Personalstölder: en tyst epidemi som kostar företag miljarder

Föreställ dig en osynlig tjuv som i tysthet dränerar miljontals dollar ur företagets kassa. Personalstölder – ett utbrett hot som ofta förbises – är precis detta.

Enligt Exploding Topics stjäl anställda hela 50 miljarder dollar från amerikanska företag varje år. Företag förlorar omkring 5 % av sina intäkter på grund av att medarbetare stjäl pengar eller fysisk egendom eller begår ekonomiska bedrägerier.

Som ett resultat kostar personalstölder företag svindlande 50 miljarder dollar per år och anges som en orsak till mer än 30 % av konkurserna i USA.

Utöver de ekonomiska förlusterna urholkar personalstölder förtroendet, skadar moralen och äventyrar företagets anseende. Sanningen är att stölder på arbetsplatsen inte är ett isolerat problem – de är ett hot inom alla branscher och drabbar företag av alla storlekar.

Den här artikeln fungerar som en guide till de olika former som personalstölder kan ta, deras långtgående konsekvenser och, framför allt, de konkreta åtgärder du kan vidta för att förebygga och upptäcka dem i din organisation.

Ett hot i många former

Personalstöld är inte ett enda specifikt brott. Det kan ta sig uttryck i många olika bedrägliga beteenden, stora som små, beroende på bransch och den anställdes roll. Att ta ett block med självhäftande lappar eller en penna kanske inte verkar särskilt allvarligt, men tekniskt sett är även detta en stöld som tär på företagets resurser.

Låt oss titta på vilka former av stöld olika branscher är mest utsatta för.

Detaljhandel

Detaljhandeln är en grogrund för många typer av bedrägerier. Amerikanska återförsäljare kan till exempel förlora upp till 43 % av sina intäktsförluster på grund av stölder som begås av anställda.

Stölder i denna bransch omfattar bland annat:

• Stöld från kassan: Anställda kan hantera stora mängder kontanter varje dag, vilket skapar möjligheter för oegentligheter. Det kan handla om att ta pengar innan de registreras i systemet, genomföra bedrägliga transaktioner eller stoppa kontantbetalningar i egen ficka.
• Varustöld: Produkter stjäls för privat bruk eller vidareförsäljning. Detaljhandelsföretag är särskilt sårbara för denna typ av stöld eftersom anställda har många möjligheter att ta mindre varor, kläder, livsmedel och till och med elektronik.
• Manipulation av lager: Detta omfattar bedrägliga metoder som förvränger lagerregistren. Anställda kan förfalska skadeanmälningar för att göra anspråk på produkter som inte finns och därigenom gynna sig själva. Kassapersonal kan också makulera legitima försäljningstransaktioner och låtsas att kunden ändrat sig. Därefter kan de behålla kontanterna eller använda det makulerade kvittot för att behandla en falsk retur åt sig själva eller en medhjälpare. Samma upplägg kan användas vid varureturer genom att en retur registreras utan att varan faktiskt lämnas tillbaka.

Fall 1

Vissa anställda är anmärkningsvärt kreativa när de utformar sådana upplägg. CleverControl arbetade med en mindre fysisk återförsäljare som erbjöd ett bonuskortsprogram för lojala kunder. En ohederlig kassör kom på ett sätt att utnyttja systemet. Han drog diskret bonuspoäng från kundernas kort för att täcka en del av eller hela köpesumman, men tog ändå fullt kontantpris av kunden. På så sätt stoppade han skillnaden mellan det verkliga priset och det belopp som betalades med bonuspoäng i egen ficka.

Personalstölder står för 28 % av lagerförlusterna och 43 % av intäktsförlusterna inom detaljhandeln, och varje ohederlig anställd kostar ett företag i genomsnitt 1 551,66 dollar.

Finans

Finanssektorn är ett annat område som är särskilt utsatt för stöld. Här kan bedrägerier bland annat ta följande former:

• Förskingring: Att anförtrodda pengar eller tillgångar används för personlig vinning. En betrodd anställd kan till exempel styra företagets pengar till privat användning.
• Bedrägerier med utlägg: Anställda lämnar in överdrivna eller falska utgiftsrapporter för att få privata kostnader ersatta som affärsutgifter.
• Manipulation av finansiella register: Anställda kan ändra ekonomiska uppgifter för att dölja förskingring eller andra former av stöld. Sådana manipulationer kan försvåra upptäckten av bedräglig verksamhet och få allvarliga juridiska konsekvenser.

