کیس اسٹڈی: ریموٹ ٹیم کے تعاون کو بڑھانے میں CleverControl کا کردار
جدید کمپنیاں چستی پر ترقی کرتی ہیں، اور CleverControl کے کلائنٹ کے لیے، جو کہ امریکہ میں واقع ایک چھوٹی سافٹ ویئر ڈویلپمنٹ کمپنی ہے، اس کا مطلب مکمل طور پر دور دراز کے کام کے ماڈل میں منتقل ہونا تھا۔ کمپنی نے مختلف ٹائم زونز میں پھیلے ہوئے 32 ڈویلپرز، ٹیسٹرز اور پروجیکٹ مینیجرز کو ملازمت دی، اس لیے اس طرح کی لچک ایک جیت تھی۔ لیکن عملی طور پر چیزیں اتنی آسانی سے نہیں چل رہی تھیں جتنی وہ نظر آتی تھیں۔
ٹیم کے پاس معمول کے ٹولز تھے: کاموں کے لیے جیرا، پیغام رسانی کے لیے اندرونی چیٹ، اور دیگر۔ لیکن کچھ غائب تھا۔ پروجیکٹ لیڈز کام کے عمل سے صرف مبہم طور پر واقف تھے۔ کون کس بات پر پھنس گیا؟ کچھ سپرنٹ کیوں پیچھے پڑ رہے تھے؟ اور ٹیم کے کچھ ممبران اوورلوڈ کیوں لگ رہے تھے جبکہ دوسروں کا ٹائم ٹائم تھا؟
وہ کاہلی سے نہیں نمٹ رہے تھے - وہ پوشیدگی سے نمٹ رہے تھے۔ اسی وقت CleverControl نے اپنا کردار ادا کیا۔ اس کا مقصد ان کی ٹیم کو پولیس کرنا نہیں تھا، بلکہ آخر کار یہ دیکھنا تھا کہ کام کیسے ہو رہا ہے اور ٹیم کے دور دراز کے تعاون کو بہتر بنانا تھا۔
شفافیت پہلے
اگر جاسوسی کی طرح محسوس ہوتا ہے تو مانیٹرنگ سافٹ ویئر کو رول آؤٹ کرنا تیزی سے بیک فائر کر سکتا ہے۔ لہذا خاموشی سے سوئچ پلٹانے کے بجائے، کمپنی کی قیادت نے ٹیم کے ساتھ کھلی بات چیت کی۔
"We explained to the team," the company CEO said, "That we were going to use CleverControl to understand how we work, not to spy. We wanted to know why we often fall behind schedules, and if the workload is spread fairly across the team."
انتظام اس بارے میں مخصوص تھا کہ کون سا ڈیٹا اکٹھا کیا جائے گا: ایپ کا استعمال، کام کے ٹولز میں صرف کیا گیا وقت، متواتر اسکرین شاٹس، اور فعال/بیکار ادوار۔ انہوں نے یہ بھی واضح کیا: کوئی کی اسٹروک لاگنگ اور کوئی پوشیدہ ٹریکنگ نہیں۔ اور اہم بات یہ ہے کہ ملازمین اپنا ڈیٹا بھی دیکھ سکتے ہیں۔
اس شفافیت نے کھیل بدل دیا۔ شک کی بجائے قبولیت حاصل کی۔
ڈیٹا نے کیا انکشاف کیا۔
ایک بار جب ڈیٹا بہنا شروع ہو گیا، تو اس سے پہلے پوشیدہ نمونوں کو تلاش کرنے میں زیادہ وقت نہیں لگا۔
رابطہ حلقوں میں ہو رہا تھا۔
کمپنی نے فرض کیا کہ اندرونی میسنجر پراجیکٹ سے متعلق ہر چیز کے لیے جانے والا ہے، لیکن یہ پتہ چلا کہ ای میل پر ابھی بھی بہت ساری ٹاسک اپ ڈیٹس ہوئی ہیں۔ اس سے بھی بدتر بات یہ ہے کہ پراجیکٹ مینیجر مسلسل جیرا اور ای میل کے درمیان سوئچ کر رہے تھے، اپ ڈیٹس غائب تھے اور کام کی نقل تیار کر رہے تھے۔ نتیجے کے طور پر، ریموٹ ٹیم کا تعاون ناکارہ اور پیچھے رہ گیا۔
حل: انتظامیہ نے ایک واضح اصول مقرر کیا - تمام کام سے متعلق مواصلات جیرا میں جاتے ہیں۔ اندرونی میسنجر فوری سوالات اور ٹیم کی تازہ کاریوں کے لیے ہے۔ آسان، لیکن اس نے شور کو کم کیا اور ہینڈ آفس کو ہموار بنا دیا۔
