5 সাইন আপনার কোম্পানির কর্মচারী মনিটরিং সফটওয়্যার প্রয়োজন

ক্ষয়প্রাপ্ত কর্মক্ষমতা সূচক হল উদ্বেগের প্রথম এবং সবচেয়ে স্বাভাবিক কারণ যখন তারা মাঝে মাঝে বা ঋতুগত ডিপের চেয়ে বেশি হয়। আপনি যদি আপনার কোম্পানির সামগ্রিক কর্মক্ষমতা এবং উত্পাদনশীলতায় ধারাবাহিকভাবে হ্রাস দেখতে পান, তাহলে নিম্নলিখিত বিষয়গুলির গভীরে খনন করার সময় এসেছে৷

সঠিক পরিসংখ্যান দেখুন. আপনার স্বাভাবিক বেঞ্চমার্কগুলি কি হঠাৎ পৌঁছানো কঠিন? বিক্রয় ধারাবাহিকভাবে অনুমান কম পতনশীল? প্রতিদিন উত্পাদিত ইউনিটের সংখ্যা কি কমছে? যখন মূল উত্পাদনশীলতা সূচকগুলি ধারাবাহিকভাবে পড়ে যাচ্ছে, এবং বাইরের বাজার শক্তিগুলি এটি ব্যাখ্যা করতে পারে না, তখন এটি একটি উদ্বেগজনক লক্ষণ যে কিছু ভুল হয়েছে।

মিস করা সময়সীমা কি ব্যতিক্রমের পরিবর্তে একটি আদর্শ হয়ে উঠেছে? প্রকল্পগুলি ধারাবাহিকভাবে সময়সূচীর পিছনে চলছে একটি গুরুতর সমস্যা। মিস করা সময়সীমা প্রতিদিনের কাজের প্রক্রিয়াগুলিকে বিঘ্নিত করে, বাজেট ওভারফ্লো করে, ক্লায়েন্টদের হতাশ করে, রাজস্ব হ্রাস করে এবং আপনার খ্যাতি নষ্ট করে। ঘন ঘন বিলম্বের অর্থ হল আপনার প্রক্রিয়াগুলিতে কোথাও অদক্ষতা, জবাবদিহিতার সম্ভাব্য অভাব, বা সময় ব্যবস্থাপনায় কর্মীদের সমস্যা রয়েছে। কেন এটি ঘটে তা বোঝা উন্নতির দিকে প্রথম পদক্ষেপ।

কর্মচারীরা সময়মত কাজ সরবরাহ করতে পারে তবে এটি মাত্র অর্ধেক চুক্তি। এটা ঠিক কতটা করা হচ্ছে তা নয়, কিন্তু কতটা ভালো। আপনি কি গ্রাহকদের কাছ থেকে অভিযোগের শীর্ষ লক্ষ্য করেছেন? আপনার দল কি পুনরায় কাজ এবং ত্রুটি সংশোধন করার জন্য বেশি সময় ব্যয় করে? গুণমান নিশ্চিতকরণ চেক আরো ঘন ঘন ব্যর্থ হয়? এর অর্থ হতে পারে যে দলটি ফোকাস হারিয়েছে বা আরও ভাল পারফর্ম করার জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতার অভাব রয়েছে। কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার আপনাকে কাজের গুণমান হ্রাসের পিছনে সমস্যাটি প্রকাশ করতে সহায়তা করতে পারে।

একটি মিস করা কাজ, একটি ত্রুটি, বা একটি প্রকল্প বিলম্বের জন্য কে দায়ী তা নির্ধারণ করতে আপনি কি সংগ্রাম করছেন? অস্পষ্ট কর্মপ্রবাহ, দুর্বলভাবে সংজ্ঞায়িত ভূমিকা, বা ব্যক্তিগত অবদানের জন্য জবাবদিহিতার অভাব থেকে দায়িত্ব চিহ্নিত করতে অসুবিধা হতে পারে।

কর্মচারী মনিটরিং কর্মচারীর কাজের কার্যকলাপের উপর ব্যাপক তথ্য সংগ্রহ করে: সক্রিয় এবং নিষ্ক্রিয় সময়, সর্বাধিক ব্যবহৃত অ্যাপ এবং ওয়েবসাইট, কার্যকলাপের ধরণ এবং সম্ভাব্য বিভ্রান্তি, যেমন সোশ্যাল মিডিয়া। এই ডেটা বিশ্লেষণ করে, আপনি প্রকাশ করতে পারেন কেন কর্মীদের কর্মক্ষমতা হ্রাস পাচ্ছে এবং কীভাবে এটি উন্নত করা যায়।

