কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার বাস্তবায়নের জন্য নিউ ইয়র্ক নিয়োগকর্তাদের নির্দেশিকা

আইনগত প্রয়োজনীয়তাগুলি অধ্যয়ন করা যে কোনও নিউ ইয়র্ক নিয়োগকর্তার জন্য প্রথম পদক্ষেপ হওয়া উচিত যা বাস্তবায়ন করতে চাইছেন বা বর্তমানে ব্যবহার করছেন৷ কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার ফেডারেল এবং রাষ্ট্রীয় আইনের লক্ষ্য কর্মচারীদের অধিকার (গোপনীয়তার অধিকার সহ) রক্ষা করা। তারা ব্যবসা ব্যবহার করতে পারে নিরীক্ষণ অনুশীলনের উপর উল্লেখযোগ্য সীমাবদ্ধতা আরোপ করতে পারে।

ফেডারেল আইন

ফেডারেল স্তরে, আইনের উল্লেখযোগ্য অংশ হল 1986 সালের ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশনস প্রাইভেসি অ্যাক্ট (ECPA)। এর অধীনে, তারের, মৌখিক এবং ইলেকট্রনিক যোগাযোগের ইচ্ছাকৃত বাধা দেওয়া নিষিদ্ধ। যাইহোক, নিয়োগকর্তাদের জন্য দুটি ব্যতিক্রম আছে:

• তারা যোগাযোগ নিরীক্ষণ করতে পারে যদি তাদের একটি বৈধ ব্যবসায়িক স্বার্থ থাকে (ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য ব্যতিক্রম)।

• যোগাযোগের অন্তত একটি পক্ষ সম্মতি দিলে নিয়োগকর্তাদের ট্র্যাক করার অনুমতি দেওয়া হয় (সম্মতির ব্যতিক্রম)। আদর্শভাবে, এই সম্মতি স্পষ্ট হওয়া উচিত। যদিও আদালত প্রায়ই একজন কর্মচারীর কোম্পানি-প্রদত্ত ডিভাইসের ব্যবহারকে অন্তর্নিহিত সম্মতি হিসাবে পর্যবেক্ষণের নোটিশের পরে ব্যাখ্যা করে, স্পষ্ট অনুমতি সর্বদা একটি নিরাপদ পদ্ধতি।

নিয়োগকর্তারা শুধুমাত্র কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইস এবং সিস্টেম ট্র্যাক করতে পারেন। যদি তারা ব্যক্তিগত যোগাযোগ বা ডিভাইসগুলি ট্র্যাক করতে চায় তবে তারা শুধুমাত্র স্পষ্ট সম্মতিতে বা বিরল ব্যতিক্রমের ক্ষেত্রে এটি করতে পারে।

সঞ্চিত যোগাযোগ আইন (SCA) হল ECPA এর একটি অংশ যা সঞ্চিত ইলেকট্রনিক যোগাযোগে নিয়োগকর্তার অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করে। এই ধরনের যোগাযোগের উদাহরণ হল কোম্পানির সার্ভারে সংরক্ষিত ইমেল বা কাজ-সম্পর্কিত কল রেকর্ডিং। সাধারণত, নিয়োগকর্তারা তাদের সিস্টেমে সঞ্চিত যোগাযোগ অ্যাক্সেস করতে পারেন। যাইহোক, একজন কর্মচারীর ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট (যেমন একটি ব্যক্তিগত Gmail) অ্যাক্সেস করার জন্য কর্মচারীর সম্মতি বা ওয়ারেন্টের মতো আইনি ভিত্তি প্রয়োজন।

নিউ ইয়র্ক রাজ্যের আইন

নিউ ইয়র্কের বেশ কয়েকটি উল্লেখযোগ্য প্রবিধান রয়েছে যা ফেডারেল আইনের পরিপূরক। প্রথমটি হল ইলেক্ট্রনিক মনিটরিং আইন (সিভিল রাইটস ল সেকশন 52-c), যা 7 মে, 2022-এ কার্যকর হয়েছে৷ এটি এলাকার সমস্ত ব্যক্তিগত নিয়োগকর্তাদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, তাদের আকার নির্বিশেষে, যারা কর্মীদের ইলেকট্রনিক যোগাযোগ নিরীক্ষণ করে৷

