কর্মচারী উৎপাদনশীলতার চতুর নিয়ন্ত্রণ

কর্মচারী পর্যবেক্ষণ মানে বিভিন্ন পদ্ধতি ব্যবহার করে কর্মক্ষেত্রে কর্মীদের কার্যকলাপ সম্পর্কে তথ্য সংগ্রহ করা: কম্পিউটার মনিটরিং থেকে ভিডিও নজরদারি। এই ধরনের পর্যবেক্ষণের প্রধান লক্ষ্য হল উৎপাদনশীলতা উন্নত করা, কর্পোরেট সংস্থানগুলি নিয়ন্ত্রণ করা এবং ডেটা ক্ষতি এবং অগ্রহণযোগ্য আচরণ রোধ করা।

ইন্টারন্যাশনাল ডেটা কর্পোরেশন (IDC) দ্বারা সম্পাদিত গবেষণা দেখায় যে কর্মীরা ব্যক্তিগত উদ্দেশ্যে কর্মক্ষেত্রে ইন্টারনেট অ্যাক্সেস সময়ের 40% পর্যন্ত ব্যয় করে। সবচেয়ে বড় সময় ভোক্তা হল সামাজিক নেটওয়ার্ক এবং শপিং ওয়েবসাইট। অনলাইন কেনাকাটার প্রায় 60% কাজের সময় হয়। স্প্রাউট সোশ্যাল দ্বারা বাম্বুর গবেষণা অনুসারে, প্রায় 70% কর্মী স্বীকার করেন যে তারা কর্মক্ষেত্রে নিয়মিত তাদের সামাজিক মিডিয়া চেক করেন। মোট, উত্পাদনশীলতার বার্ষিক ক্ষতি 40% পর্যন্ত হতে পারে আরেকটি উদ্বেগ কর্পোরেট তথ্য ফাঁস হয়. IDC এর মতে, 20-30% কর্মচারী তাদের কোম্পানির বাইরে ট্রেড সিক্রেট, বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি বা অন্যান্য সংবেদনশীল তথ্য সম্বলিত ইমেল পাঠিয়েছেন।

কর্পোরেট সংস্থানগুলির ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ এবং পুনর্গঠন করার জন্য কর্মচারী পর্যবেক্ষণ একটি দুর্দান্ত উপায়। প্রদত্ত প্রিন্টিং পরিষেবাগুলি সংরক্ষণ করতে কর্মচারীদের অফিস প্রিন্টারগুলিতে ব্যক্তিগত নথি মুদ্রণ করা সাধারণ। বিবেচনা করার আরও একটি বিষয় হল কর্পোরেট সফ্টওয়্যার ব্যবহার। বার্ষিক, ব্রিটিশ এবং আমেরিকান কোম্পানিগুলি তাদের কর্মীরা ব্যবহার করে না এমন সফ্টওয়্যারের জন্য $34 বিলিয়ন অপচয় করে। অ্যাপের ব্যবহার মনিটরিং আপনাকে দেখতে দেয় যে আপনার কর্মীরা অতিরিক্ত লাইসেন্সধারী বা কম লাইসেন্সধারী কিনা।

বর্ণিত সমস্যাগুলি কর্মীদের পর্যবেক্ষণের গুরুত্বকে অবমূল্যায়ন করা কঠিন করে তোলে।

• ওয়েব অ্যাক্টিভিটি ট্র্যাকিং

  ইন্টারনেট যে কোনো ক্ষেত্রে মূল্যবান তথ্যের একটি বিশাল উৎস - কিন্তু এটি বিক্ষিপ্ততার একটি বড় উৎসও বটে। আপনার দল কীভাবে ইন্টারনেট ব্যবহার করে তা ট্র্যাক করা এই বিভ্রান্তিগুলিকে সীমাবদ্ধ করতে পারে। এছাড়াও, আপনি ব্যান্ডউইথ দক্ষতা উন্নত করে প্রশিক্ষণের প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করতে এবং পরিষেবা প্রদানকারীদের সংরক্ষণ করতে পারেন।