ক্রমবর্ধমান নিরাপত্তা ঘটনা, যেমন ঘন ঘন ম্যালওয়্যার সংক্রমণ, সফল ফিশিং আক্রমণ, ডেটা লঙ্ঘন, বা সংবেদনশীল কোম্পানির তথ্যে অননুমোদিত অ্যাক্সেস অভিনয় শুরু করার কারণ। তারা আপনার নিরাপত্তা প্রতিরক্ষার একটি দুর্বলতা বোঝায়, এবং প্রায়শই, দুর্বলতা অনিচ্ছাকৃত বা এমনকি ইচ্ছাকৃত কর্মচারী কর্মের মধ্যে থাকে। সাম্প্রতিক রিপোর্ট অনুযায়ী, যতগুলি 82% নিরাপত্তা লঙ্ঘন মানুষের ত্রুটির কারণে হয়েছে৷ কর্মচারী নিরীক্ষণ এই ঝুঁকিগুলি প্রশমিত করতে এবং ঘটনাগুলি প্রাথমিকভাবে সনাক্ত করতে সহায়তা করতে পারে।

কর্মচারী পর্যবেক্ষণ বিবেচনা করার পরবর্তী কারণ হল GDPR, HIPAA, PCI DSS, বা শিল্প-নির্দিষ্ট সম্মতি মানগুলির মতো প্রবিধান। তাদের সাথে দেখা করতে ব্যর্থ হলে বড় জরিমানা এবং সুনাম ক্ষতি হতে পারে। সম্মতি প্রায়শই নির্দিষ্ট পদ্ধতি এবং প্রোটোকলের প্রতি কর্মচারীর আনুগত্যের উপর নির্ভর করে, বিশেষ করে ডেটা পরিচালনা এবং নিরাপত্তা সংক্রান্ত। কর্মচারীদের দৈনন্দিন কাজকর্মে দৃশ্যমানতার অভাব উল্লেখযোগ্যভাবে অবহেলা এবং অসদাচরণের কারণে ঘটনার ঝুঁকি বাড়ায়।

অবশেষে, যদি আপনার কোম্পানির প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা মালিকানা তথ্য, বুদ্ধিবৃত্তিক সম্পত্তি, বা বাণিজ্য গোপনীয়তার মধ্যে থাকে, তাহলে এই সম্পদগুলি রক্ষা করা গুরুত্বপূর্ণ। সংবেদনশীল ডেটাতে বিশেষ সুবিধাপ্রাপ্ত কর্মচারীরা এটি অনিচ্ছাকৃত এবং ইচ্ছাকৃতভাবে ফাঁস করতে পারে।

কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার আপনাকে কর্মচারীদের কার্যকলাপ দেখতে দেয়, যার জন্য আপনি নিরাপত্তা নীতি এবং প্রাসঙ্গিক প্রবিধানগুলির সাথে তাদের সম্মতি নিশ্চিত করতে পারেন।

ডেটা লস প্রিভেনশন (DLP) কার্যকারিতা সহ সফ্টওয়্যার অনিরাপদ বা অনুপযুক্ত কর্মচারী আচরণ সনাক্ত করতে পারে এবং ম্যানেজার বা নিরাপত্তা বিশেষজ্ঞকে সতর্ক করতে পারে। এছাড়া কোনো ঘটনা ঘটলে পর্যবেক্ষণ কর্মসূচির মাধ্যমে সংগৃহীত তথ্য অভ্যন্তরীণ তদন্তে প্রমাণ হতে পারে।

কর্মীদের উৎপাদনশীলতার জন্য একটি নিরাপদ, আরামদায়ক, বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সম্মানজনক কাজের পরিবেশ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। অফিসের আচরণের লঙ্ঘন একটি প্রতিকূল পরিবেশ তৈরি করে, কর্মচারীদের মনোবল এবং ব্যস্ততা হ্রাস করে এবং উচ্চ টার্নওভারে অবদান রাখে। সবচেয়ে খারাপ পরিস্থিতিতে, এই ধরনের আচরণ এমনকি কোম্পানিকে উল্লেখযোগ্য আইনি দায় এবং সুনামগত ক্ষতির সম্মুখীন হতে পারে। আপনি কি নিম্নলিখিত উদ্বেগজনক লক্ষণগুলি লক্ষ্য করেন? কর্মচারী পর্যবেক্ষণ জড়িত একটি দায়িত্বশীল তদন্ত আপনার সমাধান হতে পারে.

