Hur CleverControl hjälpte till att öka produktiviteten i ett teknikföretag

Tidsstöld, bristande ansvarsskyldighet, ineffektiva arbetsmönster och kompensation för latare kollegor är bara några produktivitetsproblem som plågar moderna arbetsplatser. Men tänk om du kunde få realtidsinsikter om anställdas aktivitet, identifiera eller till och med förhindra dessa problem i tid och öka ditt teams produktivitet? I den här fallstudien från CleverControl kommer vi att utforska hur ett teknikföretag bekämpade dessa utmaningar och ökade produktiviteten med programvara för övervakning av anställda.
Utmaningen
Vår kund är ett snabbt växande medelstort mjukvaruutvecklingsföretag med 47 anställda. Företaget är specialiserat på att skapa anpassade mjukvarulösningar, inklusive mobilappar, interna företagsplattformar och CRM-system för små och medelstora företag. Företaget började som en liten startup och förlitade sig på direkt synlighet som den huvudsakliga metoden för närvaro och prestationshantering till en början. I takt med att personalen växte kunde inte organisationschefen kontrollera alla anställda och processer direkt.
Företaget stod inför utmaningar att spåra arbetstid, mäta produktivitet och projektsynlighet. Traditionella metoder för tidsspårning var opålitliga. Anställda glömde ofta att fylla i tidrapporter i tid och som ett resultat lämnade de in felaktiga, ungefärliga uppgifter. Dessutom upptäckte huvudet till och med flera fall av tidsstöld.
Att observera arbetsprocesser genom handledning och regelbundna team- och en-mot-en-möten var tidskrävande, subjektivt och felaktigt. Denna brist på tillförlitliga data hindrade korrekta projektuppskattningar och gjorde det utmanande att identifiera tidskrävande uppgifter.
Teamet missade deadlines: cirka 15 % av projekten överskred sina ursprungliga deadlines, vilket gjorde kunderna missnöjda och skadade företagets rykte. Det var svårt att peka ut de verkliga orsakerna till misslyckandena: dålig ledning, ineffektiva processer eller personlig improduktivitet. Varje anställd gav ett annat perspektiv på problemet.
Dessutom hade chefen inga möjligheter att övervaka 12 avlägsna teammedlemmar direkt och kunde inte enbart lita på deras rapporter. Han ville ha mer synlighet i realtid för att identifiera problem på plats och ge snabb feedback.
Slutligen letade chefen efter ett sätt att lägga mindre tid på att övervaka produktiviteten och få mer objektiva resultat.
Lösningen
För att lösa dessa utmaningar bestämde sig företaget för att prova programvara för övervakning av anställda och valde CleverControl. CleverControl spårade automatiskt början och slutet av arbetsdagen, vilket gjorde det möjligt för företaget att helt eliminera tidrapporter. Övervakningsrapporterna inkluderade även aktiva och inaktiva perioder under dagen, vilket kunde avslöja vanemässiga slackers.
CleverControls Live Viewing-funktion försåg företagets chef med önskad synlighet i realtid. Chefen kunde se vilken anställds skärm som helst och se vilket skede arbetet befann sig på under arbetsdagen.
De detaljerade aktivitetsrapporterna och statistiken över mest använda appar och sajter gjorde det möjligt att analysera hur mycket tid de anställda faktiskt spenderade på arbetsuppgifter och vad som kunde förbättras.
Resultatet
De första övervakningsresultaten var inte överraskande: de flesta teammedlemmar visade höga nivåer av produktivitet och engagemang. Produktivitetsökningen orsakades av övervakningen själv. Eftersom de visste att alla deras handlingar spåras, var de anställda mindre benägna att spendera tid på improduktiva eller icke-arbetsrelaterade aktiviteter.
I takt med att de anställda blev vana vid övervakning återgick de gradvis till sina vanliga arbetsmönster. Övervakning av dessa mönster gav mycket mer intressanta resultat. Som sådan, med CleverControl, avslöjade huvudet flera ineffektiviteter, till exempel:
En av mjukvaruutvecklarna ägnade timmar åt att noggrant dokumentera varje mindre uppgift och skapa överdrivna rapporter. Även om det är viktigt att dokumentera i mjukvaruutveckling, var den anställde mikrostyrd till den grad att det hindrade faktiska framsteg.
En av cheferna skulle schemalägga många möten om varje mindre fråga. Även om hans syfte var att hålla teamet uppdaterat, var de flesta av dessa frekventa möten improduktiva, tidskrävande och förstörde arbetsflödet för dagen för andra teammedlemmar. Rapporter visade en 15 % ökning av inaktiv tid, personlig surfning och mindre produktiva aktiviteter de dagar som teammedlemmarna var tvungna att delta i flera sådana möten.
Övervakning hjälpte också företaget att ta reda på orsakerna till vissa anställdas vanliga inproduktivitet:
En av IT-specialisterna ansågs vara en vaneslappare tills chefen analyserade hennes aktivitetsrapport. Det visade sig att medarbetaren ägnade en betydande del av sin arbetsdag åt att hjälpa sina kollegor eller utföra uppgifter som de delegerat till henne. Naturligtvis missade hon sina deadlines och kunde inte riktigt fokusera på sitt direkta ansvar.
CleverControls AI-poäng upptäckte några få anställda på distans som gjorde minimalt med arbetsrelaterad aktivitet och spenderade mycket tid på personlig surfning.
The PR manager turned out to be a true "social butterfly." His use of messengers reached almost 40% of the workday. He frequently interrupted colleagues' work with lengthy and irrelevant conversations or messages, making it difficult for them to concentrate and complete their tasks.
Genom att identifiera dessa och några andra ineffektiviteter kunde företaget arbeta för att eliminera dem och öka produktiviteten. Med korrekt tidsspårning och realtidsövervakning kan chefer bedöma projektdeadlines mer exakt, vilket resulterar i att fler projekt och uppgifter levereras i tid. Dessutom kunde de omfördela vissa resurser och anställda, vilket säkerställer att rätt personer arbetade med rätt uppgifter vid rätt tidpunkt.
Företaget bestämde sig för att dra fördel av egenkontrollfunktionen. Anställda kunde få tillgång till och analysera sina aktivitetsrapporter, vilket ökade deras ansvarighet och ökade deras engagemang med 7 %.
Som ett resultat av övervakning nådde projektleveransen i tid 96 % under de första sex månaderna efter genomförandet. Ledningen minskade onödiga möten och lämnade endast vecko- och månadsincheckningar.
Generellt sett såg företaget en produktivitetsökning på 11 % inom sex månader sedan implementeringen.
Avslutning
Employee monitoring helped the company transform its approach to work management. "Before CleverControl, we were flying blind," says the head of the company, "We relied heavily on gut feelings and subjective assessments. With monitoring reports and activity stats, we see a clearer picture now and can make informed decisions."
Denna fallstudie från CleverControl visar att programvaran hjälpte företaget att förbättra sina arbetsprocesser och främja en kultur av transparens och ansvarsskyldighet.
Vill du lära dig mer om CleverControl? Besök produktsida eller kontakta oss.