Programvara för övervakning av anställda i Texas: Överensstämmelse med statliga och federala lagar
Sedan uppsvinget av programvara för övervakning av anställda har anställdas integritet varit ett frekvent juridiskt problem på arbetsplatsen. Vilka aktiviteter och enheter kan arbetsgivaren övervaka och vad kan de inte? Vilka övervakningsmetoder kommer att betraktas som en kränkning av anställdas integritet? Svaret på denna fråga beror på den lagstiftning där organisationen verkar.
Svårigheten är att det vanligtvis inte finns någon specifik lag som reglerar personalövervakning. Istället kontrolleras det av en komplex väv av statliga och federala integritets- och arbetslagar. Idag kommer vi att reda ut den här webben för Texas och utforska hur man använder programvara för övervakning av anställda i enlighet med statliga och federala lagar.
Det federala och statliga rättsliga ramverket
På federal nivå är den primära lagstiftningen för övervakning av elektronisk kommunikation ECPA (Electronic Communications Privacy Act) från 1986. Den förbjuder i allmänhet avsiktlig avlyssning av tråd, muntlig och elektronisk kommunikation. Det finns dock undantag för arbetsgivare. Arbetsgivare är fria att spåra elektronisk kommunikation på företagsägda enheter i den ordinarie verksamheten eller med de anställdas medgivande. Det är generellt förbjudet att övervaka privata samtal.
När det gäller delstatslagar bör Texas arbetsgivare överväga Texas Privacy Protection Act från 2019. Enligt den måste arbetsgivare informera anställda när och hur deras aktiviteter övervakas. Med andra ord, även om övervakning är tillåten, måste anställda informeras om arten och omfattningen av övervakningsmetoderna.
Praxis som kan anses vara påträngande, nämligen video- och ljudövervakning, är tillåtna men med begränsningar. Även om lagar i Texas i allmänhet tillåter videoövervakning på offentliga arbetsplatser utan medarbetarnas samtycke, kräver ljudinspelning minst en parts tillstånd (vilket innebär att brännaren måste vara deltagare i konversationen eller ha samtycke från en deltagare). Övervakning av privata områden eller personliga enheter/konton kräver uttryckligt medgivande från anställda.
Texas also recognizes the common law right to privacy and the tort of invasion of privacy, specifically the "intrusion upon seclusion." To claim a violation, an employee must prove an intentional and highly offensive intrusion into private affairs where there is a reasonable expectation of privacy. For example, areas like locker rooms and bathrooms fall under the category of reasonable expectations of privacy. At the same time, personal chats on company-owned devices do not.
Specifika övervakningsmetoder kan sammanfattas i följande tabell:
Praktiska steg för följsam personalövervakning
Med tanke på de statliga och federala bestämmelserna kommer de bästa metoderna för Texas-organisationer som använder programvara för övervakning av anställda att vara:
- Arbetsgivare bör definiera målet för övervakningen och omfattningen av aktiviteter som ska övervakas för att uppnå detta mål. Spårning bör begränsas till dessa specifika aktiviteter.
- Arbetsgivare bör noggrant överväga övervakning i fall då gränserna mellan arbete och privatliv är suddiga, till exempel på hemmakontor eller policyer för att ta med egna enheter.
- Organisationer bör använda mindre påträngande övervakningsmetoder där det är möjligt. Till exempel kan chefer ställa in övervakningsprogram för att blockera oönskade webbplatser och sociala medier istället för att noggrant spåra internet- och chatthistorik.
- Arbetsgivare bör skapa detaljerade övervakningspolicyer och göra dem tillgängliga för alla berörda anställda. Dessa dokument bör beskriva vilken data som samlas in, dess lagringsvillkor, syftet med spårningen och de personer som kan komma åt data. Organisationer bör se över övervakningspolicyerna regelbundet, med samråd med mänskliga resurser och jurister, för att säkerställa att de följer gällande lagstiftning.
- Arbetsgivare i Texas bör meddela anställda om övervakningsmetoder och, helst, skaffa deras skriftliga medgivande. Även om samtycke inte alltid krävs, hjälper det att få det att hantera de anställdas förväntningar och stärker arbetsgivarens rättsliga försvar mot integritetsanspråk.
- Texas lag, liksom federal lag, erkänner att vissa områden till sin natur är privata. Platser där anställda har höga förväntningar på integritet, såsom omklädningsrum eller toaletter, är olagliga att övervaka. Även om arbetsgivare kan tillåtas att övervaka i rasterum eller gemensamma utrymmen med varsel, bör de se till att övervakningen inte är alltför påträngande eller trakasserande.
- Texas-anställda får inte komma åt eller spåra de anställdas personliga enheter, såsom bärbara datorer eller telefoner, utan ägarens uttryckliga medgivande, även om enheten används i arbetet. På samma sätt är det inte tillåtet att spåra en anställds personliga e-post eller sociala mediekonton, även om den anställde kommer åt dem på en företagsdator.
- Arbetsgivare kan övervaka platsen för företagsägda fordon och enheter om de meddelar de anställda om spårning och skaffar deras samtycke.
- Innan nya övervakningsformulär implementeras bör arbetsgivare bedöma deras möjliga inverkan och samråda med tillsynsmyndigheter och arbetsråd för integritetsskydd.
Om Texas arbetsgivare noggrant överväger både federala och statliga lagar och implementerar väldefinierade, transparenta övervakningspolicyer, kommer övervakningsprogramvara för anställda att bli deras kraftfulla allierade för att öka produktiviteten och säkerheten för företaget.