ملازم کی پیداوری کا ہوشیار کنٹرول
ملازمین کی نگرانی
CleverControl کا مقصد آپ کی ٹیم کے روزمرہ کے کام کے معمولات کے بارے میں مکمل رپورٹس اکٹھا کرنا ہے۔ اس معلومات کا تجزیہ آپ کو دفتر میں معمول کے کام کے بہاؤ کو دیکھنے، کامیاب اور غیر موثر نمونوں کا پتہ لگانے اور انہیں بہتر بنانے کے طریقے تلاش کرنے دیتا ہے۔ اس کے علاوہ، پرنٹر کنٹرول جیسی خصوصیات کمپنی کے وسائل پر نظر رکھنے کے لیے مددگار ٹولز ہیں۔ کام کی جگہ پر عملے کی نگرانی کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ آپ ٹیم کے ناکارہ ارکان کو ظاہر کر سکتے ہیں جو اپنا کام کا وقت غیر پیداواری سرگرمیوں میں ضائع کرتے ہیں۔ انتہائی محنتی ملازمین بھی خاص توجہ کے مستحق ہیں کیونکہ کام کا مسلسل بڑا بوجھ جل جانے کے زیادہ خطرے کا باعث بنتا ہے۔ CleverControl کے ساتھ، آپ اپنی ٹیم کو کام اور زندگی کا توازن برقرار رکھنے میں مدد کر سکتے ہیں اور اپنی ٹیم کو کامیابی کی طرف لے جا سکتے ہیں۔
چہرے کی شناخت
یہ پروگرام کمپیوٹر کے ویب کیم کو کمپیوٹر کے سامنے موجود تمام ملازمین کو پہچاننے اور ان کی رپورٹ بنانے کے لیے استعمال کرتا ہے۔ چہرے کی شناخت کی بدولت، آپ آسانی سے ہر ملازم کی حاضری کو کنٹرول کر سکتے ہیں اور ایسے کارکنوں کو ظاہر کر سکتے ہیں جو اپنے گمشدہ ساتھیوں کو ان کے آلات پر سرگرمی کی نقل کر کے چھپا سکتے ہیں۔ چہرے کی شناخت کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ یہ سیکیورٹی کو مضبوط بنانے میں مدد کرتا ہے - آپ ہمیشہ جانتے ہیں کہ حساس معلومات کو ذخیرہ کرنے والے کمپیوٹر تک کون رسائی حاصل کرتا ہے۔ کام کی جگہ پر عملے کی موجودگی کا سراغ لگائیں اور ان ملازمین کو ظاہر کریں جنہوں نے کمپیوٹر تک غیر مجاز رسائی حاصل کی تھی۔
اے آئی اسکورنگ
ملازمین کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے اپنے مصروف شیڈول میں وقت نکالنے کی جدوجہد؟ ڈر ہے کہ آپ کا اندازہ متعصب اور متضاد ہو سکتا ہے؟ AI اسکورنگ آپ کے لیے ایک بہترین حل ہے۔ طاقتور AI ایپس اور آن لائن میں سرگرمی کا جائزہ لیتا ہے، اس سرگرمی کو نتیجہ خیز یا غیر پیداواری کے طور پر نشان زد کرتا ہے اور ہر ملازم کو پیداواری سکور دیتا ہے۔ دستی ڈیٹا کے تجزیہ اور انسانی تعصب کو ختم کریں اور صارف دوست انٹرفیس کے ذریعے ملازمین کی کارکردگی کی منصفانہ اور درست تصویر تک فوری رسائی حاصل کریں۔ ایپلیکیشن کے استعمال کے نمونوں کا تجزیہ کرکے اور ملازمین کو زیادہ سے زیادہ توجہ مرکوز کرنے میں مدد کرکے بہتری کے ممکنہ شعبوں کی نشاندہی کریں۔ نگرانی پر خرچ ہونے والے قیمتی وقت کا دوبارہ دعوی کریں اور اسے کوچنگ اور ترقی جیسے اسٹریٹجک کاموں کے لیے وقف کریں۔
کیلاگنگ
زیادہ تر دفتری کام کے لیے ٹائپنگ کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے کہ مالیاتی میزیں بھرنا، ای میل بھیجنا یا گروپ چیٹ میں ٹیم کے ساتھ نئے پروجیکٹ پر بات کرنا۔ CleverControl تمام کی اسٹروکس کو ریکارڈ کرتا ہے، یہاں تک کہ حذف شدہ بھی۔ ان لوگوں کا پتہ لگائیں جو بغیر کوئی کام کیے دن بھر گپ شپ کرتے ہیں۔ یہ پروگرام اندرونی خطرات یا معلومات کے رساو کو روکنے میں بھی مدد کر سکتا ہے۔
اسکرین شاٹس
