ملازمین کی نگرانی کی اخلاقیات: ہر کاروبار کو کس چیز پر غور کرنا چاہئے۔
یہ پیر ہے، صبح 9 بجے۔ آپ اپنے کام کے کمپیوٹر کو آن کرتے ہیں، اور ایک غیب دیکھنے والا اس کی ورچوئل لاگ بک کھولتا ہے۔ تب سے، آپ کے ہر کلیدی اسٹروک، ای میل، ویب سائٹ کا دورہ، یا تلاش کے استفسار کو طریقہ کار کے ساتھ رجسٹرڈ اور جانچ پڑتال کی جائے گی۔ ایک غیر جانبدار الیکٹرانک جج فیصلہ کرے گا کہ آپ کی روزانہ کی سرگرمی کتنی نتیجہ خیز ہے اور اپنے مینیجر کو رپورٹ کرے گا کہ آپ اپنے کھانے کے وقفے سے ایک منٹ بھی دیر سے ہیں۔ آپ اس کے بارے میں سوچتے ہیں اور کانپ جاتے ہیں۔ شاید، آپ آج بریک نہیں لیں گے اور اس کے بجائے وہ اضافی کام کریں گے۔ یہ شاید آپ کو کام پر دیر سے رہنے پر مجبور کرے گا، لیکن آپ کے ہر عمل کے بعد ان الیکٹرانک آنکھوں کا پریشان کن احساس آپ کو آگے بڑھاتا ہے، آپ کو کبھی آرام نہیں ہونے دیتا۔
کارپوریٹ ہارر فلم کا ایک منظر؟ بدقسمتی سے، یہ دنیا بھر کے لاکھوں ملازمین کی حقیقت ہے جن کے آجر ملازمین کی نگرانی کی اخلاقیات سے پریشان نہیں ہوں گے۔
حالیہ کے مطابق تحقیق, 78% آجر ملازمین کی کام کی سرگرمیوں کی نگرانی کے لیے ٹریکنگ سافٹ ویئر استعمال کرتے ہیں۔ COVID-19 وبائی مرض نے نگرانی کے پروگراموں کی مقبولیت کو آسمان چھو دیا۔ جب کاروباری اداروں کو دور دراز جانا پڑا اور کارکردگی سے باخبر رہنے کے معمول کے طریقے اب لاگو نہیں ہوئے تو مینیجرز نے مانیٹرنگ سافٹ ویئر کے ناقابل تردید فوائد کو دریافت کیا۔
ایمپلائی مانیٹرنگ سافٹ ویئر کے فوائد
ٹریکنگ سافٹ ویئر کے فوائد کو کم کرنا مشکل ہے۔
وقت کی بچت
ینالاگ اوقات میں، مینیجر کو ٹائم شیٹس اور انجام دیئے گئے کام کی رپورٹس کو دستی طور پر چیک کرنا پڑتا تھا اور فیصلے کرنا ہوتے تھے، اکثر متعصبانہ، اس بارے میں کہ ہر ملازم کتنا نتیجہ خیز تھا۔ ان ذمہ داریوں نے ان کے کام کے وقت کا ایک اہم حصہ ختم کردیا۔
ملازمین کو بھی ان رپورٹس کو بھرنے میں وقت گزارنا پڑتا تھا، اور کمپنی میں انتظامی انداز کے مطابق یہ رپورٹس کافی وسیع ہو سکتی ہیں۔
جدید سافٹ ویئر یہ کام سیکنڈوں میں خود بخود کر سکتا ہے، کم از کم ملازم اور آجر کی شرکت کے ساتھ۔
بہتر کارکردگی
پیداواری صلاحیت کو بڑھانا ملازمین کی نگرانی کے سافٹ ویئر کے بنیادی مقاصد میں سے ایک ہے۔ یہ پروگرام سرگرمی کا ڈیٹا اکٹھا اور خلاصہ کرتا ہے، جیسے کہ فعال/غیر فعال وقت، کام کے دن کا آغاز اور اختتام، ملاحظہ کی گئی ویب سائٹس، ایپ کا استعمال، اور بہت کچھ۔ یہ معلومات کام کے نمونوں، ناکارہیوں، بہتر کیے جانے والے علاقوں، اور ایسے ملازمین کو ظاہر کرتی ہے جنہیں اضافی مدد کی ضرورت ہو سکتی ہے۔