  কর্মচারীর ইমেলগুলি নিরীক্ষণ করা সম্ভাব্য ডেটা ফাঁসগুলি পরীক্ষা করার এবং প্রতিরোধ করার অন্যতম উপায়।

• কম্পিউটার কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ

  কম্পিউটার কার্যকলাপ পর্যবেক্ষণ একটি বিস্তৃত শব্দ যা কর্পোরেট কম্পিউটারে ব্যবহারকারীর ক্রিয়াকলাপ ট্র্যাকিং কভার করে। এতে কীলগিং, অ্যাপ্লিকেশন এবং ওয়েবসাইট ব্যবহার, স্ক্রিনশট, প্রিন্টার ব্যবহার, সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয় সময়, অনুসন্ধান ক্যোয়ারী রেকর্ডিং এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। মনিটরিং প্রোগ্রাম বিস্তারিত রিপোর্ট এবং পরিসংখ্যান চার্ট এবং গ্রাফে জমা করা তথ্য উপস্থাপন করে। তারা কাজের প্রক্রিয়ার একটি অন্তর্দৃষ্টি দেয়, উত্পাদনশীলতা ট্র্যাকার হিসাবে কাজ করে, শৃঙ্খলা বজায় রাখতে সাহায্য করে এবং প্রকাশ করে যে কর্মীরা কর্পোরেট সংস্থান যথাযথভাবে এবং বিজ্ঞতার সাথে ব্যবহার করে কিনা।

• অবস্থান ট্র্যাকিং

  যদিও কর্মচারী পর্যবেক্ষণের অন্যান্য রূপের মতো ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত হয় না, অবস্থান ট্র্যাকিং কর্মীদের নিরীক্ষণ করার একটি মূল্যবান উপায়। যারা মাঠে কাজ করেন বা প্রায়ই ব্যবসায়িক ভ্রমণে যান তাদের জন্য এটি অপরিহার্য। জিপিএস ট্র্যাকিং কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইসগুলি চুরি বা হারিয়ে গেলে খুঁজে পেতে সাহায্য করে। এছাড়াও আপনি নিরীক্ষণ এবং সবচেয়ে দক্ষ রুট খুঁজে পেতে এবং দূরবর্তী অবস্থানে কর্মরত কর্মীদের নিরাপত্তা উন্নত করতে পারেন।

• কল মনিটরিং

  সেলস ম্যানেজার বা গ্রাহক সহায়তা এজেন্টদের জন্য কল মনিটরিং স্বাভাবিক। বিশেষ প্রোগ্রাম কল রেকর্ড করে, এবং এই রেকর্ডিংগুলি পরে পরিচালকদের নিশ্চিত করতে দেয় যে কর্মীরা যোগাযোগের মান অনুসরণ করে, গ্রাহকের অভিযোগ তদন্ত করে এবং নতুন দলের সদস্যদের প্রশিক্ষণ দেয়।

• ভিডিও নজরদারি

  ভিডিও নজরদারি সিস্টেমগুলি এমন জায়গায় সবচেয়ে কার্যকর যা কর্মীদের নিরাপত্তা এবং কোম্পানির সম্পত্তির জন্য উদ্বেগ বাড়ায়। এখানে তারা চুরি বা নাশকতা প্রতিরোধ করতে এবং কাজের শর্তগুলি নিরাপত্তা প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। যদিও ভিডিও নজরদারি উত্পাদনশীলতা পরিমাপ করার সর্বোত্তম উপায় নয়, নজরদারি ডেটা উপস্থিতি ট্র্যাকিং এবং অভ্যন্তরীণ ঘটনা তদন্তে মূল্যবান হতে পারে।

