ওহিও ব্যবসা: আইনি ঝুঁকি ছাড়া কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার কিভাবে প্রয়োগ করা যায়

আজ, কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার অনেক কোম্পানির টুলকিটে একটি সাধারণ টুল। এটি সংবেদনশীল তথ্য রক্ষা করতে, উত্পাদনশীলতা উন্নত করতে, উপস্থিতি ট্র্যাক করতে, দূরবর্তী দলগুলি পরিচালনা করতে এবং অন্যান্য অনেক কাজ সম্পাদন করতে সহায়তা করে।

তাদের মনিটরিং অনুশীলনে, কোম্পানিগুলি প্রায়শই কেবল কীভাবে ট্র্যাকিং করা যায় তার উপর ফোকাস করে। কি সফটওয়্যার নির্বাচন করতে? কিভাবে এটি তাদের বর্তমান সিস্টেমে একত্রিত করতে? কি সতর্কতা কনফিগার করতে হবে এবং কত ঘন ঘন উত্পাদনশীলতার পরিসংখ্যান পরীক্ষা করতে হবে? এই সাধনায়, এই সংস্থাগুলি বিষয়টির নৈতিক এবং আইনি দিকগুলিকে উপেক্ষা করে: কেন তারা নিরীক্ষণ করে এবং তাদের অনুশীলনগুলি আইন মেনে চলে কিনা।

আইনি ল্যান্ডস্কেপ প্রতিটি দেশ এবং এমনকি রাজ্যের জন্য অনন্য। আজ, আমরা অন্বেষণ করব কীভাবে ওহাইওতে কর্মচারী পর্যবেক্ষণকে এমনভাবে প্রয়োগ করা যায় যেটি কেবল আইনের সাথে সঙ্গতিপূর্ণ নয় বরং আপনার দলের প্রতিও শ্রদ্ধাশীল।

দাবিত্যাগ: এই নিবন্ধটি শুধুমাত্র তথ্যগত উদ্দেশ্যে এবং আইনি পরামর্শ প্রতিস্থাপন করার জন্য নয়। আপনার কোম্পানিতে কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বাস্তবায়নের আগে আমরা একজন বিশেষজ্ঞের কাছ থেকে আইনি পরামর্শ নেওয়ার পরামর্শ দিই।

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

দুটি ফেডারেল আইন কর্মক্ষেত্র পর্যবেক্ষণ বৈধতার ভিত্তি তৈরি করে।

ইলেকট্রনিক কমিউনিকেশন প্রাইভেসি অ্যাক্ট (ECPA) কর্মীদের মৌখিক, তার এবং ইলেকট্রনিক যোগাযোগের ইচ্ছাকৃত বাধা এবং পর্যবেক্ষণ নিষিদ্ধ করে। যাইহোক, দুটি ব্যতিক্রম আছে:

• নিয়োগকর্তারা বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইসগুলিতে পরিচালিত কর্মচারী যোগাযোগগুলি নিরীক্ষণ করতে পারেন যদি নিরীক্ষণ নিয়মিত হয় এবং কর্মীদের অবহিত করা হয়।

• নিয়োগকর্তারা কর্মীদের নিরীক্ষণ করতে পারেন যদি তারা তাদের সম্মতি পান, সাধারণত স্বাক্ষরিত চুক্তি বা অনবোর্ডিং এবং কর্মসংস্থানের সময় স্বীকৃত নীতির মাধ্যমে।

ওহাইও একটি একদলীয় সম্মতি রাজ্য। এর মানে হল যে আপনি আইনত একটি কথোপকথন রেকর্ড করতে পারেন যতক্ষণ না আপনি অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে একজন হন, অথবা যদি কথোপকথনের অন্তত একটি পক্ষ রেকর্ডিংয়ে সম্মত হন। কথোপকথনের জন্য সমস্ত পক্ষের কাছ থেকে সম্মতি নেওয়ার দরকার নেই।

ন্যাশনাল লেবার রিলেশনস অ্যাক্ট (NLRA) মজুরি, কাজের অবস্থা এবং ইউনিয়ন গঠনের বিষয়ে আলোচনা করার জন্য কর্মচারীদের অধিকার রক্ষা করে। কোম্পানী গুপ্তচরবৃত্তি বা সুরক্ষিত গ্রুপ আলোচনা নিরুৎসাহিত করতে নিরীক্ষণ ব্যবহার করতে পারে না। যদি আপনার সফ্টওয়্যার কর্মীদের শ্রম সমস্যায় সহযোগিতার জন্য পতাকাঙ্কিত করে, তাহলে আপনি নড়বড়ে আইনি ভিত্তিতে আছেন।

ওহিও আইন নির্দিষ্ট, অর্থপূর্ণ উপায়ে কর্মচারীর গোপনীয়তাকে শক্তিশালী করে। এখানে মূল পয়েন্ট আছে:

ভিডিও নজরদারি

ক্যামেরাগুলি নিরাপত্তার জন্য উপযোগী হতে পারে, বিশেষ করে গুদাম, খুচরা স্পেস বা চুরির উচ্চ ঝুঁকি সহ অন্যান্য এলাকায়। আপনি এতে ভিডিও ক্যামেরা ইনস্টল করতে পারেন:

• কাজের মেঝে
• প্রবেশপথ
• পার্কিং লট
• রুম ভাঙুন (সাবধানে!)