احتساب اور شفافیت
ملازمین کی نگرانی احتساب اور شفافیت کی حمایت کرتی ہے۔ جب ملازمین کو معلوم ہوتا ہے کہ ان کے کام کی نگرانی کی جاتی ہے، تو وہ عام طور پر توجہ مرکوز رہنے اور ڈیڈ لائن کو پورا کرنے کے لیے زیادہ مائل ہوتے ہیں۔ مزید برآں، ڈیٹا کی نگرانی سے تنازعات کو حل کرنے اور توقعات کو واضح کرنے میں مدد مل سکتی ہے۔
بہتر سیکیورٹی
کچھ ملازمین کی نگرانی کرنے والے سافٹ ویئر مشکوک سرگرمی کا پتہ لگانے میں مدد کر سکتے ہیں، جیسے کہ حساس ڈیٹا تک غیر مجاز رسائی، ایپ کی ناپسندیدہ تنصیبات، یا غیر معمولی ڈاؤن لوڈز۔ ٹریکنگ کی بدولت، کمپنیاں ممکنہ خطرات کی جلد شناخت کر سکتی ہیں اور اپنے سسٹمز اور قیمتی معلومات کو فعال طور پر محفوظ کر سکتی ہیں۔
جیسا کہ ہم دیکھ سکتے ہیں، ملازمین کی نگرانی کا سافٹ ویئر درحقیقت کاروباروں کو قیمتی فوائد دیتا ہے۔ تاہم، ان فوائد اور دوسری کمپنیوں کے کامیاب تجربے سے حیران، آجر اکثر ملازمین کی نگرانی کی اخلاقیات اور متعلقہ ممکنہ کمیوں کو نظر انداز کرتے ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کے اخلاقی مسائل
اخلاقی طور پر ملازم کی نگرانی کو لاگو کرنا ایک تنگ راستے پر چلنے جیسا لگتا ہے۔ توازن کو خراب کرنا اور نیچے کی طرف ٹریکنگ سافٹ ویئر کے فوائد سے کہیں زیادہ ہو جائے گا۔ مانیٹرنگ کو نافذ کرتے وقت، کاروباری اداروں کو قانونی تعمیل، رازداری، ممکنہ تعصبات، اور بڑھتے ہوئے تناؤ جیسے مسائل پر غور کرنا چاہیے۔
قانونی اور ریگولیٹری تعمیل
قابل اطلاق رازداری کے قوانین اور ضوابط کا مطالعہ کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا کہ ان کی نگرانی کے طریقوں کی تعمیل کرنا کاروبار کی ذمہ داری ہے۔ ملازمین کے ڈیٹا کی غلط ہینڈلنگ سنگین قانونی نتائج کا باعث بن سکتی ہے۔
رازداری پر حملہ
پرائیویسی ملازم کی نگرانی کی اخلاقیات کا سنگ بنیاد ہے۔ یہ سافٹ ویئر کی اسٹروکس اور ای میلز سے لے کر ویب سائٹ براؤزنگ ہسٹری اور یہاں تک کہ ویب کیم فوٹیج تک سرگرمیوں کی ایک وسیع رینج کو ٹریک کر سکتا ہے۔ یہاں تک کہ اگر اس طرح کے طرز عمل مقامی ضوابط کی تعمیل کرتے ہیں، تو وہ ملازمین کے اعتماد کو ختم کر سکتے ہیں اور مسلسل جانچ پڑتال کا احساس پیدا کر سکتے ہیں۔ مستقبل میں، یہ ملازمت کی اطمینان میں کمی اور تناؤ میں اضافہ کا باعث بنے گا۔
تعصب اور تعصب
اگر محتاط غور کیے بغیر تجزیہ کیا جائے تو، نگرانی کے ڈیٹا کی غلط تشریح کی جا سکتی ہے تاکہ مخصوص ملازمین کو ان کی شناخت یا عقائد کو غیر منصفانہ طور پر نشانہ بنایا جا سکے۔