প্রথম অ্যালার্ম বেল হল হয়রানি এবং বৈষম্যের রিপোর্ট, আনুষ্ঠানিক বা অনানুষ্ঠানিক। এই ধরনের অভিযোগ উপেক্ষা করা শুধুমাত্র এই ধরনের আচরণের শিকারের জন্য ক্ষতিকারক হবে না কিন্তু অফিসে একটি বিষাক্ত পরিবেশের দিকে পরিচালিত করবে।

আর একটি উদ্বেগজনক চিহ্ন যা খুঁজে বের করতে হবে তা হল কোম্পানির আচরণবিধি বা নৈতিকতার লঙ্ঘন। এগুলির মধ্যে অ-কাজের কার্যকলাপের জন্য কোম্পানির সময়ের অত্যধিক ব্যক্তিগত ব্যবহার, ব্যক্তিগত লাভের জন্য কোম্পানির সম্পদের অপব্যবহার, কোম্পানির নেটওয়ার্ক বা ডিভাইস ব্যবহার করে অনুপযুক্ত অনলাইন আচরণ, বা গোপনীয়তা চুক্তির লঙ্ঘন অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

অবশেষে, কর্মচারীরা অনলাইনে কাউকে বা কিছুর মানহানি বা মানহানি করার জন্য কোম্পানির সংস্থানগুলি ব্যবহার করতে পারে, পাইরেটেড সংস্থানগুলি অ্যাক্সেস করতে পারে যাতে কপিরাইট লঙ্ঘন হয়, বা অন্য কিছু করতে পারে যা আর্থিক ক্ষতি এবং আইনি পরিণতির দিকে নিয়ে যেতে পারে। আপনি যদি এই ধরনের ক্রিয়াকলাপগুলিকে চেক না করে রেখে যান, তবে সেগুলি ব্যয়বহুল মামলা, নিয়ন্ত্রক জরিমানা এবং উল্লেখযোগ্য খ্যাতি ক্ষতির কারণ হতে পারে।

হয়রানি, বৈষম্য বা ধমকানোর ক্ষেত্রে, কর্মচারী যোগাযোগের নিরীক্ষণ - যথাযথ আইনি পরামর্শ এবং কর্মচারী বিজ্ঞপ্তি সহ - অভ্যন্তরীণ তদন্তের জন্য প্রয়োজনীয় প্রমাণ প্রদান করতে পারে।

মনিটরিং সফ্টওয়্যার অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার এবং ফাইল অ্যাক্সেস সহ বিস্তারিত কর্মচারী কার্যকলাপ লগ তৈরি করতে পারে। এই লগগুলি কর্মীদের ক্রিয়াগুলি বোঝার জন্য এবং কোম্পানির নীতি লঙ্ঘন করা হয়েছে কিনা তা নির্ধারণ করার জন্য একটি যাচাইযোগ্য পথ সরবরাহ করতে পারে।

আপনি যদি প্রায়শই নিজেকে ভাবতে থাকেন যে কাজটি আসলে কীভাবে প্রবাহিত হয় এবং কেন কোথাও কোথাও বাধা সৃষ্টি হয়, আপনার মনিটরিং সফ্টওয়্যার প্রয়োজন হতে পারে। নিজেকে জিজ্ঞাসা করুন:

1. আমাদের অপারেশনাল প্রবাহ বোঝার জন্য আমি কি কংক্রিট ডেটার পরিবর্তে অনুমানের উপর নির্ভর করছি?
2. নির্দিষ্ট প্রক্রিয়াগুলি কি ধারাবাহিকভাবে ধীর, অদক্ষ এবং বিলম্বে জর্জরিত?
3. নির্দিষ্ট কিছু কাজ কি বারবার আমাদের কর্মপ্রবাহে চোকপয়েন্ট হয়ে যায়, পুরো প্রকল্প বা বিভাগীয় আউটপুটকে ধীর করে দেয়?
4. প্রক্রিয়া পরিবর্তনগুলি বাস্তবায়নের আগে আমাদের বর্তমান কর্মপ্রবাহগুলি বোঝার জন্য আমার কি উদ্দেশ্যমূলক ডেটা দরকার? আমি কিভাবে এই পরিবর্তনগুলির প্রভাব পরিমাপ করব?