• স্পষ্ট প্রত্যাশা এবং সময়সীমা সেট করুন

  আপনার দল কখনই দক্ষ হবে না যদি তারা না জানে যে আপনি তাদের কাছ থেকে কী এবং কখন আশা করেন। শুধুমাত্র ব্যবসার জন্যই নয়, প্রতিটি দল এবং দলের সদস্যদের জন্যও পরিষ্কার এবং পরিমাপযোগ্য লক্ষ্য নির্ধারণ করুন।

• প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করুন

  বাজারে প্রচুর অ্যাপ রয়েছে যা প্রকল্প পরিচালনাকে সহজ এবং দক্ষ করে তোলে। তারা আপনাকে ট্র্যাক করতে দেয় কে কোন কাজের জন্য দায়ী এবং তারা এতে কতটা সময় ব্যয় করে। আপনি কর্মচারীদের কাজ বরাদ্দ করতে পারেন, সময়সীমা সেট করতে পারেন এবং প্রকল্প নিয়ে আলোচনা করতে পারেন - সব এক প্রোগ্রামে। ব্যবস্থাপনায় সময় বাঁচান এবং আপনার দলের প্রচেষ্টাকে সমন্বিত রাখুন।

• কাজের সময় নয়, ফলাফল পরিমাপ করুন

  আপনার দলটি বিশ্বের সবচেয়ে সময়নিষ্ঠ হতে পারে, সময়মতো অফিস থেকে বের হয়ে আসে। তবুও, তারা তাদের বেশিরভাগ কাজের সময় ইউটিউবে মজার বিড়ালের ভিডিও দেখে বা এক কাপ কফির উপর সহকর্মীদের সাথে চ্যাট করতে পারে। বিপরীতে, একজন ব্যক্তি সর্বদা আধা ঘন্টা দেরী হতে পারে - এবং তবুও কোম্পানির সবচেয়ে বেশি সুবিধা নিয়ে আসে। কর্মীরা অফিসে কতটা সময় ব্যয় করেন তা নয়, কাজের ফলাফল বিবেচনা করুন।

• পরিমাণের চেয়ে গুণমান

  পাঁচটি ভালভাবে সম্পন্ন করা কাজগুলি এক ডজন খারাপভাবে করা কাজের চেয়ে বেশি লাভ নিয়ে আসে। উত্পাদনশীলতা মূল্যায়ন করার সময়, কাজের মানের দিকে বেশি মনোযোগ দিন, পরিমাণে নয়। এটি উত্পাদন ব্যবসার জন্য বিশেষভাবে উল্লেখযোগ্য।

• মতামত দিন

  If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.

• কম্পিউটার কার্যকলাপ ট্র্যাক

  CleverControl এর মত কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করলে আপনি কর্মপ্রবাহের দিকে নজর দিতে পারবেন এবং দেখতে পাবেন কিভাবে আপনার দল তাদের দায়িত্ব পালন করে। অনুৎপাদনশীল কার্যকলাপ সনাক্ত করুন, উপস্থিতি এবং কাজের সময় নিরীক্ষণ করুন এবং সংস্থার সম্পদের ব্যবহার নিয়ন্ত্রণ করুন।

আজকাল, কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার হল বড় বা ছোট বেশিরভাগ কোম্পানিতে উৎপাদনশীলতা ট্র্যাকিংয়ের সবচেয়ে ব্যাপক পদ্ধতি। এটি সহজ এবং কার্যকর: সিস্টেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কোম্পানির কম্পিউটারে মনিটরিং প্রোগ্রাম ইনস্টল করে। এর পরে, প্রোগ্রামটি সমস্ত কাজ করে, স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই কম্পিউটারগুলিতে কার্যকলাপ ট্র্যাক করে এবং এটি ব্যাখ্যা করে। নির্বাচিত সফ্টওয়্যারের কার্যকারিতার উপর নির্ভর করে, এটি কীস্ট্রোক, সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয় সময়, উপস্থিতি, কার্য সমাপ্তি, স্ক্রিনশট নিতে এবং আরও অনেক কিছু রেকর্ড করতে পারে। সবচেয়ে উন্নত প্রোগ্রামগুলিতে নিরীক্ষণ করা কম্পিউটারগুলির লাইভ স্ক্রিন সম্প্রচার, ভিডিও, অডিও বা কল রেকর্ডিং, বেতনের হিসাব এবং অন্যান্যের মতো অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে।

