Programvara för övervakning av anställda i Delaware: Hantering av konfidentiella uppgifter i finansföretag

Finansföretag hanterar inte bara kapital utan även stora volymer känslig data, från transaktioner och kundportföljer till konfidentiell e-postkommunikation. Att säkra dessa data är ett kritiskt krav på efterlevnad och ett absolut krav på riskhantering. Programvara för medarbetarövervakning är en av de bästa metoderna för att skydda konfidentiell information, men hur väljer och implementerar man den?

Framgång kräver en noggrann strategi i två delar. För det första måste du välja heltäckande programvara med robust säkerhet i bankklass för att skydda själva övervakningsdata. För det andra bör du övervaka medarbetarnas aktivitet i enlighet med federala och Delawares integritetslagar. Ett effektivt datasäkerhetssystem skyddar dina kunder, ditt företag och ditt rykte; fel system kan leda till förödande konsekvenser.

I den här artikeln kommer vi att undersöka de tekniska kraven för programvara för personalövervakning i finansföretag, det juridiska landskapet och skissera en färdplan för implementering av övervakning inom ett finansföretag.

Övervakning av anställda kan vara svårbegripligt om det implementeras slarvigt. Dina övervakningsmetoder behöver en solid juridisk grund. Innan du börjar välja spårningsprogramvara och fundera över metoderna måste du förstå de federala och lokala lagarna i Delaware som styr övervakningen.

Federala organ som Securities and Exchange Commission (SEC) och Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) fastställer standarder och regler för hantering av känsliga klientuppgifter i finansföretag.

Enligt FINRA-regel 3110 (Tillsyn) måste du implementera och underhålla system för att övervaka medarbetarnas aktiviteter, inklusive moderna digitala kommunikationskanaler som Slack, Teams eller e-post.

Du kan inte trovärdigt uppfylla detta krav om du inte har insyn i dessa kanaler. Här är övervakningsprogramvara en praktisk nödvändighet för att uppfylla dina tillsynsuppgifter. Med den kan du övervaka intern kommunikation och kundinteraktioner och ha den revisionslogg som tillsynsmyndigheter förväntar sig. FINRA upprätthåller också dokumentation genom Regel 4511

och krav på offentlig kommunikation enligt regel 2210, vilket gör tillsyn och lagring till oskiljaktiga delar av efterlevnaden.

Enligt SEC-regel 17a-4 (Recordkeeping) [17 C.F.R. § 240.17a‑4] måste du registrera, behålla och bevara viktiga affärsregister, inklusive elektronisk kommunikation, i ett format som inte kan skrivas om eller raderas. Detta är allmänt känt som WORM-efterlevnad. Mäklare måste kunna hämta register inom 24 timmar och behålla dem i tre till sex år, beroende på typ.

Nyligen genomförda åtgärder från SEC har bestraffat dussintals företag för att de inte korrekt har registrerat elektronisk kommunikation på personliga enheter och appar utanför kanalen, såsom WhatsApp, iMessage eller Signal. Insatserna för att göra detta fel är höga, med mer än 600 miljoner dollar i böter utdömda i fall av dokumenthantering bara under 2024.

Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA) Safeguards Rule [16 C.F.R. Part 314] ålägger dig att skydda säkerheten och sekretessen för klienters icke-offentliga personliga information (NPI). Uppdateringarna från 2023 kräver att finansinstitut implementerar kontinuerlig övervakning eller årliga penetrationstester och halvårsvisa sårbarhetsbedömningar. Programvara för medarbetarövervakning är ett utmärkt verktyg för efterlevnad här, eftersom det hjälper till att upptäcka oavsiktliga läckor, riskabelt beteende, obehörig åtkomst och avsiktligt missbruk av klientdata.

SEC-förordning S-P [17 C.F.R. Part 248] ändrades 2024 för att kräva att finansföretag upprättar program för incidenthantering och 72-timmars anmälningsförfaranden för obehörig åtkomst till kunddata. Helst bör din övervakningslösning integreras i dessa program för att säkerställa snabb identifiering och inneslutning av potentiella intrång.