کسی ملازم کے خلاف تعصب رکھنے والا مینیجر ان کے سوشل میڈیا کے وسیع استعمال کو سستی اور غیر پیداواری کے طور پر دیکھ سکتا ہے۔ سچ میں، ملازم کام سے متعلقہ مقاصد کے لیے چیٹ استعمال کر سکتا ہے۔
طاقت کا غلط استعمال
بعض اوقات آجر ملازمین کو مائیکرو مینیج کرنے یا ان کی کارکردگی کے بارے میں غیر منصفانہ فیصلے کرنے کے لیے نگرانی کے ڈیٹا کا غلط استعمال کرتے ہیں۔
مثال کے طور پر، ایک مینیجر تحقیق یا ذاتی ہنگامی حالات جیسے عوامل پر غور کیے بغیر ملازم کی براؤزنگ ہسٹری کا استعمال کر کے ان پر سست روی کا الزام لگا سکتا ہے۔
Increased stress
مسلسل دیکھے جانے کا احساس ملازمین پر پریشانی اور دباؤ بڑھا سکتا ہے۔ ملازمین اس خیال سے بے چینی محسوس کریں گے کہ ان کی ہر حرکت پر نظر رکھی جاتی ہے۔ وہ ضروری وقفے نہیں لے سکتے یا اس خوف سے غلطیاں نہیں کر سکتے کہ اس سے ان کی پیداواری صلاحیت کا ریکارڈ خراب ہو جائے گا۔ اس کے علاوہ، ملازمین پریشان ہوں گے کہ اگر وہ توقعات پر پورا نہیں اترتے ہیں، تو ان کو نظم و ضبط یا برطرف کیا جا سکتا ہے۔ یہ تمام عوامل نگرانی کے مثبت اثر کو کم کر دیں گے۔ پیداواری اور موثر افرادی قوت کے بجائے، آپ تناؤ کا شکار ہو جائیں گے، جلائے گئے ملازمین اپنی ملازمتوں سے غیر مطمئن ہوں گے۔
اعتماد کے مسائل
جب ملازمین کو نہیں معلوم کہ آپ کون سی معلومات اور کس مقصد کے لیے جمع کرتے ہیں، یا - اس سے بھی بدتر - انہیں نگرانی کے بارے میں مطلع نہیں کیا گیا ہے، تو وہ محسوس کریں گے کہ آپ جاسوسی کرتے ہیں۔ ان کا اعتماد اور وفاداری برباد ہو جائے گی جس کی وجہ سے کام کا ماحول زہریلا ہو گا اور کاروبار میں اضافہ ہو گا۔
ان ممکنہ اخلاقی مسائل پر نگاہ رکھنا کاروبار کی ذمہ داری ہے۔ نگرانی ضروری طور پر دباؤ کا شکار نہیں ہونی چاہئے۔ اس کا اثر کئی عوامل پر منحصر ہے: نگرانی کی قسم، شفافیت کی سطح، ٹریکنگ پالیسی، اور کمپنی کی ثقافت۔
مانیٹرنگ سافٹ ویئر کو اخلاقی طور پر کیسے نافذ کیا جائے۔
تو، ہم اخلاقیات اور رازداری کے احترام کے ساتھ مؤثر نگرانی کو کیسے متوازن کرتے ہیں؟ ہم درج ذیل بہترین طریقوں کو اپنانے کی تجویز کرتے ہیں۔
قابل اطلاق رازداری کے قوانین اور ضوابط کا مطالعہ کریں۔
ریاست اور مقامی رازداری اور لیبر قوانین کی تعمیل کرنا کاروبار کی ذمہ داری ہے۔ اگر آپ کی ٹیم جغرافیائی طور پر تقسیم ہے، تو آپ کو نہ صرف اپنے ہیڈ آفس کے علاقے بلکہ ان علاقوں میں بھی جہاں آپ کے ملازمین رہتے ہیں، ضابطوں پر توجہ دیں۔ اس بات کو یقینی بنانے کے لیے قانونی ماہر سے مشورہ کریں کہ آپ کے مانیٹرنگ کے طریقے ڈیٹا اکٹھا کرنے کی حدود کی خلاف ورزی نہیں کرتے ہیں۔