اگر آپ بصری رپورٹس کو ترجیح دیتے ہیں، تو اسکرین شاٹس کی خصوصیت تصویروں میں دن کا مکمل خلاصہ پیش کرتی ہے۔ جب ملازم فعال ونڈوز کو تبدیل کرتا ہے، کسی ویب سائٹ میں داخل ہوتا ہے یا کلپ بورڈ میں کسی چیز کو کاپی کرتا ہے تو یہ پروگرام اسکرین کی تصویریں لیتا ہے۔ ان اسکرین شاٹس کا استعمال کرتے ہوئے، آپ اس بات کو یقینی بنا سکتے ہیں کہ آپ کا عملہ ہمیشہ کام کے عمل میں شامل ہے اور جانچ کر سکتا ہے کہ ٹیم کا ہر رکن اپنے کام کے وقت کو کس طرح استعمال کرتا ہے۔
انٹرنیٹ کے استعمال سے باخبر رہنا
ملازمین کے انٹرنیٹ کے استعمال کی نگرانی کرنا ان کے کام کے دن کے بارے میں معلومات کا سب سے قیمتی ذریعہ ہو سکتا ہے۔ دیکھیں کہ وہ کام سے متعلق ویب سائٹس کا کتنا استعمال کرتے ہیں، وہ کون سی معلومات تلاش کرتے ہیں اور کتنی بار سوشل میڈیا، تفریحی یا شاپنگ ویب سائٹس سے ان کی توجہ ہٹ جاتی ہے۔ غیر پیداواری ویب سائٹس کو زمرہ جات، یو آر ایل یا مطلوبہ الفاظ کے ذریعے مسدود کرکے یا صرف محدود تعداد میں منظور شدہ ویب سائٹس کی اجازت دے کر خلفشار کو کنٹرول کریں۔ جانیں کہ کیا آپ کی ٹیم کو ان کی تلاش کردہ معلومات سے اضافی تربیت کی ضرورت ہے۔
سوشل میڈیا اور چیٹس کام کا 30% سے زیادہ وقت چوری کر سکتے ہیں۔ اگرچہ یہ غیر پیداواری ہونے کی واضح علامت ہیں، لیکن یہ تناؤ یا برن آؤٹ کی غیر واضح علامت بھی ہو سکتی ہیں۔ آنے والے اور جانے والے پیغامات، پوسٹس، ملاحظہ کیے گئے صفحات اور کمیونٹیز کے تفصیلی ریکارڈ اور اسکرین شاٹس حاصل کریں۔ غیر پیداواری سرگرمیوں کو محدود کریں تاکہ اہم کاموں کے لیے وقت بچایا جا سکے اور کام کا زیادہ شامل اور صحت مند ماحول پیدا کیا جا سکے۔
ایپلی کیشنز کی سرگرمی
کیا کوئی ایسی درخواست ہے جس پر آپ کی ٹیم کو سب سے زیادہ وقت صرف کرنا ہے؟ CleverControl کے ساتھ، آپ چیک کر سکتے ہیں کہ آیا یہ واقعی سچ ہے۔ کمپیوٹر پر نصب تمام پروگرام دیکھیں اور کام کے وقت کے دوران وہ کتنا وقت چلاتے ہیں۔ ایسے سافٹ ویئر کے لائسنس پر محفوظ کریں جو آپ کی ٹیم استعمال نہیں کرتی ہے۔ ناپسندیدہ سرگرمیوں سے بچنے کے لیے نئی انسٹال کردہ ایپلیکیشنز کی نگرانی کریں۔
پرنٹر کے کاموں سے باخبر رہنا
ذاتی ضروریات کے لیے کمپنی کے وسائل کا استعمال ملازمین میں کافی عام ہے۔ جب کہ کچھ ادا شدہ پرنٹنگ سروسز پر بچت کرنے کے لیے ذاتی دستاویزات کو پرنٹ کرتے ہیں، دوسرے کچھ بدتر کر سکتے ہیں، جیسے کہ خفیہ معلومات کو منظوری کے بغیر پرنٹ کرنا۔ وقت اور پرنٹر آپریشن کے نام کے ساتھ پرنٹر کے استعمال کی مثالوں کی مکمل فہرست حاصل کریں۔ کارپوریٹ ڈیٹا کو لیک ہونے سے روکیں اور کمپنی کے وسائل کے استعمال کو کنٹرول کریں۔
بیرونی اسٹوریج ڈیوائسز کی نگرانی
بیرونی اسٹوریج ڈیوائسز کی نگرانی کارپوریٹ معلومات کے رساو یا وسائل کے غلط استعمال کا مقابلہ کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔ کلیور کنٹرول ریکارڈ کرتا ہے کہ کون سے آلات کمپیوٹر سے جڑتے ہیں اور کنکشن کا وقت۔ اسکرین شاٹس کے ساتھ مل کر، یہ معلومات آپ کو بتاتی ہے کہ کون کارپوریٹ کمپیوٹر سے فائلوں کو کاپی کرتا ہے یا اسے ذاتی ضروریات کے لیے استعمال کرتا ہے۔
لائیو اسکرین اور ویب کیم براڈکاسٹ
ریئل ٹائم مانیٹرنگ بہترین ہے اگر آپ کو یہ چیک کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کی ٹیم اس وقت کیا کر رہی ہے۔ پیٹھ کے پیچھے کھڑے ہو کر غیر ضروری تناؤ پیدا کرنے سے گریز کریں اور اس کی بجائے اپنے دفتر کے آرام سے ان کی سکرینوں کو لائیو دیکھیں۔ دیکھیں کہ آپ کا عملہ اپنے کاموں کو کتنی اچھی طرح اور تیزی سے انجام دیتا ہے اور کسی ایسے نئے ملازمین کی مدد کرتا ہے جنہیں شروع میں مدد اور رہنمائی کی ضرورت ہو سکتی ہے۔نیز، CleverControl کارپوریٹ کمپیوٹرز سے منسلک ویب کیمز کا لائیو براڈکاسٹ پیش کرتا ہے۔ یہ خصوصیت چھوٹے دفاتر کے لیے ویڈیو نگرانی پر بچت کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔
اسکرین، ویب کیم اور ساؤنڈ ریکارڈنگ
لائیو فیڈ دیکھنا وقت طلب اور تکلیف دہ ہو سکتا ہے، خاص طور پر اگر آپ دفتر سے دور ہوں۔ پورے دن کے دوران کمپیوٹر کی اسکرینوں کو ریکارڈ کریں، اور جب بھی آپ کے لیے آسان ہو ریکارڈنگ دیکھیں۔ وہ ادوار منتخب کریں جن کے لیے آپ کو ریکارڈ دیکھنے کی ضرورت ہے اور وقت بچانے کے لیے پلے بیک کو تیز کریں۔ آپ کے دفتر میں کیا ہو رہا ہے یہ دیکھنے کے لیے ٹیم کے کمپیوٹرز سے منسلک ویب کیمز سے ویڈیو اور ساؤنڈ ریکارڈنگ بنائیں۔ اندرونی واقعات کی تحقیقات کے معاملات میں ثبوت حاصل کریں۔
کام کے وقت سے باخبر رہنا
CleverControl ملازمین کی حاضری کی نگرانی کے ایک آسان اور آسان نظام کے طور پر کام کر سکتا ہے۔ یہ خود بخود رپورٹس اکٹھا کرتا ہے کہ ٹیم کے ارکان کب اپنے کام کا دن شروع کرتے ہیں اور ختم کرتے ہیں، وہ ایک کپ کافی کے ساتھ دفتر میں کام کرنے یا کام کرنے میں کتنا وقت گزارتے ہیں۔ حاضری کو کنٹرول کریں اور اپنے عملے کی کام کی عادات کو سمجھیں تاکہ ایک زیادہ نتیجہ خیز اور خوشگوار کام کی جگہ بن سکے۔
گھنٹے کی ٹریکنگ
دستی کلاک ان اور کلاک آؤٹ غلط اور ناقابل اعتبار ہو سکتے ہیں۔ اس کے بجائے، CleverControl ملازم کے اوقات کو ریکارڈ کرکے ٹریک کرتا ہے جب وہ شخص کمپیوٹر کو آن اور آف کرتا ہے۔ کام کا دن ختم ہونے سے پہلے معلوم کریں کہ کون ہمیشہ دیر سے ہوتا ہے یا چپکے سے دفتر سے نکلتا ہے۔ اپنی ٹیم کی صحت کا خیال رکھیں - ان لوگوں کو ظاہر کریں جو مسلسل زیادہ کام کرتے ہیں اور اپنے کاموں کو بہتر بناتے ہیں۔
غیرفعالیت کے وقت کے ریکارڈ
وقفے ضروری ہیں کیونکہ وہ آپ کی ٹیم کو تازہ دم ہونے دیتے ہیں اور ممکنہ طور پر نئے آئیڈیاز لے کر آتے ہیں۔ دیکھیں کہ کون اپنے استحقاق کا زیادہ استعمال کرتے ہیں اور بہت زیادہ کافی یا سگریٹ نوشی کے وقفے لیتے ہیں۔ یہ پروگرام پروڈکٹیویٹی ٹائم ٹریکر کے طور پر کام کرتا ہے، غیرفعالیت کے ادوار کو ریکارڈ کرتا ہے جو مقررہ حد سے زیادہ ہے۔ ٹیم کے ہر رکن کے لیے دن کے دوران مجموعی طور پر بیکار وقت کی رپورٹس حاصل کریں۔
حاضری کنٹرول
آپ کو کبھی معلوم نہیں ہوگا کہ آپ کے ملازمین بار بار دفتری نظم و ضبط کو توڑتے ہیں۔ دوسری طرف، زیادہ ذمہ دار کارکن آپ کو کبھی نہیں بتا سکتا کہ ان کے کام کا بوجھ بہت زیادہ ہے۔ گھنٹے کی ٹریکنگ، ریکارڈنگ اور لائیو مانیٹرنگ کی خصوصیات کی بدولت، آپ ہمیشہ دیکھ سکتے ہیں کہ کون دیر سے ہے یا کام سے غیر حاضر ہے یا کون ویک اینڈ پر کام کرتا ہے تاکہ بہت سخت ڈیڈ لائن کو پورا کیا جا سکے۔ عادتاً سستی کرنے والوں اور ٹیم کے ارکان کو ظاہر کریں جو کام کے زیادہ بوجھ کا تجربہ کر سکتے ہیں، کاموں میں توازن رکھ سکتے ہیں اور ایک مستحکم اور صحت مند ورک فلو کو برقرار رکھ سکتے ہیں۔
خود نگرانی کرنا
CleverControl کی سیلف مانیٹرنگ فیچر کے ساتھ اپنے ملازمین کو ان کے کام کے دن پر ملکیت دیں۔ اب ملازمین ذاتی نوعیت کے ڈیش بورڈ تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں جس میں ان کی اپنی نگرانی شدہ سرگرمی کا ڈیٹا ظاہر ہوتا ہے۔ یہ ڈیش بورڈ ان کے کام کی عادات، بشمول ایپلیکیشن کے استعمال، ویب سائٹ کے وزٹ، اور کاموں میں صرف کیے گئے وقت اور عام خلفشار کی نشاندہی کرنے میں بصیرت حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اس طرح کی شفافیت نہ صرف بہتری کے ذاتی شعبوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتی ہے بلکہ اعتماد پر مبنی ماحول کو بھی فروغ دیتی ہے۔ وہ سب کچھ مکمل سیکورٹی اور رازداری کے ساتھ: ڈیٹا تک رسائی انفرادی ملازم تک محدود ہے۔