Electronic Communications Privacy Act (ECPA) förbjuder generellt sett avlyssning av kommunikation men medger två viktiga undantag: (1) arbetsgivarens övervakning med tydligt, informerat samtycke (ofta erhållet vid anställning och dokumenterat i personalhandboken), och (2) övervakning i den ordinarie verksamheten för legitima affärsändamål, såsom efterlevnadsövervakning eller säkerhet. Delawares meddelanderegel är specifikt utformad för att stödja efterlevnad av ECPA.

Federala regler skapar grunden, men Delaware lägger till ett kritiskt lager. Enligt avdelning 19, kapitel 7, avsnitt 705 i Delaware-lagen [Del. Code tit. 19, § 705] måste privata arbetsgivare ge skriftlig eller elektronisk underrättelse till anställda innan övervakning eller avlyssning av telefon-, e-post- eller internetanvändning. Du får:

• Utfärda ett engångsmeddelande vid anställning (skriftligt eller elektroniskt), vilket måste bekräftas av den anställde, eller
• Ge ett dagligt meddelande varje gång den anställde använder företagets e-post eller internet, även om de flesta företag använder ett stående system för första meddelande och bekräftelse.

Meddelandet måste beskriva vilka typer av övervakning som utförs och är inte bara bästa praxis – det är obligatoriskt. Denna lag förbjuder inte övervakning, och kräver inte heller upprepade anmälningar för pågående policybaserad övervakning, men den förbjuder all hemlig spårning. Övervakning för systemunderhåll eller volym (t.ex. nätverksskydd, inte personlig övervakning) är undantaget, men riktad granskning av enskilda anställdas aktivitet kräver alltid anmälan.

Delawares lag placerar landet bland en liten grupp stater (tillsammans med New York och Connecticut) som tillämpar transparens i elektronisk övervakning. Överträdelser medför civilrättsliga påföljder på 100 dollar per incident, så en robust policyhantering är avgörande.

Att skapa en kompatibel policy för medarbetarövervakning för ett finansföretag i Delaware innebär att integrera federala och statliga krav i ert interna styrningsramverk.

• Start by explaining the "why." Your policy should openly state that monitoring is in place for regulatory compliance, asset protection, and cybersecurity - not for micromanagement.
• Ange vilka enheter och kommunikationskanaler som omfattas. Vanligtvis är det företagsägda datorer, telefoner och företagets nätverk.
• Beskriv vem som har tillgång till insamlad data, hur länge den lagras (i enlighet med SEC:s lagringsperioder) och rutinerna för att granska den. Dataåtkomst måste följa principen om lägsta möjliga privilegium, och lagringen måste respektera minimeringsstandarden i GLBA och SEC:s regler.
• Inkludera en integritetspolicy som visar att de krav som ställs på incidenthantering och anmälan av överträdelser i Regulation S-P uppfylls. Det är obligatoriskt att följa Delawares regel om skriftligt meddelande, inklusive en kopia av övervakningspolicyn och en medarbetarbekräftelse i arkivet.

Att skapa denna policy kan ta tid, men det är en nödvändig förutsättning för att uppfylla federala och statliga efterlevnadsstandarder. Dessutom främjar den transparens, ansvarsskyldighet och en säkerhetsorienterad kultur som både anställda och tillsynsmyndigheter litar på.

Medarbetarövervakning skapar en paradox. Du implementerar övervakningsprogramvara för att förbättra säkerheten, men genom att göra det skapar du en ny, koncentrerad ström av otroligt känslig data. Denna ström innehåller inte bara potentiella bevis på oegentligheter, utan ofta själva klientens NPI, affärshemligheter och strategiska planer som du försöker skydda. Om dessa övervakningsloggar läcks ut kan skadan bli lika katastrofal som läckan av konfidentiell företagsdata i sig.

