Steg-för-steg-guide för att implementera ett kontrollsystem för anställda

Att implementera ett effektivt övervakningssystem är mer komplicerat än att bara köpa den mest kraftfulla spårningsmjukvaran och installera den på kontorsdatorer.

Det första avgörande steget är att definiera varför medarbetarkontrollsystemet behövs i din organisation. För att bättre identifiera behovet av övervakning, fråga dig själv:

• Vilka problem försöker vi lösa?
• Håller anställda konsekvent deadlines?
• Är vi bekymrade över medarbetarnas engagemang och motivation?
• Finns det risker för dataintrång eller obehörig åtkomst till känslig information?
• Är vår organisation skyldig att övervaka medarbetarnas aktivitet för efterlevnad av lagar eller regler?
• Vad vill vi uppnå med övervakning? (till exempel förbättra produktiviteten, öka medarbetarnas tillfredsställelse, säkerställa efterlevnad, etc.)

Svar på dessa frågor kommer att definiera vilka funktioner ditt framtida kontrollsystem ska ha.

Nu när du har bestämt vad du vill uppnå med övervakning kan du prioritera de viktigaste funktionerna i ditt system. Generellt kan personalkontrollsystem ha följande grupper av funktioner:

• Tidsspårning:in-/utklockning, manuella eller automatiserade tidrapporter, övertidsberäkningar, semester- och sjukskrivningshantering och godkännande m.m.
• Schemaläggning:hantera anställdas scheman, spåra anställdas tillgänglighet, skiftbyte/handel och skiftpåminnelser och aviseringar.
• Närvarospårning:övervakning av anställdas frånvaro, frånvaroförfrågningar och godkännanden, rapporter om närvaromönster och frånvarotal.
• Activity monitoring on the computer: skärmdumpar, skärminspelning, spårning av webbhistorik, tangentloggning, kontroll av skrivaraktivitet, övervakning av externa lagringsenheter, inspelning av aktiv/inaktiv tid, etc.
• Prestationshantering:bestämma produktiva/improduktiva aktiviteter, statistik över de flesta använda appar och webbplatser, beräkna individuella produktivitetspoäng, etc.
• Project management: skapa projekt, dela upp dem i uppgifter och tilldela dem till anställda, spåra tid som spenderas på en uppgift, spåra milstolpar och budgetar, etc.

Dessutom har vissa styrsystem för anställda integrationsmöjligheter. De kan integreras med ditt nuvarande löne-, projektlednings- eller personalinformationssystem (HRIS). Integration hjälper till att effektivisera löneberäkningar, utvärdera prestanda och förenkla administrativa processer.

Anställda aktiviteter som du vill övervaka kan vara olagliga att spåra under din jurisdiktion. Det är därför det är viktigt att studera tillämpliga integritets- och arbetsbestämmelser. Vi rekommenderar att du konsulterar din juridiska rådgivare innan du implementerar medarbetarövervakning i din organisation.

I det första skedet har du utvecklat idén om vilka problem det framtida övervakningsverktyget ska lösa och vilka funktioner det helst ska ha. Nu är det dags att utforska marknaden och välja den lösning som bäst passar dina behov.

Utöver funktioner och integrationsmöjligheter bör du överväga följande faktorer när du väljer verktyget:

• Din budget för mjukvara, hårdvara, implementering och underhåll;
• Skalbarhet: den idealiska lösningen bör kunna växa med ditt företag;
• Användarvänlighet;
• Kundsupport;
• Datasäkerhet och integritetsfunktioner;
• Efterlevnad av relevanta arbets- och integritetsbestämmelser.

Beroende på dina behov kan du välja alternativ för övervakning av mjukvara eller hårdvara.

Programvara för personalkontroll skiljer sig åt beroende på implementeringsmodell: på plats eller molnbaserad.

Cloud-based software lagras av mjukvaruutvecklaren på fjärrservrar och nås via Internet. Det betyder att du inte behöver oroa dig för att köpa och underhålla servrar. Molnbaserad programvara är vanligtvis mer vänlig och kräver bara tre steg att implementera: att skapa ett konto, installera en övervakningsagent och logga in för att spåra resultat. Sådan programvara är förknippad med lägre initiala kostnader och ökad tillgänglighet och skalbarhet. Du kan kontrollera anställdas aktivitet även om du befinner dig utanför företagets nätverk. Molnbaserad programvara är perfekt för företag med distansanställda eller som vill ha ökad bekvämlighet.

Programvara på plats installeras och drivs inom en organisations fysiska plats. Denna typ av programvara kräver högre initiala kostnader (hårdvara, mjukvarulicenser och installation) och dedikerade IT-resurser för underhåll och uppdateringar. I gengäld får du fullständig kontroll över systemet, insamlad data och uppdateringar. Programvara på plats har potentiellt större flexibilitet för anpassning och ökad säkerhet. Det kanske dock inte är lika skalbart och tillgängligt som lokal programvara. Programvara på plats är perfekt för industrier med strikta regulatoriska krav.

Personalkontrollsystem kan vara fristående eller ett integrerat HRIS-system.

