কর্মচারী নিরীক্ষণের নৈতিকতা: প্রতিটি ব্যবসার কী বিবেচনা করা উচিত
আজ সোমবার, সকাল ৯টা। আপনি আপনার কাজের কম্পিউটার চালু করেন, এবং একটি অদেখা প্রহরী তার ভার্চুয়াল লগ বই খোলে। তারপর থেকে, আপনার প্রতিটি কীস্ট্রোক, ইমেল, ওয়েবসাইট পরিদর্শন, বা অনুসন্ধান ক্যোয়ারী পদ্ধতিগতভাবে নিবন্ধিত এবং যাচাই করা হবে। একজন স্বেচ্ছাচারী ইলেকট্রনিক বিচারক সিদ্ধান্ত নেবেন যে আপনার দৈনন্দিন কার্যকলাপ কতটা ফলপ্রসূ হবে এবং আপনার ম্যানেজারের কাছে রিপোর্ট করবেন যে আপনি আপনার মধ্যাহ্নভোজের বিরতি থেকে এক মিনিট দেরি করেছেন। আপনি এটি সম্পর্কে চিন্তা করুন এবং কাঁপুন. সম্ভবত, আপনি আজ বিরতি নেবেন না এবং পরিবর্তে সেই অতিরিক্ত কাজটি করবেন। এটি সম্ভবত আপনাকে কাজে দেরি করতে বাধ্য করবে, কিন্তু আপনার প্রতিটি কাজ অনুসরণ করে সেই ইলেকট্রনিক চোখের অস্থির অনুভূতি আপনাকে সামনের দিকে ঠেলে দেয়, আপনাকে আরাম করতে দেয় না।
একটি কর্পোরেট হরর সিনেমার একটি দৃশ্য? দুর্ভাগ্যবশত, এটি বিশ্বব্যাপী লক্ষ লক্ষ কর্মচারীর জন্য বাস্তবতা যাদের নিয়োগকর্তারা কর্মচারী নিরীক্ষণের নৈতিকতা নিয়ে বিরক্ত হবেন না।
সাম্প্রতিক মতে গবেষণা, 78% নিয়োগকর্তা কর্মীদের কাজের কার্যকলাপ নিরীক্ষণের জন্য ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন। কোভিড-১৯ মহামারী মনিটরিং প্রোগ্রামের জনপ্রিয়তাকে আকাশচুম্বী করেছে। যখন ব্যবসাগুলিকে দূরবর্তী যেতে হয়েছিল এবং স্বাভাবিক কর্মক্ষমতা ট্র্যাকিং পদ্ধতিগুলি আর প্রয়োগ করা হয়নি, তখন পরিচালকরা সফ্টওয়্যার পর্যবেক্ষণের অনস্বীকার্য সুবিধাগুলি আবিষ্কার করেছিলেন।
কর্মচারী মনিটরিং সফটওয়্যারের সুবিধা
ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যারের সুবিধাগুলিকে অবমূল্যায়ন করা কঠিন।
সময় বাঁচানো
এনালগ সময়ে, একজন ব্যবস্থাপককে টাইম শিট এবং ম্যানুয়ালি সম্পাদিত কাজের রিপোর্ট চেক করতে হয় এবং প্রতিটি কর্মচারী কতটা উত্পাদনশীল ছিল সে সম্পর্কে প্রায়ই পক্ষপাতমূলক সিদ্ধান্ত নিতে হয়। এই দায়িত্বগুলি তাদের কাজের সময়ের একটি উল্লেখযোগ্য অংশ বন্ধ করে দেয়।
কর্মচারীদেরও এই প্রতিবেদনগুলি পূরণ করতে সময় ব্যয় করতে হয়েছিল, এবং কোম্পানির ব্যবস্থাপনা শৈলীর উপর নির্ভর করে, এই প্রতিবেদনগুলি বেশ বিস্তৃত হতে পারে।
আধুনিক সফ্টওয়্যার ন্যূনতম কর্মচারী এবং নিয়োগকর্তার অংশগ্রহণের সাথে কয়েক সেকেন্ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি করতে পারে।
আরও ভালো পারফরম্যান্স
উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করা কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যারের প্রাথমিক লক্ষ্যগুলির মধ্যে একটি। প্রোগ্রামটি অ্যাক্টিভিটি ডেটা সংগ্রহ করে এবং সংক্ষিপ্ত করে, যেমন সক্রিয়/নিষ্ক্রিয় সময়, কাজের দিনের শুরু এবং শেষ, পরিদর্শন করা ওয়েবসাইট, অ্যাপ ব্যবহার এবং আরও অনেক কিছু। এই তথ্যটি কাজের ধরণ, অদক্ষতা, উন্নত করার ক্ষেত্র এবং কর্মচারীদের অতিরিক্ত সহায়তার প্রয়োজন হতে পারে তা প্রকাশ করে।
জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতা
কর্মচারী পর্যবেক্ষণ জবাবদিহিতা এবং স্বচ্ছতা সমর্থন করে। যখন কর্মচারীরা জানে যে তাদের কাজ নিরীক্ষণ করা হয়, তখন তারা সাধারণত ফোকাস থাকতে এবং সময়সীমা পূরণ করতে বেশি ঝুঁকে পড়ে। উপরন্তু, পর্যবেক্ষণ তথ্য বিরোধ সমাধান এবং প্রত্যাশা স্পষ্ট করতে সাহায্য করতে পারে.
