একটি কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা বাস্তবায়নের জন্য ধাপে ধাপে নির্দেশিকা
An effective employee control system can significantly benefit your organization. It can improve employee accountability, enhance performance and motivation, and reduce turnover. However, choosing the right monitoring tool and implementing it correctly can be a challenge. If you are wondering: "How do I control my employees?" this guide is for you. It will walk you through the entire process, from initial planning to monitoring and optimization.
ধাপ 1: লক্ষ্য এবং প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করা
সবচেয়ে শক্তিশালী ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার কেনা এবং অফিস কম্পিউটারে ইনস্টল করার চেয়ে একটি কার্যকর মনিটরিং সিস্টেম বাস্তবায়ন করা আরও জটিল।
লক্ষ্য চিহ্নিত করুন
আপনার প্রতিষ্ঠানে কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা কেন প্রয়োজন তা নির্ধারণ করা প্রথম গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। নিরীক্ষণের প্রয়োজনীয়তা আরও ভালভাবে সনাক্ত করতে, নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:
- আমরা কি সমস্যা সমাধান করার চেষ্টা করছি?
- কর্মীরা কি ধারাবাহিকভাবে সময়সীমা পূরণ করছেন?
- আমরা কি কর্মীদের ব্যস্ততা এবং প্রেরণা সম্পর্কে উদ্বিগ্ন?
- তথ্য লঙ্ঘন বা সংবেদনশীল তথ্য অননুমোদিত অ্যাক্সেস ঝুঁকি আছে?
- আইনি বা নিয়ন্ত্রক সম্মতির জন্য আমাদের সংস্থার কি কর্মীদের কার্যকলাপ নিরীক্ষণ করা প্রয়োজন?
- আমরা পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে কী অর্জন করতে চাই? (উদাহরণস্বরূপ, উত্পাদনশীলতা উন্নত করা, কর্মীদের সন্তুষ্টি বৃদ্ধি করা, সম্মতি নিশ্চিত করা ইত্যাদি)
এই প্রশ্নগুলির উত্তর আপনার ভবিষ্যত নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থায় কী বৈশিষ্ট্য থাকা উচিত তা নির্ধারণ করবে।
বৈশিষ্ট্য নির্ধারণ করুন
এখন আপনি নিরীক্ষণের মাধ্যমে কী অর্জন করতে চান তা নির্ধারণ করেছেন, আপনি আপনার সিস্টেমের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলিকে অগ্রাধিকার দিতে পারেন। সাধারণত, কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার বৈশিষ্ট্যগুলির নিম্নলিখিত গ্রুপ থাকতে পারে:
- সময় ট্র্যাকিং:ক্লক-ইন/ক্লক-আউট, ম্যানুয়াল বা স্বয়ংক্রিয় টাইমশিট, ওভারটাইম গণনা, ছুটি এবং অসুস্থ ছুটি ব্যবস্থাপনা এবং অনুমোদন ইত্যাদি।
- সময়সূচী:কর্মচারীর সময়সূচী পরিচালনা করা, কর্মচারীর প্রাপ্যতা ট্র্যাক করা, শিফট সোয়াপিং/ট্রেডিং এবং শিফট রিমাইন্ডার এবং বিজ্ঞপ্তি।
