Etik för medarbetarövervakning: vad varje företag bör överväga

Det är måndag, 9.00. Du slår på din arbetsdator och en osynlig tittare öppnar sin virtuella loggbok. Sedan dess kommer varje tangenttryckning, e-post, webbplatsbesök eller sökfråga att registreras och granskas metodiskt. En passionerad elektronisk domare kommer att avgöra hur produktiv din dagliga aktivitet är och rapportera till din chef att du till och med är en minut försenad från din lunchrast. Man tänker på det och ryser. Du kanske inte tar en paus idag och gör den där extra uppgiften istället. Det kommer förmodligen att få dig att stanna sent på jobbet, men den oroande känslan av de elektroniska ögonen som följer alla dina handlingar driver dig framåt och låter dig aldrig slappna av.

En scen från en skräckfilm från företaget? Tyvärr är det verkligheten för miljontals anställda över hela världen vars arbetsgivare inte bryr sig om etiken kring övervakning av anställda.

Enligt senaste forskning, 78 % av arbetsgivarna använder spårningsprogram för att övervaka anställdas arbetsaktivitet. COVID-19-pandemin ökade populariteten för övervakningsprogram. När företag var tvungna att gå på distans och de vanliga metoderna för resultatspårning inte längre tillämpades, upptäckte chefer de obestridliga fördelarna med övervakningsprogramvara.

Fördelarna med spårningsprogramvara är svåra att underskatta.

I analoga tider fick en chef kontrollera tidrapporter och rapporter om utfört arbete manuellt och fatta beslut, ofta partiska, om hur produktiv varje anställd var. Dessa ansvarsområden klippte av en betydande del av deras arbetstid.

Medarbetarna fick också lägga tid på att fylla i dessa rapporter, och beroende på ledningsstilen i företaget kunde dessa rapporter vara ganska omfattande.

Modern programvara kan göra det automatiskt på några sekunder, med minsta möjliga deltagande av anställda och arbetsgivare.

Att öka produktiviteten är ett av de primära målen med programvara för övervakning av anställda. Programmet samlar in och sammanfattar aktivitetsdata, såsom aktiv/inaktiv tid, början och slutet av arbetsdagen, besökta webbplatser, appanvändning och mer. Denna information avslöjar arbetsmönster, ineffektivitet, områden som ska förbättras och anställda som kan behöva extra stöd.

Medarbetarövervakning stöder ansvarsskyldighet och transparens. När anställda vet att deras arbete övervakas är de vanligtvis mer benägna att hålla fokus och hålla deadlines. Dessutom kan övervakningsdata hjälpa till att lösa tvister och klargöra förväntningar.

Vissa anställdas övervakningsprogram kan hjälpa till att upptäcka misstänkt aktivitet, såsom obehörig åtkomst till känslig data, oönskade appinstallationer eller ovanliga nedladdningar. Tack vare spårning kan företag tidigt identifiera potentiella risker och skydda sina system och värdefull information proaktivt.

Som vi kan se ger personalövervakningsprogram verkligen företag värdefulla fördelar. Men, förblända av dessa fördelar och de framgångsrika erfarenheterna från andra företag, förbiser arbetsgivare ofta etiken kring personalövervakning och relaterade potentiella nackdelar.

Att implementera medarbetarövervakning etiskt kan verka som att gå på lina. Att rubba balansen och nackdelarna kommer att uppväga fördelarna med spårningsmjukvaran. När de implementerar övervakning bör företag överväga frågor som laglig efterlevnad, integritet, potentiella fördomar och ökad stress.

Det är ett företags ansvar att studera tillämpliga integritetslagar och regler och se till att deras övervakningsmetoder följer dem. Felaktig hantering av anställdas data kan leda till allvarliga juridiska konsekvenser.

Sekretess är en hörnsten i etik för anställdas övervakning. Programvaran kan spåra ett brett utbud av aktiviteter, från tangenttryckningar och e-postmeddelanden till webbläsarhistorik och till och med webbkamerabilder. Även om sådan praxis överensstämmer med lokala bestämmelser kan de urholka de anställdas förtroende och skapa en känsla av konstant granskning. I framtiden kommer det att leda till minskad arbetsglädje och ökad stress.

Om de analyseras utan noggrant övervägande kan övervakningsdata misstolkas för att rikta in sig på specifika anställda för deras identitet eller övertygelse orättvist.

En chef med fördomar mot en anställd kan se sin omfattande användning av sociala medier som lättja och improduktivitet. I själva verket kan den anställde använda chattar i arbetsrelaterade syften.

Ibland missbrukar arbetsgivare övervakningsdata för att mikrohantera anställda eller göra orättvisa bedömningar om deras prestationer.

Till exempel kan en chef använda medarbetarens webbhistorik för att anklaga dem för att ha slackat, utan att ta hänsyn till faktorer som forskning eller personliga nödsituationer.

Att känna sig ständigt bevakad kan öka oro och press på anställda. Anställda kommer att känna sig obekväma med tanken att varje rörelse spåras. De kanske inte tar nödvändiga pauser eller gör misstag av rädsla för att det kommer att försämra deras produktivitetsrekord. Dessutom kommer anställda att oroa sig för att om de inte uppfyller förväntningarna kan de bli disciplinerade eller sparkade. Alla dessa faktorer kommer att minimera den positiva effekten av övervakning. Istället för en produktiv och effektiv arbetskraft kommer du att få stressade, utbrända medarbetare missnöjda med sina jobb.