Den övervakningsprogramvara du väljer måste ha inbyggda säkerhetsverktyg för att skydda den insamlade informationen. Så, vad ska man leta efter i ett övervakningsverktyg?

Data är sårbara både när de flyttas och när de lagras. En bra spårningsprogramvara täcker båda dessa tillstånd.

Kryptering under överföring skyddar information medan den färdas från en anställds enhet till ditt företags eller programvaruleverantörens servrar. Guldstandarden här är TLS 1.2 eller högre. Detta är samma säkerhetsprotokoll som skyddar dina internetbanksessioner. Om din valda övervakningsprogramvara använder TLS kan du vara säker på att informationen krypteras under sin resa och är oanvändbar för potentiella hackare.

När informationen anländer till databasen måste den också skyddas. Den branschstandard du helst bör leta efter är AES-256-kryptering. Denna typ av kryptering används av finansinstitut och regeringar världen över för att skydda den mest värdefulla informationen. Även om en gärningsman bryter sig in i lagringsdatabasen eller fysiskt stjäl en server, kommer de bara att få en krypterad, oläslig virrvarr utan den unika nyckeln.

Att kontrollera vem som kan komma åt övervakningsdata är lika viktigt som att skydda själva informationen. Här är vad din övervakningsprogramvara bör ha.

Rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC)

The team leader needs access only to their team’s data, while the department manager should see the work of all employees in the department. RBAC allows you to grant access permissions to monitoring data based on job function. This principle of "least privilege" minimizes internal risk and contains potential exposure.

Flerfaktorsautentisering (MFA)

Ett lösenord ensamt kanske inte räcker för att skydda sådan känslig information. MFA är det andra verifieringsskiktet; det är vanligtvis en engångs-SMS-kod eller en autentiseringsapp. Oavsett dess enkelhet minskar det avsevärt risken för ett intrång, även om lösenordet är komprometterat. MFA bör vara en obrytbar regel för din övervakningsplattform.

Låt oss gå från teori till praktik. Var ska du börja om du vill implementera medarbetarövervakning i ditt finansföretag?

Intern riskbedömning

Tänk på vilka dina största sårbarheter är. Är det risk för insiderhandel? Oavsiktligt dataläckage från en välmenande anställd? Eller stöld av immateriella rättigheter? Ta itu med dessa verkliga risker tillsammans med lagkrav i dina framtida övervakningsmetoder.

En tydlig övervakningspolicy

Kommer ni ihåg Delawares meddelandekrav? Skapa en tydlig och omfattande övervakningspolicy som täcker vad som övervakas, varför och hur. Presentera den för ert team och utforma den som en åtgärd för att skydda företaget, kunderna och deras jobb från säkerhetshot och regelmässiga misstag. Anställda bör underteckna dokumentet.

En checklista för efterlevnad och säkerhet

När du börjar prata med mjukvaruleverantörer, kom beväpnad med direkta frågor inte bara om deras produkts funktioner, utan också om deras engagemang för regulatoriska behov.

Till exempel kan du fråga:

• Erbjuder ni rollbaserade åtkomstkontroller? Vad är de?
• Beskriv era datakrypteringsstandarder för data både under överföring och i vila.
• Kan du tillhandahålla dina säkerhetscertifikat?

En pålitlig leverantör kommer att ha tydliga och säkra svar på dessa frågor.

Säkerhet framför övervakning

Hur dina anställda kommer att uppleva övervakning beror på hur du positionerar den inom ditt företag. Målet är att skapa en säker miljö där anställda kan göra sitt bästa arbete och veta att deras data, kunddata och företagets tillgångar är skyddade. Presentera övervakningsprogramvara som ett nödvändigt verktyg för efterlevnad, ärlighet och säkerhet i en bransch med höga insatser.

Genom att vidta dessa väl avvägda och transparenta steg går du längre än att bara installera programvara. Du implementerar en strategisk tillgång – en som bygger ett mer motståndskraftigt, regelefterlevande och pålitligt företag.