5 tecken på att ditt företag behöver programvara för övervakning av anställda

Sjunkande resultatindikatorer är den första och mest naturliga orsaken till oro när de är mer än en tillfällig eller säsongsbetonad dopp. Om du ser en konsekvent nedgång i ditt företags övergripande prestanda och produktivitet är det dags att gräva djupare in i följande faktorer.

Titta på de exakta siffrorna. Är dina vanliga riktmärken plötsligt svårare att nå? Blir försäljningen konsekvent under prognoserna? Minskar antalet producerade enheter per dag? När de viktigaste produktivitetsindikatorerna konsekvent faller, och externa marknadskrafter inte kan förklara det, är det ett alarmerande tecken på att något är fel.

Har missade deadlines blivit en norm snarare än ett undantag? Projekt som konsekvent ligger efter schemat är ett allvarligt problem. Missade deadlines förstör dagliga arbetsprocesser, orsakar budgetöverskott, frustrerar kunder, minskar intäkterna och förstör ditt rykte. Frekventa förseningar innebär att det finns ineffektivitet någonstans i dina processer, en potentiell brist på ansvarsskyldighet eller anställdas problem med tidshantering. Att förstå varför det händer är det första steget mot förbättring.

Anställda kan leverera arbete i tid men det är bara halva affären. Det handlar inte bara om hur mycket som blir gjort, utan hur bra. Har du märkt en topp av klagomål från kunderna? Lägger ditt team mer tid på att omarbeta och åtgärda fel? Misslyckas kvalitetskontrollerna oftare? Detta kan innebära att laget tappar fokus eller saknar nödvändiga färdigheter för att prestera bättre. Programvara för övervakning av anställda kan hjälpa dig att avslöja problemet bakom minskad arbetskvalitet.

Kämpar du för att avgöra vem som är ansvarig för en missad uppgift, ett fel eller en projektförsening? Svårigheter att peka ut ansvar kan bero på otydliga arbetsflöden, dåligt definierade roller eller bristande ansvarsskyldighet för individuella bidrag.

Medarbetarövervakning samlar in omfattande data om anställdas arbetsaktivitet: aktiv och ledig tid, mest använda appar och webbplatser, aktivitetsmönster och potentiella distraktioner, såsom sociala medier. Genom att analysera dessa data kan du avslöja varför de anställdas prestationer sjunker och hur man kan förbättra den.

Ökande säkerhetsincidenter, såsom frekventa malwareinfektioner, framgångsrika nätfiskeattacker, dataintrång eller obehörig åtkomst till känslig företagsinformation är skäl att börja agera. De innebär en svaghet i ditt säkerhetsförsvar, och ofta ligger sårbarheten i oavsiktliga eller till och med avsiktliga anställdas handlingar. Enligt de senaste rapporterna är så många som 82 % av säkerhetsöverträdelserna orsakade av mänskliga misstag. Medarbetarövervakning kan hjälpa till att minska dessa risker och upptäcka incidenter tidigt.

Nästa anledning att överväga medarbetarövervakning är bestämmelser som GDPR, HIPAA, PCI DSS eller branschspecifika efterlevnadsstandarder. Att inte uppfylla dem kan resultera i stora böter och skada på ryktet. Efterlevnad beror ofta på att anställda följer specifika procedurer och protokoll, särskilt när det gäller datahantering och säkerhet. Bristande insyn i medarbetarnas dagliga verksamhet ökar markant riskerna för incidenter på grund av vårdslöshet och tjänstefel.

Slutligen, om ditt företags konkurrensfördel ligger i proprietär information, immateriell egendom eller affärshemligheter, är det viktigt att skydda dessa tillgångar. Anställda med privilegierad tillgång till känslig data kan läcka den både oavsiktligt och avsiktligt.

Med programvara för övervakning av anställda kan du se in i anställdas aktivitet, tack vare vilken du kan säkerställa att de följer säkerhetspolicyer och relevanta bestämmelser.

Programvara med DLP-funktion (Data Loss Prevention) kan upptäcka osäkert eller olämpligt beteende hos anställda och varna chefen eller en säkerhetsspecialist. Dessutom kan data som samlas in av övervakningsprogram vara bevis i interna utredningar om en incident inträffar.

En säker, bekväm, vänlig och respektfull arbetsmiljö är avgörande för de anställdas produktivitet. Brott mot kontorets uppförande skapar en fientlig atmosfär, minskar medarbetarnas moral och engagemang och bidrar till högre omsättning. I värsta fall kan ett sådant beteende till och med utsätta företaget för betydande juridiska ansvar och skada på ryktet. Märker du följande oroande tecken? En ansvarsfull utredning som involverar medarbetarövervakning kan vara din lösning.