আপনি ইমেল, ক্লাউড স্টোরেজ বা আপনার অনলাইন ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সংগৃহীত ডেটা পেতে পারেন এবং অফিসে এবং ব্যবসায়িক ট্রিপে কাজের প্রক্রিয়া সম্পর্কে সচেতন থাকতে পারেন।

কর্মীদের পর্যবেক্ষণের প্রধান সুবিধা হল উন্নত উত্পাদনশীলতা। যখন স্টাফ সদস্যরা জানে যে তারা নজরদারির অধীনে আছে, তখন তারা কাজের দায়িত্বে আরও বেশি প্রচেষ্টা করে এবং আরও নিযুক্ত হয়। যাইহোক, এর চেয়ে কর্মচারী ট্র্যাকিংয়ের আরও সুবিধা রয়েছে। এটি সাহায্য করে:

• অকার্যকর কাজের ধরণ বা অপ্রত্যাশিত অসুবিধাগুলি সন্ধান করুন, উদাহরণস্বরূপ, যখন কর্মীরা প্রত্যাশার চেয়ে বেশি সময় ব্যয় করে

• কাজের প্রক্রিয়া বিশ্লেষণ করুন এবং তাদের অপ্টিমাইজ করুন

• কাজের চাপ পুনরায় বিতরণের প্রয়োজনীয়তা প্রকাশ করুন

• প্রশিক্ষণের প্রয়োজনীয়তা চিহ্নিত করুন

• কাজের সময় এবং উপস্থিতি ট্র্যাক করুন

• নিশ্চিত করুন যে কর্মীরা বুদ্ধিমানের সাথে কোম্পানির সম্পদ ব্যবহার করে

• অব্যবহৃত সফ্টওয়্যার বা সংস্থান এবং কর্মচারী ধারণ সংরক্ষণ করুন

• নিয়ন্ত্রণ করুন যে দলের সদস্যরা সর্বদা সহকর্মী এবং গ্রাহকদের সাথে তাদের মিথস্ক্রিয়া উভয় ক্ষেত্রে কর্পোরেট আচরণের কোড অনুসরণ করে

• সংবেদনশীল তথ্য ফাঁস প্রতিরোধ

• অভ্যন্তরীণ তদন্তে প্রয়োজনীয় প্রমাণ সরবরাহ করুন

• কাজের অবস্থার উন্নতি

চমৎকার শোনাচ্ছে? কর্মচারী পর্যবেক্ষণ প্রকৃতপক্ষে নিয়োগকর্তার জন্য ব্যবসাকে অপ্টিমাইজ করার এবং আরও ভাল ফলাফল অর্জনের জন্য অনেক সুযোগ উপস্থাপন করে। যাইহোক, নিরীক্ষণের পরিপ্রেক্ষিতটি সাধারণত শ্রমিকদের জন্য এতটা রোদ বলে মনে হয় না। এখানে কিছু সমস্যা আছে:

• কর্মচারীরা মনে করতে পারে যে পর্যবেক্ষণ তাদের গোপনীয়তা লঙ্ঘন করে

• তারা বিশ্বাসের অভাব হিসাবে এটি উপলব্ধি করতে পারে

• উত্পাদনশীলতা ট্র্যাকিং সফ্টওয়্যার সম্পর্কে জেনে, একজন ব্যক্তি অতিরিক্ত কাজ করতে পারে এবং তাদের কর্মক্ষমতা নিয়ে উদ্বিগ্ন হতে পারে যা উচ্চ স্ট্রেস লেভেল এবং বার্নআউটের ঝুঁকির দিকে নিয়ে যায়

