CleverControl کیس: ریموٹ ٹیم میں ملازمین کے احتساب کو بہتر بنانا
تقسیم شدہ ٹیم کو چلانا بلیوں کو چرانے کے مترادف ہے۔ آپ جانتے ہیں کہ ہر ملازم باصلاحیت اور اہل ہے۔ پھر بھی، ہر ایک کو مرکوز، نتیجہ خیز، اور جوابدہ رکھنا ایک ناممکن کام کی طرح محسوس کر سکتا ہے۔ یہ وہ چیلنج ہے جس کا سامنا ہمارے کلائنٹس میں سے ایک نے CleverControl کو لاگو کرنے سے پہلے کیا۔
چیلنج
CleverControl کے اس معاملے میں، کلائنٹ ایک مارکیٹنگ ایجنسی ہے جس کے 50 ملازمین کی ٹیم کئی ٹائم زونز میں تقسیم ہے۔
While the team was capable and skilled, the organization faced several challenges with employee accountability:
- اصل کام کی پیداوار کا اندازہ لگانے میں مشکلات اور قابل بل کاموں کے مقابلے میں قابل بل کاموں پر خرچ کیے گئے وقت؛
- مقررہ کام کے اوقات میں مستقل طور پر کام کرنے والے ملازمین کے بارے میں غیر یقینی صورتحال؛
- متضاد کارکردگی: کچھ ملازمین نے توقعات سے تجاوز کیا، جبکہ دوسروں نے مسلسل کم کارکردگی کا مظاہرہ کیا۔
- کام کے عمل اور منصوبوں میں انفرادی شراکت میں محدود مرئیت۔
پچھلے کنٹرول کے طریقے غیر موثر نکلے۔ یہی وجہ ہے کہ کمپنی نے ملازمین کی نگرانی کے سافٹ ویئر کو آزمانے کا فیصلہ کیا۔
نگرانی کے نتائج
ایجنسی نے بیان کردہ چیلنجوں پر قابو پانے کے لیے CleverControl کو نافذ کیا۔ ڈاؤن لوڈ کے لنکس ملازمین کو بھیجے گئے تھے تاکہ وہ کمپنی کے جاری کردہ لیپ ٹاپس پر مانیٹرنگ ایجنٹ انسٹال کر سکیں۔
انتظامیہ حیران تھی کہ انسٹالیشن کتنی آسانی سے ہوئی: ٹیم کسی IT ماہر کے بغیر ایجنٹ کو انسٹال کر سکتی ہے اور اسے کسی قسم کی مشکلات کا سامنا نہیں کرنا پڑا۔
CleverControl کے ساتھ، انتظامیہ ریئل ٹائم میں ملازمین کے کام کی جانچ کر سکتی ہے اور مزید جائزہ لینے کے لیے تفصیلی سرگرمی لاگز رکھ سکتی ہے۔ تنظیم کو درج ذیل معلومات میں خاص طور پر دلچسپی تھی:
- کام کا وقت: لاگ ان/لاگ آؤٹ اور فعال/غیر فعال وقت کا ریکارڈ؛
- ایپلیکیشن کا استعمال: کون سی ایپس استعمال کی گئیں اور کتنی دیر تک؛
- ویب سائٹ کی سرگزشت: ملاحظہ کی گئی ویب سائٹس اور ان پر گزارا وقت؛
- سوشل میڈیا اور میسنجر کی سرگرمی: کون سے سوشل میڈیا اور چیٹ ایپس کا استعمال کیا گیا اور کتنے عرصے تک؛
- اسکرین شاٹس اور اسکرین ریکارڈنگ؛
- ملازمین کی اسکرینوں سے براہ راست سلسلہ۔
اس معلومات نے ہر ملازم کے ورک فلو کے بارے میں بصیرت فراہم کی، متضاد پیداواری صلاحیت کی وجوہات تلاش کرنے میں مدد کی، اور کچھ سست رویوں کا انکشاف کیا۔
مثال کے طور پر، CleverControl نے ایک ملازم کی توسیع شدہ غیرفعالیت کی مدت یا کلاک ان ہونے کے بعد ذاتی براؤزنگ کا انکشاف کیا۔ ملازم صبح 9:00 بجے لاگ ان ہو سکتا ہے لیکن صبح 10:30 بجے تک کام سے متعلق اہم سرگرمی نہیں دکھا سکتا۔
ایک اور ملازم کو لگاتار ابتدائی کلاک آؤٹ اور دیر سے آنے پر پکڑا گیا۔ کل ہفتہ وار کام کے اوقات، جیسا کہ CleverControl کے ذریعے ٹریک کیا گیا، متوقع 40 کے بجائے تقریباً 36 گھنٹے تھے۔
اگرچہ ان کے معاہدے میں کام کے لچکدار اوقات شامل نہیں تھے، لیکن کچھ ملازمین نے انہیں اپنے اختیار پر مختص کیا۔ وہ رات گئے تک کام کر سکتے ہیں، جبکہ باقی نے معمول کے مطابق 9-5 تک کام کیا۔ اوورلیپنگ کام کے اوقات کی کمی مواصلاتی چیلنجوں اور مقررہ تاریخوں کو چھوٹنے کا باعث بنی۔
