En guide till viktig programvara för personalhantering

Att leda anställda är komplext och tidskrävande. Att anställa och ta in den bästa kandidaten, spåra produktivitet, se till att alla deadlines hålls och planeringsstrategier för medarbetarutveckling och motivation är utmaningar som chefer och HR-avdelningar måste övervinna. Lyckligtvis lever vi i en tid av blomstrande teknik som avsevärt kan underlätta våra dagliga kamper. Det finns en digital lösning för allt. I den här artikeln utforskar vi typer av programvara för personalhantering och deras fördelar och beskriver pålitliga lösningar i varje kategori.

Spårningsprogram är kanske den mest kända typen av programvara för personalledning. Deras funktioner inkluderar vanligtvis:

1. skärmdumpar
2. loggning av tangenttryckningar
3. spåra besökta webbplatser
4. spela in sökfrågor
5. övervaka filoperationer
6. fånga skrivaraktivitet
7. tidsspårning och mer.

Dessa data sammanfattas i produktivitetspoäng och statistik, vilket förenklar prestationsutvärdering.

Integritetsproblem finns på andra sidan myntet. På grund av dess särdrag kan programvara för övervakning av anställda samla in stora mängder data, inklusive känslig information. Det är därför det är nödvändigt att bekanta sig med lokala integritetsbestämmelser innan sådana lösningar implementeras. Om du balanserar övervakningsbehov och respekt för anställdas integritet, kommer spårningsprogramvara för anställda att bli din pålitliga assistent för att öka ditt teams produktivitet.

CleverControl är en kraftfull programvara för personalhantering. Den erbjuder alla nödvändiga funktioner för smidig produktivitetsövervakning: skärmdumpar, urklippsövervakning, inspelning av sökfrågor och webbplatsbesök, spårning av aktivitet på sociala medier och meddelanden och mer. Plattformen analyserar medarbetarens användning av appar, chattar och webben, inklusive hur mycket tid den anställde spenderar dagligen och hur dessa trender förändras under den valda perioden. CleverControl lyfter också fram de mest använda apparna och webbplatserna. Denna statistik låter dig snabbt se översikten över varje anställds dag och omedelbart upptäcka distraktioner.

CleverControl tillåter övervakning inte bara i efterhand utan även i realtid. Tack vare dess Live Viewing-funktion kan du direkt se vad som händer på alla anställdas skärm.

CleverControl har en uppsättning tidsspårningsfunktioner som låter dig automatisera närvarospårning. Programvaran registrerar varje anställds närvaro på arbetsplatsen, början och slutet av arbetsdagen samt perioder av aktivitet/inaktivitet. Du kan se den detaljerade aktivitetsloggen efter tid och aktivitetsstatistik per timme med de markerade mest aktiva timmarna. Den här funktionen låter dig förstå individuella arbetsmönster och bättre planera uppgifter och möten.

CleverControls avancerade funktioner inkluderar skärminspelning, webbkamerainspelning och samtalsinspelning. Med Skärminspelning kan du spela in utvalda anställdas skärmar under hela dagen. Webbkamerainspelning förvandlar datorns webbkamera till ett enkelt övervakningssystem eller hjälper till att övervaka interaktioner mellan klient och anställd. Med Call Recording kan du spela in samtal från populära budbärare som Zoom, WhatsApp och Discord. Den här funktionen kommer att vara ovärderlig för att utvärdera kundsupportagenters arbete eller sammanfatta information från ett viktigt möte.

CleverControl håller jämna steg med de senaste tekniska framstegen. Plattformen införlivade nyligen AI-funktionalitet. AI undersöker anställdas aktivitet i appar, chattar och online, jämför den med branschens riktmärken, beräknar individuella produktivitetspoäng och kommenterar kortfattat upptäckta ineffektiviteter.

CleverControl har flexibla inställningar. De flesta av dess funktioner kan aktiveras/inaktiveras, vilket gör att du kan anpassa dina övervakningsmetoder till tillämpliga integritetslagar och förordningar. Programvaran kan också installeras i synligt läge, vilket gör att anställda kan starta och sluta övervaka eller komma åt sin personliga aktivitetspanel.