Den första varningsklockan är rapporter om trakasserier och diskriminering, formell eller informell. Att ignorera sådana klagomål kommer inte bara att vara skadligt för ett offer för sådant beteende utan också leda till en giftig atmosfär på kontoret.

Ett annat oroande tecken att hålla utkik efter är brott mot företagets uppförandekod eller etik. De kan innefatta överdriven personlig användning av företagets tid för icke-arbetsaktiviteter, missbruk av företagets resurser för personlig vinning, olämpligt onlinebeteende med hjälp av företagets nätverk eller enheter, eller brott mot sekretessavtal.

Slutligen kan anställda använda företagets resurser för att förtala eller förtala någon eller något på nätet, komma åt piratkopierade resurser som därmed gör intrång i upphovsrätten, eller göra något annat som kan leda till ekonomisk förlust och juridiska konsekvenser. Om du lämnar sådana åtgärder okontrollerade kan de leda till kostsamma stämningar, regulatoriska påföljder och betydande skada på ryktet.

I fall av trakasserier, diskriminering eller mobbning kan övervakning av anställdas kommunikation - med rätt juridisk rådgivning och medarbetarmeddelande - tillhandahålla nödvändiga bevis för interna utredningar.

Övervakningsprogram kan skapa detaljerade loggar för anställdas aktivitet, inklusive användning av applikationer och filåtkomst. Dessa loggar kan ge ett verifierbart spår för att förstå anställdas handlingar och avgöra om företagets policyer har brutits.

Om du ofta får dig själv att undra hur arbetet faktiskt flyter på och varför flaskhalsar uppstår från ingenstans, kan du behöva övervakningsprogramvara. Fråga dig själv:

1. Förlitar jag mig på gissningar istället för konkreta data för att förstå vårt operativa flöde?
2. Är specifika processer konsekvent långsamma, ineffektiva och plågade av förseningar?
3. Blir vissa uppgifter upprepade gånger chokepoints i våra arbetsflöden, vilket saktar ner hela projekt eller avdelningsproduktion?
4. Behöver jag objektiv data för att förstå våra nuvarande arbetsflöden innan jag implementerar processändringar? Hur mäter jag effekten av dessa förändringar?

När chefer saknar tydlig insyn i arbetsprocesser kan de inte effektivt planera projektschemat och budgeten, optimera arbetsflöden och förutse potentiella problem.

Programvara för övervakning av anställda gör detaljerade rapporter om anställds appanvändning, uppgiftsförlopp och tid som spenderas på varje uppdrag. Dessa rapporter är objektiva, kvantifierbara data om aktuella arbetsflöden. Genom att analysera dem ser chefer hur arbetet utförs i praktiken och bedömer individuell och teams produktivitet. De kan avslöja områden för förbättring och automatisering, eliminera överflödiga steg och omarbeta arbetsflöden för att göra dem mer effektiva och snabba.

När förbättringar väl har implementerats kan övervakningsdata användas för att mäta den faktiska effekten av dessa förändringar på arbetsflödeseffektiviteten. Denna datadrivna loop kan bli grunden för ständiga förbättringar och förfining.

Företagets framgång drivs av engagerade och motiverade medarbetare. Men vad händer om gnistan slocknar? Du kan observera trender som minskat engagemang, frånvaro och stigande omsättningshastighet. Här är andra alarmerande symptom:

1. en märkbar nedgång i entusiasm
2. minskad proaktivitet
3. anställda verkar mindre investerade i sitt arbete och företagets framgång
4. mindre deltagande i teamaktiviteter och möten
5. allmän känsla av apati eller negativitet.

Dessa tecken kan signalera djupare, underliggande problem inom din organisation. Du bör undersöka hälsan på din arbetsplatskultur och medarbetarnas välbefinnande, och noggrann medarbetarövervakning kan vara ett användbart verktyg i din forskning.

Övervakningsprogram med automatiserad närvarospårning kan avslöja ovannämnda oroande tecken, ofta tidigare än en chef kan, och uppmana till att gräva djupare. Dessutom kan det hjälpa till att mäta effektiviteten av de ansträngningar du gör för att förbättra medarbetarnas engagemang. Men för att engagera och motivera medarbetarna behöver du andra metoder, såsom belöningar och bonusar, utvecklings- och tillväxtmöjligheter och andra.

Det är avgörande att de fem varningstecknen identifieras i rätt tid - produktivitetsfall, säkerhet, oetiskt beteende, operativa döda fläckar och minskat engagemang, och medarbetarövervakning kan hjälpa till att upptäcka dem och avslöja orsakerna till dessa problem. Om du upplever dessa tecken, utforska hur CleverControls övervakningsprogramvara kan hjälpa. Men kom ihåg att prioritera etiskt och transparent genomförande.