যাইহোক, কর্মচারীদের কিছু নির্দিষ্ট এলাকায় গোপনীয়তার যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশা থাকে। এই কারণে আপনি ক্যামেরা স্থাপন করতে পারবেন না:

• বিশ্রামাগার
• লকার রুম
• এলাকা পরিবর্তন
• বিনা নোটিশে বেসরকারি অফিস

এমনকি বিরতি কক্ষের মতো ভাগ করা জায়গায়, নজরদারি ব্যবহার করা হচ্ছে এমন দৃশ্যমান সাইনেজ পোস্ট করা বুদ্ধিমানের কাজ। অন্যথায়, কর্মচারীরা দাবি করতে পারে যে তারা গোপনীয়তা প্রত্যাশিত - আপনাকে গোপনীয়তা আক্রমণের জন্য একটি টর্ট দাবির ঝুঁকিতে ফেলেছে।

অডিও রেকর্ডিং

পূর্বে উল্লিখিত হিসাবে, নিয়োগকর্তারা কমপক্ষে একটি পক্ষের সম্মতি ছাড়া কথোপকথন রেকর্ড করতে পারবেন না (যেমন, একজন ম্যানেজার একজন কর্মচারীর সাথে একটি শৃঙ্খলামূলক মিটিং রেকর্ড করতে পারেন বা কর্মচারীর সম্মতিতে একজন ক্লায়েন্টের সাথে কর্মচারীর ফোন কল রেকর্ড করতে পারেন)।

ডিজিটাল কার্যকলাপ

কোম্পানির ডিভাইস এবং নেটওয়ার্কে, ওহাইও নিয়োগকারীদের ব্যাপক অধিকার রয়েছে। ব্যবহার করার সময় কর্মচারীদের সাধারণত গোপনীয়তার কোন যুক্তিসঙ্গত প্রত্যাশা থাকে না:

• কোম্পানির ইমেইল
• কাজের জন্য ইস্যু করা ল্যাপটপ বা ফোন
• অভ্যন্তরীণ মেসেজিং প্ল্যাটফর্ম

এর মানে, এই ডিভাইসগুলিতে, আপনি নিরীক্ষণ করতে পারেন:

• ইন্টারনেট ব্রাউজিং ইতিহাস
• ইমেল বিষয়বস্তু
• অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার
• লগইন/লগআউট সময়
• ফাইল অ্যাক্সেস

যাইহোক, এই ক্রিয়াকলাপগুলির নিরীক্ষণ অবশ্যই একটি বৈধ ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য পূরণ করতে হবে। এছাড়াও, একজন কর্মচারীর ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট বা কাজের বাইরে তাদের কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ করা নিষিদ্ধ।

সংক্ষেপে, ওহিও আইনের অধীনে, কর্মচারী পর্যবেক্ষণ অনুমোদিত, কিন্তু নিয়োগকর্তারা একজন কর্মচারীর গোপনীয়তা প্রত্যাশাকে সম্মান করেন। কোম্পানির ব্যক্তিগত এলাকায় নজরদারি ব্যবহার করা উচিত নয় এবং অডিও রেকর্ডিংয়ের জন্য যথাযথ সম্মতি নেওয়া উচিত।

এমনকি যদি একটি আইন স্পষ্টভাবে প্রকাশের প্রয়োজন না করে, তবুও কর্মীদের মনিটরিং সম্পর্কে অবহিত করতে ব্যর্থ হওয়া আপনাকে গোপনীয়তার আক্রমণের দাবির জন্য উন্মুক্ত করতে পারে, বিশেষ করে যদি নজরদারি গোপনীয় বা অতিরিক্ত মনে হয়।

একটি স্পষ্ট, লিখিত নীতি শুধুমাত্র ভাল অনুশীলন নয় - এটি আপনার আইনি ঢাল। একটি দৃঢ় নীতি একটি কমপ্লায়েন্স বক্স চেক করার চেয়ে বেশি কিছু করে। এটা:

• স্পষ্ট প্রত্যাশা সেট করে

• গোপনীয়তা সম্পর্কে অস্পষ্টতা দূর করে

• নথি কর্মচারী স্বীকৃতি

• বিবাদের ক্ষেত্রে আপনার ব্যবসা রক্ষা করে

• ন্যায্যতার সংস্কৃতি গড়ে তোলে

আপনার কর্মচারী পর্যবেক্ষণ নীতি সহজবোধ্য, সহজবোধ্য এবং ব্যাপক হওয়া উচিত। এখানে কি কভার করতে হবে:

পর্যবেক্ষণের সুযোগ

স্পষ্টভাবে বলুন যে সমস্ত কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইস, নেটওয়ার্ক এবং সিস্টেমগুলি নিরীক্ষণের বিষয়। উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করুন: ইমেল, ইন্টারনেট ব্যবহার, ফাইল স্থানান্তর, GPS ট্র্যাকিং (যদি প্রযোজ্য হয়), এবং লগইন কার্যকলাপ।

কি ট্র্যাক করা হচ্ছে

সুনির্দিষ্ট হোন। আপনি কীস্ট্রোক লগিং করছেন? পর্দা কার্যকলাপ নিরীক্ষণ? ওয়েবসাইট ভিজিট ট্র্যাকিং? এটি তালিকাভুক্ত করুন। অস্পষ্টতা মানসিক চাপ এবং অনুমানের জন্ম দেয়।

ব্যবসায়িক উদ্দেশ্য

নীতিতে আপনার নজরদারির কারণ ব্যাখ্যা করা উচিত। যেমন:

• সংবেদনশীল গ্রাহক ডেটা রক্ষা করা
• অভ্যন্তরীণ হুমকি প্রতিরোধ
• শিল্প প্রবিধানের সাথে সম্মতি নিশ্চিত করা
• উত্পাদনশীলতা মূল্যায়ন
• অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ এবং সহায়তা প্রয়োজন এমন কর্মচারীদের প্রকাশ করা
• দূরবর্তী দলের উত্পাদনশীলতা, ইত্যাদি সমর্থন করে।

এই ব্যাখ্যাগুলি কর্মীদের মানসিক চাপ উপশম করতে সাহায্য করবে এবং দেখতে পাবে যে নিরীক্ষণ সমর্থনের একটি পরিমাপ, শাস্তি নয়।

গোপনীয়তার কোন প্রত্যাশা নেই

স্পষ্টভাবে বলুন যে কোম্পানির প্রযুক্তি ব্যবহার গোপনীয়তার গ্যারান্টি দেয় না। যদি একজন কর্মচারী একটি ব্যক্তিগত ইমেল চেক করে বা এটি ব্যবহার করে একটি অ-কাজ-সম্পর্কিত সাইট পরিদর্শন করে, তাহলে এই কার্যকলাপটিও পর্যবেক্ষণ করা হতে পারে।

পর্যবেক্ষণের সীমাবদ্ধতা

আপনি কি করবেন না তা উল্লেখ করে কর্মীদের আশ্বস্ত করুন, উদাহরণস্বরূপ:

• অনুমতি ছাড়া কোন অডিও রেকর্ডিং
• ব্যক্তিগত এলাকায় কোন ক্যামেরা নেই
• ব্যক্তিগত ডিভাইস বা অফ-ডিউটি ​​আচরণের ট্র্যাকিং নেই

ডেটা হ্যান্ডলিং এবং অ্যাক্সেস

কর্মচারীদের অবশ্যই অবহিত করা উচিত যে কারা পর্যবেক্ষণ ডেটা অ্যাক্সেস করতে পারে (যেমন, এইচআর, আইটি, সরাসরি সুপারভাইজার) এবং এটি কতক্ষণ ধরে রাখা হয়।

সংগৃহীত তথ্যের ব্যাপারে কী নিরাপত্তা ব্যবস্থা নেওয়া হবে এবং কোন বৈধ উদ্দেশ্যে তথ্য ব্যবহার করা হবে তাও নীতিতে উল্লেখ করা উচিত।

স্বীকৃতি এবং সম্মতি

প্রত্যেক কর্মচারীর একটি ফর্মে স্বাক্ষর করা উচিত যাতে তারা নীতিটি পড়েছে, বুঝেছে এবং সম্মত হয়েছে। ফাইলে এই রেকর্ড রাখুন.

পর্যবেক্ষণ সফ্টওয়্যার রোল আউট একটি নজরদারি অপারেশন মত অনুভব করতে হবে না. সঠিক পদ্ধতির সাথে, এটি একটি স্বচ্ছ এবং এমনকি ইতিবাচক পরিবর্তন হতে পারে।

এটি কীভাবে সঠিকভাবে করবেন তা এখানে:

ধাপ 1: একজন কর্মসংস্থান আইনজীবীর সাথে কথা বলুন

আপনি সফ্টওয়্যার কেনার আগে বা নীতির খসড়া তৈরি করার আগে, ওহিও-ভিত্তিক কর্মসংস্থান অ্যাটর্নির সাথে পরামর্শ করুন। তারা আপনাকে রাষ্ট্রীয় আইনের সূক্ষ্মতা নেভিগেট করতে সাহায্য করবে, বিশেষ করে অডিও রেকর্ডিং এবং গোপনীয়তা প্রত্যাশার আশেপাশে। এই ক্ষুদ্র বিনিয়োগ রাস্তার নিচে ব্যয়বহুল আইনি লড়াই প্রতিরোধ করতে পারে।

Step 2: Define Your "Why"

আপনি কি সমস্যা সমাধান করার চেষ্টা করছেন?