ملازمین کی سرگرمیوں کے اعدادوشمار تک ریموٹ رسائی
کلاؤڈ ملازم کی نگرانی آپ کو کارکردگی کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتی ہے چاہے آپ کہیں بھی ہوں۔ جب تک آپ کے پاس موبائل ڈیوائس یا کمپیوٹر ہے، آپ معلوماتی اعداد و شمار کے چارٹس کا استعمال کرتے ہوئے ایک نظر میں ورک فلو کو کنٹرول اور اس کا اندازہ لگا سکتے ہیں۔
- 1
مجموعی طور پر فعال وقت کی تشخیص
CleverControl جمع شدہ معلومات کا خود بخود تجزیہ کرتا ہے اور ہر رکن اور پوری ٹیم کے لیے دن، ہفتے، مہینے یا کسی بھی حسب ضرورت مدت کے لحاظ سے مجموعی طور پر فعال اور غیر فعال وقت کی گرافک نمائندگی کرتا ہے۔ یہ ٹیم کے لیے سرگرمی کے وقت میں ڈراپ اور عروج کو بھی نمایاں کرتا ہے۔ ملازمین کی پیداواری صلاحیت کو ٹریک کریں، کام کے نظم و ضبط کا ایک نظر میں جائزہ لیں اور اسے بہتر بنانے کے لیے اقدامات کریں۔
- 2
سب سے زیادہ استعمال شدہ ایپلیکیشنز اور ویب سائٹس کے ریکارڈ
اگر آپ کے پاس جمع شدہ خام ڈیٹا کو جانچنے کے لیے وقت نہیں ہے، تو آسان اعداد و شمار کے چارٹ آپ کے لیے یہ کام کریں گے۔ دیکھیں کہ ملازمین کن ایپس اور ویب سائٹس کے زمرے اکثر استعمال کرتے ہیں، وہ ان پر کتنا وقت گزارتے ہیں اور مختلف ادوار میں یہ قدر کیسے بدلتی ہے۔ کام کے عمل کے بارے میں فوری بصیرت حاصل کریں اور اعداد و شمار کے مطابق تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کریں۔
- 3
سوشل نیٹ ورکس اور میسنجر کے استعمال پر اسپاٹ لائٹ
خلفشار کا فوری نوٹس لیں اور ان کو کم کرنے کے لیے اقدامات کریں۔ اعداد و شمار سے پتہ چلتا ہے کہ ٹیم سوشل نیٹ ورکس اور میسنجرز پر کتنا وقت صرف کرتی ہے اور یہ شرح کیسے بدلتی ہے۔ ان کے استعمال کو محدود کرنے سے نہ صرف پیداواری صلاحیت بلکہ دفتر کا ماحول بھی بہتر ہو سکتا ہے۔ پروجیکٹ کی تفصیلات پر آمنے سامنے گفتگو کرنا ٹیم کو مزید متحد بناتا ہے۔ یہ کام کی ایک زیادہ شمولیت اور متاثر کن جگہ بنانے میں بھی معاون ہے۔
ملازم کی نگرانی کے لیے گائیڈ
ملازم کی نگرانی کیا ہے؟
ملازمین کی نگرانی کا مطلب مختلف طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے کام کی جگہ پر عملے کی سرگرمیوں کے بارے میں معلومات اکٹھا کرنا ہے: کمپیوٹر کی نگرانی سے لے کر ویڈیو نگرانی تک۔ اس طرح کی نگرانی کے اہم اہداف پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانا، کارپوریٹ وسائل کو کنٹرول کرنا اور ڈیٹا کے نقصان اور ناقابل قبول رویے کو روکنا ہیں۔
انٹرنیشنل ڈیٹا کارپوریشن (IDC) کی طرف سے کی گئی تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ ملازمین ذاتی مقاصد کے لیے کام پر انٹرنیٹ تک رسائی کے وقت کا 40% تک خرچ کرتے ہیں۔ سب سے زیادہ وقت صارفین سوشل نیٹ ورکس اور شاپنگ ویب سائٹس ہیں۔ تقریباً 60% آن لائن خریداری کام کے اوقات میں ہوتی ہے۔ اسپروٹ سوشل کی بامبو کی تحقیق کے مطابق، تقریباً 70 فیصد کارکن اعتراف کرتے ہیں کہ وہ کام کی جگہ پر اپنا سوشل میڈیا باقاعدگی سے چیک کرتے ہیں۔ مجموعی طور پر، پیداواری صلاحیت کا سالانہ نقصان 40 فیصد تک ہو سکتا ہے ایک اور تشویش کارپوریٹ ڈیٹا کا رساو ہے۔ IDC کے مطابق، 20-30% ملازمین نے اپنی کمپنی کے باہر تجارتی راز، املاک دانش یا دیگر حساس معلومات پر مشتمل ای میلز بھیجی ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کارپوریٹ وسائل کے استعمال کو کنٹرول کرنے اور دوبارہ منظم کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ ملازمین کے لیے دفتری پرنٹرز پر ذاتی دستاویزات کو پرنٹ کرنا عام بات ہے تاکہ ادائیگی شدہ پرنٹنگ خدمات پر بچت کی جا سکے۔ غور کرنے کے لیے ایک اور نکتہ کارپوریٹ سافٹ ویئر کا استعمال ہے۔ برطانوی اور امریکی کمپنیاں سالانہ 34 بلین ڈالر ایسے سافٹ ویئر پر ضائع کرتی ہیں جو ان کا عملہ استعمال نہیں کرتا۔ ایپ کے استعمال کی نگرانی آپ کو یہ دیکھنے دیتی ہے کہ آیا آپ کے ملازمین زیادہ لائسنس یافتہ ہیں یا کم لائسنس یافتہ ہیں۔
بیان کردہ مسائل عملے کی نگرانی کی اہمیت کو کم کرنا مشکل بنا دیتے ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کی اقسام کیا ہیں؟
ویب ایکٹیویٹی ٹریکنگ
انٹرنیٹ کسی بھی علاقے میں قیمتی معلومات کا ایک بہت بڑا ذریعہ ہے - لیکن یہ خلفشار کا ایک بہت بڑا ذریعہ بھی ہے۔ آپ کی ٹیم انٹرنیٹ کو کس طرح استعمال کرتی ہے اس کا سراغ لگانا ان خلفشار کو محدود کر سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، آپ بینڈوڈتھ کی کارکردگی کو بہتر بنا کر تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کر سکتے ہیں اور سروس فراہم کرنے والوں پر بچت کر سکتے ہیں۔
ملازمین کی ای میلز کی نگرانی کرنا ممکنہ ڈیٹا لیکیج کو چیک کرنے اور روکنے کے طریقوں میں سے ایک ہے۔
کمپیوٹر ایکٹیویٹی مانیٹرنگ
کمپیوٹر ایکٹیویٹی مانیٹرنگ ایک وسیع اصطلاح ہے جو کارپوریٹ کمپیوٹر پر صارف کے اعمال کو ٹریک کرنے کا احاطہ کرتی ہے۔ اس میں کی لاگنگ، ایپلیکیشنز اور ویب سائٹس کا استعمال، اسکرین شاٹس، پرنٹر کا استعمال، فعال اور بیکار وقت، تلاش کے سوالات کی ریکارڈنگ اور بہت کچھ شامل ہے۔ مانیٹرنگ پروگرام جمع شدہ ڈیٹا کو تفصیلی رپورٹس اور شماریاتی چارٹس اور گرافس میں پیش کرتا ہے۔ وہ کام کے عمل کے بارے میں بصیرت فراہم کرتے ہیں، پروڈکٹیوٹی ٹریکرز کے طور پر کام کرتے ہیں، نظم و ضبط کو برقرار رکھنے میں مدد کرتے ہیں اور یہ ظاہر کرتے ہیں کہ آیا عملہ کارپوریٹ وسائل کو مناسب اور سمجھداری سے استعمال کرتا ہے۔
مقام سے باخبر رہنا
اگرچہ ملازمین کی نگرانی کی دیگر اقسام کی طرح وسیع پیمانے پر استعمال نہیں کیا جاتا ہے، لیکن مقام سے باخبر رہنا عملے کی نگرانی کا ایک قابل قدر طریقہ ہے۔ یہ ان لوگوں کے لیے ضروری ہے جو میدان میں کام کرتے ہیں یا اکثر کاروباری دوروں پر جاتے ہیں۔ GPS ٹریکنگ کمپنی کی ملکیت والے آلات کو تلاش کرنے میں مدد کرتی ہے اگر وہ چوری یا گم ہو جائیں۔ آپ انتہائی موثر راستوں کی نگرانی اور تلاش بھی کر سکتے ہیں اور دور دراز مقامات پر کام کرنے والے ملازمین کی حفاظت کو بہتر بنا سکتے ہیں۔
کال مانیٹرنگ
سیلز مینیجرز یا کسٹمر سپورٹ ایجنٹس کے لیے کال کی نگرانی معمول کی بات ہے۔ خصوصی پروگرام کالز کو ریکارڈ کرتے ہیں، اور یہ ریکارڈنگ بعد میں مینیجرز کو اس بات کو یقینی بنانے کی اجازت دیتی ہے کہ ملازمین مواصلاتی معیارات پر عمل کریں، صارفین کی شکایات کی چھان بین کریں اور ٹیم کے نئے اراکین کو تربیت دیں۔
ویڈیو کی نگرانی