När anställda inte vet vilken information du samlar in och i vilket syfte, eller – ännu värre – de inte har blivit informerade om övervakningen, kommer de att känna sig spionerade på. Deras förtroende och lojalitet kommer att förstöras vilket leder till en giftig arbetsmiljö och ökad omsättning.

Att se upp för dessa potentiella etiska frågor är ett företags ansvar. Övervakning ska inte nödvändigtvis vara stressande. Dess inverkan beror på flera faktorer: typen av övervakning, graden av transparens, spårningspolicyn och företagskulturen.

Så, hur balanserar vi effektiv övervakning med etik och respekt för integritet? Vi rekommenderar att du använder följande bästa praxis.

1. Studera tillämpliga integritetslagar och förordningar

   Det är företagets ansvar att följa statliga och lokala integritets- och arbetslagar. Om ditt team är geografiskt fördelat bör du vara uppmärksam på regelverk inte bara inom ditt huvudkontor utan även i områden där dina anställda bor. Rådfråga en juridisk expert för att säkerställa att dina övervakningsmetoder inte bryter mot begränsningarna för datainsamling.

2. Gör övervakningen ändamålsenlig

   Upprätta tydliga mål för medarbetarövervakning, som att förbättra produktiviteten, förbättra säkerheten eller säkerställa efterlevnad. Begränsa övervakningens omfattning till aktiviteter som är absolut nödvändiga för att övervakas för att uppnå det uppsatta målet. Undvik att samla in onödiga uppgifter eller bevara dem längre än ditt syfte kräver.

3. Utveckla en detaljerad och transparent övervakningspolicy

   En policy för personalövervakning är en uppsättning regler och riktlinjer som beskriver spårningsmetoder i din organisation. Den bör definiera följande aspekter:

   • Vad är syftet med medarbetarövervakning?

   • Vem övervakas?

   • Vilka aktiviteter kommer att övervakas?

   • Hur länge kommer uppgifterna att lagras?

   • Hur kommer övervakningsdata att användas? (t.ex. prestationsutvärdering, säkerhet, utbildning)

   • Vem kommer att ha tillgång till övervakningsdata?

   • Hur kommer de insamlade uppgifterna att skyddas?

   • Vilka rättigheter har de anställda angående den insamlade informationen?

   • Hur kommer företaget att hantera klagomål eller oro kring övervakning?

   Policyn bör vara lättillgänglig för anställda. Företaget ansvarar för att i tid informera anställda om eventuella ändringar i detta dokument.

4. Gör övervakningsmetoder öppna och transparenta

   Informera personalen om spårningsprogramvara och övervakningspolicyerna. Förklara syftet med att övervaka till exempel prestandautvärdering, säkerhet eller öka produktiviteten. Avslöja omfattningen av övervakningen: vilka data som kommer att samlas in, vilka enheter och aktiviteter som kommer att övervakas och hur data kommer att användas.

   Tänk på att de anställda kanske inte gillar tanken på övervakning till en början. Se till att ta itu med deras bekymmer och potentiella invändningar.

5. Skaffa medarbetarens samtycke

   De flesta jurisdiktioner kräver att du skaffar anställdas uttryckliga samtycke för övervakning, särskilt för dess mer påträngande former, såsom tangenttryckningsloggning eller webbkameraövervakning. Att underteckna ett skriftligt avtal för spårning är den bekvämaste formen för att få samtycke.

6. Ensure fair and consistent monitoring

   Etik för medarbetarövervakning kräver att du tillämpar övervakningspolicyer konsekvent på alla anställda och undviker diskriminerande metoder. Om du bara övervakar specifika anställda eller ett team kan de känna att du inte litar på dem och hyser ett agg mot dig eller andra oövervakade anställda. Dessutom kan deras kollegor börja behandla dem annorlunda, vilket kan förvärra atmosfären på arbetsplatsen.

   Även om du bara vill spåra utvalda anställdas prestationer är det fortfarande bättre att övervaka brett. Bred övervakning kommer att ge dig mer insikt i arbetsflödet och kan avslöja ineffektivitet som du inte är medveten om.

   Spårning bör tjäna till att identifiera trender och förbättringsområden, inte för att mikrohantera enskilda anställda. Se regelbundet över dina övervakningsmetoder för att säkerställa att de är rättvisa, effektiva och tjänar det uppsatta målet.

7. Skydda integritet och datasäkerhet

   Definiera omfattningen av datainsamling som är nödvändig för att uppnå ditt syfte och håll dig inom denna begränsning. Undvik strikt att övervaka anställdas personliga enheter eller deras aktivitet utanför arbetstid. Om en anställd använder sin personliga enhet i arbetet, bör programvaran antingen ha ett alternativ att stoppa övervakningen manuellt eller automatiskt spåra endast inom förinställda arbetstimmar.

   Undvik om möjligt att samla in konfidentiell information. Använd annars dataanonymisering, så att uppgifterna inte kan kopplas till specifika anställda.

   Genomför kraftfulla säkerhetsåtgärder för de insamlade övervakningsdata. Använd starka lösenord, tvåfaktorsautentisering och datakryptering där det är möjligt. Begränsa åtkomsten till övervakningsdata till auktoriserad personal på behovsbasis.

Etisk användning av programvara för övervakning av anställda kan likna att gå på en lina där ett fel steg kan förstöra anställdas förtroende och orsaka juridiska konsekvenser. Men med ett ansvarsfullt och balanserat tillvägagångssätt kan företag dra nytta av fördelarna med övervakning utan att kompromissa med etiska principer. Det är ett företags ansvar att prioritera transparens, rättvisa och medarbetarnas samtycke om det strävar efter att skapa en arbetsmiljö där teknik används för att förbättra produktivitet och prestanda.