Programvara för övervakning av anställda i Kalifornien: juridiska krav och bästa praxis

Artikel I, avsnitt 1 i Kaliforniens konstitution förklarar integritet en omistlig rättighet för alla människor. Integritetsrätten är dock inte så absolut på arbetsplatsen eftersom de kan överlappa verksamhetens legitima intressen, som att upprätthålla produktivitet och säkerhet.

Dessa intressekonflikter regleras av följande:

• California Invasion of Privacy Act (CIPA). CIPA förbjuder avlyssning eller inspelning av konfidentiella konversationer i alla dess former utan samtycke från alla parter. Dessa formulär inkluderar telefonsamtal, e-postmeddelanden och snabbmeddelanden. CIPA förbjuder organisationer att i hemlighet spela in även arbetsrelaterade samtal (t.ex. telefonsamtal med kunder) utan den anställdes och kundens medgivande. Detta samtycke måste vara uttryckligt och dokumenterat. Att bara ange i en allmän policy att övervakning kan förekomma kanske inte är tillräckligt för att fastställa ett giltigt samtycke i alla situationer.

• California Labor Code Section 435 förbjuder arbetsgivare att begära anställdas eller kandidaters information om sociala medier.

• California Consumer Privacy Act (CCPA) och California Privacy Rights Act (CPRA) fokuserar främst på konsumentdata, men de utökar vissa rättigheter till anställda som bor i Kalifornien. Företagen måste nämligen meddela anställda om vad deras information samlas in, varför, hur den används och deras rättigheter att få tillgång till, radera och välja bort att använda deras personliga information.

• Rimliga förväntningar på integritet antyder att övervakningens laglighet ofta beror på om en anställd rimligen förväntar sig integritet i området eller en kommunikationsmetod. En tydligt kommunicerad övervakningspolicy kan minska denna förväntan något. Men även en sådan policy kan inte tillåta arbetsgivare att övervaka områden där anställda alltid förväntar sig integritet, såsom toaletter eller rasterum.

Rimliga förväntningar på integritet kan variera avsevärt beroende på den övervakade enheten och området. Till exempel förväntar sig anställda naturligtvis mindre integritet i gemensamma öppna utrymmen, såsom arbetsstationer eller mötesrum, särskilt när arbetsgivaren tillhandahåller en transparent övervakningspolicy. Tvärtom, personliga kontor, personliga skåp och, naturligtvis, toaletter och omklädningsrum är de områden där anställda förväntar sig en hög nivå av integritet.

A similar principle applies to monitoring devices. Tracking company-owned laptops, phones, and other devices is generally more expected and legally defensible. At the same time, monitoring personal devices, especially, outside work hours or involving personal accounts is considered a "no-no" in most cases.

Sammanfattningsvis kan arbetsgivare i Kalifornien övervaka:

• Företagsägda enheter och plattformar och arbetsrelaterad kommunikation på dem.

• Anställdas prestation inom rimliga gränser.

• Placering av företagsägda fordon eller enheter.

• Efterlevnad av säkerhetspolicyer, företagets uppförandekod och juridiska bestämmelser.

• Internetanvändning i företagsnätverk.

• Säkerhetsfilmer inom företagets lokaler.

Organisationer bör inte:

• Spåra personlig kommunikation på anställdas personliga enheter eller utanför arbetstid.

• Övervaka privata områden med höga förväntningar på integritet, som omklädningsrum eller toaletter.

• Använd diskriminerande övervakningsmetoder baserade på kön, funktionshinder, religion eller andra skyddade egenskaper.

• Använd dold övervakning som undergräver anställdas värdighet.

• Använd övervakning av trakasserier eller hot mot obehagliga anställda.

För att hålla sig på rätt sida av lagen och respektera anställdas integritet rekommenderar vi att företagsägare i Kalifornien följer dessa principer:

• Informera alltid anställda om någon form av övervakning.

• Skaffa samtycke till övervakning vid behov.

• Ha ett legitimt affärssyfte, såsom prestationsproblem eller säkerhet.

