نیو جرسی ایمپلائی مانیٹرنگ سافٹ ویئر: ڈیٹا سیکیورٹی اینڈ کمپلائنس

ریموٹ اور ہائبرڈ کام کے بڑھنے کی وجہ سے امریکہ میں اپنے ملازمین کو ٹریک کرنے والی کمپنیوں کی تعداد میں نمایاں اضافہ ہوا ہے۔ نیو جرسی کے کاروبار قومی رجحان کی عکاسی کرتے ہیں: وہ کام کی کارکردگی کو بڑھانے اور ڈیٹا لیک اور سائبر حملوں سے خود کو محفوظ رکھنے کے لیے ٹریکنگ ٹولز استعمال کرتے ہیں۔ لیکن نیو جرسی کے کاروبار ڈیٹا سیکیورٹی اور ملازمین کی رازداری کے تقاضوں کے ساتھ نگرانی کی ضرورت کو کیسے متوازن کر سکتے ہیں؟

یہ مضمون ان دو اہم پہلوؤں کا جائزہ لیتا ہے، نیو جرسی کے کاروبار کے لیے بصیرت پیش کرتا ہے جو اپنے ملازمین کی نگرانی کی حکمت عملیوں کو نافذ کرنے یا ان کو بہتر بنانے کے خواہاں ہیں۔ ہم اس بات کی کھوج کریں گے کہ کس طرح مضبوط سائبرسیکیوریٹی اور ذاتی ڈیٹا کے تحفظ کو کسی بھی مانیٹرنگ پروگرام کی بنیاد بنانا چاہیے، اور کیوں ایک جامع نقطہ نظر، رسائی کے کنٹرول کے ساتھ نگرانی کو مربوط کرنا، صرف ایک اچھا خیال نہیں ہے - یہ جامع سیکیورٹی اور تعمیل کی ضرورت ہے۔

اس کے بنیادی طور پر، نگرانی محض پیداواری صلاحیت سے باخبر رہنے سے زیادہ ہے۔ اس اصطلاح میں کمپنی کے اثاثوں کی حفاظت اور خلاف ورزیوں اور ڈیٹا لیک ہونے کے خطرات کو کم کرنا بھی شامل ہے۔

ملازم کی نگرانی کسی بھی حفاظتی نظام کا ایک اہم جزو ہے، خفیہ ڈیٹا اور دانشورانہ املاک کی حفاظت کرتا ہے۔ یہ کوئی تعجب کی بات نہیں ہے، اس بات پر غور کرتے ہوئے کہ ملازمین کی غلطیوں کی وجہ سے تمام ڈیٹا کی خلاف ورزیوں کا 88% خراب ہوتا ہے۔ خصوصی ڈیٹا لیکیج پریوینشن (DLP) سافٹ ویئر غیر مجاز فائل تک رسائی، مشتبہ مواصلاتی پیٹرن، یا غیر معمولی لاگ ان رویے کا پتہ لگا سکتا ہے اس سے پہلے کہ وہ مکمل طور پر واقعات میں بڑھ جائیں۔

خصوصی ڈیٹا لیکیج پریوینشن (DLP) سافٹ ویئر غیر مجاز فائل تک رسائی، مشتبہ مواصلاتی پیٹرن، یا غیر معمولی لاگ ان رویے کا پتہ لگا سکتا ہے اس سے پہلے کہ وہ مکمل طور پر واقعات میں بڑھ جائیں۔

یہ کنٹرول کرنا کہ آیا آپ کی تنظیم ضوابط کی تعمیل کر رہی ہے ایک اور شعبہ ہے جہاں ملازمین کی نگرانی میں مدد مل سکتی ہے۔ مثال کے طور پر، صحت کی دیکھ بھال فراہم کرنے والوں کو HIPAA، اور مالیاتی اداروں کو FINRA کی تعمیل کرنی چاہیے۔ کچھ نیو جرسی کمپنیوں کو GDPR پر غور کرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے اگر ان کے پاس یورپی میں مقیم ملازمین ہیں۔ نگرانی ایک آڈٹ ٹریل بناتی ہے اور جوابدہی کو یقینی بناتی ہے، جس سے تعمیل کا مظاہرہ کرنا آسان ہوتا ہے۔