ٹولز کو ضائع کیا جا رہا تھا (اور غلط تقسیم کیا گیا)
کچھ ٹیموں کے پاس مہنگے ڈیو ٹولز کے لائسنس تھے جو وہ بمشکل استعمال کرتے تھے، جبکہ دیگر رسائی حاصل کرنے کے لیے ہفتوں کا انتظار کر رہے تھے۔ CleverControl کا کردار ایپ اور ویب سائٹ کے استعمال کے بارے میں رپورٹس اکٹھا کرنا تھا۔ یہ بجٹ کے بارے میں نہیں تھا - یہ مرئیت کے بارے میں تھا۔
حل: CleverControl کے استعمال کی رپورٹس کے ساتھ، IT دیکھ سکتا ہے کہ اصل میں کس کو کیا ضرورت ہے۔ انہوں نے حقیقی استعمال کی بنیاد پر لائسنس دوبارہ مختص کیے، مفروضوں کی نہیں۔
سینئر دیو جونیئر کام کر رہے تھے۔
اعداد و شمار سے پتہ چلتا ہے کہ سرفہرست ڈویلپرز معمول کے معاون سوالات کے جوابات دینے میں گھنٹوں صرف کر رہے تھے - وہ وقت جو انہیں پیچیدہ فن تعمیر اور کوڈ کے جائزوں پر خرچ کرنا چاہیے تھا۔
حل: انہوں نے جونیئر ٹیم کے اراکین کے لیے ایک گھومنے والا سپورٹ رول بنایا۔ اس نے سینئر ڈیوس کو آزاد کیا اور جونیئرز کو تجربہ فراہم کیا۔ ہر کوئی بڑھتا گیا، ریموٹ ٹیم کے تعاون میں بہتری آئی، اور پروجیکٹ تیزی سے آگے بڑھے۔
بہترین طرز عمل سادہ نظروں میں چھپے ہوئے تھے۔
ایک ٹیم نے مستقل طور پر شیڈول سے پہلے ڈیلیور کیا۔ جب انہوں نے ڈیٹا کو کھود لیا، تو انہوں نے پایا کہ یہ اعلیٰ اداکار داخلی دستاویزات کے مخصوص سیٹ اور فریق ثالث کے وسائل دوسروں کے مقابلے زیادہ استعمال کر رہے ہیں۔
حل: انہوں نے اس علم کو اپنے پاس نہیں رکھا۔ انہوں نے اندرونی ویکی کو اپ ڈیٹ کیا، چند مختصر تربیتی سیشن چلائے، اور پلے بک کو پوری کمپنی کے ساتھ شیئر کیا۔ اچانک، بہترین طرز عمل عام رواج بن گئے۔
حقیقی اثر: پیداواری صلاحیت سے آگے
منصوبے تیزی سے آگے بڑھنے لگے، اور وسائل کی منصوبہ بندی زیادہ موثر ہو گئی۔ لیکن گہری جیت ثقافتی تھی:
مواصلت واضح ہو گئی - کم یاد شدہ اپ ڈیٹس، کم مایوسی۔
کام کا بوجھ بہتر محسوس ہوا - مینیجر برن آؤٹ سیٹ ہونے سے پہلے عدم توازن کو دیکھ سکتے ہیں۔
ریموٹ ٹیم کا تعاون زیادہ جان بوجھ کر ہوا - کیونکہ انہوں نے دیکھا کہ کام کیسے چلتا ہے، وہ اسے شکل دے سکتے ہیں۔
ٹیم کے حوصلے بہتر ہوئے - لوگوں نے محسوس کیا کہ تعاون کیا گیا، دیکھا نہیں۔
CleverControl کا کردار نمایاں تھا۔ اگرچہ اس نے ان کے موجودہ ٹولز کو تبدیل نہیں کیا، لیکن اس نے انہیں بہتر کام کرنے پر مجبور کیا۔ اس نے کمپنی کو وہ بصیرت فراہم کی جس کی انہیں اندازہ لگانا بند کرنے اور بہتر بنانا شروع کرنے کی ضرورت تھی - لوگوں کو کنٹرول کرکے نہیں، بلکہ ان کے کام کے بہاؤ کو سمجھ کر۔
دنیا بھر کے کلائنٹس کے لیے ریموٹ ٹیم بنانے والے سافٹ ویئر کے لیے، یہ واضح ہونا صرف اچھا نہیں تھا۔ یہ دور دراز کے کام سے بچنے اور اس میں حقیقی معنوں میں پھلنے پھولنے میں فرق تھا۔