উন্নত নিরাপত্তা
কিছু কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার সন্দেহজনক কার্যকলাপ সনাক্ত করতে সাহায্য করতে পারে, যেমন সংবেদনশীল ডেটাতে অননুমোদিত অ্যাক্সেস, অবাঞ্ছিত অ্যাপ ইনস্টলেশন বা অস্বাভাবিক ডাউনলোড। ট্র্যাকিংয়ের জন্য ধন্যবাদ, কোম্পানিগুলি সম্ভাব্য ঝুঁকিগুলিকে প্রথম দিকে সনাক্ত করতে পারে এবং তাদের সিস্টেম এবং মূল্যবান তথ্যগুলিকে সক্রিয়ভাবে রক্ষা করতে পারে।
আমরা দেখতে পাচ্ছি, কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার প্রকৃতপক্ষে ব্যবসাগুলিকে মূল্যবান সুবিধা দেয়। যাইহোক, এই সুবিধাগুলি এবং অন্যান্য কোম্পানির সফল অভিজ্ঞতা দ্বারা বিস্মিত, নিয়োগকর্তারা প্রায়ই কর্মচারী নিরীক্ষণের নৈতিকতা এবং সম্পর্কিত সম্ভাব্য ডাউনসাইডগুলিকে উপেক্ষা করে।
কর্মচারী পর্যবেক্ষণের নৈতিক সমস্যা
নীতিগতভাবে কর্মচারী নিরীক্ষণ বাস্তবায়ন একটি টাইটরোপ হাঁটার মত মনে হতে পারে। ভারসাম্য বিপর্যস্ত করা এবং ডাউনসাইডগুলি ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার আনতে পারে এমন সুবিধাগুলিকে ছাড়িয়ে যাবে। মনিটরিং বাস্তবায়ন করার সময়, ব্যবসায়িকদের আইনগত সম্মতি, গোপনীয়তা, সম্ভাব্য পক্ষপাত এবং বর্ধিত চাপের মতো বিষয়গুলি বিবেচনা করা উচিত।
আইনি এবং নিয়ন্ত্রক সম্মতি
প্রযোজ্য গোপনীয়তা আইন এবং প্রবিধানগুলি অধ্যয়ন করা এবং তাদের পর্যবেক্ষণ অনুশীলনগুলি মেনে চলা নিশ্চিত করা একটি ব্যবসায়ের দায়িত্ব৷ কর্মচারী ডেটার অনুপযুক্ত পরিচালনা গুরুতর আইনি পরিণতির দিকে নিয়ে যেতে পারে।
গোপনীয়তা আক্রমণ
গোপনীয়তা হল কর্মচারী নিরীক্ষণ নীতিশাস্ত্রের ভিত্তি। সফ্টওয়্যারটি কীস্ট্রোক এবং ইমেল থেকে শুরু করে ওয়েবসাইট ব্রাউজিং ইতিহাস এবং এমনকি ওয়েবক্যাম ফুটেজ পর্যন্ত বিস্তৃত কার্যকলাপ ট্র্যাক করতে পারে। এমনকি যদি এই ধরনের অনুশীলনগুলি স্থানীয় প্রবিধানগুলি মেনে চলে, তবে তারা কর্মচারীদের বিশ্বাসকে নষ্ট করতে পারে এবং ক্রমাগত যাচাই-বাছাইয়ের অনুভূতি তৈরি করতে পারে। ভবিষ্যতে, এটি কাজের সন্তুষ্টি হ্রাস এবং চাপ বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করবে।
বৈষম্য ও পক্ষপাতিত্ব
যদি সতর্কতা অবলম্বন না করে বিশ্লেষণ করা হয়, তবে নিরীক্ষণের ডেটা ভুলভাবে ব্যাখ্যা করা হতে পারে নির্দিষ্ট কর্মচারীদের তাদের পরিচয় বা বিশ্বাসের জন্য অন্যায়ভাবে লক্ষ্য করার জন্য।
একজন কর্মচারীর বিরুদ্ধে কুসংস্কার সহ একজন ব্যবস্থাপক তাদের সামাজিক মিডিয়ার ব্যাপক ব্যবহারকে অলসতা এবং অনুৎপাদনশীলতা হিসাবে দেখতে পারেন। প্রকৃতপক্ষে, কর্মচারী কাজের সাথে সম্পর্কিত উদ্দেশ্যে চ্যাট ব্যবহার করতে পারে।