مینیجرز بیکاروں اور زیادہ بوجھ والے ملازمین کا پتہ لگانے، کام کے بوجھ کو دوبارہ تفویض کرنے، رکاوٹوں کو ظاہر کرنے اور کام کے عمل کو مجموعی طور پر بہتر کرنے کے لیے مانیٹرنگ ٹولز کا استعمال کر سکتے ہیں۔ یہ مائیکرو مینجنگ کے بارے میں نہیں ہے - یہ معروضی معلومات حاصل کرنے اور زیادہ موثر فیصلے کرنے کے بارے میں ہے۔

لیکن ان فوائد کے ساتھ چیلنج بھی آتے ہیں۔ نیو جرسی میں مزدوروں کے مضبوط تحفظات ہیں۔ اس کے علاوہ، ملازمین اپنے رازداری کے حقوق کے بارے میں زیادہ سے زیادہ واقف ہوتے ہیں۔ یہ عوامل کاروبار کو نگرانی کی بنیاد پر زیادہ احتیاط سے چلنے پر مجبور کرتے ہیں۔ انہیں ضروری نگرانی کی مقدار اور ملازم کی رازداری اور قانونی ضوابط کے احترام میں توازن رکھنا چاہیے۔

ملازمین کی نگرانی کا مطلب ڈیٹا اکٹھا کرنا ہے، جو اکثر حساس ہوتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر آپ صرف سختی سے ضروری ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں، تو اس کے نتیجے میں ڈیجیٹل فوٹ پرنٹ وسیع ہو سکتا ہے: اسکرین شاٹس، ای میل اور چیٹ لاگ، ویب براؤزنگ کی تاریخ، اور بہت کچھ۔ اپنے ملازمین کا ذاتی ڈیٹا رکھنا اور محفوظ رکھنا ایک بہت بڑی ذمہ داری ہے۔

ذمہ دار ڈیٹا ہینڈلنگ کا پہلا قدم یہ بیان کرنا ہے کہ آپ کی تنظیم کو کون سا ڈیٹا جمع کرنے کی ضرورت ہے اور کیوں۔ یہ ڈیٹا کم کرنے کا اصول ہے: صرف وہی ڈیٹا اکٹھا کرنا جو آپ کے جائز کاروباری مقاصد کو حاصل کرنے کے لیے بالکل ضروری ہے۔ کیا آپ کو ہر کی اسٹروک کو لاگ کرنے کی ضرورت ہے، یا استعمال شدہ ایپس کا خلاصہ کافی ہوگا؟ اگر آپ کا مقصد حاضری کو ٹریک کرنا ہے تو کیا آپ کو ویب ہسٹری کو لاگ کرنا چاہئے؟ یہ سوالات پہلے سے پوچھنا آپ کی کمپنی کو بعد میں پریشانی سے بچا سکتا ہے۔

جب ضروری اعداد و شمار کے دائرہ کار کی وضاحت کی جاتی ہے اور نگرانی شروع ہوتی ہے، تو جمع کردہ معلومات کی حفاظت سب سے اہم ہو جاتی ہے۔ اسے نہ صرف بیرونی حملوں سے بلکہ کمپنی کے اندر سے غیر مجاز رسائی سے بھی محفوظ رہنا چاہیے۔ تحفظ کے اہم پہلو یہ ہیں:

