Vilka är de etiska gränserna för medarbetarövervakning?

Personalövervakning har blivit en vanlig praxis idag. När företag överväger att spåra anställda utvärderar de fördelarna, väljer aktiviteter att övervaka, verktyg att implementera för det och studerar statliga och lokala lagar som reglerar personalövervakning i området. Vad chefer ofta avfärdar är den etiska sidan av spårning. Denna uppsägning kan dock vara förödande för det psykologiska klimatet i teamet och företagskulturen.

I den här artikeln kommer vi att utforska de etiska gränserna för medarbetarövervakning: de negativa effekterna av överdriven spårning och de etiska principerna för övervakning.

Bevakning av anställda är ofta en nödvändighet inom reglerade områden, såsom finans eller sjukvård, och mycket fördelaktigt i andra branscher. Företag som använder det eftersträvar vanligtvis följande mål:

• Utvärdering av prestanda;

• Att hitta ineffektivitet och förbättra arbetsprocesserna

• Förebygga dataläckor och öka säkerheten;

• Överensstämmelse med branschspecifika bestämmelser;

• Fjärrstyrning av team.

Dessa mål är legitima, men de förnekar inte behovet av etisk användning av övervakning.

Kärnan i de etiska debatterna kring medarbetarövervakning är den yttersta frågan: hur mycket tillsyn är lämpligt utan att undergräva förtroende och värdighet?

Anställda agerar som sitt professionella jag på jobbet, men de förväntar sig ändå en rimlig mängd integritet. Konstant övervakning, särskilt när de är osynliga eller alltför påträngande, kan få människor att känna sig misstrodda, bevakade eller till och med avhumaniserade. Som ett resultat:

• Medarbetarna känner sig mer stressade och oroliga. En undersökning gjord av ExpressVPN visade att 56 % av de övervakade anställda känner stress och ångest på grund av övervakning.

  American Psychological Associations undersökning från 2023 bekräftar den negativa effekten av medarbetarövervakning: 45 % av de övervakade respondenterna säger att deras arbetsplats har en negativ inverkan på deras mentala hälsa, jämfört med 29 % av de anställda som inte övervakas.

• Anställda känner att deras integritet kränks. Enligt ExpressVPNs undersökning skulle 48% av de anställda till och med vara villiga att sänka sin lön om det inte innebär någon övervakning.

• Employees lose trust and commitment to their company. Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II professor of human resources and labor relations at Michigan State University, says: "When monitoring is used as an invasive way of micromanaging, it violates the unspoken agreement of mutual respect between a worker and their employer. A person will be much less likely to go above and beyond to help the organization if that trust is broken. They basically retreat into doing the bare minimum."

• Medarbetarna blir mindre kreativa och innovativa. En kultur av ständig granskning kan avskräcka risktagande och kreativt tänkande - egenskaper som är avgörande för långsiktig tillväxt.

• Anställda är mer benägna att engagera sig i oönskade beteenden. Att ta ogodkända pauser, stjäla kontorsutrustning och arbeta långsamt med flit blir normen när anställda förlorar byrån.

Dessutom finns det en risk för partiskhet i hur övervakningsdata tolkas. Utan korrekta regler och policyer kan subjektiva bedömningar eller ofullständiga uppgifter leda till orättvisa utvärderingar eller diskriminerande metoder. Det är därför det är avgörande att etablera etiska gränser kring övervakningsmetoder.

För att undvika de negativa effekterna av övervakning på anställda bör företag överväga följande principer:

Även om reglerna på området inte specifikt kräver att anställda informeras om övervakning är det alltid bäst att göra det. Det främjar ömsesidig respekt och förbättrar uppfattningen om övervakning. Anställda bör veta:

• Vilken data samlas in (t.ex. inloggningstider, appanvändning, e-postmetadata).

• Varför det samlas in (t.ex. säkerhet, efterlevnad, prestanda).

• Hur länge den kommer att bevaras och vem kan komma åt den.

Du kan inkludera dessa uppgifter i anställningskontrakt, handböcker, interna policyer och introduktionsmaterial.

Varje övervakningspraxis bör tjäna ett definierat, legitimt mål. Undvik "övervakning för övervakningens skull." Till exempel:

• Använd knapptrycksloggning endast om det finns en dokumenterad säkerhetsrisk.

• Spåra webbplatsanvändning för att hantera produktiviteten – inte för att granska personliga pauser.

Att fånga personlig kommunikation eller aktiviteter utanför arbetet bryter mot de etiska gränserna för övervakning av anställda.

Välj den minst påträngande metoden som uppnår ditt mål. Till exempel:

• Istället för att spela in skärmar 24/7, överväg periodiska aktivitetssammanfattningar.

• Ersätt invasiv spårning med resultatbaserade prestandamått där det är möjligt.

Ju mer påträngande verktyget är, desto starkare måste motiveringen vara.

Ett bra sätt att definiera de etiska gränserna är att involvera medarbetarna i utformningen av övervakningspolicyer och omfattning. Tara Behrend säger: "Att fråga arbetarna vad de tycker är ett meningsfullt och rättvist sätt att mäta deras prestationer gör det mer sannolikt att mätvärdena kommer att vara användbara och att de kommer att accepteras av arbetarna när de används."

Behandla den insamlade informationen som du behandlar företagets känsliga information. Det måste skyddas med starka säkerhetsåtgärder. Endast auktoriserad personal, såsom HR, IT-säkerhet eller chefer, ska ha tillgång till övervakningsdata. Dessa anställda bör känna till principerna för etisk datahantering och säkerhet.

De insamlade uppgifterna bör ha en bestämd lagringstid. Ju längre du lagrar uppgifterna, desto större är de etiska och juridiska riskerna. Radera på ett säkert sätt information som inte längre tjänar sitt syfte.

Övervakning bör användas för att stödja utveckling, inte straff. Använd insikter för att:

• Identifiera utbildningsbehov.

• Känn igen högpresterande.

• Coacha medarbetare som möter utmaningar.

Ta aldrig beslut baserat enbart på övervakningsdata. Utvärdera alltid de anställdas prestationer med en kombination av övervakningsloggar, deras bidrag till projektet och värdet de genererar för företaget. Chefer som tolkar övervakningsdata bör utbildas i att göra det objektivt och undvika antaganden eller partiskhet.

Beslutet att implementera medarbetarövervakning är inte bara ett tekniskt beslut - det är ett kulturellt och etiskt val. När det hanteras dåligt kan det skada moralen, öka omsättningen och skada ditt arbetsgivarvarumärke. När det bemöts med omsorg, transparens och respekt kan det öka säkerheten, förbättra prestanda och förstärka en ansvarskultur.

Nyckeln ligger i att erkänna och respektera de etiska gränserna som skyddar de anställdas värdighet samtidigt som de stödjer affärsmål. Genom att vara transparenta, målmedvetna och proportionerliga kan chefer och företagsägare använda övervakningsverktyg inte som kontrollinstrument, utan som möjliggörare av förtroende, rättvisa och hållbar framgång.