• অনেকে কাজ এবং বাড়িতে একই ডিভাইস ব্যবহার করেন। তারা নিরীক্ষণকে তাদের ব্যক্তিগত জীবনে অনুপ্রবেশ হিসাবে দেখতে পারে

• সংগৃহীত ডেটা অপব্যবহার হতে পারে যদি ভুল লোকেরা এটিতে অ্যাক্সেস পায়

• নিয়োগকর্তাকে অবশ্যই কর্মচারী পর্যবেক্ষণের জন্য আইনি প্রয়োজনীয়তাগুলি অধ্যয়ন করতে হবে এবং মেনে চলতে হবে। একজন নিয়োগকর্তা হিসাবে, আপনি কোন ডেটা সংগ্রহ করেন এবং কোন উদ্দেশ্যে আপনার কর্মীদের সাথে স্বচ্ছ হতে হবে। এটা পরিষ্কার করুন যে আপনার লক্ষ্য গুপ্তচরবৃত্তি নয় বরং একটি কর্মক্ষেত্র তৈরি করা যেখানে প্রত্যেকে তাদের দায়িত্ব সেরাভাবে পালন করতে পারে এবং একটি দল হিসেবে একসাথে কাজ করতে পারে

সুতরাং, আপনি জানেন কিভাবে নিরীক্ষণ আপনাকে আপনার ব্যবসার লক্ষ্যে উচ্চতর পৌঁছতে সাহায্য করতে পারে। আপনি ভালো-মন্দ বিবেচনা করেছেন এবং আপনার উদ্দেশ্যে সেরা টুলটি বেছে নিয়েছেন। যাইহোক, বিবেচনা করার জন্য আরও একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় রয়েছে - কর্মচারী নিরীক্ষণকে কভার করে আইন।

যদিও নিয়োগকর্তারা তাদের কর্মীদের বছরের পর বছর ধরে ট্র্যাক করছেন, কর্মচারী পর্যবেক্ষণ সংক্রান্ত আইনগুলি এখনও অস্পষ্ট এবং দেশ, রাজ্য বা এমনকি কাউন্টির উপর অনেক বেশি নির্ভর করে। USA সম্পর্কে বলতে গেলে, বেশিরভাগ পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি এখানে আইনি। নিয়োগকর্তা কোম্পানির মালিকানাধীন ডিভাইসে কম্পিউটার এবং ইন্টারনেট ব্যবহার, ব্যক্তিগত বার্তা, ইমেল, ফোন কল নিরীক্ষণ করতে বিনামূল্যে। তারা ভিডিও এবং অডিও নজরদারি বাস্তবায়ন করতে পারে (ব্যক্তিগত স্থান ব্যতীত) এবং এমনকি ব্যক্তিগত ডিভাইসগুলি (কিছু সীমাবদ্ধতা সহ) নিরীক্ষণ করতে পারে যদি কর্মী তাদের কাজের জন্য ব্যবহার করে। অধিকন্তু, কিছু রাজ্যে, নিয়োগকর্তা বেশিরভাগ নজরদারি কার্যক্রম সম্পর্কে কর্মীদের অবহিত করতে বাধ্য নন।

যাইহোক, আমরা এখনও কোম্পানির নীতি এবং নজরদারির কারণগুলির সাথে স্বচ্ছ থাকার পরামর্শ দিই৷ এইভাবে, আপনি আপনার কর্মীদের জন্য ট্র্যাক করার চাপ কমাতে পারবেন এবং ভবিষ্যতে যেকোনো সম্ভাব্য বিরোধ এড়াতে পারবেন।