ইলেকট্রনিক মনিটরিং আইন অনুসারে, সংস্থাগুলিকে অবশ্যই কর্মীদের নিয়োগের সময় এবং তার পরে বার্ষিক লিখিত নোটিশ প্রদান করতে হবে, তাদের অবহিত করতে হবে যে তাদের যোগাযোগ পর্যবেক্ষণ করা যেতে পারে। কর্মচারীদের অবশ্যই লিখিত বা ইলেকট্রনিকভাবে এই নোটিশের প্রাপ্তি স্বীকার করতে হবে। এছাড়াও, নিয়োগকর্তাদের অবশ্যই এই নোটিশগুলি সুস্পষ্ট জায়গায় পোস্ট করতে হবে যেখানে সেগুলি সমস্ত কর্মচারী (ভৌতিক পোস্টার বা লগইন স্ক্রীন বা অভ্যন্তরীণ নেটওয়ার্কগুলিতে ইলেকট্রনিক নোটিশ) দেখতে পাবে৷

পরবর্তী গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম হল নিউ ইয়র্ক কর্মচারী গোপনীয়তা আইন, যা 12 মার্চ, 2024 থেকে কার্যকর৷ এর অধীনে, নিয়োগকর্তারা অবশ্যই কর্মচারী বা চাকরির আবেদনকারীদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টের জন্য ব্যবহারকারীর নাম, পাসওয়ার্ড বা অন্যান্য প্রমাণীকরণ তথ্য (যেমন সোশ্যাল মিডিয়া) প্রকাশ করার অনুরোধ বা প্রয়োজন করবেন না৷ নিয়োগকর্তাদেরও নিয়োগকর্তার উপস্থিতিতে কর্মচারীদের তাদের অ্যাকাউন্টে লগ ইন করার দাবি করা উচিত নয়।

এই ইতিমধ্যে বিদ্যমান প্রবিধানগুলির বাইরে, প্রস্তাবিত আইনগুলি পর্যবেক্ষণের অনুশীলনগুলিকে আরও পরিবর্তন করতে পারে। 2023 সালে, নিউ ইয়র্ক স্টেট সেনেট খসড়া বিল 7623 প্রস্তাব করেছিল যা নিয়োগকর্তাদের সম্পূর্ণ-স্বয়ংক্রিয় সিদ্ধান্ত গ্রহণের সরঞ্জামগুলি ব্যবহার থেকে সীমাবদ্ধ করবে। নিয়োগকর্তারা প্রার্থীদের স্ক্রীন করতে বা কাজের সময়সূচী, ক্ষতিপূরণ, শৃঙ্খলামূলক পদক্ষেপ, কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন এবং কর্মসংস্থানের অন্যান্য শর্তাবলী প্রভাবিত করে এমন অন্যান্য সিদ্ধান্ত নিতে এই সরঞ্জামগুলি ব্যবহার করতে পারবেন না। দ্রুত এআই বিকাশ এবং এর সম্ভাব্য পক্ষপাতদুষ্ট আউটপুটের আলোকে, এই ধরনের প্রবিধানগুলি যুক্তিসঙ্গত। এছাড়াও, সিনেট বিল 7623 কর্মক্ষেত্রে নিরীক্ষণের উপর আরও বিধিনিষেধের প্রস্তাব করে, যেমন ন্যূনতম অনুপ্রবেশকারী পদ্ধতি ব্যবহার করা, ডেটা সংগ্রহকে ন্যূনতম করা, আনুপাতিকতা, এবং কী ডেটা সংগ্রহ করা হয়, কীভাবে, কখন এবং কী উদ্দেশ্যে করা হয় সে সম্পর্কে বিস্তারিত বিজ্ঞপ্তি।

কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার কার্যকরভাবে প্রয়োগ করা প্রাসঙ্গিক গোপনীয়তা বিধিগুলি মেনে চলার বাইরেও যায়৷ নিয়োগকর্তাদের বিষয়টির নৈতিক দিক এবং কর্মীদের মনোবল এবং অনুপ্রেরণার উপর পর্যবেক্ষণের সম্ভাব্য প্রভাব সম্পর্কেও চিন্তা করা উচিত। যদি আমরা আইনি প্রয়োজনীয়তা এবং নৈতিক বিবেচনার সমন্বয় করি, আমরা পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার বাস্তবায়নের জন্য নিম্নলিখিত সেরা অনুশীলনগুলি তালিকাভুক্ত করতে পারি:

• স্বচ্ছ হোন: আপনার কর্মীদের অস্তিত্ব, প্রকৃতি এবং নিরীক্ষণের উদ্দেশ্য সম্পর্কে আগাম কথা বলুন। ট্র্যাকিংয়ের জন্য কর্মচারীর সম্মতি অর্জন করুন, বিশেষ করে যদি আপনি তাদের যোগাযোগ ট্র্যাক করেন।
• বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে পর্যবেক্ষণ সীমিত করুন: শুধুমাত্র আপনার উল্লিখিত ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যগুলির সাথে সরাসরি সম্পর্কিত কার্যকলাপগুলি নিরীক্ষণ করুন, যেমন কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন বা বাণিজ্য গোপনীয়তা রক্ষা করা। কর্মচারীদের ব্যক্তিগত যোগাযোগ বা এলাকা যেখানে কর্মচারীদের গোপনীয়তার যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশা রয়েছে তা পর্যবেক্ষণ করা এড়িয়ে চলুন।
• ডেটা সংগ্রহ কম করুন: আপনার পর্যবেক্ষণ লক্ষ্য অর্জনের জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করুন। আপনি যত কম সংবেদনশীল ডেটা সংগ্রহ করবেন, অপব্যবহার বা ডেটা লঙ্ঘনের ঝুঁকি তত কম। ডেটা মুছুন যা আর তার উদ্দেশ্য পূরণ করে না।
• কর্মচারীদের ব্যক্তিগত সামাজিক মিডিয়া অ্যাকাউন্টগুলি কখনই নিরীক্ষণ করবেন না বা তাদের ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টগুলিতে তাদের ব্যবহারকারীর নাম বা পাসওয়ার্ড প্রদান করতে বলবেন না।
• বিশেষজ্ঞ আইনি পরামর্শ নিন: আইনি ক্ষেত্র জটিল এবং পরিবর্তনযোগ্য হতে পারে। এই নিবন্ধটি একটি সাধারণ সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং এটি NY প্রবিধানের সমস্ত জটিলতা এবং আপনার ব্যবসার অনন্য পরিস্থিতি প্রকাশ নাও করতে পারে৷ সন্দেহ হলে, আপনার মনিটরিং পরিকল্পনা, নীতি এবং বাস্তবায়ন পদ্ধতি সম্পূর্ণরূপে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা নিশ্চিত করতে নিউ ইয়র্কের কর্মসংস্থান আইনে বিশেষজ্ঞ একজন অ্যাটর্নির সাথে পরামর্শ করুন।
• একটি বিস্তৃত কর্মচারী পর্যবেক্ষণ নীতি তৈরি করুন: এই নীতিটি সংগৃহীত ডেটার সুযোগ, এর সঞ্চয়স্থান এবং ব্যবহারের শর্তাবলী এবং পর্যবেক্ষণ অনুশীলনগুলিকে কভার করতে হবে। নীতিটি সকল কর্মচারীদের জন্য সহজলভ্য হওয়া উচিত।
• নিয়মিতভাবে নীতি পর্যালোচনা এবং আপডেট করুন: প্রযুক্তি দ্রুত পরিবর্তিত হয়, এবং তাই আইন এবং সর্বোত্তম অনুশীলনও হতে পারে। পর্যায়ক্রমে আপনার পর্যবেক্ষণ নীতি এবং অনুশীলনগুলি পর্যালোচনা করুন যাতে তারা বর্তমান ফেডারেল এবং নিউ ইয়র্ক রাজ্যের আইনগুলির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ থাকে এবং এখনও কার্যকরভাবে এবং নৈতিকভাবে তাদের উদ্দেশ্যপূর্ণ উদ্দেশ্য পূরণ করে।
• ধারাবাহিকতা এবং অ-বৈষম্য নিশ্চিত করুন।