- উপস্থিতি ট্র্যাকিং:কর্মচারীর অনুপস্থিতি, অনুপস্থিতির অনুরোধ এবং অনুমোদন, উপস্থিতির ধরণ এবং অনুপস্থিতির হারের উপর প্রতিবেদনগুলি পর্যবেক্ষণ করা।
- Activity monitoring on the computer: স্ক্রিনশট, স্ক্রিন রেকর্ডিং, ব্রাউজিং হিস্ট্রি ট্র্যাকিং, কীলগিং, প্রিন্টার অ্যাক্টিভিটি কন্ট্রোল, এক্সটার্নাল স্টোরেজ ডিভাইস নিরীক্ষণ, সক্রিয়/নিষ্ক্রিয় সময় রেকর্ডিং ইত্যাদি।
- কর্মক্ষমতা ব্যবস্থাপনা:উৎপাদনশীল/অউৎপাদনশীল ক্রিয়াকলাপ নির্ধারণ করা, সর্বাধিক ব্যবহৃত অ্যাপ এবং সাইটের পরিসংখ্যান, পৃথক উত্পাদনশীলতার স্কোর গণনা করা ইত্যাদি।
- Project management: প্রকল্পগুলি তৈরি করা, সেগুলিকে কাজের মধ্যে ভাগ করা এবং সেগুলিকে কর্মচারীদের কাছে অর্পণ করা, একটি কাজে ব্যয় করা সময় ট্র্যাক করা, মাইলফলক এবং বাজেট ট্র্যাক করা ইত্যাদি।
এছাড়াও, কিছু কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার একীকরণ ক্ষমতা রয়েছে। তারা আপনার বর্তমান বেতন, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, বা মানব সম্পদ তথ্য সিস্টেম (HRIS) এর সাথে একীভূত হতে পারে। ইন্টিগ্রেশন বেতনের গণনাকে স্ট্রীমলাইন করতে, কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করতে এবং প্রশাসনিক প্রক্রিয়াকে সহজ করতে সাহায্য করে।
গোপনীয়তা প্রবিধান অধ্যয়ন
কর্মচারী কার্যকলাপ যা আপনি নিরীক্ষণ করতে চান আপনার এখতিয়ারের অধীনে ট্র্যাক করা অবৈধ হতে পারে। এজন্য প্রযোজ্য গোপনীয়তা এবং শ্রম বিধি অধ্যয়ন করা অপরিহার্য। আপনার প্রতিষ্ঠানে কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বাস্তবায়নের আগে আমরা আপনার আইনি উপদেষ্টার সাথে পরামর্শ করার পরামর্শ দিই।
ধাপ 2: সেরা টুল নির্বাচন
প্রথম পর্যায়ে, আপনি ভবিষ্যতের মনিটরিং টুলের কোন সমস্যাগুলি সমাধান করা উচিত এবং আদর্শভাবে এটির কী বৈশিষ্ট্য থাকা উচিত সে সম্পর্কে ধারণা তৈরি করেছেন। এখন, বাজারটি অন্বেষণ করার এবং আপনার প্রয়োজনীয়তার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত সমাধান বেছে নেওয়ার সময় এসেছে।
বৈশিষ্ট্য এবং ইন্টিগ্রেশন ক্ষমতা ছাড়াও, টুল নির্বাচন করার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বিবেচনা করুন:
- সফ্টওয়্যার, হার্ডওয়্যার, বাস্তবায়ন এবং রক্ষণাবেক্ষণের জন্য আপনার বাজেট;
- পরিমাপযোগ্যতা: আদর্শ সমাধানটি আপনার ব্যবসার সাথে বৃদ্ধি পেতে সক্ষম হওয়া উচিত;
- ব্যবহারকারী-বন্ধুত্ব;
- গ্রাহক সমর্থন;
- ডেটা নিরাপত্তা এবং গোপনীয়তা বৈশিষ্ট্য;
- প্রাসঙ্গিক শ্রম এবং গোপনীয়তা প্রবিধান সঙ্গে সম্মতি.
আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে, আপনি সফ্টওয়্যার বা হার্ডওয়্যার পর্যবেক্ষণ বিকল্পগুলি বেছে নিতে পারেন।
সফটওয়্যার
কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার স্থাপনার মডেল দ্বারা পৃথক: অন-প্রিমিস বা ক্লাউড-ভিত্তিক।
Cloud-based software দূরবর্তী সার্ভারে সফ্টওয়্যার বিকাশকারী দ্বারা হোস্ট করা হয় এবং ইন্টারনেটের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা হয়। এর মানে আপনাকে সার্ভার ক্রয় এবং রক্ষণাবেক্ষণের বিষয়ে চিন্তা করতে হবে না। ক্লাউড-ভিত্তিক সফ্টওয়্যারটি সাধারণত আরও বন্ধুত্বপূর্ণ এবং বাস্তবায়নের জন্য মাত্র তিনটি পদক্ষেপের প্রয়োজন: একটি অ্যাকাউন্ট সেট আপ করা, একটি মনিটরিং এজেন্ট ইনস্টল করা এবং ফলাফলগুলি ট্র্যাক করতে লগ ইন করা৷ এই ধরনের সফ্টওয়্যার কম অগ্রিম খরচ এবং বর্ধিত অ্যাক্সেসযোগ্যতা এবং মাপযোগ্যতার সাথে যুক্ত। আপনি কোম্পানি নেটওয়ার্কের বাইরে থাকলেও আপনি কর্মচারী কার্যকলাপ নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। ক্লাউড-ভিত্তিক সফ্টওয়্যারটি দূরবর্তী কর্মচারীদের বা বর্ধিত সুবিধা চান এমন সংস্থাগুলির জন্য উপযুক্ত।
অন-প্রিমিস সফটওয়্যার একটি প্রতিষ্ঠানের শারীরিক অবস্থানের মধ্যে ইনস্টল এবং পরিচালিত হয়। এই ধরনের সফ্টওয়্যারের জন্য উচ্চতর অগ্রিম খরচ (হার্ডওয়্যার, সফ্টওয়্যার লাইসেন্স এবং ইনস্টলেশন) এবং রক্ষণাবেক্ষণ এবং আপডেটের জন্য নিবেদিত আইটি সংস্থান প্রয়োজন। বিনিময়ে, আপনি সিস্টেম, সংগৃহীত ডেটা এবং আপডেটের উপর সম্পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ পাবেন। অন-প্রিমাইজ সফ্টওয়্যার কাস্টমাইজেশন এবং বর্ধিত নিরাপত্তার জন্য সম্ভাব্য বেশি নমনীয়তা রয়েছে। যাইহোক, এটি অন-প্রিমিস সফ্টওয়্যারের মতো মাপযোগ্য এবং অ্যাক্সেসযোগ্য নাও হতে পারে। অন-প্রিমাইজ সফ্টওয়্যার কঠোর নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তা সহ শিল্পের জন্য উপযুক্ত।
কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা স্বতন্ত্র বা একটি সমন্বিত HRIS সিস্টেম হতে পারে।
স্বতন্ত্র সফ্টওয়্যার একটি নির্দিষ্ট ফাংশন বা ফাংশনগুলির সংমিশ্রণে ফোকাস করে: সময়-ট্র্যাকিং, সময়-ট্র্যাকিং এবং কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, প্রকল্প ব্যবস্থাপনা, ইত্যাদি। HRIS সময় এবং উপস্থিতি, বেতন, সুবিধা এবং আরও অনেক কিছু সহ HR ফাংশনগুলির একটি বিস্তৃত স্যুট অফার করে। স্বতন্ত্র সিস্টেমগুলি প্রায়শই আরও সাশ্রয়ী হয় তবে আরও ব্যাপক সমাধানগুলির একীকরণ ক্ষমতার অভাব হতে পারে।
অবশেষে, আপনি আপনার প্রতিষ্ঠানের চাহিদা এবং কর্মপ্রবাহের জন্য তৈরি একটি কাস্টম-উন্নত সমাধান অর্ডার করতে পারেন। যাইহোক, এই জাতীয় সমাধানগুলি সাধারণত বিকাশ এবং রক্ষণাবেক্ষণের জন্য আরও ব্যয়বহুল এবং সময়সাপেক্ষ হয়, এই কারণেই তারা তৈরি সরঞ্জামগুলির চেয়ে কম জনপ্রিয়।