پروگرام اور ویب سائٹ کے استعمال کے تجزیے میں کام کے مقررہ اوقات کے دوران سوشل میڈیا اور اسٹریمنگ پلیٹ فارمز کا ضرورت سے زیادہ استعمال ظاہر ہوا۔ ہو سکتا ہے کہ ملازمین کے پاس کام سے متعلق درخواستیں کھلی ہوں، لیکن توجہ واضح طور پر دوسرے پروگراموں پر تھی۔
دوسرے معاملات میں، ملازم نے کام سے متعلق پروگرام میں گھنٹے گزارے ہوں گے، لیکن آؤٹ پٹ کم سے کم تھا۔ اس سے یہ ظاہر ہو سکتا ہے کہ ملازم یا تو کام کے لیپ ٹاپ سے باہر کسی اور چیز پر مرکوز تھا یا اس کا ورک فلو غیر موثر تھا۔
حل
نگرانی سے موصول ہونے والی بصیرت کی بنیاد پر، مارکیٹنگ ایجنسی نے ملازمین کے احتساب کو بہتر بنانے کے لیے اقدامات کیے ہیں۔
CleverControl لاگز نے وقت کی چوری اور مسلسل کم کارکردگی جیسے ٹارگٹڈ ایڈریسنگ مسائل کی اجازت دی۔ بروقت مداخلت نے کارکردگی کے مسائل کو بڑھنے سے روکا اور یہ واضح پیغام دیا کہ ملازمین کے احتساب کو سنجیدگی سے لیا گیا ہے۔
تنظیم نے پیشرفت پر تبادلہ خیال کرنے، چیلنجوں سے نمٹنے، اور تاثرات فراہم کرنے کے لیے مینیجرز اور ملازمین کے درمیان باقاعدہ چیک اِن کا نفاذ کیا۔ مینیجر نے کارکردگی کے جائزوں میں CleverControl سرگرمی کے خلاصے کا استعمال کیا، جائزوں کو کم موضوعی اور زیادہ معروضی اور براہ راست بنایا۔ سرگرمی کے خلاصے نے مثبت اور منفی دونوں طرح کی کارکردگی کا ضروری ٹھوس ثبوت فراہم کیا۔ شواہد کی بنیاد پر، مینیجر ہدفی رائے دے سکتا ہے اور بہتری کی حکمت عملی تیار کرنے میں مدد کر سکتا ہے۔
اس کے علاوہ، مینیجر نے کام کے اوقات، کام کی تکمیل، اور ناپسندیدہ/غیر پیداواری ایپس اور ویب سائٹس کے استعمال کے لیے واضح توقعات قائم کیں۔ CleverControl کے ساتھ نگرانی نے یقینی بنایا کہ ملازمین ان توقعات پر پورا اترے۔
نتیجے کے طور پر، مارکیٹنگ ایجنسی نے CleverControl کے نفاذ کے دو ماہ کے اندر ٹیم کی مجموعی پیداواری صلاحیت میں 14% اضافہ دیکھا۔ ملازمین کی کارکردگی کے بارے میں ڈیٹا سے چلنے والی بصیرت کو زیادہ معروضی اور منصفانہ کارکردگی کے جائزوں اور ٹارگٹ سپورٹ کی اجازت دی گئی۔ اس کے علاوہ، CleverControl کی ٹائم ٹریکنگ کی خصوصیات نے وقت کی چوری کو روکنے کے طور پر کام کیا، جس سے ضائع ہونے والے بل کے اوقات کو کم کیا گیا۔ ملازمین اپنے وقت کے انتظام کے بارے میں زیادہ جوابدہ اور باشعور ہو گئے۔ انہوں نے غیر کام سے متعلق کاموں میں نمایاں طور پر کم وقت صرف کیا۔
"CleverControl transformed our remote work management. Its data gave us visibility into everyone's work process, identified problems with employee accountability, and helped improve overall team performance." - says the CEO of the agency.
نتیجہ
یہ CleverControl کیس یہ ظاہر کرتا ہے کہ ریموٹ ٹیم کے انتظام میں ملازم کی نگرانی کتنی موثر ہو سکتی ہے۔ یہ مہارت کے فرق، خلفشار، اور سستی کو ظاہر کرتا ہے، جس سے انتظامیہ کو صورتحال کو بہتر بنانے کے بارے میں باخبر فیصلے کرنے کی اجازت ملتی ہے۔ اگر آپ CleverControl کی خصوصیات کے بارے میں مزید جاننا چاہتے ہیں اور یہ آپ کی ٹیم کو کیسے بدل سکتا ہے، مزید جانیں۔ یہاں