Fall 2

Ett fräckt fall av intern stöld uppdagades på ett företags filial när en tidigare anställd kontaktade huvudkontoret. Mannen undrade varför han fortfarande fick amerikanska W-2-skatteblanketter och förväntades betala skatt på lön som han aldrig hade tjänat. Utredningen visade att filialens chef under två år bedrägligt hade lagt till den tidigare medarbetaren i lönesystemet. Därefter tog hon själv emot den lön som betalades ut i den falska medarbetarens namn.

Hotell- och restaurangbranschen

Arbete inom hotell- och restaurangbranschen förknippas ofta med låg ersättning, krävande arbetsförhållanden, hög stress och utmattning till följd av kundkontakt. Under sådana förhållanden kan en anställd ha svårt att motstå frestelsen när ett tillfälle uppstår, till exempel ett kvarglömt föremål eller en öppen kassalåda.

De vanligaste stölderna inom hotell- och restaurangbranschen omfattar:

• Kontantstöld från kassor: Anställda kan stjäla kontanter direkt från restaurangkassor eller hotellreceptioner.
• Att stoppa kollegors dricks i egen ficka: När dricks samlas ihop för att fördelas mellan personalen kan någon ta en del som egentligen är avsedd för kollegorna. Ett sådant beteende skadar inte bara verksamheten utan skapar även spänningar och misstro bland personalen.
• Överdebitering av kunder: Anställda kan lägga till obehöriga poster på notor eller höja priser för personlig vinning.

Fall 3

Precis som i detaljhandeln kan personer inom hotellbranschen utforma komplexa upplägg för egen vinning, vilket följande fall visar.

Hotellets general manager fick ett klagomålssamtal från en gäst som begärde återbetalning för en tidigare vistelse. Efter en kort utredning upptäckte han att gästens vistelse saknades i systemet och att det aktuella rummet hade markerats som ur bruk på grund av mattvätt den dagen.

En fortsatt utredning avslöjade något oväntat: en nattrevisor och en städare som hade en privat relation hade samarbetat för att lägga beslag på betalningar från kontantbetalande gäster som checkade in på natten för en enda natt. Nattrevisorn tog emot kontantbetalningen, checkade in gästen och markerade rummet som ”ur funktion”. På morgonen städade städaren rummet och återställde statusen till ledigt/rent.

Detta bedrägliga upplägg fortsatte i fem år utan att ledningen upptäckte det och ledde till en uppskattad förlust på omkring 100 000 dollar.

Kontor

Stölder på kontor kan vara svåra att upptäcka och ibland verka obetydliga, men de kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten. Här är sådant som kontorsanställda ofta stjäl:

• Kontorsmaterial: Även om det verkar obetydligt kan en ansamling av stulet material som papper, pennor eller tonerkassetter med tiden leda till betydande kostnader. Ja, även privat användning av företagets skrivare kan räknas som stöld av företagets resurser.
• Utrustning: Stöld av bärbara datorer, surfplattor eller specialverktyg kan störa verksamheten och leda till dataincidenter.
• Dataintrång och datastöld: Anställda med tillgång till känslig information kan stjäla kunddata, affärshemligheter eller immateriella rättigheter. Det kan få allvarliga juridiska och ekonomiska konsekvenser för företag i alla branscher, särskilt inom finans och teknik.

Tidsstöld

Anställda som slösar bort arbetstid, till exempel genom alltför långa raster eller privata ärenden under arbetspasset, tar i praktiken tid från arbetsgivaren. Tidsstöld kan bli ett problem i miljöer där arbetstiden inte följs upp noggrant.

Tidsstöld kan vid första anblick verka subtil och harmlös, men leder till konkreta förluster på omkring 400 miljarder dollar per år och berör 75 % av företagen. Mer än 40 % av de anställda ägnar sig åt någon form av tidsstöld, från att överdriva sina arbetstimmar till att ta återkommande raster medan de fortfarande är registrerade som arbetande.

Tillverkning

Precis som inom detaljhandel och kontorsmiljöer kan anställda inom tillverkning stjäla material, verktyg eller färdiga produkter för privat bruk eller vidareförsäljning. Sådana stölder kan störa produktionsplaneringen och orsaka betydande ekonomiska förluster.

Konsekvenser av personalstölder

Personalstölder kan påverka företaget på flera sätt långt utöver de uppenbara ekonomiska konsekvenserna.

Ekonomiska förluster

Ett fall av förskingring leder i genomsnitt till en förlust på 357 650 dollar. Beloppet omfattar inte bara de direkta bedrägeriförlusterna utan också indirekta kostnader, till exempel för uppsägning och nyrekrytering, ökade utgifter för revision och säkerhet samt förlorade kunder.

Skadat anseende

Personalstölder kan undergräva kundernas förtroende och skada företagets rykte. När kunder får veta att anställda har stulit kan de börja oroa sig för säkerheten kring sin information eller företagets allmänna integritet. Konsekvenserna för anseendet kan också omfatta förlorade kunder, minskat förtroende från aktieägare och lägre vinster.