Så mycket som chefer skulle vilja komma ihåg och kontrollera alla projektdeadlines, uppdrag och utgifter är det väldigt få som kan skryta med en superdatorhjärna. Projektledning är en typ av programvara för personalledning som är utformad för att ta bort denna belastning från chefens axlar. Det är en centraliserad plattform för att effektivt planera, organisera och hantera projekt. Dess vanliga funktioner inkluderar:

1. skapa, tilldela och prioritera uppgifter
2. fastställa deadlines
3. spåra uppgiftens framsteg
4. kommentera, skicka meddelanden och chatta på plattformen
5. fildelning
6. vägkartläggning och milstolpsspårning
7. tidsspårning
8. budgetspårning, utgiftshantering och mer.

Sådan programvara för medarbetarledning gör att chefer kan se hela projektet, enkelt dela upp det i uppgifter och deluppgifter och tilldela dem till anställda. De kan få realtidsinsikter om framsteg, upptäcka potentiella problem och omfördela nödvändiga resurser. En sådan förbättrad synlighet ökar teamets effektivitet och förbättrar beslutsfattande och budgethantering. Tydliga uppgiftstilldelningar och framstegsspårning håller teammedlemmarna ansvariga för sitt arbete.

Asana är en av de mest populära molnbaserade projektledningsprogramvaran. Dess vänliga gränssnitt och breda utbud av funktioner vann över tusentals företag globalt. Du kan dela upp stora projekt i mindre, hanterbara uppgifter och deluppgifter, definiera beroenden och sätta prioriteringar och deadlines. Projektvyer kan anpassas beroende på dina preferenser. Du kan organisera uppdrag som en lista, kalender, tidslinje, Gantt-diagram eller Kanban-tavla. Anpassade fält kan läggas till uppgifter för enklare sortering, filtrering och rapportering.

Asana kan spåra tid som spenderas på varje uppgift så att du kan bedöma utgifter och behövd tid mer exakt.

Plattformen har utmärkta kommunikationsfunktioner som teammeddelanden, omnämnanden och fildelning. Smart inbox gör det möjligt att anpassa aviseringar för att filtrera de viktigaste uppdateringarna, pausa aviseringar för att skydda ditt fokus och följa upp aviseringar från inkorgen.

Robust automatiseringsfunktion hjälper till att automatisera upprepade uppgifter. Du kan till exempel tilldela uppgifter baserat på regler eller utlösande aviseringar.

Asana integreras med många andra verktyg, inklusive Google Drive, Slack och Microsoft Teams.

Plattformen är lämplig för företag av alla storlekar och inom olika branscher tack vare dess användarvänlighet, kraftfulla funktionsuppsättning och skalbarhet.

Human Resource Management Software (HRMS) är en omfattande plattform utformad för att effektivisera och automatisera HR-funktioner under hela anställds livscykel. Dess nyckelfunktioner är:

1. lagring av personalinformation (kontaktuppgifter, anställningshistorik, prestationsrekord, etc.)
2. Sökandespårningssystem (ATS) (hantera platsannonser och kandidatansökningar)
3. onboarding arbetsflöden och checklistor
4. bakgrundskontroller och drogkontroller
5. lönehantering och skatteberäkningar
6. förmånsadministration (sjukförsäkring, pensionsplaner, etc.)
7. spårning av tid och närvaro
8. resultatstyrning
9. medarbetarutvecklingsinitiativ med mera.

Sådan programvara för personalledning automatiserar repetitiva uppgifter, minskar administrativa bördor för HR-specialister och minimerar fel i datainmatning och lönehantering. Tack vare detta kan HR-team fokusera på strategiska initiativ som ökar medarbetarnas engagemang.

Med hjälp av HRMS kan organisationer upprätthålla korrekta register och säkerställa efterlevnad av arbetslagar. Dessutom ger HRMS värdefull data och insikter som möjliggör välgrundade HR-beslut.

HRMS erbjuder funktionalitet även för anställda. Dess självbetjäningsfunktioner gör det möjligt för anställda att hantera sin information och enkelt få tillgång till HR-tjänster.

Workday är en avancerad molnbaserad programvara för personalhantering. Den förenar alla HR-funktioner, såsom löner, förmåner, talangadministration och personaldatahantering, i ett enda system.

Plattformen erbjuder anpassningsbara instrumentpaneler och rapporter. Där kan du få insikter i omsättningshastigheter, prestandatrender och arbetsstyrkans demografi. Alla förändringar återspeglas omedelbart, så att du alltid har tillgång till den senaste informationen och fattar strategiska beslut.