نگرانی کو بامقصد بنائیں
ملازمین کی نگرانی کے لیے واضح مقاصد قائم کریں، جیسے کہ پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانا، سیکیورٹی میں اضافہ، یا تعمیل کو یقینی بنانا۔ نگرانی کے دائرہ کار کو ان سرگرمیوں تک محدود رکھیں جن کی نگرانی کے لیے مقررہ ہدف کو حاصل کرنے کے لیے سختی سے ضروری ہے۔ غیر ضروری ڈیٹا اکٹھا کرنے یا اسے اپنے مقصد سے زیادہ دیر تک رکھنے سے گریز کریں۔
ایک تفصیلی اور شفاف نگرانی کی پالیسی تیار کریں۔
ملازم کی نگرانی کی پالیسی قواعد و ضوابط کا ایک مجموعہ ہے جو آپ کی تنظیم میں ٹریکنگ کے طریقوں کو بیان کرتی ہے۔ اسے درج ذیل پہلوؤں کی وضاحت کرنی چاہیے:
ملازم کی نگرانی کا مقصد کیا ہے؟
کون نگرانی کرتا ہے؟
کن سرگرمیوں کی نگرانی کی جائے گی؟
ڈیٹا کب تک برقرار رکھا جائے گا؟
نگرانی کا ڈیٹا کیسے استعمال کیا جائے گا؟ (مثال کے طور پر، کارکردگی کا جائزہ، سیکورٹی، تربیت)
نگرانی کے ڈیٹا تک کس کی رسائی ہوگی؟
جمع کردہ ڈیٹا کو کیسے محفوظ کیا جائے گا؟
جمع کردہ ڈیٹا کے حوالے سے ملازمین کے کیا حقوق ہیں؟
کمپنی نگرانی کے بارے میں شکایات یا خدشات کو کس طرح سنبھالے گی؟
پالیسی ملازمین کے لیے آسانی سے دستیاب ہونی چاہیے۔ کمپنی اس دستاویز میں کسی بھی تبدیلی کے بارے میں ملازمین کو بروقت مطلع کرنے کی ذمہ دار ہے۔
نگرانی کے طریقوں کو کھلا اور شفاف بنائیں
عملے کو ٹریکنگ سافٹ ویئر اور نگرانی کی پالیسیوں کے بارے میں مطلع کریں۔ نگرانی کے مقصد کی وضاحت کریں، مثال کے طور پر، کارکردگی کی جانچ، سیکورٹی، یا پیداواری صلاحیت کو بڑھانا۔ نگرانی کے دائرہ کار کا انکشاف کریں: کون سا ڈیٹا اکٹھا کیا جائے گا، کن آلات اور سرگرمیوں کی نگرانی کی جائے گی، اور ڈیٹا کا استعمال کیسے کیا جائے گا۔
ذہن میں رکھیں کہ ملازمین کو پہلے نگرانی کا خیال پسند نہیں آسکتا ہے۔ ان کے خدشات اور ممکنہ اعتراضات کو دور کرنا یقینی بنائیں۔
ملازم کی رضامندی حاصل کریں۔
زیادہ تر دائرہ اختیار میں آپ سے مانیٹرنگ کے لیے ملازمین کی واضح رضامندی حاصل کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، خاص طور پر اس کے زیادہ دخل اندازی کے لیے، جیسے کی اسٹروک لاگنگ یا ویب کیم کی نگرانی۔ ٹریکنگ کے لیے تحریری معاہدے پر دستخط کرنا رضامندی حاصل کرنے کی سب سے آسان شکل ہے۔
Ensure fair and consistent monitoring