Fristående programvara fokuserar på en specifik funktion eller en kombination av funktioner: tidsspårning, tidsspårning & prestationsutvärdering, projektledning, etc. HRIS erbjuder en omfattande uppsättning HR-funktioner, inklusive tid och närvaro, löner, förmåner och mer. Fristående system är ofta mer överkomliga men kan sakna integrationsförmågan hos mer omfattande lösningar.

Slutligen kan du beställa en specialutvecklad lösning skräddarsydd efter din organisations behov och arbetsflöden. Sådana lösningar är dock oftast dyrare och mer tidskrävande att utveckla och underhålla, varför de är mindre populära än färdiga verktyg.

CleverControl är en kraftfull programvara för personalkontroll Den spårar all aktivitet på datorn, inklusive maskinskriven och kopierad text, webbplats- och sociala medier-aktivitet, ledig tid, skrivaraktivitet och mer. Plattformen erbjuder även liveövervakningsfunktioner: realtidsströmning av anställdas skärmar och live webbkamera. CleverControl registrerar början och slutet av arbetsdagen samt aktiv/inaktiv tid, vilket gör arbetstidsspårning automatiserad och enkel. Den kraftfulla AI Scoring-funktionen ger individuella produktivitetspoäng och korta kommentarer om anställdas aktivitet, vilket tar bort den administrativa belastningen av prestationsutvärderingar.

CleverControl kommer att vara en perfekt lösning för organisationer som vill övervaka det dagliga arbetsflödet, spåra arbetstid och säkerställa att anställda är fokuserade på produktiva aktiviteter. Lär dig mer om CleverControls funktioner här.

Dina övervakningsändamål kan kräva att du använder maskinvaruanställdas kontrollsystem. Dessa inkluderar biometriska skannrar, kortläsare, mobilappar för att klocka in/ut på distans, passersystem, videoövervakning, etc.

vår senaste artikel

Börja med att skapa en detaljerad övervakningspolicy. Denna policy bör ange syftena med övervakningen och definiera dess omfattning: vilka aktiviteter som kommer att övervakas, vilka uppgifter som kommer att samlas in och hur de kommer att användas. Den bör också beskriva datasekretess och säkerhetsåtgärder och ge anställda tillgång till deras insamlade data.

Oavsett om din jurisdiktion tvingar dig att meddela anställda om övervakning, är ärlighet alltid den bästa policyn. Låt ditt team veta om den kommande övervakningen och kommunicera ovan nämnda policy till alla anställda. Se till att alla förstår sina rättigheter och skyldigheter när det gäller övervakning. Du kan också ge anställda en kopia av policyn för deras register.

I vissa jurisdiktioner krävs medarbetartillstånd för vissa typer av övervakning, såsom tangentloggning eller e-postövervakning. I det här fallet bör du inhämta skriftligt eller elektroniskt samtycke från anställda innan du implementerar några övervakningsmetoder.

Transparens hjälper till att upprätthålla medarbetarnas förtroende och åtgärda eventuella problem och klagomål i tid.

Anställda, teamledare och chefer bör veta hur man använder systemet för medarbetarövervakning mest effektivt. Omfattande användarmanualer, handledningar, presentationer och praktisk utbildning hjälper teamet att förstå hur systemet fungerar och få svar på potentiella frågor.

Du kanske vill genomföra ett pilotprogram innan du rullar ut systemet till hela organisationen. Välj en liten grupp anställda eller en specifik avdelning och installera övervakningsagenten på deras datorer. Kontrollera om systemet fungerar som avsett och tjänar övervakningsmålen och samla in feedback från pilotdeltagare och chefer. Om några problem uppstår kommer det att vara lättare för en mindre grupp än för hela organisationen att göra nödvändiga justeringar.

När du säkerställer att medarbetarkontrollsystemet fungerar som önskat kan du implementera det gradvis över avdelningar eller personalgrupper. Vi rekommenderar att noga övervaka systemet i detta skede för tekniska problem eller oväntade problem.

Om du vill att ditt medarbetarkontrollsystem ska vara verkligt effektivt bör du inte stanna vid implementeringssteget. Din övervakningsprogramvara kan kräva ytterligare justeringar; arbets- och integritetsbestämmelserna förändras och nya övervakningstekniker dyker upp. Det är därför kontinuerlig övervakning och optimering är avgörande för att säkerställa långsiktig framgång för ditt styrsystem för anställda.

Tillsammans med att övervaka de anställdas prestationer rekommenderar vi att du spårar systemets prestanda för tekniska problem eller potentiella förbättringar.

En annan effektiv metod är att samla in medarbetarnas feedback om deras erfarenheter av systemet. Om det finns problem eller klagomål bör du ta itu med dem och justera systeminställningar, arbetsflöden eller utbildning baserat på feedback från anställda.

Att hålla sig uppdaterad om ny teknik, bästa praxis och regelverksändringar relaterade till medarbetarövervakning är avgörande. Om dina övervakningsmetoder strider mot de senaste uppdateringarna i lagstiftningen bör du ändra dem så snart som möjligt för att undvika juridiska konsekvenser.

Glöm inte att uppdatera spårningsmjukvaran regelbundet för att förbättra dess prestanda, förbättra datasäkerheten eller lägga till nya funktioner.

We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.