• Övervaka endast det som är väsentligt för att uppnå det angivna affärssyftet. Undvik alltför bred eller påträngande övervakning.

• Begränsa övervakningen till arbetsrelaterad kommunikation och aktiviteter under arbetstid.

• Vid tveksamhet, rådfråga en advokat som specialiserat sig på Kaliforniens arbetslagstiftning för att säkerställa att dina övervakningsmetoder är kompatibla.

Att implementera en övervakningslösning är en mer komplex process än att välja den mest kraftfulla lösningen på marknaden och lägga den på anställdas datorer. Vi föreslår en försiktig gradvis process som består av flera steg.

Vi rekommenderar att du börjar med att definiera specifika affärsproblem som du hoppas kunna lösa med övervakning. Vad är de: säkerhet, prestanda, efterlevnad eller en kombination av dem? Svaret på denna fråga kommer att diktera vilka funktioner du bör leta efter i en övervakningslösning.

När du utforskar övervakningsverktyg bör du tänka på några viktiga faktorer. Den första är funktionerna i programvaran. Utvärdera de erbjudna funktionerna, såsom aktivitetsspårning, e-postövervakning, filöverföringsspårning, etc. Välj de som passar dina definierade behov och är lagligt tillåtna i Kalifornien.

Användarvänlighet och integration är lika viktiga faktorer. Ett perfekt val är den användarvänliga programvaran som sömlöst integreras med din befintliga IT-infrastruktur och system.

Dessutom kanske du vill leta efter mycket anpassningsbar programvara. Det låter dig ändra övervakningsinställningarna och tillämpa dem individuellt på specifika roller, avdelningar eller anställda. Ett sådant tillvägagångssätt hjälper dig att få värdefulla insikter samtidigt som du minimerar datainsamlingen och följer integritetsbestämmelserna.

En annan viktig faktor är skalbarhet. Ditt företag växer och din övervakningslösning bör kunna växa med den.

Slutligen, forskning säljare rykte. Eftersom du kommer att samla in potentiellt känslig information, bör din programvaruleverantör ha ett tillförlitligt rykte, säkerhetscertifieringar och starka dataskyddsprotokoll.

En plötslig, företagsomfattande utrullning av övervakningsprogramvara kan avslöja oförutsedda problem och flaskhalsar som kommer att vara svåra att lösa i en sådan skala. Istället rekommenderar vi att börja med ett pilotprogram som involverar en enskild avdelning eller en grupp anställda. Detta låter dig testa programvaran, utvärdera dess effektivitet, samla feedback och upptäcka oväntade problem.

Efter att ha avslutat pilotfasen och gjort nödvändiga justeringar av mjukvaran rullar du ut den till hela företaget.

Effektiv implementering av programvara för övervakning av anställda är inte bara att installera den och åtgärda tekniska problem utan också att utbilda chefer och personal i hur man använder den effektivt.

Denna utbildning måste lära chefer hur man använder programvaran, tolka dess rapporter, följa företagets övervakningspolicyer och ta itu med problem som kan uppstå.

När det gäller anställda bör de förstå vad som övervakas, hur uppgifterna kommer att användas, vad företagets övervakningspolicy är och svara på eventuella frågor eller funderingar de kan ha.

Att implementera en lösning för medarbetarövervakning är inte en engångsprocess. Sekretessbestämmelser ändras, programvara utvecklar nya funktioner och dina övervakningsmål kan utvecklas över tiden. Det är därför det är viktigt att regelbundet granska företagets övervakningsmetoder och policyer för att hålla sig kompatibla och säkerställa att de fortfarande är relevanta för dina mål.

Kaliforniens regler är strikta när det gäller personlig integritet. Som företagare eller chef som vill använda en lösning för medarbetarövervakning bör du leta efter en balans mellan din organisations legitima intressen och efterlevnad av tillämpliga lagar. Denna balans ligger i gedigen kunskap om integritetsbestämmelser, transparenta, försvarbara och proportionerliga metoder och noggrant val av övervakningsprogramvara.