ملازمین کی نگرانی کی اخلاقیات آپ سے متقاضی طور پر تمام ملازمین پر نگرانی کی پالیسیاں لاگو کرنے کا تقاضہ کرتی ہیں، امتیازی طرز عمل سے گریز کریں۔ اگر آپ صرف مخصوص ملازمین یا کسی ٹیم کی نگرانی کرتے ہیں، تو وہ محسوس کر سکتے ہیں کہ آپ ان پر بھروسہ نہیں کرتے اور آپ یا دوسرے غیر مانیٹر ملازمین کے خلاف رنجش رکھتے ہیں۔ اس کے علاوہ، ان کے ساتھی ان کے ساتھ مختلف سلوک کرنا شروع کر سکتے ہیں، جس سے کام کی جگہ پر ماحول خراب ہو سکتا ہے۔
یہاں تک کہ اگر آپ صرف منتخب ملازمین کی کارکردگی کو ٹریک کرنا چاہتے ہیں، تب بھی وسیع پیمانے پر نگرانی کرنا بہتر ہے۔ وسیع نگرانی آپ کو ورک فلو کے بارے میں مزید بصیرت فراہم کرے گی اور آپ کو ناواقفیت کا پتہ چل سکتا ہے۔
ٹریکنگ کو رجحانات اور بہتری کے شعبوں کی نشاندہی کرنا چاہیے، انفرادی ملازمین کو مائیکرو مینیج کرنے کے لیے نہیں۔ اپنے نگرانی کے طریقوں کا باقاعدگی سے جائزہ لیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ منصفانہ، موثر ہیں اور مقررہ ہدف کو پورا کرتے ہیں۔
رازداری اور ڈیٹا کی حفاظت کی حفاظت کریں۔
اپنے مقصد کو حاصل کرنے اور اس حد کے اندر رہنے کے لیے ضروری ڈیٹا اکٹھا کرنے کے دائرہ کار کی وضاحت کریں۔ ملازمین کے ذاتی آلات یا کام کے اوقات سے باہر ان کی سرگرمیوں کی نگرانی سے سختی سے گریز کریں۔ اگر کوئی ملازم کام کے لیے اپنا ذاتی آلہ استعمال کرتا ہے، تو سافٹ ویئر کے پاس یا تو دستی طور پر نگرانی بند کرنے کا اختیار ہونا چاہیے، یا صرف کام کے پہلے سے طے شدہ اوقات میں خود بخود ٹریک کرنا چاہیے۔
اگر ممکن ہو تو، خفیہ معلومات جمع کرنے سے گریز کریں۔ بصورت دیگر، ڈیٹا کی گمنامی کا استعمال کریں، تاکہ ڈیٹا کو مخصوص ملازمین کے ساتھ منسلک نہ کیا جا سکے۔
جمع کیے گئے مانیٹرنگ ڈیٹا کے لیے مضبوط حفاظتی اقدامات کو نافذ کریں۔ جہاں ممکن ہو مضبوط پاس ورڈز، دو عنصر کی توثیق، اور ڈیٹا انکرپشن کا استعمال کریں۔ جاننے کی ضرورت کی بنیاد پر مجاز اہلکاروں تک مانیٹرنگ ڈیٹا تک رسائی کو محدود کریں۔
لپیٹنا
ملازمین کی نگرانی کے سافٹ ویئر کا اخلاقی استعمال سخت راستے پر چلنے کے مشابہ ہو سکتا ہے جہاں ایک غلط قدم ملازمین کے اعتماد کو برباد کر سکتا ہے اور قانونی نتائج کا سبب بن سکتا ہے۔ تاہم، ایک ذمہ دار اور متوازن نقطہ نظر کے ساتھ، کاروبار اخلاقی اصولوں سے سمجھوتہ کیے بغیر نگرانی کے فوائد سے لطف اندوز ہو سکتے ہیں۔ شفافیت، انصاف پسندی، اور ملازمین کی رضامندی کو ترجیح دینا کاروبار کی ذمہ داری ہے اگر وہ کام کا ایسا ماحول پیدا کرنے کی کوشش کرتا ہے جہاں پیداواری صلاحیت اور کارکردگی کو بڑھانے کے لیے ٹیکنالوجی کا استعمال کیا جاتا ہے۔