চতুর নিয়ন্ত্রণ একটি শক্তিশালী কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ সফ্টওয়্যার এটি টাইপ করা এবং অনুলিপি করা পাঠ্য, ওয়েবসাইট এবং সোশ্যাল মিডিয়া কার্যকলাপ, অলস সময়, প্রিন্টার কার্যকলাপ এবং আরও অনেক কিছু সহ কম্পিউটারে সমস্ত কার্যকলাপ ট্র্যাক করে৷ প্ল্যাটফর্মটি লাইভ মনিটরিং বৈশিষ্ট্যগুলিও অফার করে: কর্মচারী স্ক্রীনের রিয়েল-টাইম স্ট্রিমিং এবং লাইভ ওয়েবক্যাম। CleverControl কাজের দিনের শুরু এবং শেষ এবং সক্রিয়/নিষ্ক্রিয় সময় রেকর্ড করে, যা কাজের সময় ট্র্যাকিং স্বয়ংক্রিয় এবং সহজ করে তোলে। শক্তিশালী এআই স্কোরিং বৈশিষ্ট্যটি কর্মক্ষমতা মূল্যায়নের প্রশাসনিক লোড সরিয়ে, কর্মচারী কার্যকলাপ সম্পর্কে স্বতন্ত্র উত্পাদনশীলতা স্কোর এবং সংক্ষিপ্ত মন্তব্য প্রদান করে।
CleverControl হবে এমন প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি নিখুঁত সমাধান যেগুলো দৈনিক কর্মপ্রবাহ নিরীক্ষণ করতে চায়, কাজের সময় ট্র্যাক করতে চায় এবং নিশ্চিত করতে চায় যে কর্মীরা উৎপাদনশীল কর্মকাণ্ডে মনোযোগী। CleverControl এর বৈশিষ্ট্য সম্পর্কে আরও জানুন এখানে
হার্ডওয়্যার
আপনার পর্যবেক্ষণের উদ্দেশ্যে হার্ডওয়্যার কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ সিস্টেম ব্যবহার করার প্রয়োজন হতে পারে। এর মধ্যে রয়েছে বায়োমেট্রিক স্ক্যানার, কার্ড রিডার, দূরবর্তীভাবে ক্লকিং ইন/আউট করার জন্য মোবাইল অ্যাপ, অ্যাক্সেস কন্ট্রোল সিস্টেম, ভিডিও নজরদারি ইত্যাদি।
ধাপ 3: বাস্তবায়ন
আমাদের সাম্প্রতিক নিবন্ধ
একটি বিশদ পর্যবেক্ষণ নীতি তৈরি করে শুরু করুন। এই নীতিতে নিরীক্ষণের উদ্দেশ্য এবং এর পরিধি সংজ্ঞায়িত করা উচিত: কোন কার্যকলাপগুলি নিরীক্ষণ করা হবে, কোন ডেটা সংগ্রহ করা হবে এবং কীভাবে এটি ব্যবহার করা হবে৷ এটি ডেটা গোপনীয়তা এবং সুরক্ষা ব্যবস্থাগুলিও বর্ণনা করবে এবং কর্মচারীদের তাদের সংগৃহীত ডেটাতে অ্যাক্সেসের অনুমতি দেবে।
আপনার এখতিয়ার আপনাকে কর্মীদের নজরদারি সম্পর্কে অবহিত করতে বাধ্য করে কিনা, সততা সর্বদা সর্বোত্তম নীতি। আপনার দলকে আসন্ন মনিটরিং সম্পর্কে জানতে দিন এবং উপরে উল্লিখিত নীতিটি সমস্ত কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করুন। নিরীক্ষণের বিষয়ে প্রত্যেকে তাদের অধিকার এবং দায়িত্ব বুঝেছে তা নিশ্চিত করুন। আপনি কর্মীদের তাদের রেকর্ডের জন্য নীতির একটি অনুলিপি প্রদান করতে পারেন।
কিছু বিচারব্যবস্থায়, কী-লগিং বা ইমেল পর্যবেক্ষণের মতো নির্দিষ্ট ধরণের পর্যবেক্ষণের জন্য কর্মচারীর অনুমতি প্রয়োজন। এই ক্ষেত্রে, কোনো পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি প্রয়োগ করার আগে আপনার কর্মীদের কাছ থেকে লিখিত বা ইলেকট্রনিক সম্মতি নেওয়া উচিত।
স্বচ্ছতা কর্মীদের আস্থা বজায় রাখতে এবং সম্ভাব্য উদ্বেগ এবং অভিযোগ সময়মতো সমাধান করতে সাহায্য করবে।
কর্মচারী, দলের নেতা এবং পরিচালকদের জানা উচিত কিভাবে কর্মচারী মনিটরিং সিস্টেম সবচেয়ে কার্যকরভাবে ব্যবহার করতে হয়। ব্যাপক ব্যবহারকারীর ম্যানুয়াল, টিউটোরিয়াল, উপস্থাপনা, এবং হাতে-কলমে প্রশিক্ষণ টিমকে কীভাবে সিস্টেম কাজ করে তা বুঝতে এবং সম্ভাব্য প্রশ্নের উত্তর পেতে সাহায্য করবে।
