কেস স্টাডি: রিমোট টিম কোলাবোরেশন বাড়ানোর ক্ষেত্রে ক্লিভার কন্ট্রোলের ভূমিকা
আধুনিক কোম্পানিগুলি চটপটে উন্নতি করে, এবং CleverControl এর ক্লায়েন্টের জন্য, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে অবস্থিত একটি ছোট সফ্টওয়্যার ডেভেলপমেন্ট কোম্পানি, এর অর্থ হল সম্পূর্ণ দূরবর্তী কাজের মডেলে রূপান্তর করা। কোম্পানিটি বিভিন্ন সময় অঞ্চল জুড়ে 32 জন ডেভেলপার, পরীক্ষক এবং প্রকল্প পরিচালক নিয়োগ করেছে, তাই এই ধরনের নমনীয়তা একটি জয় ছিল। কিন্তু বাস্তবে, জিনিসগুলি দেখতে যতটা মসৃণভাবে চলছিল ততটা চলছিল না।
দলটির কাছে সাধারণ সরঞ্জাম ছিল: কাজের জন্য জিরা, বার্তা পাঠানোর জন্য একটি অভ্যন্তরীণ চ্যাট এবং অন্যান্য। কিন্তু কিছু অনুপস্থিত ছিল. প্রজেক্ট লিড শুধুমাত্র কাজের প্রক্রিয়া সম্পর্কে অস্পষ্টভাবে সচেতন ছিল। কে কিসের উপর আটকে ছিল? কেন কিছু স্প্রিন্ট পিছিয়ে পড়েছিল? এবং কেন কিছু দলের সদস্যদের ওভারলোড বলে মনে হয়েছিল যখন অন্যদের ডাউনটাইম ছিল?
তারা অলসতার সাথে মোকাবিলা করছিল না - তারা অদৃশ্যতার সাথে মোকাবিলা করছিল। তখনই CleverControl তার ভূমিকা পালন করেছিল। এটি তাদের দলকে পুলিশ করার উদ্দেশ্যে নয়, তবে শেষ পর্যন্ত কীভাবে কাজ করা হচ্ছে তা দেখতে এবং দূরবর্তী দলের সহযোগিতাকে উন্নত করা।
স্বচ্ছতা প্রথম
গুপ্তচরবৃত্তির মত মনে হলে মনিটরিং সফ্টওয়্যার রোল আউট দ্রুত ব্যাকফায়ার করতে পারে। তাই শান্তভাবে একটি সুইচ উল্টানোর পরিবর্তে, কোম্পানির নেতৃত্ব দলের সাথে একটি খোলা কথোপকথন করেছিল।
"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."
কোন ডেটা সংগ্রহ করা হবে সে সম্পর্কে ব্যবস্থাপনাটি সুনির্দিষ্ট ছিল: অ্যাপ ব্যবহার, কাজের সরঞ্জামগুলিতে ব্যয় করা সময়, পর্যায়ক্রমিক স্ক্রিনশট এবং সক্রিয়/ নিষ্ক্রিয় সময়কাল। তারা এটাও স্পষ্ট করেছে: কোন কীস্ট্রোক লগিং এবং কোন লুকানো ট্র্যাকিং নেই। এবং গুরুত্বপূর্ণভাবে, কর্মচারীরাও তাদের নিজস্ব ডেটা দেখতে পারে।
সেই স্বচ্ছতা খেলাকে বদলে দিয়েছে। সন্দেহের পরিবর্তে তারা গ্রহণযোগ্যতা পেয়েছে।
কি তথ্য প্রকাশ
একবার ডেটা প্রবাহিত হতে শুরু করলে, আগে অদৃশ্য নিদর্শনগুলি খুঁজে পেতে সময় লাগেনি।
বৃত্তে যোগাযোগ চলছিল
সংস্থাটি ধরে নিয়েছিল যে অভ্যন্তরীণ মেসেঞ্জারটি প্রকল্প-সম্পর্কিত সমস্ত কিছুর জন্য গো-টু ছিল, তবে দেখা গেল যে ইমেলের মাধ্যমে এখনও অনেক টাস্ক আপডেট হয়েছে। আরও খারাপ বিষয় হল, প্রজেক্ট ম্যানেজাররা ক্রমাগত জিরা এবং ইমেলের মধ্যে স্যুইচ করছিল, আপডেট মিস করছিল এবং ডুপ্লিকেট কাজ করছিল। ফলস্বরূপ, দূরবর্তী দলের সহযোগিতা অদক্ষ এবং পিছিয়ে ছিল।
সমাধান: ব্যবস্থাপনা একটি পরিষ্কার নিয়ম সেট করে - সমস্ত টাস্ক-সম্পর্কিত যোগাযোগ জিরাতে যায়। অভ্যন্তরীণ মেসেঞ্জারটি দ্রুত প্রশ্ন এবং দলের আপডেটের জন্য। সহজ, কিন্তু এটি শব্দ কমিয়েছে এবং হ্যান্ডঅফগুলিকে মসৃণ করেছে।