ویڈیو نگرانی کے نظام ان جگہوں پر سب سے زیادہ مؤثر ہیں جو ملازمین اور کمپنی کی املاک کی حفاظت کے لیے خدشات پیدا کرتے ہیں۔ یہاں وہ چوری یا تخریب کاری کو روکنے میں مدد کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ کام کے حالات سیکورٹی کے تقاضوں کو پورا کرتے ہیں۔ اگرچہ ویڈیو کی نگرانی پیداواری صلاحیت کی پیمائش کرنے کا بہترین طریقہ نہیں ہے، لیکن نگرانی کا ڈیٹا حاضری سے باخبر رہنے اور اندرونی واقعات کی تفتیش میں قیمتی ہو سکتا ہے۔
کام کی جگہ پر پیداوری کی نگرانی کیسے کریں؟
واضح توقعات اور آخری تاریخ طے کریں۔
آپ کی ٹیم کبھی بھی موثر نہیں ہوگی اگر وہ نہیں جانتے کہ آپ ان سے کیا اور کب توقع کرتے ہیں۔ واضح اور قابل پیمائش اہداف نہ صرف پورے کاروبار کے لیے بلکہ ہر ٹیم اور ٹیم ممبر کے لیے بھی طے کریں۔
پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کریں۔
مارکیٹ میں بہت ساری ایپس ہیں جو پروجیکٹ مینجمنٹ کو آسان اور موثر بناتی ہیں۔ وہ آپ کو ٹریک کرنے دیتے ہیں کہ کون کس کام کا ذمہ دار ہے اور وہ اس پر کتنا وقت صرف کرتے ہیں۔ آپ ملازمین کو کام تفویض کر سکتے ہیں، آخری تاریخ مقرر کر سکتے ہیں اور پروجیکٹ پر بحث کر سکتے ہیں - یہ سب ایک پروگرام میں ہے۔ مینجمنٹ پر وقت بچائیں اور اپنی ٹیم کی کوششوں کو مربوط رکھیں۔
نتائج کی پیمائش کریں، کام کا وقت نہیں۔
آپ کی ٹیم دنیا کی سب سے زیادہ وقت کی پابند ہو سکتی ہے، وقت پر آ کر دفتر سے نکل جاتی ہے۔ اس کے باوجود، وہ اپنے کام کا زیادہ تر وقت یوٹیوب پر بلی کی مضحکہ خیز ویڈیوز دیکھنے میں یا اتفاقاً ایک کپ کافی پر ساتھیوں کے ساتھ گپ شپ کرنے میں گزار سکتے ہیں۔ اس کے برعکس، ایک شخص ہمیشہ آدھا گھنٹہ لیٹ ہو سکتا ہے - اور پھر بھی کمپنی کو سب سے زیادہ فائدہ پہنچاتا ہے۔ کام کے نتیجے پر غور کریں، یہ نہیں کہ کارکن دفتر میں کتنا وقت گزارتے ہیں۔
مقدار سے زیادہ معیار
پانچ اچھی طرح سے کیے گئے کام ایک درجن سے زیادہ ناقص کاموں سے زیادہ منافع لاتے ہیں۔ پیداواری صلاحیت کا اندازہ کرتے وقت، کام کے معیار پر زیادہ توجہ دیں، مقدار پر نہیں۔ یہ خاص طور پر مینوفیکچرنگ کاروبار کے لیے اہم ہے۔
رائے دیں۔
If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.
کمپیوٹر کی سرگرمیوں کو ٹریک کریں۔
CleverControl جیسے ملازم کی نگرانی کے سافٹ ویئر کا استعمال آپ کو ورک فلو کو دیکھنے اور یہ دیکھنے دے گا کہ آپ کی ٹیم اپنے فرائض کیسے انجام دیتی ہے۔ غیر پیداواری سرگرمیوں کا پتہ لگائیں، حاضری اور کام کے وقت کی نگرانی کریں اور کمپنی کے وسائل کے استعمال کو کنٹرول کریں۔
ملازم نگرانی سافٹ ویئر کیا کرتا ہے؟
آج کل، ملازمین کی نگرانی کا سافٹ ویئر زیادہ تر کمپنیوں، بڑی یا چھوٹی میں پیداواری صلاحیت سے باخبر رہنے کا سب سے وسیع طریقہ ہے۔ یہ آسان اور موثر ہے: سسٹم ایڈمنسٹریٹر کمپنی کے کمپیوٹرز پر مانیٹرنگ پروگرام انسٹال کرتا ہے۔ اس کے بعد، پروگرام تمام کام کرتا ہے، خود بخود ان کمپیوٹرز پر ہونے والی سرگرمی کو ٹریک کرتا ہے اور اس کی تشریح کرتا ہے۔ منتخب کردہ سافٹ ویئر کی فعالیت پر منحصر ہے، یہ کی اسٹروکس، فعال اور غیر فعال وقت، حاضری، کاموں کی تکمیل، اسکرین شاٹس اور بہت کچھ ریکارڈ کرسکتا ہے۔ جدید ترین پروگراموں میں اس طرح کی اضافی خصوصیات ہیں جیسے مانیٹر کیے گئے کمپیوٹرز کی براہ راست نشریات، ویڈیو، آڈیو یا کال ریکارڈنگ، پے رول کا حساب لگانا اور دیگر۔