1. خفیہ کاری: مانیٹرنگ ڈیٹا کو انکرپٹ کیا جانا چاہیے جب یہ حرکت کرتا ہے (TLS/SSL جیسے پروٹوکول کا استعمال کرتے ہوئے) اور جب اسے سرورز پر اسٹور کیا جاتا ہے (عام طور پر AES-256 جیسے الگورتھم کے ساتھ)۔ اپنے ملازم کی نگرانی کرنے والے سافٹ ویئر فراہم کنندہ سے چیک کریں کہ آیا وہ آرام اور ٹرانزٹ میں ڈیٹا کو خفیہ کرتے ہیں۔
2. رسائی کے کنٹرول: جمع کردہ ڈیٹا کو کون دیکھتا ہے یہ اہم ہے۔ آپ کے مانیٹرنگ سسٹم میں سخت کردار پر مبنی رسائی کنٹرول (RBAC) ہونا چاہیے۔ یہ عام طور پر ایک ایڈمن اکاؤنٹ اور کئی ذیلی اکاؤنٹس بنانے کے ذریعے کیا جاتا ہے، مثال کے طور پر، مینیجرز کو صرف اپنی ٹیم کا ڈیٹا دیکھنے کے لیے۔
3. محفوظ اسٹوریج: چاہے آپ کلاؤڈ بیسڈ یا آن پریمیس حل کا انتخاب کریں، یقینی بنائیں کہ اسٹوریج کا ماحول محفوظ ہے۔ اس میں محفوظ ڈیٹا سینٹرز، باقاعدہ بیک اپ، اور ایک اچھی طرح سے ڈیزاسٹر ریکوری پلان شامل ہے۔
4. خطرے کا انتظام: کوئی بھی سافٹ ویئر ناقابل عبور نہیں ہے۔ اس لیے آپ کو باقاعدگی سے سیکیورٹی آڈٹ، دخول کی جانچ، اور اپنے مانیٹرنگ ٹول کو وقت پر اپ ڈیٹ کرنا چاہیے۔ یہ اقدامات ممکنہ کمزوریوں کا فائدہ اٹھانے سے پہلے ان کو ٹھیک کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔

نیو جرسی، بہت سی ریاستوں کی طرح، ملازم کی رازداری سے متعلق اپنا قانونی منظرنامہ ہے۔ اگرچہ مخصوص قانونی مشورہ ہمیشہ مستند وکیل سے آنا چاہیے، اس مضمون میں، ہم عام اصولوں کو تلاش کریں گے۔

نیو جرسی میں، حالیہ برسوں میں مرکزی ریگولیٹری توجہ کام کی جگہ پر گاڑیوں سے باخبر رہنے، الیکٹرانک مواصلات، ویڈیو کی نگرانی، اور ملازمین کی رازداری کے وسیع تر حق پر رہی ہے۔

وہیکل ٹریکنگ سے پہلے نوٹس (اسمبلی بل نمبر 3950)

18 اپریل 2022 تک، نیو جرسی کے آجروں کو ملازم کے زیر استعمال گاڑی میں کوئی بھی الیکٹرانک یا میکینیکل ٹریکنگ ڈیوائس استعمال کرنے سے پہلے ملازمین کو تحریری نوٹس فراہم کرنا چاہیے۔ اس کا اطلاق ہوتا ہے چاہے گاڑی کمپنی کی ملکیت ہو یا ملازم کی۔

الیکٹرانک مواصلات اور نگرانی

نیو جرسی وائر ٹیپنگ اور الیکٹرانک سرویلنس کنٹرول ایکٹ ملازمین کے ٹیلی فون یا الیکٹرانک مواصلات کو روکتا ہے جب تک کہ کم از کم ایک فریق رضامند نہ ہو۔ عام طور پر، آجر اس رضامندی کو ملازمین کی پالیسیوں یا ہینڈ بک کے ذریعے محفوظ کرتے ہیں۔

اگرچہ ملازمین کو رازداری کی کچھ توقع ہوتی ہے، لیکن نگرانی کی اکثر اجازت دی جاتی ہے اگر ملازمین کو مطلع کیا گیا ہو اور نگرانی ایک جائز کاروباری مقصد کو پورا کرتی ہو۔

ویڈیو کی نگرانی

تنظیمیں عام علاقوں جیسے دفاتر میں ملازمین کی نگرانی کر سکتی ہیں۔ لیکن ویڈیو کی نگرانی ان جگہوں پر سختی سے ممنوع ہے جہاں ملازمین رازداری کی توقع رکھتے ہیں، جیسے بیت الخلا یا لاکر روم۔

