsspårning offline

• Stöder Windows, macOS och Linux

• Flera administratörsunderkonton med olika behörighetsnivåer

Nackdelar

• Övervakar inte de anställdas datoraktivitet i detalj

• Inga integrationer med projektlednings- och budgeteringsprogram

ActivTrak är ett medarbetarcentrerat integritetsövervakningssystem som levererar djupgående analyser av produktivitetsmönster. Det samlar in begränsad data om anställdas app- och webbplatsanvändning, såsom appens/webbplatsens namn, varaktighet, webbadresser och valfria skärmdumpar. ActivTrak registrerar inte faktiska tangenttryckningar, video från en skärm eller webbkamera eller annan användaraktivitet. Den insamlade informationen kategoriseras som produktiv/oproduktiv, fokus/multitasking, e-post/möte/sociala medier etc., och analyseras av systemet. Som ett resultat ser du detaljerade diagram över olika produktivitetsaspekter, såsom produktiv tid, fokustimmar och multitaskingtimmar. Du kan jämföra denna statistik mellan team och avslöja underutnyttjade och överbelastade team. Statistiken låter dig utforska produktivitetsdynamiken och hur distans- eller hybridarbete påverkar det, distraktioner, arbetsmönster och anställda på gränsen till utbrändhet.

ActivTrak har flexibla inställningar som gör att du manuellt kan kategorisera aktiviteter som produktiva/improduktiva och ställa in produktivitetsmål och scheman för att undvika övervakning utanför arbetstid.

ActivTrak är gratis för upp till tre användare; funktionerna är dock begränsade till övervakning av tid, appar och webbplatsaktivitet. Om du vill spåra medarbetarnas produktivitet och få fullständiga insikter kan du välja mellan flera planer från 10 dollar per användare/månad.

Fördelar

• Djupgående AI-baserad produktivitetsanalys

• Integrationer med tredjepartsappar för företag och kalender

• Levererar mätbar ROI på några veckor

• Fokus på anställdas integritet och säkerhet för insamlad data

Nackdelar

• Gränssnittet och statistiken är komplicerade och förvirrande för många användare.

• Tillhandahåller inte detaljerade rapporter om användaråtgärder, vilket ger utrymme för anställda att fejka aktivitet

WorkTime är en programvara för datorövervakning av anställda med funktioner för tids- och produktivitetsspårning. Den kan registrera inloggnings- och utloggningstider, övervaka närvaro med en uppdelning i distansarbete och arbete på kontoret, spåra aktiv/inaktiv tid och övertidstimmar, och har till och med en närvarotabel! Dessa funktioner hjälper till att avslöja vanemässiga sena ankomster och tidiga slutar, upptäcka och förhindra övertidsbedrägerier och upprätthålla kontorsdisciplin.

WorkTime har grundläggande funktioner för övervakning av anställdas produktivitet. Den registrerar alla använda applikationer och besökta webbplatser, kategoriserar dem som produktiva eller improduktiva och tillhandahåller en produktivitetsrapport som uppdateras i realtid. Andra rapporter listar de mest använda sociala nätverken, webbadresserna och de anställda som spenderar mest tid online med användningstiden. Internetanvändningsrapporter kan visa statistik per anställd, avdelning eller hela företaget.

Att övervaka tiden som spenderas på onlinemöten är en intressant funktion som ger insikter i hur mycket arbetstid de tar och hur de påverkar produktiviteten. Som ett resultat kan du optimera mötesrutiner, eliminera onödiga samtal och göra de nödvändiga mer effektiva.

Gratisversionen av WorkTime är tillgänglig för upp till tre anställda. Den här versionen erbjuder begränsade rapporter om appar och webbanvändning, loggar och aktivitetssammanfattningar. Informationen lagras i två veckor och endast en administratör har åtkomst till den. Fler funktioner finns tillgängliga i Basic-, Premium- och Enterprise-planerna, från 6,99 USD per anställd/månad.

Fördelar

• Tids-, produktivitets- och närvarostatistik med topplistor

• Webbplatsblockerare

• Upptäcker anställda som besöker jobbsajter

• Distraktionspoäng

Nackdelar

• Gränssnittsdesignen skulle kunna förbättras

• Gränssnittsdesignen skulle kunna förbättras

Att övervaka anställdas datoraktivitet kan inte bara öka produktiviteten utan också se vart arbetstiden går. Att analysera hur personalen fördelar sin arbetstid, avslöja distraktioner och ineffektiv resursanvändning hjälper småföretag att bygga effektiva processer, experimentera med arbetsflöden och välja de bästa mönstren.

Medarbetarövervakning ger mest värde när den implementeras öppet och transparent. Teamet bör veta vilken information som samlas in och varför. Produktivitetsrapporterna bör användas för att stödja medarbetare, avslöja deras svaga punkter och ge råd om hur de kan förbättras, inte för att straffa dem. Dessa enkla metoder hjälper till att undvika onödig stress, förtroende och integritetsproblem.