ক্ষমতার অপব্যবহার
কখনও কখনও নিয়োগকর্তারা কর্মীদের মাইক্রোম্যানেজ করার জন্য পর্যবেক্ষণ ডেটার অপব্যবহার করেন বা তাদের কর্মক্ষমতা সম্পর্কে অন্যায্য রায় দেন।
উদাহরণ স্বরূপ, একজন ম্যানেজার কর্মচারীর ব্রাউজিং ইতিহাস ব্যবহার করে গবেষণা বা ব্যক্তিগত জরুরী অবস্থার মত বিষয়গুলি বিবেচনা না করেই তাদের শিথিলতার জন্য অভিযুক্ত করতে পারেন।
Increased stress
ক্রমাগত দেখার অনুভূতি কর্মীদের উদ্বেগ এবং চাপ বাড়াতে পারে। কর্মচারীরা এই ধারণা নিয়ে অস্বস্তি বোধ করবে যে তাদের প্রতিটি পদক্ষেপ ট্র্যাক করা হয়। তারা প্রয়োজনীয় বিরতি নিতে পারে না বা এই ভয়ে ভুল করতে পারে যে এটি তাদের উত্পাদনশীলতার রেকর্ডকে হ্রাস করবে। এছাড়াও, কর্মচারীরা উদ্বিগ্ন হবেন যে তারা যদি প্রত্যাশা পূরণ না করে তবে তাদের শৃঙ্খলাবদ্ধ বা বরখাস্ত করা হতে পারে। এই সমস্ত কারণগুলি পর্যবেক্ষণের ইতিবাচক প্রভাবকে কমিয়ে দেবে। একটি উত্পাদনশীল এবং দক্ষ কর্মীর পরিবর্তে, আপনি চাপে পড়বেন, অগ্নিদগ্ধ কর্মচারীরা তাদের কাজ নিয়ে অসন্তুষ্ট হবেন।
ট্রাস্ট সমস্যা
যখন কর্মীরা জানেন না যে আপনি কোন তথ্য সংগ্রহ করেন এবং কোন উদ্দেশ্যে, বা - এমনকি আরও খারাপ - তাদের পর্যবেক্ষণ সম্পর্কে অবহিত করা হয়নি, তখন তারা চরিত বোধ করবে। তাদের বিশ্বাস এবং আনুগত্য নষ্ট হবে যা একটি বিষাক্ত কাজের পরিবেশের দিকে নিয়ে যাবে এবং টার্নওভার বৃদ্ধি পাবে।
এই সম্ভাব্য নৈতিক বিষয়গুলির জন্য নজর রাখা একটি ব্যবসায়ের দায়িত্ব৷ মনিটরিং অগত্যা চাপযুক্ত হওয়া উচিত নয়। এর প্রভাব বিভিন্ন কারণের উপর নির্ভর করে: পর্যবেক্ষণের ধরন, স্বচ্ছতার স্তর, ট্র্যাকিং নীতি এবং কোম্পানির সংস্কৃতি।
কিভাবে নৈতিকভাবে মনিটরিং সফ্টওয়্যার বাস্তবায়ন করা যায়
সুতরাং, আমরা কীভাবে নীতিশাস্ত্র এবং গোপনীয়তার প্রতি শ্রদ্ধার সাথে কার্যকর পর্যবেক্ষণের ভারসাম্য বজায় রাখব? আমরা নিম্নলিখিত সেরা অনুশীলনগুলি গ্রহণ করার পরামর্শ দিই।
প্রযোজ্য গোপনীয়তা আইন এবং প্রবিধানগুলি অধ্যয়ন করুন
রাষ্ট্র এবং স্থানীয় গোপনীয়তা এবং শ্রম আইন মেনে চলা ব্যবসার দায়িত্ব। যদি আপনার দল ভৌগলিকভাবে বিতরণ করা হয়, তবে আপনাকে শুধুমাত্র আপনার হেড অফিস এলাকায় নয় বরং আপনার কর্মচারীরা বসবাসকারী অঞ্চলগুলিতেও প্রবিধানের প্রতি মনোযোগ দিতে হবে। আপনার পর্যবেক্ষণ অনুশীলনগুলি ডেটা সংগ্রহের সীমাবদ্ধতা লঙ্ঘন করে না তা নিশ্চিত করতে একজন আইনী বিশেষজ্ঞের সাথে পরামর্শ করুন।
মনিটরিংকে উদ্দেশ্যমূলক করুন
