CleverControl av anställdas produktivitet
Personalövervakning
CleverControl syftar till att samla in allomfattande rapporter om ditt teams dagliga arbetsrutin. Analys av denna information låter dig titta på det vanliga arbetsflödet på kontoret, upptäcka framgångsrika och ineffektiva mönster och hitta sätt att förbättra dem. Dessutom är funktioner som skrivarkontroll användbara verktyg för att hålla reda på företagets resurser. En annan fördel med personalövervakning på arbetsplatsen är att du kan avslöja ineffektiva teammedlemmar som slösar bort sin arbetstid på improduktiva aktiviteter. Extremt hårt arbetande medarbetare förtjänar också särskild uppmärksamhet då konstant stora arbetsbelastningar leder till en hög risk för utbrändhet. Med CleverControl kan du hjälpa ditt team att upprätthålla balansen mellan arbete och privatliv och leda ditt team till framgång.
Ansiktsigenkänning
Programmet använder datorns webbkamera för att känna igen och göra en rapport över alla anställda framför datorn. Tack vare ansiktsigenkänning kan du enkelt kontrollera varje anställds närvaro och avslöja arbetare som kan dölja sina saknade kollegor genom att imitera aktivitet på deras enheter. En annan fördel med ansiktsigenkänning är att det hjälper till att stärka säkerheten – du vet alltid vem som kommer åt datorn som lagrar känslig information. Spåra personalens närvaro på arbetsplatsen och avslöja anställda som fått obehörig åtkomst till datorn.
AI-poäng
Har du svårt att hitta tid i ditt fullspäckade schema för att granska de anställdas prestationer? Är du rädd för att din bedömning kan vara partisk och inkonsekvent? AI Scoring är en perfekt lösning för dig. Kraftfull AI granskar aktivitet i appar och online, markerar denna aktivitet som produktiv eller improduktiv och ger ett produktivitetspoäng till varje anställd. Eliminera manuell dataanalys och mänsklig fördom och få omedelbar tillgång till en rättvis och korrekt bild av anställdas prestationer genom ett användarvänligt gränssnitt. Identifiera potentiella förbättringsområden genom att analysera applikationsanvändningsmönster och hjälpa anställda att maximera fokus. Återta värdefull tid som spenderas på övervakning och ägna den åt strategiska uppgifter som coachning och utveckling.
Keylogging
Det mesta av kontorsarbetet kräver maskinskrivning, som att fylla i ekonomiska tabeller, skicka e-postmeddelanden eller diskutera det nya projektet med teamet i gruppchatten. CleverControl registrerar alla tangenttryckningar, även de raderade. Upptäck de som chattar hela dagen utan att göra något arbete. Programmet kan också bidra till att förhindra insiderhot eller informationsläckor.
Skärmdumpar
Om du föredrar visuella rapporter presenterar skärmdumpsfunktionen en fullständig sammanfattning av dagen i bilder. Programmet tar snaps av skärmen när medarbetaren byter aktiva fönster, går in på en webbplats eller kopierar något till urklipp. Med hjälp av dessa skärmdumpar kan du se till att din personal alltid är involverad i arbetsprocessen och undersöka hur varje gruppmedlem använder sin arbetstid.
Spårning av internetanvändning
Att övervaka hur anställda använder Internet kan vara den mest värdefulla informationskällan om deras arbetsdag. Se hur mycket de använder arbetsrelaterade webbplatser, vilken information de söker efter och hur ofta de blir distraherade av sociala medier, underhållning eller shoppingwebbplatser. Kontrollera distraktioner genom att blockera improduktiva webbplatser efter kategorier, webbadresser eller sökord eller tillåt endast ett begränsat antal godkända webbplatser. Ta reda på om ditt team behöver ytterligare utbildning genom informationen de söker.
Sociala medier och chattar kan stjäla mer än 30 % av arbetstiden. Även om de är ett tydligt tecken på improduktivitet, kan de också vara ett oklart tecken på stress eller utbrändhet. Få detaljerade register och skärmdumpar av inkommande och utgående meddelanden, inlägg, besökta sidor och gemenskaper. Begränsa improduktiva aktiviteter för att spara tid för viktiga uppgifter och skapa en mer engagerande och hälsosam arbetsmiljö.
Applikationsaktivitet
Finns det en applikation som ditt team ska lägga mest tid på? Med CleverControl kan du kontrollera om det verkligen är sant. Se alla installerade program på datorer och hur mycket tid de körs under arbetstiden. Spara på licenser för programvara som ditt team inte använder. Övervaka nyinstallerade applikationer för att undvika oönskade aktiviteter.