• আপনি কি ডেটা নিরাপত্তা ঝুঁকি নিয়ে কাজ করছেন?

• একটি দূরবর্তী দলে উত্পাদনশীলতা উন্নত করার চেষ্টা করছেন?

• একটি সম্মতি প্রয়োজনীয়তা সাড়া?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

ধাপ 3: একটি পরিষ্কার, মানব-কেন্দ্রিক নীতির খসড়া তৈরি করুন

আপনার নীতি সহজ, বোধগম্য ভাষায় লিখুন। বৈধতা এড়িয়ে চলুন। বিভ্রান্তি দূর করতে বাস্তব বিশ্বের উদাহরণ অন্তর্ভুক্ত করুন।

এই নীতিটি এককালীন নথি নয়৷ আপনার ব্যবসা, প্রযুক্তি বা প্রযোজ্য প্রবিধানের বিকাশের সাথে সাথে এটি আপডেট করুন।

ধাপ 4: যোগাযোগ করুন - ঘোষণা করবেন না

নীতিকে বোমার মতো ফেলবেন না। টিম মিটিং করুন। পরিবর্তনের পেছনের কারণগুলো ব্যাখ্যা কর। প্রশ্নের উত্তর দাও। উদ্বেগের কথা শুনুন।

এটিকে নিয়ন্ত্রণ হিসাবে নয়, বরং কোম্পানির জন্য, ক্লায়েন্টদের এবং কর্মচারীদের জন্য স্বচ্ছতা এবং সুরক্ষা হিসাবে ফ্রেম করুন।

তারপর, প্রতিটি কর্মচারীর কাছ থেকে লিখিত স্বীকৃতি পান।

ধাপ 5: সীমানাকে সম্মান করে এমন সফ্টওয়্যার চয়ন করুন

সমস্ত সরঞ্জাম আপনার লক্ষ্য এবং আইনি ল্যান্ডস্কেপের জন্য উপযুক্ত নাও হতে পারে। [0]মনিটরিং সফ্টওয়্যার{/0] সন্ধান করুন যা:

• আপনি কি নিরীক্ষণ করা হয় কাস্টমাইজ করার অনুমতি দেয়

• ভূমিকা-ভিত্তিক অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ অফার করে

• ডেটা এনক্রিপ্ট করে এবং নিরাপদ ধারণ সমর্থন করে

• একেবারে প্রয়োজনীয় না হলে আপনাকে আক্রমণাত্মক বৈশিষ্ট্যগুলি (যেমন স্ক্রিন রেকর্ডিং বা কীস্ট্রোক লগিং) অক্ষম করতে দেয়

সর্বোত্তম পছন্দ সবসময় সবচেয়ে শক্তিশালী হাতিয়ার নয়। আপনার মূল্যবোধ এবং আইনি বাধ্যবাধকতার সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ একটি চয়ন করুন।

ধাপ 6: নীতিটি যথাযথভাবে এবং ধারাবাহিকভাবে প্রয়োগ করুন

পক্ষপাত বিশ্বাসের নীরব ঘাতক। যদি শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কিছু কর্মচারীদের নজরদারি করা হয়, বিশেষ করে যদি সেই কর্মচারীরা একটি সুরক্ষিত বৈশিষ্ট্য শেয়ার করে, তাহলে আপনি বৈষম্যের দাবির ঝুঁকিতে থাকেন।

ধারাবাহিকভাবে, স্বচ্ছভাবে এবং শুধুমাত্র বৈধ ব্যবসায়িক কারণে মনিটর করুন। মাইক্রোম্যানেজমেন্ট এড়িয়ে চলুন।

ওহাইও-এর আইনি ল্যান্ডস্কেপ বোঝার মাধ্যমে, আপনার কর্মীদের সাথে স্বচ্ছ হয়ে, এবং ন্যায্যভাবে নজরদারি প্রয়োগ করে, আপনি এমন একটি কর্মক্ষেত্র তৈরি করতে পারেন যেখানে জবাবদিহিতা এবং বিশ্বাস একসাথে চলে।

কারণ সর্বোত্তম ধরণের মনিটরিং এমন নয় যে লোকেরা কী করে তা দেখে - এটি সেই ধরণের যা তাদের সর্বোত্তম কাজ করতে সহায়তা করে।