পুরো প্রতিষ্ঠানে সিস্টেমটি চালু করার আগে আপনি একটি পাইলট প্রোগ্রাম পরিচালনা করতে চাইতে পারেন। কর্মচারীদের একটি ছোট গ্রুপ বা একটি নির্দিষ্ট বিভাগ বেছে নিন এবং তাদের কম্পিউটারে মনিটরিং এজেন্ট ইনস্টল করুন। সিস্টেমটি উদ্দেশ্য অনুযায়ী কাজ করে কিনা এবং পর্যবেক্ষণের লক্ষ্য পূরণ করে এবং পাইলট অংশগ্রহণকারীদের এবং পরিচালকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করে কিনা তা পরীক্ষা করুন। যদি কোনো সমস্যা দেখা দেয়, প্রয়োজনীয় সামঞ্জস্য করা পুরো প্রতিষ্ঠানের তুলনায় একটি ছোট গ্রুপে সহজ হবে।
যখন আপনি নিশ্চিত করেন যে কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা পছন্দসইভাবে কাজ করে, আপনি বিভাগ বা কর্মচারী গোষ্ঠীতে ধীরে ধীরে এটি প্রয়োগ করতে পারেন। প্রযুক্তিগত সমস্যা বা অপ্রত্যাশিত সমস্যার জন্য আমরা এই পর্যায়ে সিস্টেমটি ঘনিষ্ঠভাবে পর্যবেক্ষণ করার পরামর্শ দিই।
ধাপ 4: চলমান পর্যবেক্ষণ এবং উন্নতি
আপনি যদি আপনার কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সত্যিই দক্ষ হতে চান, তাহলে আপনি বাস্তবায়নের ধাপে থামবেন না। আপনার পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার অতিরিক্ত tweak প্রয়োজন হতে পারে; শ্রম এবং গোপনীয়তা প্রবিধান পরিবর্তিত হচ্ছে এবং নতুন পর্যবেক্ষণ প্রযুক্তি প্রদর্শিত হচ্ছে। এই কারণেই আপনার কর্মচারী নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার দীর্ঘমেয়াদী সাফল্য নিশ্চিত করার জন্য চলমান পর্যবেক্ষণ এবং অপ্টিমাইজেশন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
কর্মীদের কর্মক্ষমতা নিরীক্ষণের পাশাপাশি, আমরা প্রযুক্তিগত সমস্যা বা সম্ভাব্য উন্নতির জন্য সিস্টেমের কর্মক্ষমতা ট্র্যাক করার পরামর্শ দিই।
আরেকটি কার্যকর পদ্ধতি হল সিস্টেমের সাথে তাদের অভিজ্ঞতার উপর কর্মচারীদের প্রতিক্রিয়া সংগ্রহ করা। যদি উদ্বেগ বা অভিযোগ থাকে, তাহলে আপনার উচিত সেগুলির সমাধান করা এবং কর্মচারীদের প্রতিক্রিয়ার উপর ভিত্তি করে সিস্টেম সেটিংস, কর্মপ্রবাহ বা প্রশিক্ষণ সামঞ্জস্য করা।
কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সম্পর্কিত নতুন প্রযুক্তি, সর্বোত্তম অনুশীলন এবং নিয়ন্ত্রক পরিবর্তন সম্পর্কে আপডেট থাকা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। যদি আপনার পর্যবেক্ষণের অনুশীলনগুলি আইনের সর্বশেষ আপডেটের সাথে সাংঘর্ষিক হয়, তাহলে আইনি পরিণতি এড়াতে আপনার যত তাড়াতাড়ি সম্ভব সেগুলি পরিবর্তন করা উচিত।
ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যারটির কার্যক্ষমতা উন্নত করতে, ডেটা নিরাপত্তা বাড়াতে বা নতুন বৈশিষ্ট্য যোগ করতে নিয়মিত আপডেট করতে ভুলবেন না।
আপ মোড়ানো
We hope this comprehensive guide helps you answer the question: "How do I control my employees?". The successful implementation of an employee monitoring system requires ongoing effort and attention. It needs careful planning, goal setting, choosing, and refining to ensure it meets your evolving business needs, improves employee productivity, and enhances overall organizational performance.