قانون ہمیشہ ملازمین کو ویڈیو نگرانی کے بارے میں مطلع کرنے کی ضرورت نہیں رکھتا ہے۔ تاہم، آجروں کو اب بھی ایسا کرنے کی سفارش کی جاتی ہے۔

ای میل، انٹرنیٹ کے استعمال اور کمپیوٹر کی سرگرمی کی نگرانی

آجروں کو قانونی طور پر ملازم کے کمپیوٹر کے استعمال کی نگرانی کرنے کی اجازت ہے، بشمول ویب براؤزنگ اور ای میلز، اگر کوئی واضح طور پر بات چیت کی گئی پالیسی ہو۔

ذاتی سوشل میڈیا اکاؤنٹس

کچھ آجروں کا خیال ہے کہ انہیں کام کے اوقات سے باہر اپنے ملازمین کے آن لائن رویے کی نگرانی کرنے یا اپنے ذاتی اکاؤنٹس تک رسائی کی درخواست کرنے کا حق ہے۔ نیو جرسی کے قانون کے تحت یہ سختی سے منع ہے۔

جیسا کہ ہم دیکھتے ہیں، زیادہ تر قانونی تقاضوں کی تعمیل کی کلید شفافیت اور ایک واضح نگرانی کی پالیسی ہے۔ ایک اچھی طرح سے تحریری اور اچھی طرح سے بات چیت کی گئی پالیسی غلط فہمیوں کو روک سکتی ہے، توقعات کا انتظام کر سکتی ہے، اور یہاں تک کہ سوالات پیدا ہونے پر قانونی دفاع بھی فراہم کر سکتی ہے۔

اپنے سیکیورٹی سسٹمز کو الگ تھلگ جزیروں کے طور پر نہیں بلکہ ایک مربوط، ذہین نیٹ ورک کے طور پر تصور کریں۔ یہ آپ کے رسائی کنٹرول سسٹم کے ساتھ ملازم کی نگرانی کو مربوط کرنے کی طاقت ہے۔ آپ مانیٹرنگ سافٹ ویئر رپورٹس کو فزیکل ایکسیس سسٹم (جیسے بیج ریڈرز اور بائیو میٹرک اسکینرز) اور منطقی رسائی کے نظام (جیسے نیٹ ورک لاگ ان اور ایپلیکیشن کی اجازت) کے ڈیٹا کے ساتھ جوڑ سکتے ہیں۔ اس طرح کا نقطہ نظر واقعی ایک متحد دفاع پیدا کرتا ہے۔

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

متحد نقطہ نظر کے اہم فوائد ہیں، جیسے:

1. مختلف ذرائع سے ڈیٹا کو مربوط کرنے کی بدولت خطرے کا بہتر پتہ لگانا
2. ذریعہ کی تیز تر شناخت اور خلاف ورزی کی گنجائش
3. خودکار پالیسی کا نفاذ
4. تعمیل اور تحقیقات کے لیے ملازم کی سرگرمی کا ایک واحد، جامع نظریہ
5. متعدد منقطع نظاموں کے بجائے ایک متحد نظام کا انتظام انتظامی بوجھ کو نمایاں طور پر کم کرتا ہے۔

اس ہموار انضمام کو حاصل کرنے کے لیے محتاط منصوبہ بندی کی ضرورت ہے:

1. APIs: آپ کے منتخب کردہ مانیٹرنگ اور ایکسیس کنٹرول سلوشنز میں کھلے APIs (ایپلی کیشن پروگرامنگ انٹرفیسز) ہونا چاہیے اور ڈیٹا کے ہموار تبادلے کی اجازت دینے کے لیے صنعت کے معیارات پر عمل کرنا چاہیے۔
2. ڈیٹا سنکرونائزیشن: مؤثر ہونے کے لیے ڈیٹا کو ریئل ٹائم یا ریئل ٹائم کے قریب سسٹمز کے درمیان بہنے کی ضرورت ہے۔ تاخیر سے حفاظتی خلا پیدا ہو سکتا ہے۔
3. اسکیل ایبلٹی: جیسے جیسے آپ کا نیو جرسی کا کاروبار بڑھتا ہے، آپ کا انٹیگریٹڈ سیکیورٹی حل اس کے ساتھ پیمانہ کرنے کے قابل ہونا چاہیے، کارکردگی میں نقصان کے بغیر مزید ملازمین، مقامات اور ڈیٹا پوائنٹس کو ایڈجسٹ کرتا ہے۔
4. انضمام: وینڈرز کے حل کو ترجیح دیں جو فعال طور پر دوسرے سیکورٹی پلیٹ فارمز کے ساتھ انضمام کو فروغ دیتے ہیں اور ان کی حمایت کرتے ہیں۔