آپ جمع کردہ ڈیٹا کو ای میل، کلاؤڈ اسٹوریج یا اپنے آن لائن ڈیش بورڈ کے ذریعے حاصل کر سکتے ہیں اور دفتر میں اور کاروباری سفر دونوں پر کام کے عمل سے آگاہ رہ سکتے ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کے فوائد اور نقصانات کیا ہیں؟
عملے کی نگرانی کا بنیادی فائدہ پیداواری صلاحیت میں بہتری ہے۔ جب عملے کے ارکان کو معلوم ہوتا ہے کہ وہ زیر نگرانی ہیں، تو وہ کام کے فرائض میں زیادہ محنت کرتے ہیں اور زیادہ مصروف ہوجاتے ہیں۔ تاہم، ملازمین سے باخبر رہنے کے اس سے زیادہ فوائد ہیں۔ اس سے مدد ملتی ہے:
کام کے غیر موثر نمونوں یا غیر متوقع مشکلات کا پتہ لگائیں، مثال کے طور پر، جب ملازمین کام پر توقع سے زیادہ وقت صرف کرتے ہیں۔
کام کے عمل کا تجزیہ کریں اور ان کو بہتر بنائیں
کام کے بوجھ کو دوبارہ تقسیم کرنے کی ضرورت کو ظاہر کریں۔
تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کریں۔
کام کے وقت اور حاضری کو ٹریک کریں۔
اس بات کو یقینی بنائیں کہ عملہ کمپنی کے وسائل کو سمجھداری سے استعمال کرے۔
غیر استعمال شدہ سافٹ ویئر یا وسائل اور ملازمین کو برقرار رکھنے پر بچت کریں۔
اس بات کو کنٹرول کریں کہ ٹیم کے ممبران ساتھیوں اور گاہکوں کے ساتھ بات چیت میں ہمیشہ کارپوریٹ طرز عمل کے ضابطہ کی پیروی کریں
حساس ڈیٹا کے لیکیج کو روکیں۔
اندرونی تحقیقات میں ضروری ثبوت فراہم کریں۔
کام کے حالات کو بہتر بنائیں
شاندار لگتا ہے؟ ملازمین کی نگرانی درحقیقت آجر کے لیے کاروبار کو بہتر بنانے اور بہتر نتائج حاصل کرنے کے بہت سے مواقع فراہم کرتی ہے۔ تاہم، نگرانی کیے جانے کا نقطہ نظر عام طور پر کارکنوں کے لیے اتنا دھوپ نہیں لگتا۔ یہاں کچھ مسائل ہیں:
ملازمین محسوس کر سکتے ہیں کہ نگرانی ان کی رازداری کی خلاف ورزی کرتی ہے۔
وہ اسے اعتماد کی کمی کے طور پر سمجھ سکتے ہیں۔
پیداواری صلاحیت سے باخبر رہنے والے سافٹ ویئر کے بارے میں جان کر، ایک شخص زیادہ کام کر سکتا ہے اور اپنی کارکردگی کے بارے میں فکر مند ہو سکتا ہے جس کی وجہ سے تناؤ کی سطح بلند ہو جاتی ہے اور جل جانے کا خطرہ ہوتا ہے۔
بہت سے لوگ کام اور گھر پر ایک جیسے آلات استعمال کرتے ہیں۔ وہ نگرانی کو اپنی ذاتی زندگی میں مداخلت کے طور پر دیکھ سکتے ہیں۔
جمع کردہ ڈیٹا کا غلط استعمال ہو سکتا ہے اگر غلط لوگ اس تک رسائی حاصل کرتے ہیں۔
آجر کو ملازم کی نگرانی کے لیے قانونی تقاضوں کا مطالعہ کرنا اور ان کی تعمیل کرنا چاہیے۔ ایک آجر کے طور پر، آپ کو اپنے عملے کے ساتھ شفاف ہونا چاہیے کہ آپ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور کن مقاصد کے لیے۔ یہ واضح کریں کہ آپ کا مقصد جاسوسی کرنا نہیں ہے بلکہ ایک کام کی جگہ بنانا ہے جہاں ہر کوئی اپنے فرائض بہترین طریقے سے انجام دے سکے اور ایک ٹیم کے طور پر مل کر کام کر سکے۔
کیا ملازم کی نگرانی قانونی ہے؟
لہذا، آپ جانتے ہیں کہ کس طرح نگرانی آپ کو اپنے کاروباری اہداف کے ساتھ بلندی تک پہنچنے میں مدد دے سکتی ہے۔ آپ نے فوائد اور نقصانات کا وزن کیا ہے اور اپنے مقاصد کے لیے بہترین ٹول کا انتخاب کیا ہے۔ تاہم، غور کرنے کے لیے ایک اور اہم معاملہ ہے - ملازمین کی نگرانی کا احاطہ کرنے والا قانون۔