একটি পরিষ্কার, ব্যাপক, ভালভাবে তৈরি কর্মচারী পর্যবেক্ষণ নীতি কর্মচারী পর্যবেক্ষণের একটি প্রয়োজনীয় অংশ। এটি স্টাফ এবং নিয়োগকর্তার জন্য ট্র্যাকিং অনুশীলনগুলিকে স্পষ্ট করে তোলে এবং সম্ভাব্য আইনি এবং নৈতিক ত্রুটিগুলি কমিয়ে দেয়। এটিতে নিম্নলিখিত মূল উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:

• পর্যবেক্ষণ উদ্দেশ্য একটি স্পষ্ট বিবৃতি
• পর্যবেক্ষণের সুযোগ: কি কার্যক্রম এবং যোগাযোগ ট্র্যাক করা হয়
• পর্যবেক্ষণের জন্য ব্যবহৃত পদ্ধতি (ভিডিও নজরদারি, নেটওয়ার্ক লগ, মনিটরিং সফ্টওয়্যার, ইত্যাদি)
• সংগৃহীত ডেটা কীভাবে ব্যবহার করা হয়, কতক্ষণ এটি সংরক্ষণ করা হয় এবং কার এতে অ্যাক্সেস রয়েছে তার বিবরণ
• একটি স্পষ্ট বিবৃতি যে কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইস, নেটওয়ার্ক এবং সিস্টেম ব্যবহার করার সময় কর্মীদের গোপনীয়তা আশা করা উচিত নয়, ব্যবহারটি কাজের সাথে সম্পর্কিত বা ব্যক্তিগত যাই হোক না কেন
• আইন মেনে চলা
• নীতি লঙ্ঘনের ফলাফল
• একটি বিভাগ যেখানে কর্মীরা স্বাক্ষর করে বা বৈদ্যুতিনভাবে নিশ্চিত করে যে তারা নীতি পেয়েছে, পড়েছে এবং বুঝেছে।

নীতির প্রথম খসড়া সম্পূর্ণ হলে, নিউ ইয়র্কের কর্মসংস্থান আইনে অভিজ্ঞ একজন আইনি পরামর্শককে এটি পর্যালোচনা করতে বলুন। এইভাবে, আপনি নিশ্চিত হবেন যে এটি বর্তমান রাজ্য এবং ফেডারেল প্রবিধান মেনে চলে।

নীতি সম্পূর্ণ হলে, এটি কর্মীদের মধ্যে বিতরণ করুন। সমস্ত কর্মচারীদের কাছ থেকে গ্রহণের লিখিত বা বৈদ্যুতিন স্বীকৃতি সংগ্রহ করুন, বিশেষ করে অনবোর্ডিংয়ের সময় নতুন নিয়োগ করা। এই স্বীকৃতির রেকর্ড বজায় রাখুন।

নীতিটি সর্বদা সমস্ত কর্মচারীদের জন্য উপলব্ধ হওয়া উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি এটিকে কর্মচারী হ্যান্ডবুক, কোম্পানির ইন্ট্রানেট বা সাধারণ এলাকায় রাখতে পারেন।

বিকশিত প্রযুক্তি এবং আইনি ল্যান্ডস্কেপ অনুসরণ করে নিয়মিতভাবে নীতি পর্যালোচনা এবং আপডেট করতে ভুলবেন না।

নিউইয়র্কে কর্মচারী মনিটরিং বাস্তবায়নের জন্য ফেডারেল এবং কঠোর রাষ্ট্রীয় বিধিবিধান এবং একটি বিস্তৃত পর্যবেক্ষণ নীতি তৈরির যত্নশীল বিবেচনার প্রয়োজন। বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া, ডেটা মিনিমাইজেশন অনুশীলন করা এবং আইনি পরামর্শ চাওয়া হল একটি সঙ্গতিপূর্ণ এবং নৈতিক পর্যবেক্ষণ প্রোগ্রাম তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ যা নিয়োগকর্তা এবং কর্মীবাহিনীকে উপকৃত করে। আইনি বাধ্যবাধকতা বজায় রেখে এবং একটি বিশ্বস্ত কাজের পরিবেশ গড়ে তোলার সময় কার্যকরভাবে পর্যবেক্ষণ প্রযুক্তির সুবিধার জন্য দায়িত্বশীল বাস্তবায়ন চাবিকাঠি।