Spårning av skrivaruppgifter
Användningen av företagets resurser för personliga behov är ganska typiskt bland anställda. Medan vissa skriver ut personliga dokument för att spara på betalda utskriftstjänster, kan andra göra något värre, som att skriva ut konfidentiell information utan godkännande. Få en komplett lista över instanser av skrivaranvändning med tiden och namnet på skrivaråtgärden. Förhindra företagsdataläckage och kontrollera användningen av företagets resurser.
Övervakning av externa lagringsenheter
Övervakning av externa lagringsenheter är ett annat sätt att motverka företagsinformationsläckage eller missbruk av resurser. Clever Сontrol registrerar vilka enheter som är anslutna till datorn och tidpunkten för anslutningen. I kombination med skärmdumpar låter denna information dig veta vem som kopierar filer från företagets dator eller använder den för personliga behov.
Liveskärm och webbkamerasändning
Realtidsövervakning är perfekt om du behöver kolla upp vad ditt team gör för tillfället. Undvik att skapa onödiga spänningar genom att stå bakom ryggen och titta på deras skärmar live från ditt eget kontor istället. Se hur väl och snabbt din personal utför sina uppgifter och stötta eventuella nyanställda som kan behöva hjälp och vägledning i början.Dessutom erbjuder CleverControl en livesändning av webbkameror anslutna till företagsdatorer. Den här funktionen kan hjälpa till att spara på videoövervakning för små kontor.
Skärm, webbkamera och ljudinspelning
Att titta på liveflödet kan vara tidskrävande och obekvämt, särskilt om du är borta från kontoret. Spela in datorernas skärmar under hela dagen och titta på inspelningarna när det passar dig. Välj de perioder för vilka du behöver se posterna och snabba upp uppspelningen för att spara tid. Gör video- och ljudinspelningar från webbkameror anslutna till teamets datorer för att se vad som händer på ditt kontor. Skaffa bevis i fall av interna incidentutredningar.
Arbetstidsspårning
CleverControl kan fungera som ett enkelt och bekvämt övervakningssystem för anställdas närvaro. Den samlar automatiskt in rapporter om när teammedlemmarna börjar och avslutar sin arbetsdag, hur mycket tid de lägger ner på att arbeta eller gå på tomgång på kontoret med en kopp kaffe. Kontrollera närvaron och förstå din personals arbetsvanor för att skapa en mer produktiv och gladare arbetsplats.
Timmspårning
Manuella in- och utklockningar kan vara felaktiga och opålitliga. Istället spårar CleverControl anställdas timmar genom att registrera när personen sätter på och stänger av datorn. Ta reda på vem som alltid är sen eller smyger ut från kontoret innan arbetsdagen är över. Ta hand om ditt teams hälsa – avslöja dem som ständigt överanstränger och optimerar sina uppgifter.
Registrering av inaktivitetstid
Pauser är viktiga eftersom de tillåter ditt team att uppdatera och eventuellt komma med nya idéer. Se vem som överanvänder sitt privilegium och tar för många kaffe- eller rökpauser. Programmet fungerar som tidsspårare för produktivitet och registrerar perioder av inaktivitet som överskrider den inställda tillåtna gränsen. Få rapporter om den totala lediga tiden under dagen för varje medlem i teamet.
Närvarokontroll
Du kanske aldrig vet att dina anställda upprepade gånger bryter mot kontorsdisciplinen. Å andra sidan kanske en överansvarig arbetare aldrig säger till dig att deras arbetsbelastning är för hög. Tack vare funktionerna för timspårning, inspelning och liveövervakning kan du alltid se vem som är försenad eller frånvarande från jobbet eller vem som jobbar på helger för att hålla för snäva deadlines. Avslöja de vanliga slackers och teammedlemmar som kan uppleva en överväldigande arbetsbelastning, balansera uppgifterna och upprätthålla ett stabilt och hälsosamt arbetsflöde.
Självövervakning
Ge dina anställda äganderätt över deras arbetsdag med CleverControls funktion för självövervakning. Nu kan anställda komma åt en personlig instrumentpanel som visar sina egna övervakade aktivitetsdata. Den här instrumentpanelen hjälper till att få insikt i deras arbetsvanor, inklusive appanvändning, webbplatsbesök och tid som spenderas på uppgifter och lokalisera vanliga distraktioner. Sådan transparens hjälper inte bara att identifiera personliga förbättringsområden utan främjar också en miljö som bygger på förtroende. Allt detta med fullständig säkerhet och integritet: åtkomst till data är begränsad till den enskilda anställde.