اگرچہ آجر برسوں سے اپنے عملے کا سراغ لگا رہے ہیں، لیکن ملازمین کی نگرانی سے متعلق قوانین اب بھی مبہم ہیں اور ملک، ریاست یا یہاں تک کہ کاؤنٹی پر بہت زیادہ انحصار کرتے ہیں۔ امریکہ کے بارے میں بات کرتے ہوئے، زیادہ تر نگرانی کے طریقے یہاں قانونی ہیں۔ آجر کمپنی کے زیر ملکیت آلات پر کمپیوٹر اور انٹرنیٹ کے استعمال، نجی پیغامات، ای میلز، فون کالز کی نگرانی کے لیے آزاد ہے۔ وہ ویڈیو اور آڈیو نگرانی کو نافذ کر سکتے ہیں (نجی جگہوں کو چھوڑ کر) اور یہاں تک کہ اگر کارکن انہیں کام کے لیے استعمال کرتا ہے تو ذاتی آلات (کچھ حدود کے ساتھ) کی نگرانی بھی کر سکتے ہیں۔ مزید یہ کہ، کچھ ریاستوں میں، آجر عملے کو زیادہ تر نگرانی کی سرگرمیوں کے بارے میں مطلع کرنے کا پابند نہیں ہے۔
تاہم، ہم اب بھی کمپنی کی پالیسی اور نگرانی کی وجوہات کے ساتھ شفاف رہنے کی تجویز کرتے ہیں۔ اس طرح، آپ اپنے عملے کے لیے ٹریک کیے جانے کے دباؤ کو کم کرتے ہیں اور مستقبل میں کسی بھی ممکنہ تنازعات سے بچتے ہیں۔
یورپ میں، ملازمین کی نگرانی کے زیادہ تر طریقے قانونی ہیں اگر وہ GDPR قوانین کی پابندی کرتے ہیں۔ 25 مئی 2018 کو متعارف کرایا گیا، جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (GDPR) کا مقصد افراد کو ان کے ڈیٹا پر کنٹرول دینا ہے۔ یہ کسی بھی تنظیم پر لاگو ہوتا ہے اور یہ ریگولیٹ کرتا ہے کہ انہیں کس طرح افراد کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی اور اسے رکھنا چاہیے۔ GDPR کے مطابق، آپ کو، ایک آجر کے طور پر، عملے کو نگرانی کے طریقوں کے بارے میں مطلع کرنا چاہیے اور ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے ان کی رضامندی حاصل کرنی چاہیے۔ آپ جمع کیے گئے ڈیٹا کی حفاظت کے لیے بھی ذمہ دار ہیں۔
GDPR EU میں تمام تنظیموں پر لاگو ہوتا ہے۔ اس میں وہ کاروباری ادارے بھی شامل ہیں جو اس سے باہر ہیں لیکن ان کے ملازمین EU میں ہیں۔
جی ڈی پی آر کام کی جگہ پر نگرانی کے بہت سے پہلوؤں جیسے کمپیوٹر، انٹرنیٹ کا استعمال، ای میل اور سوشل میڈیا ٹریکنگ پر براہ راست توجہ نہیں دیتا۔ یہاں انگوٹھے کا اصول یہ ہے کہ ایک واضح داخلی پالیسی کے ذریعے عملے کو نگرانی کے بارے میں پیشگی اطلاع دیں اور ان کی رضامندی حاصل کریں۔ ٹریکنگ کے جو طریقے آپ استعمال کرتے ہیں ان میں فرد کے بنیادی حق کی رازداری کی خلاف ورزی یا پابندی نہیں ہونی چاہیے۔ GDPR کمپنی کی ملکیت والے اور ذاتی آلات پر کی اسٹروکس اور اسکرین کی سرگرمی کو ریکارڈ کرنے سے سختی سے منع کرتا ہے جنہیں وہ شخص کام کے لیے استعمال کرسکتا ہے۔
ہندوستان، کینیڈا، نائیجیریا، ملائیشیا اور کئی دوسرے ممالک میں اسی طرح کے قوانین ہیں۔ آجر کے پاس عملے کو ٹریک کرنے کے لیے ایک درست وجہ ہونا چاہیے، ملازمین کو مطلع کرنا چاہیے کہ وہ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور کس طریقے سے اور نگرانی کے لیے ان کی اجازت حاصل کرتے ہیں۔ تاہم، ملک کے لحاظ سے، یہاں کچھ باریکیاں ہیں۔ مثال کے طور پر، روس میں، آجر صرف فون کالز کے دورانیے اور شرکاء کے نمبروں کی نگرانی کر سکتے ہیں، لیکن اصل فون کالز کی نہیں۔ فن لینڈ میں، جہاں ڈیٹا کے تحفظ کے سخت ترین قوانین ہیں، آجروں کے پاس کمپیوٹر کے استعمال کی نگرانی کے بہت کم حقوق ہیں۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی کمپنی میں نگرانی کسی بھی قانون کی خلاف ورزی نہیں کرتی ہے، ہم ہمیشہ اپنے مقامی اور ریاستی قوانین سے مشورہ کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔ یہ بھی مشورہ دیا جاتا ہے کہ اپنے عملے کے ساتھ نگرانی کی وجوہات، آپ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور آپ اسے کیسے استعمال کریں گے۔
سوشل میڈیا اور میسنجر