যখন পরিচালকদের কাজের প্রক্রিয়াগুলিতে স্পষ্ট দৃশ্যমানতার অভাব থাকে, তখন তারা দক্ষতার সাথে প্রকল্পের সময়সূচী এবং বাজেটের পরিকল্পনা করতে পারে না, কর্মপ্রবাহকে অপ্টিমাইজ করতে পারে এবং সম্ভাব্য হেঁচকির পূর্বাভাস দিতে পারে না।

কর্মচারী মনিটরিং সফ্টওয়্যার কর্মচারী অ্যাপের ব্যবহার, কাজের অগ্রগতি এবং প্রতিটি অ্যাসাইনমেন্টে ব্যয় করা সময় সম্পর্কে বিশদ প্রতিবেদন তৈরি করে। এই প্রতিবেদনগুলি বস্তুনিষ্ঠ, বর্তমান কর্মপ্রবাহের পরিমাপযোগ্য ডেটা। সেগুলি বিশ্লেষণ করে, ম্যানেজাররা দেখেন কীভাবে কাজটি অনুশীলনে করা হয় এবং ব্যক্তিগত এবং দলের উত্পাদনশীলতা মূল্যায়ন করে। তারা উন্নতি এবং স্বয়ংক্রিয়তার জন্য ক্ষেত্রগুলি প্রকাশ করতে পারে, অপ্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি দূর করতে পারে এবং তাদের আরও দক্ষ এবং দ্রুত করার জন্য ওয়ার্কফ্লোগুলিকে পুনরায় প্রকৌশলী করতে পারে।

একবার উন্নতিগুলি বাস্তবায়িত হলে, কর্মপ্রবাহের দক্ষতার উপর এই পরিবর্তনগুলির প্রকৃত প্রভাব পরিমাপ করতে নিরীক্ষণ ডেটা ব্যবহার করা যেতে পারে। এই ডেটা-চালিত লুপ ক্রমাগত উন্নতি এবং পরিমার্জনের ভিত্তি হয়ে উঠতে পারে।

কোম্পানীর সাফল্য নিযুক্ত এবং অনুপ্রাণিত কর্মীদের দ্বারা ইন্ধনপ্রাপ্ত হয়. কিন্তু স্ফুলিঙ্গ নিভে গেলে কি হবে? আপনি ব্যস্ততা হ্রাস, অনুপস্থিতি এবং ক্রমবর্ধমান টার্নওভার হারের মতো প্রবণতাগুলি পর্যবেক্ষণ করতে পারেন। এখানে অন্যান্য উদ্বেগজনক লক্ষণ রয়েছে:

1. উদ্যম একটি লক্ষণীয় ড্রপ
2. সক্রিয়তা হ্রাস
3. কর্মচারীরা তাদের কাজ এবং কোম্পানির সাফল্যে কম বিনিয়োগ করেছে বলে মনে হয়
4. দলের কার্যক্রম এবং মিটিংয়ে কম অংশগ্রহণ
5. উদাসীনতা বা নেতিবাচকতার সাধারণ অনুভূতি।

এই লক্ষণগুলি আপনার সংস্থার মধ্যে গভীরতর, অন্তর্নিহিত সমস্যাগুলির সংকেত দিতে পারে। আপনার কর্মক্ষেত্রের সংস্কৃতি এবং কর্মচারীর সুস্থতার স্বাস্থ্যের তদন্ত করা উচিত এবং সতর্ক কর্মচারী পর্যবেক্ষণ আপনার গবেষণায় একটি সহায়ক হাতিয়ার হতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় উপস্থিতি ট্র্যাকিং সহ মনিটরিং সফ্টওয়্যার উপরে উল্লিখিত উদ্বেগজনক লক্ষণগুলি প্রকাশ করতে পারে, প্রায়শই একজন পরিচালকের চেয়ে আগে, এবং আরও গভীর খননের জন্য প্রম্পট করতে পারে। এছাড়াও, এটি কর্মচারীর ব্যস্ততা উন্নত করার জন্য আপনার নেওয়া প্রচেষ্টার কার্যকারিতা পরিমাপ করতে সহায়তা করতে পারে। যাইহোক, কর্মীদের জড়িত এবং অনুপ্রাণিত করার জন্য, আপনার অন্যান্য পদ্ধতির প্রয়োজন হবে, যেমন পুরষ্কার এবং বোনাস, উন্নয়ন এবং বৃদ্ধির সুযোগ এবং অন্যান্য।

পাঁচটি সতর্কীকরণ চিহ্নের সময়মত স্বীকৃতি - উৎপাদনশীলতা নিমজ্জন, নিরাপত্তা, অনৈতিক আচরণ, কর্মক্ষম অন্ধ দাগ, এবং ব্যস্ততা হ্রাস - গুরুত্বপূর্ণ, এবং কর্মচারী পর্যবেক্ষণ তাদের সনাক্ত করতে এবং এই সমস্যাগুলির কারণগুলি উদঘাটন করতে সহায়তা করতে পারে৷ আপনি যদি এই লক্ষণগুলি অনুভব করেন, তাহলে দেখুন কিভাবে CleverControl এর মনিটরিং সফটওয়্যার সাহায্য করতে পারে৷ তবে নৈতিক ও স্বচ্ছ বাস্তবায়নকে অগ্রাধিকার দিতে ভুলবেন না।