কর্মচারী নিরীক্ষণের জন্য সুস্পষ্ট উদ্দেশ্য স্থাপন করুন, যেমন উৎপাদনশীলতা উন্নত করা, নিরাপত্তা বৃদ্ধি করা বা সম্মতি নিশ্চিত করা। নির্দিষ্ট লক্ষ্য অর্জনের জন্য কঠোরভাবে নিরীক্ষণ করা প্রয়োজন এমন কার্যকলাপে নিরীক্ষণের সুযোগ সীমিত করুন। অপ্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহ করা বা আপনার উদ্দেশ্যের চেয়ে বেশি সময় ধরে রাখা এড়িয়ে চলুন।
একটি বিশদ এবং স্বচ্ছ পর্যবেক্ষণ নীতি তৈরি করুন
একটি কর্মচারী মনিটরিং নীতি হল প্রবিধান এবং নির্দেশিকাগুলির একটি সেট যা আপনার সংস্থার ট্র্যাকিং অনুশীলনগুলি বর্ণনা করে৷ এটি নিম্নলিখিত দিকগুলি সংজ্ঞায়িত করা উচিত:
কর্মচারী পর্যবেক্ষণের উদ্দেশ্য কি?
কে পর্যবেক্ষণ করা হয়?
কি কার্যক্রম মনিটর করা হবে?
কতক্ষণ তথ্য রাখা হবে?
কিভাবে পর্যবেক্ষণ তথ্য ব্যবহার করা হবে? (যেমন, কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, নিরাপত্তা, প্রশিক্ষণ)
কার মনিটরিং ডেটা অ্যাক্সেস থাকবে?
কিভাবে সংগৃহীত তথ্য সুরক্ষিত করা হবে?
সংগৃহীত তথ্য সম্পর্কিত কর্মচারীদের অধিকার কি?
কোম্পানি কিভাবে নিরীক্ষণ সম্পর্কে অভিযোগ বা উদ্বেগ পরিচালনা করবে?
নীতিটি কর্মীদের জন্য সহজলভ্য হওয়া উচিত। এই নথিতে যেকোন পরিবর্তনের বিষয়ে কর্মীদের সময়মত অবহিত করার জন্য কোম্পানি দায়ী।
মনিটরিং অনুশীলন উন্মুক্ত এবং স্বচ্ছ করুন
ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার এবং পর্যবেক্ষণ নীতি সম্পর্কে কর্মীদের অবহিত করুন। নিরীক্ষণের উদ্দেশ্য ব্যাখ্যা করুন, উদাহরণস্বরূপ, কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন, নিরাপত্তা বা উৎপাদনশীলতা বাড়ানো। পর্যবেক্ষণের সুযোগ প্রকাশ করুন: কী ডেটা সংগ্রহ করা হবে, কী ডিভাইস এবং কার্যকলাপগুলি পর্যবেক্ষণ করা হবে এবং কীভাবে ডেটা ব্যবহার করা হবে।
মনে রাখবেন যে কর্মচারীরা প্রথমে মনিটরিংয়ের ধারণা পছন্দ করতে পারে না। তাদের উদ্বেগ এবং সম্ভাব্য আপত্তির সমাধান করতে ভুলবেন না।
কর্মচারী সম্মতি পান
বেশিরভাগ বিচারব্যবস্থায় আপনাকে নিরীক্ষণের জন্য কর্মচারীদের স্পষ্ট সম্মতি নিতে হবে, বিশেষ করে কীস্ট্রোক লগিং বা ওয়েবক্যাম নজরদারির মতো আরও বেশি অনুপ্রবেশকারী ফর্মগুলির জন্য। ট্র্যাকিংয়ের জন্য একটি লিখিত চুক্তি স্বাক্ষর করা হল সম্মতি পাওয়ার সবচেয়ে সুবিধাজনক উপায়।
Ensure fair and consistent monitoring
কর্মচারী পর্যবেক্ষণের নৈতিকতা আপনাকে বৈষম্যমূলক অভ্যাস এড়িয়ে সমস্ত কর্মচারীদের উপর ধারাবাহিকভাবে পর্যবেক্ষণ নীতি প্রয়োগ করতে হবে। আপনি যদি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কর্মচারী বা একটি দলকে নিরীক্ষণ করেন, তাহলে তারা অনুভব করতে পারে যে আপনি তাদের বিশ্বাস করেন না এবং আপনার বা অন্যান্য নিরীক্ষণহীন কর্মচারীদের বিরুদ্ধে ক্ষোভ পোষণ করেন। এছাড়াও, তাদের সহকর্মীরা তাদের সাথে অন্যরকম আচরণ শুরু করতে পারে, যা কর্মক্ষেত্রে পরিবেশকে আরও খারাপ করতে পারে।