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

نگرانی کے بارے میں اپنے ملازمین کے ساتھ ہمیشہ پیش پیش رہیں - شفافیت آپ کی ترجیح ہونی چاہیے۔ ملازمین کو اس بات سے آگاہ ہونا چاہیے کہ ان کی نگرانی کیوں کی جاتی ہے، سافٹ ویئر کون سی سرگرمیاں ریکارڈ کرتا ہے، کون ان کا ڈیٹا دیکھ سکتا ہے، اور اس کے متعلق ان کے کیا حقوق ہیں۔ ان سوالوں کے جوابات کو بھی واضح نگرانی کی پالیسی میں پیش کیا جانا چاہیے۔ یہ پالیسی کسی بھی وقت آسانی سے قابل رسائی ہونی چاہیے۔

نگرانی کے طریقوں کو وقت کے ساتھ تبدیل کیا جا سکتا ہے اور ہونا چاہیے۔ ضابطے اور آپ کی تنظیم کی پالیسیاں بدل جاتی ہیں، اور ٹریکنگ کے لیے پرانے طریقے کم موثر ہو جاتے ہیں۔ اس لیے آپ کو اپنے نگرانی کے طریقوں کا باقاعدگی سے جائزہ لینے کی ضرورت ہے اور یہ چیک کرنے کی ضرورت ہے کہ آیا وہ تعمیل اور موثر ہیں۔ ابتدائی مقاصد کو یاد رکھیں۔ نگرانی ہمیشہ آپ کے مانیٹرنگ کے اہداف کے متناسب ہونی چاہیے، بغیر کسی مداخلت کے۔

آخر میں، ملازمین کو عام طور پر ڈیٹا سیکیورٹی پر تربیت دی جانی چاہیے۔ ایک باخبر افرادی قوت آپ کے دفاع کی پہلی لائن ہے۔

آج، ملازمین کی نگرانی کارکردگی کے انتظام کے آلے سے زیادہ ہے۔ یہ کمپنی کے حفاظتی نظام کا ایک اہم عنصر اور تعمیل کا آلہ ہے۔

ملازمین کی نگرانی اور بھی بہتر کام کر سکتی ہے اگر اسے ایکسیس کنٹرول سسٹم کے ساتھ مربوط کیا جائے۔ لیکن اس سے قطع نظر کہ اسے کس طرح استعمال کیا جاتا ہے، اسے شفاف طریقے سے استعمال کیا جانا چاہیے، اور جمع کیے گئے مانیٹرنگ ڈیٹا کو مناسب طریقے سے محفوظ کیا جانا چاہیے۔ ان لیڈروں کے لیے جو پہلے سے نگرانی کو نافذ کرنا چاہتے ہیں یا استعمال کر رہے ہیں: قانونی اور سائبر سیکیورٹی کے ماہرین سے مشورہ کریں، محفوظ، توسیع پذیر حلوں میں سرمایہ کاری کریں، اور ہمیشہ وضاحت اور ہمدردی کے ساتھ بات چیت کریں۔ ٹھیک کیا، ملازم کی نگرانی آپ کی تنظیم کو عملی اور ثقافتی طور پر مضبوط کرتی ہے۔

آئیے خوف سے چلنے والی نگرانی سے آگے بڑھیں اور ذہین، مربوط اور باعزت نگرانی کی طرف بڑھیں۔