সরঞ্জামগুলি নষ্ট হচ্ছে (এবং ভুল বরাদ্দ করা হয়েছে)
কিছু টিমের কাছে ব্যয়বহুল ডেভ সরঞ্জামগুলির লাইসেন্স ছিল যা তারা খুব কমই ব্যবহার করেছিল, অন্যরা অ্যাক্সেস পাওয়ার জন্য কয়েক সপ্তাহ অপেক্ষা করছিল। CleverControl এর ভূমিকা ছিল অ্যাপ এবং ওয়েবসাইট ব্যবহার সম্পর্কে রিপোর্ট সংগ্রহ করা। এটি বাজেট সম্পর্কে ছিল না - এটি দৃশ্যমানতার বিষয়ে ছিল।
সমাধান: CleverControl এর ব্যবহার প্রতিবেদনের সাহায্যে, IT দেখতে পারে কার আসলে কী দরকার। তারা অনুমান নয়, বাস্তব ব্যবহারের ভিত্তিতে লাইসেন্সগুলি পুনরায় বরাদ্দ করেছে।
সিনিয়র দেবরা জুনিয়র কাজ করছিল
ডেটা দেখায় যে শীর্ষ বিকাশকারীরা নিয়মিত সহায়তার প্রশ্নের উত্তর দিতে ঘন্টা ব্যয় করছেন - সময় তাদের জটিল আর্কিটেকচার এবং কোড পর্যালোচনাগুলিতে ব্যয় করা উচিত ছিল।
সমাধান: তারা জুনিয়র দলের সদস্যদের জন্য একটি ঘূর্ণায়মান সমর্থন ভূমিকা তৈরি করেছে। এটি সিনিয়র ডেভকে মুক্ত করে এবং জুনিয়রদের হাতে-কলমে অভিজ্ঞতা দেয়। সবাই বেড়েছে, দূরবর্তী দলের সহযোগিতা উন্নত হয়েছে, এবং প্রকল্পগুলি দ্রুত সরানো হয়েছে।
সর্বোত্তম অনুশীলনগুলি সরল দৃষ্টিতে লুকিয়ে ছিল
একটি দল ধারাবাহিকভাবে নির্ধারিত সময়ের আগে বিতরণ করেছে। যখন তারা ডেটা খনন করে, তখন তারা দেখতে পায় যে এই উচ্চ পারফর্মাররা অভ্যন্তরীণ নথির একটি নির্দিষ্ট সেট এবং তৃতীয় পক্ষের সংস্থান অন্যদের তুলনায় বেশি ব্যবহার করছে।
সমাধান: তারা সেই জ্ঞান নিজেদের কাছে রাখেনি। তারা অভ্যন্তরীণ উইকি আপডেট করেছে, কয়েকটি সংক্ষিপ্ত প্রশিক্ষণ সেশন চালিয়েছে এবং পুরো কোম্পানির সাথে প্লেবুকটি ভাগ করেছে। হঠাৎ, সেরা অনুশীলনগুলি সাধারণ অভ্যাস হয়ে ওঠে।
বাস্তব প্রভাব: উৎপাদনশীলতার বাইরে
প্রকল্পগুলি দ্রুত অগ্রসর হতে শুরু করে এবং সম্পদ পরিকল্পনা আরও কার্যকর হয়ে ওঠে। কিন্তু গভীর জয় ছিল সাংস্কৃতিক:
যোগাযোগ আরও পরিষ্কার হয়েছে - কম মিস আপডেট, কম হতাশা।
কাজের চাপ আরও ন্যায্য অনুভূত হয়েছিল - বার্নআউট সেট করার আগে পরিচালকরা ভারসাম্যহীনতা খুঁজে পেতে পারেন।
দূরবর্তী দলের সহযোগিতা আরও ইচ্ছাকৃত হয়েছে - কারণ তারা দেখেছে কিভাবে কাজ প্রবাহিত হয়, তারা এটিকে রূপ দিতে পারে।
দলের মনোবল উন্নত হয়েছে - লোকেরা সমর্থন অনুভব করেছে, দেখেনি।
CleverControl এর ভূমিকা ছিল তাৎপর্যপূর্ণ। যদিও এটি তাদের বিদ্যমান সরঞ্জামগুলিকে প্রতিস্থাপন করেনি, এটি তাদের আরও ভাল কাজ করে। এটি কোম্পানিকে অনুমান করা বন্ধ করতে এবং অপ্টিমাইজ করা শুরু করার জন্য প্রয়োজনীয় অন্তর্দৃষ্টি দিয়েছে - লোকেদের নিয়ন্ত্রণ করে নয়, তাদের কর্মপ্রবাহ বোঝার মাধ্যমে।
বিশ্বব্যাপী ক্লায়েন্টদের জন্য একটি রিমোট টিম বিল্ডিং সফ্টওয়্যারের জন্য, সেই স্বচ্ছতা থাকাটা ভালো ছিল না। এটি ছিল দূরবর্তী কাজ থেকে বেঁচে থাকা এবং এটিতে সত্যিকার অর্থে উন্নতি লাভের মধ্যে পার্থক্য।