Workday stödjer hela medarbetarnas livscykel, från jobbannonser till kandidatspårning och introduktion till prestationshantering och förmåner. Det underlättar också successionsplaneringen eftersom det kan hjälpa till att identifiera medarbetare med hög potential. Senare kan du förbereda dem för framtida ledarroller.

En annan praktisk uppsättning funktioner automatiserar löneprocesser: lön, skatter, förmåner och avdrag. Automatiseringen minskar fel och administrativ belastning och säkerställer snabba och korrekta betalningar.

Workday gynnar också de anställda. Dess robusta självbetjäningsfunktion gör att de kan hantera sin personliga information, få tillgång till lönebesked, begära ledigt och registrera sig för förmåner.

Sammantaget är Workday en effektiv lösning som avsevärt förbättrar personalhanteringen. Den kan anpassa sig till de specifika behoven hos organisationer i olika branscher och stödja både små och stora företag.

Som namnet antyder tjänar medarbetarupplevelseplattformar (EX) till att förbättra den övergripande medarbetarupplevelsen från introduktion till det ögonblick då de lämnar företaget. Denna typ av programvara kompletterar traditionella HR-funktioner. Dess primära syfte är att förbättra medarbetarnas välbefinnande och motivation, öka produktiviteten och skapa en vänlig och engagerande arbetsmiljö.

EX erbjuder vanligtvis följande funktionalitet:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. erkännandeverktyg (till exempel poängbaserade system, peer-to-peer-utmärkelser etc.)
3. interna sociala nätverk eller forum
4. chattar och fildelning
5. ett centralt nav för företagsnyheter och tillkännagivanden
6. data och analyser om medarbetarengagemang, sentiment och prestationstrender
7. tillgång till utbildningsmaterial och kurser
8. välmående program och mer.

Tack vare medarbetarupplevelseplattformar känner medarbetarna sig mer anslutna och värderade. Enligt studier är anställda som får regelbundet erkännande 14 % mer produktiv, 43 % mer engagerade och tre gånger mer lojala mot sina organisationer. Att investera i EX innebär alltså att investera i lägre omsättning och högre produktivitet.

EX ger tillgång till alla nödvändiga resurser på ett ställe, från företagsomfattande meddelanden till välmåendeprogram. Tack vare detta lägger anställda mindre tid på att söka information och håller sig informerade om tillgängliga möjligheter.

Slutligen hjälper medarbetarupplevelseprogram att minska utbrändhet och stress på arbetsplatsen, vilket återigen förbättrar produktiviteten och engagemanget.

Culture Amp är en av de ledande medarbetarupplevelseplattformarna. Den erbjuder flera undersökningsmallar och verktyg för att samla in anställdas feedback om olika aspekter av deras upplevelse. Du kan till exempel genomföra engagemangsundersökningar, mångfalds- och inkluderingsbedömningar och 360-graders feedback. Du kan enkelt samla in och organisera feedbackresultat i det centraliserade navet under hela året. Denna datahub gör förberedelserna för prestandarecensioner mycket enklare.

Culture Amp drivs av de senaste rönen inom psykologi och datavetenskap. Det hjälper dig inte bara att samla in feedback utan också att översätta den till genomförbara förbättringsplaner.

Med Culture Amp kan du skapa och dela rollbeskrivningar och kompetenser som krävs för varje roll. Denna information klargör inte bara individuella ansvarsområden utan gör det också möjligt för anställda att bedöma sin nuvarande kompetens och identifiera eventuella luckor. Plattformen kan också användas för att skapa personliga utvecklingsplaner för att öka prestanda och engagemang.

Culture Amp erbjuder en stödjande gemenskap med virtuella evenemang och en Slack-grupp. Det ger fortlöpande utbildning och nätverksmöjligheter för HR-proffs.

Sammanfattningsvis gör Culture Amps effektiva utvärdering av anställdas erfarenheter kombinerat med vetenskapliga insikter det till ett värdefullt verktyg för alla organisationer som vill skapa en attraktiv och engagerande arbetsplats.

I vår teknikålder har vi turen att ha en app för varje rutinuppgift. Dessa fyra typer av programvara för medarbetarledning kommer att underlätta den administrativa bördan, optimera komplexa tidskrävande uppgifter som prestationsutvärdering och medarbetarengagemangsundersökningar och möjliggöra effektiv projektledning.