Fjärråtkomst till statistik över anställdas aktivitet
Cloud-medarbetarövervakning låter dig spåra prestanda oavsett var du befinner dig. Så länge du har en mobil enhet eller en dator till hands kan du styra och bedöma arbetsflödet på ett ögonblick med hjälp av informativa statistikdiagram.
- 1
Övergripande aktiv tidsbedömning
CleverControl analyserar automatiskt den insamlade informationen och skapar grafiska representationer av den totala aktiva och inaktiva tiden för varje medlem och hela teamet per dag, vecka, månad eller valfri anpassad period. Den belyser också fall och höjningar i aktivitetstiden för laget. Spåra medarbetarnas produktivitet, utvärdera arbetsdisciplinen på ett ögonblick och vidta åtgärder för att förbättra den.
- 2
Register över mest använda applikationer och webbplatser
Om du inte har tid att undersöka de insamlade rådata, kommer bekväma statistikdiagram att göra det åt dig. Se vilka appar och kategorier av webbplatser de anställda använder oftast, hur mycket tid de lägger ner på dem och hur detta värde förändras under olika perioder. Få en omedelbar inblick i arbetsprocessen och identifiera behovet av utbildning av statistiken att döma.
- 3
Spotlight på sociala nätverk och budbärareanvändning
Lägg omedelbart märke till distraktioner och vidta åtgärder för att minimera dem. Statistiken visar hur mycket tid laget spenderar på sociala nätverk och budbärare och hur denna takt förändras. Att begränsa användningen av dem kan förbättra inte bara produktiviteten utan även atmosfären på kontoret. Att diskutera detaljerna i projektet ansikte mot ansikte gör teamet mer enat. Det bidrar också till att skapa en mer engagerande och inspirerande arbetsplats.
Guide till medarbetarövervakning
Vad är medarbetarövervakning?
Medarbetarövervakning innebär att man samlar in information om personalens aktiviteter på arbetsplatsen med olika metoder: från datorövervakning till videoövervakning. Huvudmålen med sådan övervakning är att förbättra produktiviteten, kontrollera företagets resurser och förhindra dataförlust och oacceptabelt beteende.
Forskning utförd av International Data Corp (IDC) visar att anställda tillbringar upp till 40 % av internetåtkomsttiden på jobbet för personliga ändamål. De största tidskonsumenterna är sociala nätverk och shoppingwebbplatser. Cirka 60 % av onlineköpen sker under arbetstid. Enligt forskning från Bambu av Sprout Social erkänner cirka 70 % av arbetarna att de regelbundet kollar sina sociala medier på jobbet. Totalt kan den årliga produktivitetsförlusten vara så hög som 40 % Ett annat problem är företagsdataläckor. Enligt IDC har 20-30 % av de anställda skickat e-postmeddelanden som innehåller affärshemligheter, immateriella rättigheter eller annan känslig information utanför deras företag.
Medarbetarövervakning är ett utmärkt sätt att kontrollera och omorganisera användningen av företagets resurser. Det är vanligt att anställda skriver ut personliga dokument på kontorsskrivare för att spara på betalda utskriftstjänster. Ytterligare en punkt att tänka på är användningen av företagsmjukvara. Årligen slösar brittiska och amerikanska företag 34 miljarder dollar på programvara som deras personal inte använder. Övervakning av appanvändning låter dig se om dina anställda är överlicensierade eller underlicensierade.
De beskrivna frågeställningarna gör det svårt att underskatta vikten av att övervaka personalen.
Vilka typer av personalövervakning finns det?
Spårning av webbaktivitet
Internet är en enorm källa till värdefull information inom alla områden - men det är också en stor källa till distraktioner. Att spåra hur ditt team använder internet kan begränsa dessa distraktioner. Dessutom kan du identifiera behovet av utbildning och spara på tjänsteleverantörer genom att förbättra bandbreddseffektiviteten.
Att övervaka anställdas e-post är ett av sätten att leta efter och förhindra potentiella dataläckor.
Datoraktivitetsövervakning
Datoraktivitetsövervakning är ett brett begrepp som omfattar spårning av användarens handlingar på företagets dator. Det inkluderar tangentloggning, användning av applikationer och webbplatser, skärmdumpar, skrivaranvändning, aktiv och inaktiv tid, inspelning av sökfrågor och mer. Övervakningsprogrammet presenterar ackumulerade data i detaljerade rapporter och statistiska diagram och grafer. De ger en inblick i arbetsprocessen, fungerar som produktivitetsspårare, hjälper till att upprätthålla disciplinen och avslöjar om personalen använder företagets resurser på ett ändamålsenligt och klokt sätt.