ইউরোপে, বেশিরভাগ কর্মচারী নিরীক্ষণ পদ্ধতি বৈধ যদি তারা GDPR আইন মেনে চলে। 25 মে, 2018 তারিখে চালু করা হয়েছে, জেনারেল ডেটা প্রোটেকশন রেগুলেশন (GDPR) এর উদ্দেশ্য হল ব্যক্তিদের তাদের ডেটার উপর নিয়ন্ত্রণ দেওয়া। এটি যেকোন প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য এবং তারা কীভাবে ব্যক্তিদের ব্যক্তিগত তথ্য প্রক্রিয়াকরণ ও রাখতে হবে তা নিয়ন্ত্রণ করে। GDPR অনুযায়ী, একজন নিয়োগকর্তা হিসেবে আপনাকে অবশ্যই কর্মীদের পর্যবেক্ষণ পদ্ধতি সম্পর্কে অবহিত করতে হবে এবং ডেটা সংগ্রহের জন্য তাদের সম্মতি পেতে হবে। সংগৃহীত ডেটা রক্ষা করার জন্যও আপনি দায়ী।

GDPR ইউরোপীয় ইউনিয়নের সমস্ত সংস্থার জন্য প্রযোজ্য। এটি এমন উদ্যোগগুলিও অন্তর্ভুক্ত করে যেগুলি এর বাইরে অবস্থিত কিন্তু ইইউতে কর্মচারী রয়েছে৷

GDPR কর্মক্ষেত্রে নজরদারির অনেক দিককে সরাসরি সম্বোধন করে না, যেমন কম্পিউটার, ইন্টারনেট ব্যবহার, ইমেল এবং সোশ্যাল মিডিয়া ট্র্যাকিং। এখানে নিয়মটি হল একটি স্পষ্ট অভ্যন্তরীণ নীতির মাধ্যমে কর্মীদের নজরদারি সম্পর্কে আগাম অবহিত করা এবং তাদের সম্মতি নেওয়া। আপনি যে ট্র্যাকিং পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করেন সেগুলি অবশ্যই ব্যক্তির গোপনীয়তার মৌলিক অধিকার লঙ্ঘন বা সীমাবদ্ধ করবে না৷ GDPR কোম্পানির মালিকানাধীন এবং ব্যক্তিগত ডিভাইসগুলিতে কীস্ট্রোক এবং স্ক্রিন কার্যকলাপ রেকর্ড করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ করে যা ব্যক্তি কাজের জন্য ব্যবহার করতে পারে।

ভারত, কানাডা, নাইজেরিয়া, মালয়েশিয়া এবং আরও কয়েকটি দেশে অনুরূপ আইন রয়েছে। নিয়োগকর্তার অবশ্যই কর্মীদের ট্র্যাক করার জন্য একটি বৈধ কারণ থাকতে হবে, কর্মচারীদের জানাতে হবে যে তারা কোন ডেটা সংগ্রহ করে এবং কী উপায়ে এবং পর্যবেক্ষণের জন্য তাদের অনুমতি পান। যাইহোক, দেশের উপর নির্ভর করে এখানে বেশ কয়েকটি সূক্ষ্মতা রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, রাশিয়ায়, নিয়োগকর্তারা শুধুমাত্র ফোন কলের সময়কাল এবং অংশগ্রহণকারীদের সংখ্যা নিরীক্ষণ করতে পারেন, কিন্তু প্রকৃত ফোন কল নয়। ফিনল্যান্ডে, যেখানে ডেটা সুরক্ষার কঠোরতম আইন রয়েছে, নিয়োগকর্তাদের কম্পিউটার ব্যবহার নিরীক্ষণের জন্য খুব কম অধিকার রয়েছে৷

আপনার কোম্পানিতে নজরদারি যাতে কোনো আইন লঙ্ঘন না করে তা নিশ্চিত করার জন্য, আমরা সবসময় আপনার স্থানীয় এবং রাষ্ট্রীয় আইনের সাথে পরামর্শ করার পরামর্শ দিই। মনিটরিংয়ের কারণ, আপনি কোন ডেটা সংগ্রহ করেন এবং কীভাবে আপনি এটি ব্যবহার করবেন সে সম্পর্কে আপনার কর্মীদের সাথে স্বচ্ছ থাকার পরামর্শ দেওয়া হয়।