এমনকি যদি আপনি শুধুমাত্র নির্বাচিত কর্মচারীদের কর্মক্ষমতা ট্র্যাক করতে চান, তবুও বিস্তৃতভাবে নিরীক্ষণ করা ভাল। বিস্তৃত পর্যবেক্ষণ আপনাকে কর্মপ্রবাহ সম্পর্কে আরও অন্তর্দৃষ্টি দেবে এবং অদক্ষতাগুলি প্রকাশ করতে পারে যা আপনি জানেন না।
ট্র্যাকিং প্রবণতা এবং উন্নতির জন্য ক্ষেত্র চিহ্নিত করতে পরিবেশন করা উচিত, পৃথক কর্মীদের মাইক্রোম্যানেজ করার জন্য নয়। নিয়মিতভাবে আপনার মনিটরিং অনুশীলনগুলি পর্যালোচনা করুন যাতে সেগুলি ন্যায্য, কার্যকর এবং সেট লক্ষ্য পূরণ করে।
গোপনীয়তা এবং ডেটা সুরক্ষা রক্ষা করুন
আপনার উদ্দেশ্য অর্জন এবং এই সীমাবদ্ধতার মধ্যে থাকার জন্য প্রয়োজনীয় ডেটা সংগ্রহের সুযোগ নির্ধারণ করুন। কঠোরভাবে কর্মীদের ব্যক্তিগত ডিভাইস বা কাজের সময়ের বাইরে তাদের কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ করা এড়িয়ে চলুন। যদি একজন কর্মচারী কাজের জন্য তাদের ব্যক্তিগত ডিভাইস ব্যবহার করে, তবে সফ্টওয়্যারটির হয় ম্যানুয়ালি নিরীক্ষণ বন্ধ করার বিকল্প থাকা উচিত, অথবা শুধুমাত্র পূর্বনির্ধারিত কাজের সময়ের মধ্যে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক করা উচিত।
সম্ভব হলে গোপন তথ্য সংগ্রহ এড়িয়ে চলুন। অন্যথায়, ডেটা বেনামীকরণ ব্যবহার করুন, যাতে ডেটা নির্দিষ্ট কর্মীদের সাথে যুক্ত হতে না পারে।
সংগৃহীত মনিটরিং ডেটার জন্য শক্তিশালী নিরাপত্তা ব্যবস্থা প্রয়োগ করুন। যেখানে সম্ভব শক্তিশালী পাসওয়ার্ড, দ্বি-ফ্যাক্টর প্রমাণীকরণ এবং ডেটা এনক্রিপশন ব্যবহার করুন। জানার প্রয়োজনের ভিত্তিতে অনুমোদিত কর্মীদের কাছে পর্যবেক্ষণ ডেটার অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন।
আপ মোড়ানো
কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যারের নৈতিক ব্যবহার একটি শক্ত পথ হাঁটার অনুরূপ হতে পারে যেখানে একটি ভুল পদক্ষেপ কর্মীদের বিশ্বাস নষ্ট করতে পারে এবং আইনি প্রতিক্রিয়া সৃষ্টি করতে পারে। যাইহোক, একটি দায়িত্বশীল এবং ভারসাম্যপূর্ণ পদ্ধতির সাথে, ব্যবসাগুলি নৈতিক নীতির সাথে আপস না করে পর্যবেক্ষণের সুবিধাগুলি উপভোগ করতে পারে। স্বচ্ছতা, ন্যায্যতা এবং কর্মচারীর সম্মতিকে অগ্রাধিকার দেওয়া একটি ব্যবসার দায়িত্ব যদি এটি একটি কাজের পরিবেশ তৈরি করার চেষ্টা করে যেখানে প্রযুক্তি উৎপাদনশীলতা এবং কর্মক্ষমতা বাড়াতে ব্যবহৃত হয়।