Platsspårning
Även om platsspårning inte används lika mycket som andra former av personalövervakning, är platsspårning ett värdefullt sätt att övervaka personalen. Det är viktigt för människor som arbetar på fältet eller ofta åker på affärsresor. GPS-spårning hjälper till att hitta företagsägda enheter om de blir stulna eller försvunna. Du kan också övervaka och hitta de mest effektiva rutterna och förbättra säkerheten för anställda som arbetar på avlägsna platser.
Samtalsövervakning
Samtalsövervakning är vanligt för försäljningschefer eller kundsupportagenter. Specialprogram spelar in samtal, och dessa inspelningar gör det senare möjligt för chefer att se till att anställda följer kommunikationsstandarderna, undersöka kundklagomål och utbilda nya teammedlemmar.
Videoövervakning
Videoövervakningssystem är mest effektiva på platser som väcker oro för säkerheten för anställda och företagets egendom. Här hjälper de till att förhindra stöld eller sabotage och ser till att arbetsförhållandena uppfyller säkerhetskraven. Även om videoövervakning inte är det bästa sättet att mäta produktivitet, kan övervakningsdata vara värdefulla för att spåra närvaro och utreda interna incidenter.
Hur övervakar man produktiviteten på arbetsplatsen?
Sätt tydliga förväntningar och deadlines
Ditt team kommer aldrig att vara effektivt om de inte vet vad och när du förväntar dig av dem. Sätt tydliga och mätbara mål inte bara för verksamheten i stort utan även för varje team och teammedlem.
Använd programvara för projektledning
Det finns gott om appar på marknaden som gör projektledning enkel och effektiv. De låter dig spåra vem som är ansvarig för vilket arbete och hur mycket tid de lägger på det. Du kan tilldela arbetsuppgifter till anställda, sätta deadlines och diskutera projektet – allt i ett program. Spara tid på ledningen och håll ditt teams ansträngningar samordnade.
Mät resultat, inte arbetstiden
Ditt team kan vara det mest punktliga i världen och kommer och lämnar kontoret döda i tid. Ändå kan de tillbringa större delen av sin arbetstid med att titta på roliga kattvideor på Youtube eller nonchalant chatta med kollegor över en kopp kaffe. Tvärtom kan en person alltid vara en halvtimme försenad – och ändå ge företaget mest nytta. Tänk på resultatet av arbetet, inte hur mycket tid arbetarna spenderar på kontoret.
Kvalitet framför kvantitet
Fem välgjorda uppgifter ger mer vinst än ett dussin dåligt gjorda. När du bedömer produktiviteten, ägna mer uppmärksamhet åt kvaliteten på arbetet, inte kvantiteten. Det är särskilt viktigt för tillverkningsföretag.
Ge feedback
If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.
Spåra datoraktivitet
Genom att använda programvara för övervakning av anställda som CleverControl kan du titta på arbetsflödet och se hur ditt team utför sina uppgifter. Upptäck improduktiva aktiviteter, övervaka närvaro och arbetstid och kontrollera användningen av företagets resurser.
Vad gör programvara för övervakning av anställda?
Nuförtiden är programvara för övervakning av anställda den mest utbredda metoden för produktivitetsspårning i de flesta företag, stora som små. Det är enkelt och effektivt: systemadministratören installerar övervakningsprogrammet på företagets datorer. Efter det gör programmet allt arbete, spårar automatiskt aktiviteten på dessa datorer och tolkar den. Beroende på funktionaliteten hos den valda programvaran kan den spela in tangenttryckningar, aktiv och inaktiv tid, närvaro, slutförda uppgifter, ta skärmdumpar och mycket mer. De mest avancerade programmen har sådana ytterligare funktioner som att sända skärmar av de övervakade datorerna live, göra video-, ljud- eller samtalsinspelningar, beräkna löner och annat.
Du kan ta emot insamlad data via e-post, molnlagring eller din online-dashboard och hålla dig medveten om arbetsprocessen både på kontoret och på en affärsresa.
Vilka är fördelarna och nackdelarna med medarbetarövervakning?