Försämrad arbetsmoral

Interna stölder kan skapa misstänksamhet och misstro bland personalen. Ärliga medarbetare som upptäcker stölder kan känna sig demotiverade och börja ifrågasätta företagets vilja att behandla alla rättvist. Stölder kan påverka moralen och arbetsplatskulturen negativt, leda till högre personalomsättning och till och med öka rekryteringskostnaderna när företaget försöker reparera sitt skadade rykte.

Det tysta hotet: stoppa personalstölder innan de lamslår verksamheten

Enligt TechJury har 75 % av de anställda stulit från sin arbetsgivare minst en gång, och mer än 37 % har gjort det minst två gånger. Tre av tio medarbetare som stjäl har hållit på i flera år.

Det tysta hotet: svårigheten att upptäcka stölder och deras långsiktiga konsekvenser

Tyvärr sträcker sig den verkliga kostnaden för personalstölder långt bortom den första förlusten. TechJury uppger en oroande siffra: uppskattningsvis upptäcks bara 10 % av personalstölderna. En betydande del förblir oupptäckt under långa perioder, vilket gör det möjligt för gärningspersonen att orsaka ännu större ekonomisk skada. ACFE uppger att arbetsrelaterade bedrägerier i median fortsätter i två år innan de upptäcks. Den långa tidsperioden understryker vikten av proaktiva åtgärder för att förebygga och upptäcka personalstölder innan de får stor påverkan på verksamheten.

Bygg ett starkare försvar: strategier för förebyggande och upptäckt

För att bekämpa personalstölder krävs ett heltäckande angreppssätt som kombinerar förebyggande åtgärder med effektiva metoder för upptäckt. Här är några viktiga steg:

Starka interna kontroller

• Inför tydliga och koncisa företagsregler som beskriver vilket beteende som är acceptabelt respektive oacceptabelt. Reglerna bör uttryckligen behandla personalstöld och dess konsekvenser.
• Inför arbetsdelning. Det innebär att kritiska uppgifter som godkännande av betalningar, hantering av kontanter och kontoavstämning separeras för att minimera möjligheten för en enda anställd att både begå och dölja stöld.
• Genomför regelbundna interna revisioner för att identifiera avvikelser eller misstänkt aktivitet.
• Inför åtkomstkontroller som begränsar tillgången till känsliga områden och uppgifter utifrån arbetsroll och ansvar.

Tekniska lösningar

• Använd säkerhetskameror på strategiska platser för att avskräcka från stöld och övervaka verksamheten där det är lämpligt.
• Investera i moderna POS-system med funktioner som spårar enskilda anställdas transaktioner och förhindrar obehöriga makuleringar eller rabatter.

Programvara för personalövervakning, som CleverControl, kan vara ytterligare ett verktyg i arbetet mot personalstölder. Den bör inte vara den enda lösningen, men kan ge värdefulla insikter i anställdas aktiviteter. Genom att övervaka datoranvändning, webbhistorik, tangenttryckningar och skärmbilder samt använda ansiktsigenkänning kan misstänkt beteende upptäckas och motivera vidare utredning. Medvetenheten om att aktiviteter övervakas kan dessutom avskräcka personer som överväger att stjäla. Programvara som följer produktivitet kan även användas för att motverka tidsstöld. Det är viktigt att införa tydliga regler och inhämta de anställdas samtycke innan sådan programvara används.

Ändamålsbegränsning och datasäkerhet

Främja en etisk företagskultur

• Skapa en företagskultur som betonar ärlighet, integritet och etiskt beteende.
• Föregå med gott exempel – visa etiskt beteende från ledningen och nedåt.
• Skapa anonyma rapporteringskanaler så att anställda kan rapportera misstänkta oegentligheter utan rädsla för repressalier.

Utbildning av medarbetare

• Informera medarbetarna om olika typer av personalstölder och deras konsekvenser.
• Genomför regelbundna utbildningar om företagets regler för stöld och bedrägeri.
• Betona vikten av att skydda företagets tillgångar och känsliga information.

Genom att införa dessa förebyggande och upptäckande åtgärder kan du kraftigt minska företagets sårbarhet för personalstölder och skydda verksamheten mot de allvarliga ekonomiska och anseendemässiga konsekvenserna.

Slutsats

Personalstölder är ofta dolda men kan orsaka betydande skada på företaget. Ekonomiska förluster, skadat anseende och försämrad arbetsmoral visar tydligt behovet av proaktiva åtgärder. Den goda nyheten är att företaget inte står maktlöst. Genom att tillämpa strategierna i den här artikeln kan du bygga ett starkare försvar mot personalstölder.