Den främsta fördelen med personalövervakning är förbättrad produktivitet. När personalen vet att de är under övervakning lägger de mer kraft på arbetsuppgifterna och blir mer engagerade. Det finns dock fler fördelar med att spåra anställda än så. Det hjälper till att:
ta reda på ineffektiva arbetsmönster eller oförutsedda svårigheter, till exempel när anställda lägger ner mer tid på uppgiften än förväntat
analysera arbetsprocesser och optimera dem
avslöja behovet av att omfördela arbetsbördan
identifiera behovet av utbildning
spåra arbetstid och närvaro
se till att personalen använder företagets resurser klokt
spara på oanvänd programvara eller resurser och behålla anställda
kontrollera att teammedlemmar alltid följer företagets uppförandekod både i sin interaktion med kollegor och kunder
förhindra känsliga dataläckor
tillhandahålla nödvändiga bevis i interna utredningar
förbättra arbetsförhållandena
Låter det utmärkt? Medarbetarövervakning ger verkligen många möjligheter för arbetsgivaren att optimera verksamheten och uppnå bättre resultat. Men perspektivet att bli övervakad brukar inte verka så soligt för arbetarna. Här är några av problemen:
Anställda kan känna att övervakning kränker deras integritet
De kan uppfatta det som bristen på tillit
Genom att känna till programvaran för produktivitetsspårning kan en person överanstränga sig och oroa sig för sin prestation, vilket leder till högre stressnivå och risk för utbrändhet
Många använder samma enheter på jobbet och hemma. De kan se övervakning som ett intrång i deras personliga liv
Insamlad data kan missbrukas om fel personer får tillgång till den
Arbetsgivaren ska studera och följa lagkrav på medarbetarövervakning. Som arbetsgivare måste du vara transparent med din personal om vilka uppgifter du samlar in och för vilka ändamål. Gör det klart att ditt mål inte är att spionera utan att skapa en arbetsplats där alla kan utföra sina uppgifter bäst och arbeta tillsammans som ett team
Är övervakning av anställda lagligt?
Så du vet hur övervakning kan hjälpa dig att nå högre med dina affärsmål. Du har vägt för- och nackdelar och valt det bästa verktyget för dina syften. Det finns dock ytterligare en viktig fråga att överväga - lagen som omfattar personalövervakning.
Även om arbetsgivare har spårat sin personal i flera år, är lagarna om anställdövervakning fortfarande vaga och beror starkt på landet, staten eller till och med länet. På tal om USA är de flesta övervakningsmetoder lagliga här. Arbetsgivaren är fri att övervaka dator- och internetanvändning, privata meddelanden, e-post, telefonsamtal på de företagsägda enheterna. De kan implementera video- och ljudövervakning (exklusive privata utrymmen) och till och med övervaka personliga enheter (med några begränsningar) om arbetaren använder dem i arbetet. Dessutom är arbetsgivaren i vissa stater inte skyldig att meddela personalen om de flesta övervakningsaktiviteter.
Vi rekommenderar dock fortfarande att vara transparent med företagets policy och skäl för övervakning. På så sätt lättar du på stressen med att bli spårad för din personal och undviker eventuella tvister i framtiden.
I Europa är de flesta metoder för övervakning av anställda lagliga om de följer GDPR-lagarna. Introducerad den 25 maj 2018, General Data Protection Regulation (GDPR) syftar till att ge individer kontroll över sina uppgifter. Den gäller för alla organisationer och reglerar hur de ska behandla och behålla personuppgifter om individer. Enligt GDPR ska du som arbetsgivare meddela personalen om övervakningsmetoderna och få deras samtycke för datainsamling. Du är också ansvarig för att skydda den insamlade informationen.
GDPR gäller för alla organisationer i EU. Det omfattar även företag som är baserade utanför den men har anställda inom EU.
GDPR tar inte direkt upp många aspekter av övervakning på arbetsplatsen, såsom dator, internetanvändning, e-post och spårning av sociala medier. Här är tumregeln att i förväg meddela personalen om övervakningen genom en tydlig intern policy och inhämta deras samtycke. Spårningsmetoderna som du använder får inte inkräkta på eller begränsa personens grundläggande rätt till integritet. GDPR förbjuder strängt att spela in tangenttryckningar och skärmaktivitet på företagsägda och personliga enheter som personen kan använda i arbetet.
Det finns liknande lagar i Indien, Kanada, Nigeria, Malaysia och flera andra länder. Arbetsgivaren ska ha ett giltigt skäl för att spåra personalen, informera de anställda om vilka uppgifter de samlar in och med vilka medel samt få deras tillstånd för övervakning. Det finns dock en hel del nyanser här, beroende på land. Till exempel, i Ryssland kan arbetsgivare bara övervaka telefonsamtals varaktighet och antalet deltagare, men inte de faktiska telefonsamtalen. I Finland, som har de strängaste dataskyddslagarna, har arbetsgivare mycket få rättigheter att övervaka datoranvändning.
För att säkerställa att övervakningen i ditt företag inte bryter mot några lagar, rekommenderar vi att du alltid konsulterar lokala och statliga lagar. Det är också lämpligt att vara transparent med din personal om skälen till övervakningen, vilken data du samlar in och hur du kommer att använda den.
Sociala medier och budbärare